Hoe een declaratiesjabloon de kostenbeheersing kan verbeteren (met voorbeelden)

Het is geen geheim dat het runnen van een bedrijf geld kost. Om eersteklas diensten aan klanten te leveren, kopen bedrijven vaak ontwerpsoftware en communicatie-tools. Bovendien moeten teams in zichzelf investeren om branchekennis op te doen en de groepsdynamiek te verbeteren. Interne kosten kunnen bestaan uit professionele ontwikkeling, teambuilding en reizen voor specifieke functies. 

Hoewel sommige bedrijfskosten regelmatig en terugkerend zijn, heeft elk bedrijf ook een verscheidenheid aan sporadische aankopen voor ad hoc behoeften, zoals de hierboven genoemde. Onkostendeclaraties zijn cruciaal voor het voltooien van vergoedingen en het bijhouden van de totale uitgaven. In dit artikel leggen we uit hoe je een declaratiesjabloon gebruikt en wat de verschillen zijn tussen traditionele en digitale rapportage.

Wat is een onkostendeclaratie?

Een onkostendeclaratie is een formulier dat wordt ingediend door iedereen in een organisatie die bedrijfskosten maakt. Je gebruikt een budget om uitgaven te plannen voordat ze zich voordoen, maar onkostendeclaraties houden uitgaven bij nadat ze zich hebben voorgedaan.

Er zijn verschillende soorten onkostendeclaraties, waarbij sommige gericht zijn op interne uitgaven en andere op externe uitgaven. Je kunt onkostendeclaraties maken die worden gebruikt om terugkerende uitgaven binnen een bepaalde periode vast te leggen. Je kunt ook onkostendeclaraties maken voor ad hoc aankopen die plaatsvinden tijdens een niet-gespecificeerde periode binnen één onkostencategorie. Onkostencategorieën kunnen zijn:

• Reiskosten

• kantoorkosten

• Lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden

• Reparaties en onderhoud

Onkostendeclaraties moeten de informatie weergeven die nodig is om de uitgaven te vergoeden en de uitgaven bij te houden. Deze componenten kunnen zijn:

• Datum van de onkosten

• Leverancier of geleverde dienst

• Of de uitgave toewijsbaar is aan een specifieke klant of project

• Totaal betaald bedrag (inclusief belastingen, commissies en kosten)

• Type onkosten

Traditionele onkostendeclaraties versus digitale

Iedereen binnen een bedrijf kan bedrijfskosten maken. Als projectmanager ben je misschien verantwoordelijk voor grotere aankopen, zoals maandelijkse abonnementen en klantkosten, maar andere teamleden kunnen ook zakelijke aankopen doen die moeten worden vergoed, zoals reiskosten. 

Omdat onkostendeclaraties zich over afdelingen en projecten uitstrekken, moet het bijhouden ervan gemakkelijk te begrijpen en toegankelijk zijn. Afdrukbare onkostendeclaraties zijn eenvoudig genoeg, maar door onkostendeclaraties te combineren met projectbeheersoftware kun je op één plek kosten indienen, bijhouden en budgetteren.

Tip: Als je onkosten vluchten, hotels of reizen van klanten omvatten, houdt het gebruik van een reisplannersjabloon naast je onkostendeclaraties alle reisdetails, budgetten en vergoedingen georganiseerd in één systeem.

Een onkostendeclaratiesjabloon gebruiken

De meeste onkostendeclaratiesjablonen hebben een eenvoudige tabelindeling en je bedrijf kan een gestandaardiseerde set formulieren verstrekken die je in alle afdelingen kunt gebruiken. Naast het aanmaken van declaraties, moet je begrijpen hoe je deze declaraties gebruikt en indient, zodat je kunt worden terugbetaald voor het geld dat je uitgeeft. Raadpleeg bij twijfel je interne bedrijfsbeleid en vraag je financiële Team om meer informatie.

Hieronder bespreken we de typische stappen bij het indienen van een onkostendeclaratie. Voordat je echter een onkostendeclaratie indient, moet je altijd contact opnemen met je interne financiële team om er zeker van te zijn dat ze geen specifiek systeem of formaat hebben. Het financiële team is meestal de uiteindelijke goedkeurder van alle bedrijfskosten. Op die manier kunnen ze ervoor zorgen dat je bedrijfskosten kloppen.

1. Maak een lijst van onkosten die aan de criteria van het sjabloon voldoen

De eerste stap in onkostendeclaraties is de rapportage zelf. Als je een op tijd gebaseerd declaratiesjabloon gebruikt, vermeld je elke bedrijfsuitgave die je binnen de specifieke periode maakt en vul je alle informatie in waar het sjabloon om vraagt. Als je een declaratiesjabloon op basis van categorieën gebruikt, gebruik je het rapport om terugkerende uitgaven binnen die categorie bij te houden. Het kan ook zijn dat je een declaratie moet indienen voor een eenmalige uitgave, zoals een vergoeding voor een jaarlijkse conferentie of een donatie die je bedrijf heeft toegezegd.

Enkele beste praktijken voor het vermelden van onkosten in elk type onkostendeclaratie zijn:

• Bewaar bonnetjes van elke onkost die je maakt, zodat het financiële Team de informatie die je hebt gerapporteerd kan verifiëren.

• Zet elke onkostenpost op een aparte regel.

• Splits subtotalen van belastingen en fooien op om de boekhouding te vergemakkelijken.

• Beschrijf het doel van de uitgave en of het een projectuitgave was die je aan een klantaccount kunt toewijzen.

• Vermeld de betaalmethode die je voor de onkosten hebt gebruikt, zoals een creditcard of contant geld. 

• Voeg indien nodig aanvullende toelichting toe.

Tip: Digitale onkostendeclaraties maken deze stap minder complex omdat je onkosten kunt invoeren, bonnetjes kunt uploaden en je informatie kunt delen op één platform. Met fysieke rapporten moet je je rapport over een langere periode bijhouden en ervoor zorgen dat het in de handen van de juiste mensen terechtkomt. 

2. Dien je onkostendeclaratie in voor goedkeuringen

Zodra je je onkostendeclaratie hebt voltooid, dien je deze in voor goedkeuringen. Elk bedrijf heeft een unieke teamstructuur met betrekking tot wie financiële rapporten goedkeurt. Neem voordat je je onkostendeclaratie indient contact op met je financiële team om de definitieve goedkeurder van de onkosten te bevestigen. 

Als projectmanager moet je deze documenten mogelijk indienen bij een afdelingsmanager boven je, of je kunt onkostendeclaraties rechtstreeks indienen bij de financiële afdeling. Als een teamlid onder jou een onkostendeclaratie invult, kan deze deze ter goedkeuring aan jou voorleggen voordat deze naar de volgende verantwoordelijke gaat. 

Tip: omdat onkostendeclaraties vaak van hand wisselen, bestaat er altijd een risico dat ze in de drukte verloren gaan. Teamleden verliezen fysieke documenten makkelijker uit het oog of geven ze op het verkeerde moment door aan de verkeerde mensen. Met een digitaal systeem voor het indienen van onkostendeclaraties kun je instellingen maken om ze naar de juiste persoon te sturen.

3. Breng indien nodig wijzigingen aan

Zelfs als je je onkostendeclaratie grondig hebt beoordeeld, kan het financiële team vragen hebben voordat ze goedkeuringen geven. Dit betekent niet dat je in de problemen zit, maar het betekent dat je de gevraagde wijzigingen moet aanbrengen voordat je een onkostenvergoeding kunt ontvangen. Enkele veelvoorkomende wijzigingen die je mogelijk moet aanbrengen, zijn:

• het onkostentype verduidelijken

• Een gedetailleerde uitsplitsing van de prijzen

Hoe meer details je vooraf opgeeft, hoe kleiner de kans dat je de declaratie moet herzien nadat je deze hebt ingediend. Het doel is om snel goedkeuringen te krijgen, zodat je de verwerkingstijd voor het financiële team kunt verkorten, je vergoeding kunt krijgen en weer aan het werk kunt gaan.

Tip: het wijzigen van een fysieke onkostendeclaratie kan vervelend zijn. Je moet waarschijnlijk het originele bestand voor de declaratie op je computer zoeken, notities uit de declaratie die naar je is teruggestuurd vergelijken en wijzigingen aanbrengen voordat je een nieuwe kopie afdrukt en opnieuw verzendt. Met een digitale declaratie kun je alle wijzigingen in één levend document voltooien. 

4. Wacht tot het financiële team de onkosten rapporteert

Op dit punt heeft het financiële Team hopelijk je onkosten goedgekeurd. Dit is meestal het einde van jouw betrokkenheid bij het proces van onkostendeclaraties. Als de betreffende onkosten echter projectgerelateerd zijn, moet je mogelijk aanvullende rapportage doen. Zorg ervoor dat je deze uitgaven opneemt in het bedrijfsbudget of projectbudget om ervoor te zorgen dat je binnen het projectbereik blijft en op schema blijft met grotere bedrijfsdoelstellingen. 

Tip: het visualiseren van het financiële plan van een project of bedrijf is een uitdaging zonder projectbeheersoftware. Door de kosten uit je onkostendeclaraties in te voeren in een groter kostenbeheersysteem, kun je zien waar je geld aan hebt uitgegeven en strategische financiële plannen maken voor de toekomst. 

5. Ontvang een vergoeding

Tijdens de laatste stap krijg je een vergoeding voor alle in aanmerking komende onkosten die je hebt gemaakt. Hiermee is het rapportageproces voltooid, totdat je nieuwe onkosten maakt en het proces opnieuw begint. 

Tip: Het rapportageproces kan hectisch worden, met veel mensen die onkosten maken en hun vergoedingscycli die op verschillende tijdstippen gedurende het jaar beginnen en eindigen. Daarom is het cruciaal om een sterk proces te hebben dat iedereen kan volgen. Met online formulierenautomatisering is er minder kans op fouten en vertragingen. 

Sjabloon en voorbeeld van een onkostendeclaratie

Het onderstaande voorbeeld toont een ingevuld declaratiesjabloon voor een teamlid op de marketingafdeling. Sally Brown heeft haar zakelijke uitgaven voor de week van 15 januari vermeld, die ze ter goedkeuring aan het financiële team van haar bedrijf heeft voorgelegd. Deze wekelijkse onkostendeclaratie bevat veel details, waaronder waar elke uitgave voor was en een uitsplitsing van de kosten. 

Als je naar Sally's rapport kijkt, zie je dat ze een bedrijfsreis naar een marketingconferentie heeft gemaakt en naar een fotoshoot is gereden waar ze het model heeft betaald. 

Je kunt hieronder een kopie van het wekelijkse onkostendeclaratiesjabloon. Voordat je het gebruikt, moet je er echter voor zorgen dat je financiële team de indeling en opmaak goedkeurt. Zodra ze dat doen, kunnen je teamleden dit sjabloon gebruiken om bedrijfskosten in te voeren, uit te leggen wat de kosten waren en ze in te dienen voor terugbetaling.

Waarom zijn onkostendeclaraties belangrijk?

Eén persoon of groep mensen binnen een bedrijf kan niet als enige verantwoordelijk zijn voor het doen van bedrijfsaankopen. Niet elk teamlid zal aankopen doen voor een bedrijf, maar het hebben van een proces voor onkostendeclaraties kan ervoor zorgen dat wanneer iemand een onkostendeclaratie moet indienen en een vergoeding moet ontvangen, dit ook kan.

Onkostendeclaraties zijn belangrijk omdat ze:

• Team- en bedrijfsuitgaven bijhouden

• De kostenbeheersing verbetert door te laten zien waar kosten kunnen worden verlaagd

• de winstgevendheid bepalen door uitgaven af te trekken van de bruto-omzet

• Werknemers vergoeden voor bedrijfskosten

Geld is een van de belangrijkste dingen om te controleren binnen een bedrijf, en onkostendeclaraties zijn een onderdeel van de grotere puzzel van kostenbeheer.

Gebruik online formulieren om onkosten te rapporteren en bedrijfsbudgetten te controleren

Afdrukbare onkostendeclaraties kunnen handig zijn wanneer teamleden een snelle manier nodig hebben om hun aankopen te vermelden, maar het gebruik van online formulieren tilt de financiële monitoring van je bedrijf naar een hoger niveau. Als je een flexibel systeem wilt waarmee je wijzigingen kunt aanbrengen, indieningen kunt automatiseren en documenten eenvoudig kunt delen, dan is digitale rapportage een no-brainer. Met Asana kun je een standaard intakeproces maken waarmee je eenvoudig onkosten kunt invoeren en vergoedingen kunt verstrekken.