Personeelsplansjabloon

Wanneer teams snel groeien, kan middelenbeheer een jongleeract worden. Zonder adequate planning kunnen je aankomende projecten vastlopen vanwege onbekende personeelsbehoeften of ongelijke werkbelastingen. Een personeelsplansjabloon helpt je om rollen, verantwoordelijkheden en capaciteit op één plek te visualiseren. Met dit sjabloon maak je een plan om de juiste mensen voor het juiste werk op het juiste moment te vinden.

Het personeelsplanningssjabloon van Asana vereenvoudigt het organiseren van je personeel op basis van vaardigheden, tijdlijn of afdeling. Of je nu seizoensgebonden werving beheert, een grote projectlancering of dagelijkse teamplanning, dit eenvoudige personeelsplansjabloon helpt je om middelen strategisch toe te wijzen en aan te passen naarmate prioriteiten evolueren.

Wie heeft baat bij personeelsplansjablonen?

Hier bij Asana hebben we gezien dat elk soort team personeelssjablonen gebruikt om prioriteiten te coördineren. Een gedetailleerd personeelsplanning voorkomt burn-outs van teamleden, ondersteunt wervingsbeslissingen en zorgt ervoor dat elke rol rechtstreeks bijdraagt aan bedrijfsdoelen.

Human resources en people teams

HR-professionals gebruiken personeelsplannen om wervingsbehoeften te voorspellen, salarissen te budgetteren en een evenwichtige teamstructuur te behouden. Het sjabloon biedt een transparant overzicht van de huidige en toekomstige personeelsbehoeften.

Projectmanagers

Projectleiders vertrouwen op het personeelsmatrixsjabloon om hiaten in vaardigheden te identificeren en middelen efficiënt toe te wijzen. Het is een essentieel hulpmiddel voor het coördineren van mensen met projecttijdlijnen, vooral in cross-functional omgevingen.

Afdelingshoofden

Teamleiders gebruiken het sjabloon om de werkbelasting te coördineren, de prestaties te evalueren en weloverwogen beslissingen te nemen over het herplaatsen van personeel of het goedkeuren van nieuwe werknemers.

Financiële en operationele teams

Operations-specialisten en financieel managers gebruiken stapsgewijze sjablonen om te begrijpen hoe middelen worden toegewezen en wat de bijbehorende kosten zijn.

Waarom het personeelsplanningssjabloon van Asana gebruiken

Wanneer je je hele personeelsbestand naast je projecttijdlijnen kunt zien, is het gemakkelijker om knelpunten te herkennen, capaciteitsproblemen aan te pakken en je personeelsstrategie proactief te plannen.

Voordelen van het gebruik van een personeelsplanningssjabloon zijn:

• Mensen, vaardigheden en prioriteiten afstemmen in één centrale werkruimte

• Voorspel personeelsbehoeften en wervingstijdlijnen

• Werkbelastingen in evenwicht brengen om burn-out en gemiste deadlines te voorkomen

• Verbeter het inzicht in de toewijzing van middelen tussen teams en projecten

• Bespaar tijd met een aanpasbaar, eenvoudig personeelsplansjabloon dat met je organisatie meegroeit

Dit personeelsplanningssjabloon gebruiken

Dit personeelsplanningssjabloon helpt HR-teams, managers en bedrijfseigenaren om mensen af te stemmen op organisatiedoelen. Het organiseert elk element van personeelsplanning, zodat je een personeelsplanning kunt opbouwen die zowel kortetermijn- als langetermijnprioriteiten ondersteunt.

De secties en kolommen van het sjabloon bieden een routekaart voor het evalueren van je huidige personeelssituatie, het aanpakken van hiaten en het voorbereiden op toekomstige personeelsbehoeften. Volg deze stappen om het meeste uit het Asana Gratis-sjabloon te halen.

Stap 1: stem je personeelsplanning af op de bedrijfsstrategie

Begin met de sectie Strategische afstemming. Beschrijf hoe je personeelsdoelstellingen aansluiten op bedrijfsdoelen en aankomende initiatieven. Voeg bedrijfsdoelen toe aan elke taak om ervoor te zorgen dat personeelsbeslissingen je algemene bedrijfsstrategie rechtstreeks ondersteunen.

Voeg alle geplande specifieke projecten of groeigebieden toe die van invloed zijn op je wervingsproces. Deze vroege afstemming helpt ervoor te zorgen dat elke medewerker in de juiste rollen wordt geplaatst om de prioriteiten van de organisatie te bereiken.

Stap 2: Analyseer je personeelsbestand en voorspel behoeften

Ga naar de sectie Analyse en Prognose van het personeelsbestand om je huidige personeelsbestand te evalueren en te voorspellen wat er gaat komen. Gebruik de kolommen voor Belangrijkste vaardigheden, Prestaties en Dienstverband om waardevolle inzichten over je bestaande team vast te leggen.

Deze sectie helpt je het aantal fulltime werknemers te identificeren, het aantal dat nodig is voor groei en hoe je de personeelsbezetting tussen afdelingen kunt optimaliseren. Door hier talentgegevens in kaart te brengen, kun je anticiperen op tekorten en je voorbereiden op toekomstige uitbreiding.

Stap 3: Voer een kloofanalyse uit

Vergelijk in de sectie Gap-analyse je huidige personeelsbezetting met de verwachte behoeften. Gebruik de kolommen Vereiste vaardigheden en Succescijfers om te markeren waar aanvullende training of werving nodig is.

Een kloofanalyse ondersteunt proactieve opvolgplanning door te verduidelijken welke gebieden specifieke vaardigheden of diepgang missen. Het is ook een nuttige tool voor bedrijfseigenaren en HR-teams om gerichte ontwikkelings- of wervingsinspanningen te plannen.

Stap 4: Bouw personeelsstrategieën

Definieer onder Personeelsstrategieën hoe je de geïdentificeerde hiaten zult aanpakken. Maak taken voor nieuwe werknemers, interne transfers of aannemers om de werkbelasting en capaciteit in evenwicht te brengen. Je kunt ook details toevoegen voor je trainingsplan en initiatieven die de betrokkenheid of retentie van werknemers verbeteren. 

Stap 5: Plan je budget en middelen

In de sectie Budget en middelen schat je salarissen, secundaire arbeidsvoorwaarden en totale arbeidskosten. Voeg taken toe voor het beoordelen van financieringsgoedkeuringen en het bijhouden van de voortgang naar de doelen voor de toewijzing van middelen. Deze budgetteringssectie zorgt ervoor dat je personeelsmodel aansluit bij financiële limieten en groeiprognoses. 

Stap 6: Implementeren, controleren en beoordelen

Gebruik Implementatie en beoordeling om je plan af te ronden, verantwoordelijkheden toe te wijzen en resultaten bij te houden. Voeg terugkerende taken toe om het succes van de personeelsbezetting te meten aan de hand van je projectplan en workflowmijlpalen.

Voeg beoordelingspunten toe om de voortgang op het gebied van retentie en prestaties in de loop van de tijd te volgen. Dit zorgt ervoor dat je plan flexibel en effectief blijft, zelfs als prioriteiten verschuiven, het ontslagproces verandert of er een herstructurering plaatsvindt.

Asana-functies voor planning en het stellen van doelen

Asana-functies veranderen je personeelsplansjabloon in een volledig interactieve tool voor personeelsbeheer. We hebben een paar functies voor het stellen van doelen en plannen in dit sjabloon opgenomen, maar je kunt het aanpassen met elke functie in onze Bibliotheek.

Aangepaste velden

Gebruik aangepaste velden om de afdeling, functietitel, capaciteit of projecttoewijzing bij te houden. Met aangepaste velden kun je je personeelsgegevens eenvoudig sorteren en filteren op basis van rol of werkbelasting.

Tijdlijn

Visualiseer je personeelsplan met een weergave in Gantt-stijl. Zie wie er beschikbaar is, wie er overboekt is en waar er in de toekomst tekorten kunnen ontstaan.

Werkbelasting

Monitor de teamcapaciteit in realtime. Met de werkbelastingfunctie kun je onevenwichtigheden identificeren en werk herverdelen voordat er sprake is van Burnout.

Automatisering

Gebruik Asana-regels om personeelsupdates te automatiseren. Wijs automatisch taken toe wanneer rollen veranderen of stuur meldingen wanneer nieuwe medewerkers aan je plan worden toegevoegd.

Dashboards

Zet personeelsgegevens om in inzichten met aanpasbare dashboards. Houd de voortgang van de werving en de statistieken voor het vervullen van rollen bij om strategische beslissingen te nemen.

Aanbevolen integraties voor personeelsplansjablonen

Integraties maken je Asana-sjabloon voor personeelsplanning nog krachtiger door het te verbinden met de tools die je teams al gebruiken. Bezoek onze integratie-app-hub om de platforms te vinden die je regelmatig gebruikt.

Slack

Stuur personeelsupdates en wervingsherinneringen rechtstreeks naar Slack-kanalen. Houd de communicatie tussen HR en afdelingsleiders snel en transparant.

Google Sheets

Synchroniseer personeelsgegevens naar Google Sheets voor diepere analyse of rapportage van het personeelsbestand. Perfect voor het maken van driemaandelijkse samenvattingen of visuele rapporten.

Workato

Verbind Asana met Workday om werknemersgegevens, nieuwe werknemers en rolwijzigingen automatisch bij te werken binnen je personeelsplanning.

Outlook Agenda

Synchroniseer werknemersschema's en PTO rechtstreeks met je personeelsplan. 

Tableau

Genereer geavanceerde rapporten en visualisaties over teamgebruik, werkbelastingtrends en personeelsprognoses voor beoordelingen door leidinggevenden.

Veelgestelde vragen over personeelsplansjablonen