Wat is capaciteitsplanning? Tips om de juiste strategie toe te passen

Voordat je begint met het bakken van een cake, is de eerste stap om ervoor te zorgen dat je de juiste hoeveelheid ingrediënten hebt. Als je een ei of een beetje suiker tekort komt, zal je cake er zeker een beetje vreemd uitzien. 

Hetzelfde geldt voor een groot project: als je niet genoeg middelen hebt om het project te voltooien, zal het niet verlopen zoals verwacht. Om ervoor te zorgen dat je alle juiste ingrediënten hebt wanneer je ze nodig hebt - in dit geval teamleden, vaardigheden en tools - gebruik je het capaciteitsplanningsproces.

Wat is capaciteitsplanning?

Capaciteitplanning is het proces van het bepalen van de potentiële behoeften van je project. Het doel van capaciteitsplanning is om de juiste middelen beschikbaar te hebben wanneer je ze nodig hebt. Middelen kunnen personen zijn met de juiste vaardigheden, beschikbare tijd om een ander project toe te voegen of het benodigde budget.

Capaciteitplanningsstrategieën

Er zijn drie soorten capaciteitsplanning die je in verschillende scenario's kunt gebruiken om de productiecapaciteit te optimaliseren.

Lead-capaciteitsplanning

Lead-capaciteitstrategie, of lead-strategie, is het proces van het verhogen van de productiecapaciteit wanneer je anticipeert op een hoge vraag. 

Voorbeeld: als je een winkelier bent, moet je misschien een instroom van seizoensarbeiders inhuren tijdens de feestdagen, of dat nu voor een heel seizoen is of alleen voor een seizoensverkoop. Door te anticiperen op een hoger klantenverkeer, kun je je team beter bemannen en in korte tijd extra personeel toevoegen. 

Planning vertragingsstrategie

Lag-strategieplanning is het proces van het verhogen van de productiecapaciteit wanneer je een realtime vraag ervaart.

Voorbeeld: Lag-strategieplanning wordt vaak gebruikt in de medische zorg, maatschappelijk werk of de restaurantindustrie wanneer iemand 'op afroep' is. Afhankelijk van hoe druk je team het heeft, kun je extra teamleden inschakelen om ervoor te zorgen dat er voldoende middelen (met andere woorden, teamleden) zijn om aan alle behoeften van de klanten of cliënten te voldoen. 

Match-strategieplanning

Match-strategieplanning is een combinatie van lead-capaciteitsplanning en lag-strategieplanning. Het proces van match-strategieplanning vereist een langzaam toenemende capaciteit in kleine stappen totdat je het gewenste gebruik van middelen bereikt.

Voorbeeld: laten we het vorige voorbeeld van de restaurantindustrie nemen - als afdelingsmanager heb je misschien verschillende werknemers op afroep voor de nacht. Als je een onverwacht groot feest krijgt, kun je besluiten om meer dan één bediening in te schakelen totdat de drukte afneemt.

Het capaciteitsplanningsproces in vijf stappen

Het capaciteitsplanningsproces kan van bedrijf tot bedrijf verschillen, maar er zijn een paar kernstappen die in elk proces plaatsvinden: 

1. Voorspel je verwachte vraag

Als je weet dat er een nieuw project aankomt, maak dan een weloverwogen inschatting van welk werk er voor deze projecten moet worden gedaan. Dit geeft je een idee van de capaciteit die je nodig hebt om het project te voltooien en je kunt dat vergelijken met de huidige capaciteit die je ter beschikking hebt.

2. Bepaal de vereiste capaciteit

Op basis van je eerste schattingen, schat je de capaciteit die je nodig hebt om het werk te voltooien dat je in de vorige stap hebt voorspeld. Probeer een gemeenschappelijke maateenheid te gebruiken, zoals uren, of een projectschattingstool, zoals T-shirtmaten.

Technische managers schatten bijvoorbeeld de capaciteitsplanning op basis van het aantal uren dat nodig is om een project te voltooien.

3. Bereken de capaciteit van je huidige team

Als je een ander project aan je team toevoegt, wil je er zeker van zijn dat ze de capaciteit hebben om het aan te kunnen, zodat ze niet opgebrand raken.

Als de gemiddelde persoon ongeveer 30 uur per week kan werken en hij heeft momenteel projecten waar hij aan werkt, kijk dan hoeveel capaciteit hij in een week heeft door zijn huidige werklast in uren af te trekken van de gemiddelde 30.

4. Meet de capaciteitskloof

Op basis van de capaciteit die nodig is voor een project, meet je hoe je huidige middelen zich verhouden tot de verwachte vraag.

5. Stem capaciteit af op de vraag

Kijk naar de vorige capaciteitskloof en optimaliseer de huidige en beschikbare capaciteit zodat ze in balans zijn. Als je team momenteel op capaciteit zit en geen extra werk kan doen om het project te voltooien, voeg dan op korte termijn meer teamleden toe om het project te voltooien. Als je overtollige capaciteit hebt, overweeg dan om een ander project toe te voegen om je beschikbare middelen effectief te optimaliseren.

Voordelen van capaciteitsplanning

Als projectmanager is een van de beste dingen die je kunt doen om je team te ondersteunen, een capaciteitsplan maken. Het kennen van de capaciteitsvereisten voor verschillende projecten kan helpen om knelpunten te voorkomen en een toeleveringsketen in flow te houden. Dit zijn de belangrijkste voordelen van capaciteitsplanning:

Het bereidt je voor op verschillende scenario's

Een goed doordacht capaciteitsplan kan helpen scope creep te voorkomen en de druk van je team te verminderen. Als je weet welke stappen je moet nemen voor elk type capaciteit - of dat nu overtollige capaciteit is of een gebrek aan middelen - kun je in een bepaalde periode aan de vraag voldoen.

Het optimaliseert de bandbreedte van het team

Effectieve capaciteitsplanning stemt de vaardigheden van je huidige team af op hun beschikbaarheid voor nieuwe projecten. Als er niet genoeg middelen beschikbaar zijn voor een project, weet je dat je meer middelen aan je team moet toevoegen. 

Het is cruciaal om de vaardigheden van je team te begrijpen en hun capaciteit voor extra werk te kennen. Het kan het besluitvormingsproces versnellen als het gaat om personeel en burn-out voorkomen - iets wat 71% van de werknemers in 2020 minstens één keer heeft ervaren.

Het minimaliseert de productiekosten

Wanneer je de capaciteit van je team beheert, optimaliseer je je middelen voor de omvang van het werk dat je moet voltooien. Dit betekent dat je niet betaalt voor meer middelen dan je nodig hebt, waardoor de productiekosten uiteindelijk worden geminimaliseerd.

Als je bijvoorbeeld 12 leden hebt in een team dat werkt aan Project A dat slechts negen leden nodig heeft, kun je drie van die teamleden toewijzen aan Project B, waardoor de uitgaven voor Project A worden geminimaliseerd.

Het maakt plannen voor de toekomst eenvoudiger en nauwkeuriger

Capaciteitsplanning is niet alleen nuttig voor je huidige projecten, het kan je ook helpen bij het inschatten van de capaciteitsbehoeften voor de toekomst. Wanneer je een capaciteitsplan voor één project maakt, kun je dat in de toekomst als sjabloon gebruiken voor een soortgelijk project.

Dat sjabloon zal een nuttig startpunt zijn en je hoeft de capaciteitsvereisten niet helemaal opnieuw te voorspellen. Dit kan je team tijd besparen en het capaciteitsplanningsproces versnellen.

Het creëert transparantie

Je capaciteitsplan zal alle inefficiënties benadrukken die je kunt optimaliseren. Dit soort gegevens wordt zeer gewaardeerd door belanghebbenden die graag op de hoogte zijn van hoe ze hun middelen en geld investeren.

Wat is het verschil tussen capaciteitsplanning en middelenplanning?

Hoewel ze soms door elkaar worden gebruikt, zijn capaciteitsplanning en middelenplanning vergelijkbare maar enigszins verschillende projectplanningsstrategieën. 

Capaciteitplanning richt zich op de vraag en het aanbod van je middelen. Het idee is dat een sterk capaciteitsplan kan voorspellen wanneer je een toename van de vraag naar meer middelen zult hebben, zodat je op dat gat kunt anticiperen. 

Middelenplanning richt zich op de middelen die je al hebt en waar je die middelen kunt toewijzen. Capaciteitplanning van middelen is een combinatie van de twee: anticiperen op de behoefte aan meer middelen in de toekomst.

Tools voor capaciteitsplanning

Er zijn veel verschillende soorten capaciteitsplanningssoftware en -tools op de markt en het vinden van de juiste hangt af van wat je voor je team wilt prioriteren. Sommige middelenbeheertools zijn zeer specifiek en richten zich alleen op capaciteitsplanning of middelenbeheer.

Met een werkbeheertool zoals Asana kun je middelen beheren, de werkbelasting van je team bijhouden en de communicatie stroomlijnen - allemaal op één platform. Neem bijvoorbeeld het team van Hudl. Ze controleren regelmatig de werklast in Asana, zodat ze gemakkelijk de capaciteit van hun team kunnen herbeoordelen en werk opnieuw kunnen toewijzen voordat iemand een burn-out krijgt. 

Omdat ze hun werk in één gedeelde ruimte kunnen bekijken, is niemand overboekt.