Capaciteitsplanningssjabloon

Je team is de drijvende kracht achter elk succesvol project. Je hebt hun tijd en expertise nodig om vooruitgang te boeken, maar soms is het moeilijk te voorspellen of iedereen beschikbaar is. Met zoveel verschillende projecten en prioriteiten heb je een manier nodig om de bandbreedte van je team te peilen, realistische deadlines te stellen, en je aan te passen als de projectbehoeften en -middelen veranderen.

Dat is waar een capaciteitsplanningssjabloon om de hoek komt kijken. 

Wat is een capaciteitsplanningssjabloon? 

Een capaciteitsplanningssjabloon is een herbruikbare gids die helpt de bandbreedte van je team voor een bepaald project te peilen. Het schetst alle stappen die je moet nemen om er zeker van te zijn dat je team voldoende beschikbaar is om de projecttaken op tijd te volbrengen. Dankzij je sjabloon weet je zeker dat je geen belangrijke informatie mist die tot vertraging van je project kan leiden. Je kunt er zeker van zijn dat je de middelen die je nodig hebt op tijd hebt. Plus: maak een plan om je aan te passen als je projectscope of de beschikbaarheid van je teamleden verandert.

Het maken van een capaciteitsplanningssjabloon vergt een kleine inspanning vooraf, maar het kan je later veel tijd en moeite besparen. Bij het begin van elk nieuw project kun je je sjabloon kopiëren en informatie invullen zoals projecttaken, vereiste uren, en beschikbaarheid van teamleden. In plaats van bij elk nieuw initiatief van nul te beginnen, schetst je sjabloon elk detail waarmee je rekening moet houden om veranderingen te plannen en aan te passen. 

De voordelen van een digitaal capaciteitsplanningssjabloon

Capaciteitsplanning is niet iets eenmaligs. Je moet de capaciteit van je team in de loop van een project voortdurend in het oog houden om je aan te passen aan veranderende eisen en omstandigheden. Dat is waar een digitaal capaciteitsplanningssjabloon van pas komt. 

In plaats van projecteisen en teambandbreedte in een statisch document of Microsoft Excel-sjabloon te documenteren, kun je met een digitaal sjabloon wijzigingen in realtime aanbrengen. Daardoor kun je je aanpassen aan veranderingen als ze gebeuren, door extra teamleden aan je project toe te voegen, je projectscope aan te passen, of je projecttijdlijn te verlengen. 

Met een digitaal capaciteitsplanningssjabloon kun je:

• De huidige middelen met de vereiste middelen vergelijken.

• Capaciteitsbehoeften, beschikbaarheid van teams en deadlines in realtime bijwerken.

• Visualiseren hoe teammiddelen en werkbelasting na verloop van tijd veranderen. 

• Makkelijk teamcapaciteit met belanghebbenden en andere teamleden delen.

• Teamcapaciteit op dezelfde plaats plannen waar het werk gebeurt - zodat je niet heen en weer hoeft te schakelen tussen verschillende apps om dingen gedaan te krijgen.

• In één oogopslag zien of je onder, bij of over je capaciteit zit. 

• Automatisch de urentotalen voor je project berekenen. 

Wat op te nemen in je capaciteitsplanningssjabloon

Je capaciteitsplanningssjabloon moet ruimte bieden om de verwachte vraag naar je project te voorspellen, de capaciteit van je huidige ploeg te berekenen, en de huidige capaciteit te vergelijken met de vereiste capaciteit. De gemakkelijkste manier om dit te doen is door je sjabloon in twee delen te splitsen: een voor je teamleden, en een ander voor je projecttaken. 

In de sectie projecttaken is ruimte om alle deliverables op te sommen die je moet afwerken, hun deadlines, en de benodigde uren. Je kunt ook aangepaste velden maken om aan te geven welke project rol voor welke taak verantwoordelijk is, zoals projectmanager, copywriter, of ontwerper. Later kun je deze informatie gebruiken om teamleden aan de juiste taken te koppelen op basis van hun vaardigheden.  

Geef in de sectie teamleden een lijst van iedereen die aan je project zal werken. Neem kolommen op om hun beschikbare uren en de uren die van hen gevraagd worden te specificeren. Om het helder te maken wanneer teamleden onder- of overcapaciteit hebben, maak je aangepaste velden om de status van ieders bandbreedte aan te geven. 

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een raster-achtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een to-do lijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en einddata van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te taggen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak klaar moet zijn, je moet ook weten wanneer je eraan moet beginnen te werken. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk idee van de tijd die elke taak in beslag moet nemen. Gebruik startdatums om werk te bepalen, bij te houden en te beheren om de doelstellingen van je team op elkaar af te stemmen en te voorkomen dat afhankelijkheden door de mazen van het net vallen. 

• Taken toevoegen aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams moeten effectief over afdelingen heen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzandt het. Asana maakt het gemakkelijk om taken over meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en vergroot de zichtbaarheid over het team heen. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie aan wat werkt, en je team en taken verbonden te houden.

Aanbevolen apps

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

• Clockwise. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je Asana-taken toevoegen als tijdblokken in je Google Agenda. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je specificeren wat de duur van de taken is, wanneer ze uitgevoerd worden en of Clockwise ze automatisch opnieuw kan inplannen. Voeg taken toe aan je agenda en maak tijd om het werk gedaan te krijgen

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. Met de Zoom + Asana-integratie kun je makkelijk vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren waarop actie kan worden ondernomen, en informatie na de vergadering terugvinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

Hoe gebruik je je capaciteitsplanningssjabloon

Als je eenmaal je capaciteitsplanningssjabloon gemaakt hebt, is het gebruik ervan eenvoudig. Dit is wat je moet doen: 

1. Voeg alle projecttaken aan het sjabloon toe. 

2. Schat de benodigde tijd voor elke taak. Om je schattingen zo nauwkeurig mogelijk te maken, ga je na hoe lang het duurde om soortgelijke taken in het verleden te voltooien. 

3. Beslis welk teamlid voor elke taak verantwoordelijk zal zijn. 

4. Vraag je team om hun roosters te controleren om hun totale beschikbare uren te bepalen. Om de beschikbare uren te berekenen, bepaal je het aantal werkdagen tijdens de looptijd van je project. Trek daar dan tijd voor vergaderingen, administratieve taken, communicatie, pauzes, en andere projecten van af.

5. Vul voor elk teamlid zijn of haar beschikbare werkuren in en vergelijk ze met de uren die voor elke taak nodig zijn. 

6. Naarmate het werk vordert, pas je het zo nodig aan om ervoor te zorgen dat je team over voldoende middelen beschikt om je initiatief te voltooien. Dit kan inhouden dat je andere projecten minder prioriteit geeft, de reikwijdte van je project aanpast, de tijdlijn van je project verschuift, of andere teamleden erbij haalt om aan je project te werken. 

Veelgestelde vragen