De 9 beste softwaretools voor projectplanning

Projectplanning is essentieel voor elk bedrijfsinitiatief - van kleine teamprojecten tot uitgebreide, bedrijfsbrede programma's. Zonder een effectieve manier om werk te plannen, wordt het verwarrend. Werknemers weten niet wie wat moet doen, en wanneer. Tijdlijnen worden teruggedrongen. Middelen raken overbelast. Projectbereik kruipt voorbij het punt van haalbaarheid. 

Maar met projectplanningssoftware hoeft dat niet zo te zijn. De juiste tool kan werknemers helpen om het werk te organiseren vanaf de beginfase van een project tot de uiteindelijke oplevering, ongeacht met hoeveel belanghebbenden en cross-functional teams ze moeten samenwerken.

Wat is projectplanningssoftware?

Projectplanningssoftware is een tool die teams helpt bij het coördineren en uitvoeren van initiatieven. Hiermee kunnen werknemers het werk organiseren, zodat ze kunnen plannen wat ze moeten doen en wanneer. Idealiter zou projectplanningssoftware verder moeten gaan dan een eenvoudige organisatie met één project. Het moet ook helpen om de kloof tussen teams te overbruggen, waardoor het voor cross-functional belanghebbenden gemakkelijker wordt om samen te werken aan bedrijfskritische initiatieven. 

Voordelen van projectplanningssoftware

De juiste projectplanningssoftware kan bedrijven helpen om sneller meer gedaan te krijgen. Zo werkt het: 

Creëer één registratiesysteem

Zorg ervoor dat belanghebbenden vanaf het begin op één lijn zitten. Projectplannings-apps helpen teams om alle projectinformatie op één centraal platform te organiseren, zodat elke belanghebbende de informatie kan vinden die ze nodig hebben. De beste oplossingen bevorderen helderheid met functies zoals: 

• Duidelijke doelen die elk project koppelen aan overkoepelende bedrijfsdoelstellingen. 

• Integraties die informatie in verschillende apps verbinden, zodat teamleden op één plaats toegang hebben tot projectinformatie. 

• Taken met eigenaren en vervaldatums, zodat iedereen weet waarvoor hij verantwoordelijk is en wanneer.

• Afhankelijkheden die gerelateerde taken met elkaar verbinden, zodat teams het werk in de juiste volgorde kunnen voltooien.  

• Verschillende manieren om projecten te visualiseren en informatie te organiseren, zoals Kanbanborden, Gantt-grafieken, agenda's of takenlijsten. 

Stroomlijn processen

Projectplanningssoftware helpt teams minder tijd te besteden aan repetitieve administratieve taken en heen en weer communicatie. De beste opties besparen tijd met functies zoals: 

• Automatisering die automatisch werk toewijst, plant en sorteert. 

• Projectsjablonen om je teams te helpen snel aan de slag te gaan en processen in je hele organisatie te standaardiseren. 

• Eenvoudige taakgoedkeuringen en proofing-functionaliteit, zodat belanghebbenden snel werk kunnen bekijken, goedkeuren en feedback kunnen geven. 

Pivot in realtime

Projecten gaan niet altijd zoals gepland. Goede projectplanningssoftware heeft functies die teams helpen te anticiperen op blokkades en hun aanpak halverwege aan te passen. Bijvoorbeeld: 

• Dashboards die de voortgang van projecten in realtime bijhouden, zodat je kunt zien wanneer een initiatief niet op schema ligt en indien nodig de koers kunt corrigeren. 

• Tools voor middelenbeheer om managers te helpen de bandbreedte van het team te visualiseren en aan te passen. 

• Projectmijlpalen om belangrijke doelen te identificeren in de loop van je projecttijdlijn. 

• Statusupdate-functionaliteit, zodat teams eenvoudig projectwijzigingen kunnen communiceren. 

Beste projectplanningssoftware

Wil je aan de slag? We hebben de negen beste projectplanningsplatforms voor jou en je Team gevonden.

Asana: het beste voor grote bedrijven

Samenwerking tussen teams is essentieel voor moderne bedrijven, vooral als leiders problemen snel en effectief willen oplossen. Volgens Deloitte maakt 83% van de bedrijven gebruik van cross-functional teams. 

Maar hoewel cross-functional projectplanning belangrijk is voor alle bedrijven, is het vooral lastig bij grotere organisaties - waar teams de neiging hebben om in silo's te worden geplaatst binnen verschillende afdelingen en hiërarchieën. Daarom hebben ondernemingen een Pojectbeheertool nodig die verder gaat dan eenvoudige planning. Grote bedrijven moeten op zoek gaan naar software die werkt tussen teams en cross-functional samenwerking vergemakkelijkt, ongeacht hoeveel belanghebbenden erbij betrokken zijn.

Met een reeks bedrijfsaanbiedingen helpt Asana grote organisaties (en kleine) bij het uitvoeren van missiekritisch werk. Met functies zoals doelen, automatiseringen en workflows kun je eenvoudig de kloof tussen teams overbruggen, tijdrovend werk verminderen en werknemers gefocust houden op wat belangrijk is voor je bedrijf. Bovendien bevat Asana essentiële beveiligings-, privacy- en nalevingsfuncties om je gegevens veilig te houden. 

Monday: het beste voor kleine bedrijven

Kleinere bedrijven hebben niet noodzakelijk meer geavanceerde samenwerkings- en beveiligingsfuncties nodig. Veel kleine bedrijven waarderen de gebruiksvriendelijke interface van Monday.com, waardoor het gemakkelijk is om aan de slag te gaan. Dat gezegd hebbende, kun je tegen obstakels aanlopen naarmate je team groeit. 

Clickup: het beste voor startups

De kleurrijke interface van Clickup is populair bij kleinere teams en startups met een krap budget en is leuk om te gebruiken. Hoewel het gemakkelijk is om meteen aan de slag te gaan, melden sommige gebruikers dat ze tegen obstakels aanlopen naarmate hun teams uitbreiden en cross-functional samenwerking een prioriteit wordt.

Basecamp: het beste voor traditioneel projectbeheer

Basecamp, opgericht in 1999, was een van de eerste webgebaseerde projectplanningstools op de markt. Projectmanagers houden van het robuuste berichtenplatform, maar Basecamp kan beperkt aanvoelen als aanpassingsvermogen je prioriteit is. 

Zoho Projects: het beste voor detailgerichte projecten

Deze taakbeheersoftware duikt in details zoals budgetten, urenstaten en tijdregistratie. Het is geweldig voor specifieke projectplanning, maar grotere organisaties kunnen een drempel bereiken voor wat mogelijk is naarmate ze de samenwerking tussen teams uitbreiden. 

Jira: het beste voor ontwikkelaars

Deze tool is speciaal ontworpen voor softwareontwikkeling, met Agile-specifieke functies zoals epics, gebruikersverhalen en sprints. Hoewel Jira uitblinkt in Agile-methodologieën zoals Scrum, is het misschien niet flexibel genoeg voor teams in je bedrijf. 

Wrike: het beste voor klantgerichte teams

Met gebruiksvriendelijke beveiligingsfuncties en toestemmingen helpt Wrike klanten en interne teams veilig toegang te krijgen tot informatie. Dat betekent dat het handig is voor teams die prioriteit geven aan het werken met externe partners, maar het is misschien minder effectief voor het beheren van teamoverschrijdend werk.

Trello: het beste voor liefhebbers van Kanban

Je herkent Trello misschien voor zijn kenmerkende Kanbanborden, die kleinere teams kunnen gebruiken om taken door verschillende fasen te slepen en neer te zetten. Maar als je een groeiend team hebt en een verscheidenheid aan projectplanningsweergaven nodig hebt, bestaat het risico dat je Trello snel ontgroeid bent.

Smartsheet: het beste voor liefhebbers van spreadsheets

Smartsheet spreekt teams aan die graag met spreadsheets werken. Het biedt meer mogelijkheden dan Microsoft Excel, bijvoorbeeld tijdregistratie en samenwerkingsfuncties. Aangezien niet alle teams het liefst in spreadsheets werken, vertaalt deze tool zich mogelijk niet goed in je hele organisatie. 

Integraties om de efficiëntie te verhogen

Sommige tools werken het beste in combinatie met een robuustere projectplanningsoptie. Teams gebruiken bijvoorbeeld vaak een handvol applicaties om verschillende aspecten van projectplanning af te handelen, zoals instant messaging, gegevensopslag en meer. Door die apps te integreren met de door jou gekozen projectplanningssoftware, kun je teams helpen om effectiever samen te werken.

Met integraties kun je projectinformatie op één plek centraliseren. Dat betekent dat cross-functional teams nog steeds één enkele bron van waarheid hebben, zelfs als ze verschillende tools gebruiken om dingen gedaan te krijgen. 

Deze tools werken goed met projectplanningssoftware. Door ze te integreren met de door jou gekozen app, kun je de efficiëntie verhogen en cross-functional teams helpen samen te werken. 

Slack: blijf verbonden

Instant messaging kan helpen om teams dichter bij elkaar te brengen, vooral als je op afstand werkt. Zoek een projectplanningstool die integreert met Slack, zodat je details en actiepunten uit berichten kunt vastleggen, zodat er niets verloren gaat in de drukte. 

Naast Slack kunnen tools zoals Zoom en Microsoft Teams ook de verbinding bevorderen. Het kiezen van projectplanningssoftware die integreert met deze apps kan helpen om vergaderingen uitvoerbaar te maken - met taken, actiepunten en doorzoekbare transcripties.  

Google Drive: samenwerken aan documenten

Met Google Drive kun je op een veilige manier bestanden opslaan, delen en erin samenwerken. Met functies zoals reacties en suggesties kunnen teams eenvoudig samenwerken aan één Google-document, spreadsheet of presentatie. Om ervoor te zorgen dat bestanden niet verloren gaan - en dat je op de hoogte wordt gebracht wanneer belanghebbenden opmerkingen achterlaten - zoek je een projectplanningsapp die effectief integreert met Google Drive. 

Dropbox: grote bestanden opslaan in de cloud

Als je met grote bestanden werkt, kan Dropbox helpen. De app biedt veilige cloudopslag, zodat teams al hun inhoud op één plek kunnen opslaan en bestanden gemakkelijk met iedereen kunnen delen. Het integreren van Dropbox met je projectplanningstool is een must om bestanden toegankelijk te houden, zodat belanghebbenden een single source of truth hebben voor projectinformatie. 

Zapier: automatiseer repetitieve taken

Zapier helpt je om werk te automatiseren zonder code te schrijven. Met deze tool kun je je projectbeheerplatform verbinden met softwaretools, zodat je repetitief, handmatig werk kunt automatiseren. 

Veelgestelde vragen over projectplanningssoftware

Welke software is het beste voor projectplanning?

Asana is de beste optie als je in een groot bedrijf werkt, je team wilt opschalen of waarde hecht aan cross-functional teamwork. Van complexe projecten tot bedrijfsbrede initiatieven, Asana kan de tijd om een project te voltooien met maximaal 60% verkorten en projectfouten met maximaal 90% verminderen. Meer dan 80% van de Fortune 100-bedrijven* vertrouwen op de software, en wereldwijde zakelijke klanten - waaronder Amazon, Affirm, Japan Airlines en Sky - vertrouwen op Asana om hun strategische initiatieven te beheren. 

Asana biedt meer dan eenvoudige projectplanning en takenlijsten. Het is flexibel en aanpasbaar genoeg om in je hele organisatie te gebruiken, helpt workflows tussen teams te stroomlijnen en biedt één registratiesysteem voor al het werk. 

Wat is het verschil tussen projectplanningssoftware en projectbeheersoftware? 

Zoals de naam al doet vermoeden, helpt projectplanningssoftware projectteams om de belangrijkste details van een initiatief uit te werken voordat het van start gaat, zoals het maken van je projectroutekaart, het identificeren van afhankelijkheden, het plannen van de toewijzing van middelen en het opsplitsen van de uiteindelijke deliverables. 

Aan de andere kant helpt projectbeheersoftware teams niet alleen bij het plannen van projecten. Het geeft werknemers ook een manier om de strategie in de loop van een initiatief te bewaken en aan te passen. Effectieve projectbeheersoftware moet teams bijvoorbeeld helpen de voortgang bij te houden, updates over je projectstatus te communiceren, blokkades te identificeren en de middelen aan te passen. 

Het is het beste om software te kiezen die beide kan doen - nieuwe projecten plannen en ze van begin tot einde uitvoeren. 

Waar moet ik op letten bij het kiezen van een samenwerkingstool? 

In plaats van te investeren in software voor een specifieke use case, zoek je een projectbeheeroplossing die flexibel genoeg is om in je hele bedrijf te gebruiken. Naast taakbeheer en projectbijhouden bieden effectieve projectbeheer-apps een digitale werkruimte waar je hele team - en bedrijf - kunnen samenwerken. 

Wanneer je nieuwe software evalueert, concentreer je dan op: 

• Gemak van adoptie: als software niet intuïtief is, zullen teams deze niet adopteren. Bekijk productdemo's of plan een sessie met het productverkoopteam om vertrouwd te raken met de gebruikersinterface van de software, inclusief de web-, desktop- en mobiele app. Zorg ervoor dat de software een gebruikershandleiding heeft die gemakkelijk te navigeren is. Je wilt dat teams gemakkelijk zelf aan de slag kunnen met de tool, zonder een steile leercurve. 

• Return on investment (ROI): Een nieuwe app moet de bedrijfsresultaten verbeteren. Kijk niet alleen naar de prijzen, maar ook naar onafhankelijke rapporten die de tijdsbesparing van verschillende Werkbeheertools kwantificeren, zoals dit rapport van Nucleus Research. 

• Beveiliging: het is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie privé blijft, zelfs wanneer werknemers op verschillende locaties en tijdzones werken. Gegevensbeveiliging is een onmisbare functie; doe je onderzoek en zorg ervoor dat de tool voldoet aan de vereiste beveiligingsnormen van je IT-team. 

• Use cases voor verschillende teams: nieuwe software mag niet bijdragen aan applicatie-wildgroei. In plaats van een tool te kiezen die je alleen beperkt kunt gebruiken voor een specifiek team, zoek je naar opties die flexibel genoeg zijn om een breed scala aan use-cases te dekken. Idealiter zou samenwerkingssoftware workflows tussen teams moeten stroomlijnen, zoals campagne- en projectplanning, het bijhouden van werkaanvragen of strategische planning.

• Informatie bijhouden: het is moeilijk om dingen gedaan te krijgen wanneer informatie verspreid is over verschillende apps. Om dit probleem op te lossen, moet projectplanningssoftware één registratiesysteem creëren voor al het werk, waarbij informatie wordt gecentraliseerd, zodat werknemers gemakkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben. 

*Correct op 7 september 2022. Asana biedt geen garanties met betrekking tot het bijwerken van dit aantal.