Projectvoortgang en statusupdates
- Ga vooruit naar
- Overzicht
- Snapshot projectweergave
- Overzicht van mijlpalen, portfolio's en aangepaste velden
- Recente statusupdates
- Een statusupdate maken
- Hoogtepunten toevoegen aan een statusupdate
- Grafieken toevoegen aan een statusupdate
- Statusherinneringen bijwerken
- Een statusupdate afdrukken of verwijderen
- Een aantekening over het maken van momentopnames
- Privacy
- Een project voltooien
- Een project markeren als niet voltooid
Overzicht
Het overzichtsgedeelte geeft je een momentopname van de status van elk project waaraan je werkt. Statusrapporten maken het makkelijk om rijke, herhaalbare, bruikbare statusupdates te maken en je werk te delen met belangrijke belanghebbenden.
Momentopname projectoverzicht
Wanneer je in je project klikt op Overzicht, krijg je een momentopname te zien van de huidige voortgangsstatus van je project.
Vanuit het Overzicht kunt u:
- Controleren of het project op schema, risico, niet op schema, of voltooid is.
- Een statusupdate vragen of de status van het project bijwerken
- De projectrollen bekijken of wijzigen
- De projectvervaldatum of het datumbereik bekijken of wijzigen
- Berichten naar leden sturen
Overzicht van mijlpalen, doelen en de belangrijkste middelen
Op je tabblad Overzicht kan je ook de mijlpalen, doelen, en belangrijkste middelen zien die bij je project horen.
Vanuit het overzicht kan je:
Alleen portfolio's waar je toegang toe hebt worden weergegeven. Portfolio's zijn beschikbaar voor alle Business-gebruikers.
Recente statusupdates
Op het tabblad Overzicht kan je een snelle blik werpen op de historische statusupdates met het stippendiagram.
Op het tabblad dashboard hebben gebruikers toegang tot een burnup-grafiek om de snelheid van uw team in de tijd te volgen en de snelheid waarmee ze het werk voltooien. U kunt de grafieken aanpassen om te zien welke taken voltooid zijn tegenover wat niet voltooid is, en nog veel meer. Lees dit artikel om te zien hoe u metrieken kunt weergeven voor de algemene prestaties en voortgang van een project of hoe u problemen kunt markeren.
Een statusupdate maken
Elk projectlid kan een status instellen om andere projectleden te informeren over de projectvoortgang.
Met de sjablonenblokstructuur kunt u het eigenlijke werk dat in Asana gedaan wordt integreren met verhalende context om de status van het werk uit te leggen.
Je statusupdate maken
Om een nieuwe statusupdate te maken:
- Klik op het pictogram voor *Status bijwerken** in de voortgangsweergave van je project.
- Vanuit elke projectweergave kun je ook een nieuwe status kiezen door op Status instellen te klikken als het project geen status heeft, of door op de bestaande status te klikken.
De mogelijkheid om aangepaste velden toe te voegen in je statusupdate is een Business-functie. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te taggen, sorteren en filteren. Zie ze in actie met een gratis proefversie van 30 dagen van Asana. Probeer gratis.
In het statusupdate-scherm kun je:
- Een titel toevoegen
- De details van je statusupdate invullen, waaronder de voortgang, de projectnaam, de projecteigenaar en de projectdatums
- Kiezen welke aangepaste velden je in je update wilt opnemen
- Een nieuwe sectie toevoegen
- Een Samenvatting toevoegen
- Je volgende stappen schetsen
- De belangrijkste verwezenlijkingen sinds je laatste bijwerking schetsen
- Hoogtepunten in je update slepen om je verhaal te helpen vertellen
- Zodra je een update hebt ingevoerd, klikken op de blauwe knop Plaatsen
Je moet een projectstatus kiezen van op schema, risico, niet op schema, gepauzeerd, of voltooid voordat je een projectstatusupdate kunt plaatsen.
Hoogtepunten toevoegen aan je statusupdate
Je kunt hoogtepunten naar je statusupdate slepen en daar neerzetten om je te helpen bij het vertellen van je verhaal. Voorbeelden van hoogtepunten zijn voltooide mijlpalen of achterstallige taken. Het toevoegen van deze hoogtepunten bieden visueel inzicht in de recente prestaties of potentiële blokkades voor je team.
Nadat je de hoogtepunten hebt toegevoegd en je statusupdate hebt gepubliceerd, onthoudt Asana de blokstructuur en rangschikking voor toekomstige updates.
U kunt ook uw secties Samenvatting, Wat we hebben bereikt en Volgende stappen opnieuw rangschikken door te slepen en neerzetten.
Grafieken toevoegen aan een statusupdate
Je kan grafieken toevoegen aan statusupdates om een visuele voorstelling te geven van het werk dat wordt gedaan.
Herinneringen voor de updatestatus
Elke projecteigenaar ontvangt elke donderdag een wekelijkse taak om de status van hun project bij te werken. Deze taak moet op vrijdag voltooid zijn. Als je projecteigenaar bent en deze herinneringen niet wilt ontvangen, kan je ze uitzetten.
Herinneringen aan statusupdates uitzetten:
- Navigeer naar de weergave Statusupdate
- Klik op de schuifknop Herinner me eraan om elke vrijdag de status bij te werken
Statusupdates verschijnen in het overzicht en de berichten van het project.
Een statusupdate afdrukken of verwijderen
Een statusupdate afdrukken of verwijderen:
- Klik op het driepunten-pictogram naast de statusupdate
- Klik op Statusupdate afdrukken of Statusupdate verwijderen
Je kan alleen je eigen projectstatus verwijderen, geen status die door iemand anders is geplaatst.
Een aantekening over het maken van momentopnames
Statusupdates zijn bedoeld als momentopname van de status van het project op een bepaald moment in de tijd. Als zodanig worden de gegevens op het tijdstip van publiceren bevroren. Dit geldt voor dingen als de projectnaam, aangepaste velden, taaknamen, vervaldatums en verantwoordelijken.
Dit betekent dat als een taaknaam of vervaldatum na het publiceren wijzigt, de taak in de update niet zal veranderen. Zo kan je terugkijken en een volledig verslag van de projectstatus op een bepaald moment in de tijd te krijgen.
Privacy
Iedereen die als medewerker is toegevoegd aan een statusupdate, krijgt de volledige inhoud van het rapport te zien, zelfs als hij of zij geen toegang heeft tot het onderliggende project.
Dit betekent dat ze alle taakdetails of tekst opgenomen in het project kunnen zien. Wanneer ze echter klikken op een taak, mijlpaal, enz., die deel uitmaakt van een project waar ze geen toegang toe hebben, dan krijgen ze een 'toegang aanvragen'-pagina te zien krijgen en kunnen ze de onderliggende gegevens niet openen.
Een project voltooien
Projecten kunnen worden voltooid, ongeacht of er een bestaande projectstatus is.
Om een project te voltooien:
- Klik op de driepunten-pictogram en kies de optie Voltooien in het vervolgkeuzemenu.
- Klik op Status instellen als het project geen bestaande status heeft, of klik op de bestaande status om Voltooid te selecteren in het vervolgkeuzemenu.
Voltooide projecten moeten als Voltooid gemarkeerd worden in de statusupdate, in plaats van ze te archiveren. Wij raden aan projecten af te ronden voordat je ze archiveert. Door een project te archiveren kan je je concentreren op actievere projecten, maar de status van een project wordt er niet door bijgewerkt.
Door een project als voltooid te markeren, kan je voltooid gemakkelijk onderscheiden van andere statussen in een overzicht van projecten in portfolio's en rapporten.
Een project markeren als niet voltooid
Zodra een project voltooid is, ziet de overzichtspagina er als volgt uit:
Om een project onvoltooid te maken, klikt u op Voltooid en kiest u een bijgewerkte status uit het vervolgkeuzemenu.
Gebruikers kunnen de meldingen voor deze update ook uitzetten door het vinkje rechtsboven aan te zetten.
Een project dat voltooid en gearchiveerd is, zal de status Voltooid tonen en een banner met de tekst "Dit project is gearchiveerd".
