7 snelle en eenvoudige stappen voor het maken van een beslissingsmatrix, met voorbeelden

Beslissingen, beslissingen, beslissingen. Goede beslissingen kunnen u helpen uw team in de juiste richting te sturen en uw doelen te bereiken. Maar hoe weet u welke beslissing de juiste is? Wanneer u voor twee op het oog gelijkwaardige keuzes staat, gooit u dan maar een muntje op? Werpt u een dobbelsteen? Vraagt u een Magic 8-Ball om hulp? 

Het nemen van beslissingen is een kritiek onderdeel van goede zakelijke planning. Maar het kan lastig zijn er achter te komen wat de juiste beslissing is. Het geheim is snel te handelen zonder te overhaasten en de juiste beslissing te nemen zonder aan snelheid in te boeten.

Maak u geen zorgen als dit een onoplosbare puzzel lijkt, dat is het niet. Met een beslissingsmatrix kunt u snel de voor- en nadelen van elke optie bekijken, verschillende variabelen afwegen en snel en gemakkelijk een goede beslissing nemen.

Wat is een beslissingsmatrix?

Een beslissingsmatrix is een tool om verschillende keuzes te evalueren en de beste optie te kiezen. Deze tool is bijzonder handig als u moet kiezen uit meer dan één optie en er verschillende factoren zijn waar u rekening mee moet houden om tot uw definitieve beslissing te komen.

Misschien hebt u wel eens een andere term horen gebruiken voor een beslissingsmatrix, maar in feite heeft iedereen het over hetzelfde. Andere namen voor een beslissingsmatrix zijn onder meer:

• Pugh-matrix

• Rasteranalyse

• Multi-attribute Utility Theory

• Keuzematrix voor problemen

• Beslissingsraster

Wanneer zou u een beslissingsmatrix moeten gebruiken?

U hoeft niet altijd een beslissingsmatrix te gebruiken. Dit proces is krachtig en relatief eenvoudig, maar het is het meest effectief wanneer u een keuze moet maken tussen verschillende vergelijkbare opties. Als de evaluatiecriteria niet dezelfde zijn voor de verschillende keuzes, dan is een beslissingsmatrix waarschijnlijk niet het beste beslissingsinstrument. Een beslissingsmatrix gaat u bijvoorbeeld niet helpen om een besluit te nemen over welke richting uw team het volgende jaar moet inslaan, omdat de dingen waartussen u moet kiezen niet vergelijkbaar zijn.

Gebruik een beslissingsmatrix wanneer u:

• Meerdere soortgelijke opties vergelijkt

• Het aantal verschillende opties wilt verkleinen tot één definitieve beslissing

• Een verscheidenheid aan belangrijke factoren afweegt

• De beslissing wil benaderen vanuit een logisch gezichtspunt, in plaats van op basis van emotie of intuïtie

Als een beslissingsmatrix niet juist is voor uw huidige situatie, vindt u hieronder meer informatie over andere benaderingen van het besluitvormingsproces.

In 7 stappen een beslissingsmatrix maken

Een beslissingsmatrix kan u helpen verschillende keuzes te evalueren en de beste optie te kiezen op basis van verschillende belangrijke factoren en hun relatieve belang. Er zijn zeven stappen voor het maken van een beslissingsmatrix:

1. Identificeer uw alternatieven

Beslissingsmatrices zijn een nuttig hulpmiddel om de beste optie te kiezen als u een aantal gelijksoortige keuzes hebt. Voordat u uw matrix kunt samenstellen, moet u de opties identificeren waartussen u moet kiezen.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat uw team deze zomer een nieuwe merkcampagne lanceert. U moet een leverancier kiezen om de visuals en video's voor het ontwerp te maken. Op dit moment hebt u drie ontwerpbureaus geïdentificeerd. Ze hebben elk hun voor- en nadelen.

2. Identificeer belangrijke overwegingen

De tweede stap bij het bouwen van een beslissingsmatrix is het identificeren van de belangrijke overwegingen die een rol spelen bij uw beslissing. Deze set criteria helpt u de beste beslissing te identificeren en subjectiviteit te vermijden.

We gaan door met ons voorbeeld. Uw team heeft besloten bij het kiezen van een ontwerpbureau voor al rekening moet worden gehouden met de kosten, de ervaring, de communicatie en de beoordelingen van eerdere klanten.

3. Maak uw beslissingsmatrix

Een beslissingsmatrix is een raster waarmee u belangrijke overwegingen tussen de verschillende opties kunt vergelijken.

Natuurlijk bouwen we onze beslissingsmatrices in Asana. Asana is een werkbeheertool die u kan helpen werk te organiseren en uit te voeren in uw organisatie en de helderheid te bieden die teams nodig hebben om hun doelen sneller te bereiken. 

Zo ziet bijvoorbeeld uw beslissingsmatrix eruit in Asana als u een keuze moet maken tussen drie bureaus en rekening moet houden met kosten, ervaring, communicatie en klantbeoordelingen:

4. Vul uw beslissingsmatrix in

Geef nu elke overweging een cijfer op basis van een vooraf vastgestelde schaal. Als er geen groot verschil is tussen de opties, gebruik dan een schaal van 1 tot 3. Wanneer er meer opties zijn, gebruik dan een schaal van 1 tot 5, waarbij vijf het beste is.

Dit is waar de voordelen van een beslissingsmatrix duidelijk voor het voetlicht treden. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u tussen drie bureaus moet kiezen en dat u vier belangrijke criteria hebt, maar geen beslissingsmatrix maakt. Dit zijn de voor- en nadelen van elk bureau:

• Bureau 1 is echt voordelig, maar heeft niet zo heel veel ervaring. Hun communicatie en hun klantbeoordelingen lijken gemiddeld. 

• Bureau 2 is niet erg voordelig, maar ze zijn ook niet het duurste bureau. Ze hebben een flinke hoeveelheid ervaring en ze hebben geweldige klantbeoordelingen, maar hun communicatie is tot nu toe niet optimaal.

• Bureau 3 is het duurste, maar ze hebben ook de meeste ervaring. Hun communicatie is tot nu toe gemiddeld en hun klantbeoordelingen zijn behoorlijk goed. 

Deze drie beschrijvingen lijken allemaal behoorlijk op elkaar. Het is moeilijk om op basis van een korte alinea te beslissen welk bureau beter is, vooral omdat elk bureau zijn eigen voor- en nadelen heeft. Als alternatief kunt u hier zien hoe de drie bureaus en hun vier overwegingen eruit zien in een beslissingsmatrix, gerangschikt van 1 tot 5, waarbij vijf het beste is:

5. Voeg gewicht toe

Soms zijn bepaalde overwegingen belangrijker dan andere. In zo'n geval kunt u een gewogen beslissingsmatrix gebruiken om de beste optie voor u te identificeren.

Om door te gaan met ons voorbeeld: stel dat u absoluut niet over uw budget heen kunt gaan. In dat geval zijn dus de kosten een kritieke factor in uw besluitvormingsproces. Klantbeoordelingen zijn ook belangrijk, omdat ze u een basaal idee geven van hoe effectief elk bureau in het verleden is geweest.

Om gewicht toe te kennen aan een beslissingsmatrix, kent u aan elke overweging een cijfer toe (van 1 tot 3 of van 1 tot 5, afhankelijk van het aantal opties dat u hebt). Later in het besluitvormingsproces vermenigvuldigt u de wegingsfactor met elke overweging.

Zo ziet dat er in ons voorbeeld uit:

6. Vermenigvuldig de gewogen score

Zodra u uw beoordelingsschaal hebt toegepast en aan elke overweging een gewicht hebt toegekend, vermenigvuldigt u het gewicht met elke overweging. Dit zorgt ervoor dat de belangrijkere overwegingen meer gewicht krijgen, wat u uiteindelijk helpt het beste bureau te selecteren.

Om verder te gaan met ons voorbeeld: zo ziet het eruit wanneer u voor elk bureau de gewogen scores toepast op elke overweging:

7. Bereken de totaalscore

Nu u de gewogen score hebt vermenigvuldigd, telt u alle overwegingen voor elk bureau bij elkaar op. Op dit punt zou u een duidelijk, op cijfers gebaseerd antwoord moeten hebben op de vraag welke beslissing de beste is.

Zo ziet bijvoorbeeld de voltooide beslissingsmatrix eruit:

Zoals u kunt zien heeft bureau 2 de hoogste score behaalt. Dat is dus het agentschap dat u zou moeten nemen. Hoewel bureau 1 goedkoper was, maken de gemiddelde kosten van bureau 2, gecombineerd met hun jarenlange ervaring en onovertroffen klantbeoordelingen hen de beste optie voor uw team. U hoeft nu alleen nog maar contact op te nemen met het bureau en verder te gaan met de merkcampagne.

Voorbeeld beslissingsmatrix

U kunt beslissingsmatrices gebruiken voor een verscheidenheid aan zakelijke beslissingen, zolang u maar de beste optie tussen verschillende keuzes afweegt. Deze beslissingen hoeven ook niet altijd bedrijfskritisch te zijn. U kunt dit model ook gebruiken om snel een eenvoudige beslissing te nemen.

Maak bijvoorbeeld een beslissingsmatrix om te beslissen welke stoel u gaat kopen voor uw werkplek thuis. U bent geïnteresseerd in vier verschillende stoelen en uw belangrijkste overwegingen zijn comfort, kosten en beoordelingen.

Alternatieven voor de besluitvorming

Als de beslissingmatrixmethode niet helemaal geschikt is voor uw keuzes, kunt u de volgende methoden proberen:

Eisenhower-matrix

Een Eisenhower-matrix is een 2x2-raster dat u helpt taken prioriteit te geven op basis van urgentie en belang. Deze matrix is nuttig als u met verschillende uiteenlopende taken jongleert en moet beslissen aan welke taken of initiatieven u het eerst gaat werken. 

• In de linkerbovenhoek stelt u een lijst op van dringende en belangrijke werkzaamheden: Deze taken hebben de hoogste prioriteit. Doe ze nu, of zo snel mogelijk.

• In de rechterbovenhoek stel u een lijst op van minder dringende maar wel belangrijke werkzaamheden: Om ervoor te zorgen dat u aan deze taken toekomt, plant u ze in uw agenda, of legt u de vervaldatum vast in een projectbeheertool.

• In de linkerbenedenhoek stelt u een lijst op met dringende maar niet belangrijke werkzaamheden: Deze taken moeten worden uitgevoerd, maar er is waarschijnlijk een betere persoon voor de taak. Delegeer deze taken wanneer dit mogelijk is.

• In de rechterbenedenhoek stelt u een lijst op met minder dringende en niet belangrijke werkzaamheden: Stel deze taken uit, of doe ze niet. Het duidelijk prioriteiten stellen en uw teamleden laten weten dat u nu even niet aan iets kunt werken, is een van de manieren om burn-out te verminderen.

Analyse belanghebbenden en RACI-tabel

Een van de belangrijkste beslissingen die u tijdens het projectplanningsproces moet nemen is welke belanghebbenden moeten worden opgenomen, geraadpleegd of geïnformeerd. Maak voor deze beslissing een analyse voor belanghebbenden. Deze analyse helpt u om belanghebbenden te categoriseren op basis van hun relatieve invloed en belang.

Er zijn vier categorieën in een analyse belanghebbenden:

• Grote invloed en groot belang: Betrek deze belanghebbenden bij de projectplanning en het besluitvormingsproces. 

• Grote invloed en gering belang: Stel deze belanghebbenden op de hoogte van het project en houd hun interesse in de gaten voor het geval ze meer betrokken willen worden.

• Geringe invloed en groot belang: Houd deze belanghebbenden op de hoogte van het project. Zorg dat ze uw projectstatusupdates ontvangen zodat ze weten wat er speelt.

• Geringe invloed en gering belang: Neem op regelmatige tijdstippen contact op met deze belanghebbenden, maar maak u niet al te druk over de vraag of ze wel op de hoogte worden gehouden.

Zodra u heeft vastgesteld wie uw belangrijkste belanghebbenden zijn, kunt u een RACI-tabel maken. RACI is een afkorting die staat voor Responsible, Accountable, Consulted, and Informed (Verantwoordelijk, Eindverantwoordelijk, Geraadpleegd en Geïnformeerd). RACI-tabellen kunnen u helpen vast te stellen wie de belangrijkste beslisser is voor elke taak en elk initiatief.

Brainstormsessie met het team

Soms is een ouderwetse brainstormsessie met het team de beste manier om tot een beslissing te komen. Houd een brainstormsessie met een whiteboard of deel ideeën in een projectbeheertool.

Bij Asana houden we ervan kanbanborden te gebruiken voor dynamische brainstormsessies. Om te beginnen maakt de brainstormfacilitator een bord waar de teamleden ideeën, gedachten en feedback aan kunnen toevoegen. Zodra iedereen zijn ideeën heeft toegevoegd neemt elk teamlid de bijdragen door en 'liket' individuele suggesties. Vervolgens bespreekt het team als groep de taken met de meeste likes en besluit met welke taken wordt doorgegaan.

Zeg maar gedag tegen het opwerpen van een muntje voor het nemen van beslissingen

Het snel kunnen nemen van beslissingen is een belangrijk onderdeel van goede projectplanning en projectbeheer. Of u nu een beslissingsmatrix gebruikt om een complexe beslissing te nemen of een eenvoudige, deze tools helpen u altijd om verschillende factoren te overwegen en de beste beslissing voor uw team te nemen.

Voor meer informatie over projectbeheer, leert u de 25 essentiële projectbeheervaardigheden die u nodig hebt om te slagen.