Wat is een Agile-epic? Heb je er een nodig?

Er is geen one-size-fits-all oplossing voor projectbeheer. Lineaire methoden, zoals watervalprojectbeheer, verplaatsen projecten door verschillende fasen in een opeenvolgende volgorde. Agile-projectbeheermethodologieën, zoals Kanban en Scrum, gebruiken een iteratief proces, waardoor teams het project kunnen aanpassen en bijstellen terwijl ze werken.

Als je eerder de Agile-methodologie hebt gebruikt, weet je dat Agile-projecten zijn opgesplitst in sprints, dat zijn werkblokken van 2-4 weken. Voor elke sprint trekken teamleden taken uit een Product-backlog. Elke individuele taak wordt een gebruikersverhaal genoemd.

Binnen dit systeem kan een van de twee dingen gebeuren:

1. Het gebruikersverhaal is te groot voor één persoon om te behandelen en moet worden opgedeeld in kleinere componenten.

2. De gebruikersverhalen zijn gerelateerd en dragen bij aan een groter Doel. 

In beide gevallen kun je epics gebruiken om gebruikersverhalen te organiseren en te werken in beter beheersbare componenten voor elke sprint. 

Wat is een Agile-epic?

Een epic is een grote hoeveelheid werk, samengesteld uit kleinere taken en gebruikersverhalen, die je team voltooit over meerdere sprints. Epics creëren een hiërarchie van werk, verbinden gebruikersverhalen met de langetermijndoelen van het project en maken het voor je team gemakkelijk om de impact van elke sprint te begrijpen. 

Hoe past een epic in Agile-management?

Zoals al het werk, sluiten je epics uiteindelijk weer aan bij je overkoepelende bedrijfsdoelen. Laten we het stap voor stap uitsplitsen om te zien hoe je dat precies doet: 

1. Je team stelt jaarlijkse doelen.

2. Die jaarlijkse doelen worden opgesplitst in grote initiatieven (afhankelijk van de grootte van je team, kun je 1-3 initiatieven per kwartaal hebben).

3. Elk initiatief bestaat uit een verscheidenheid aan epics - de grote hoeveelheden werk binnen het initiatief.

4. Elke epic wordt verder opgedeeld in een gebruikersverhaal.

5. Gebruikersverhalen worden opgeslagen als Product-backlog-items.

Door epics en initiatieven te gebruiken, kun je duidelijk grotere doelen verbinden met individuele gebruikersverhalen, zodat je team altijd weet waarom hun werk ertoe doet, vergelijkbaar met het Piramide van Helderheid-formaat.

Laten we eens kijken naar het lanceren van een productupdate als voorbeeld. Het algehele resultaat is de lancering, maar dit geeft niet veel informatie aan degenen die aan het project werken. Teamleden die naar dit doel kijken, weten niet hoe ze het kunnen bereiken - het is overweldigend. Door het project op te splitsen in een productroutekaart en later in epics, kun je dit gevoel van overweldiging verminderen, de productiviteit verhogen en het moreel opbouwen.

De voordelen van het gebruik van Agile-epics

Agile epics helpen projecten vooruit door grote brokken werk om te zetten in tastbare taken. Zonder hen lopen projecten het risico te stagneren en kunnen teams burn-out raken door te werken zonder einde in zicht. 

Splits grote werklasten op in taken

De grote doelen die je maakt als Agile-thema's zijn geweldige projectgidsen, maar ze helpen je niet om het werk gedaan te krijgen. Daar heb je meer gedetailleerde taken voor nodig. In Agile-projecten zijn deze gedetailleerde taken - bekend als gebruikersverhalen - ondergebracht in epics. Door epics te gebruiken, kun je de voortgang naar je doelen volgen terwijl teamleden hun toegewezen verhalen voltooien.  

Definieer het wie, wat, wanneer van projecten

Door initiatieven op te splitsen in epics, zie je hoe het werk zal worden gedaan. Voor elke epic vermeld je ook de producteigenaar, wie verantwoordelijk is voor de voltooiing, welke taken erbij betrokken zijn en een deadline. 

Geef belanghebbenden een overzicht in één oogopslag

Epics groepeert gebruikersverhalen onder een grotere paraplu. Wanneer externe en interne belanghebbenden toegang nodig hebben tot informatie - of het nu gaat om een deadline of een voortgangsrapport - kunnen ze eenvoudig de voortgang van je Agile-epics controleren. Dit elimineert de behoefte aan onnodige statusvergaderingen en dagelijkse onderbrekingen. 

Maak het makkelijker om werk bij te houden

Epics zijn timeboxed- wat betekent dat ze een doelstart- en einddatum hebben. Via burndown-grafieken en rapportagevisuals kun je een epic gebruiken om de algehele voortgang van het project bij te houden. 

Scope creep verminderen

Wanneer je je projectplan ontwikkelt, bepaal je de omvang van het werk en eventuele deliverables. Maar Agile-projecten zijn flexibel - het is een van hun belangrijkste voordelen. Dit is geweldig voor het inspireren van creativiteit, maar niet zo geweldig voor het vasthouden aan de oorspronkelijke scope. Epics helpen scope creep en overwerk te voorkomen door gerichte taken te schetsen.   

Verhoog de productiviteit

Enorme, algemene doelen kunnen onoverkomelijk aanvoelen. Het is moeilijk om aan iets te werken als het nog maar een concept is. Om vooruitgang te boeken met dit soort doelen, moet je het werk omzetten in iets haalbaars. Teams zullen gemotiveerder zijn om epics te voltooien dan wanneer ze alleen maar achter grotere initiatieven aan zouden zitten.

Voorbeeld van een agile epic

Laten we een voorbeeld schetsen om beter te begrijpen hoe epics werken. 

Dit jaar heb je een OKR ingesteld om de klanttevredenheid te verhogen. Je ontvangt feedback van klanten dat sommige van je zakelijke klanten niet tevreden zijn met de visuele rapportage van je product. In plaats van alleen percentages te zien, willen ze een indrukwekkendere, professionelere look die ze met trots kunnen delen. Dit is nuttige informatie, maar het is te breed om aan te werken zoals het is. 

Doel: Verhoog de klanttevredenheid dit jaar met 10%.

Initiatief: productverbeteringen eerste kwartaal

Epic: Maak een beter rapportagedashboard voor de eindgebruiker om de voortgang binnen de app bij te houden.

User stories: 

• Ik wil een dashboard voor rapportage, zodat ik snel gegevens kan zien.

• Ik wil rapporten downloaden, zodat ik ze kan delen met belanghebbenden.

• Ik wil grafieken hebben om het werk visueel te presenteren, zodat ik ze kan opnemen in formele rapporten en presentaties.

• Ik wil alle belanghebbenden toevoegen aan mijn dashboard, zodat iedereen toegang heeft tot de voortgang van het project.

Een Agile-epic maken

Wanneer je een Agile-epic maakt, benader het dan door een strategische lens. De epic zal je werk en dagelijkse taken begeleiden. Het moet klein genoeg zijn om te voltooien - dit is niet de ideevormingsfase - en specifiek genoeg om het succes ervan te meten. 

Stap 1: Bepaal je epic

Volg deze beste praktijken om de voordelen van je epics te maximaliseren.  

1. Volg de perimeters van slimme doelen. Maak elke epic SMART: specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden. Wanneer je een epic maakt, wil je ambiguïteit en generalisaties verwijderen. SMART-doelen maken epics gericht en gedetailleerd, zodat iedereen precies weet wat ze kunnen verwachten. 

2. Definieer hoe je het gaat meten. Of, anders gezegd, hoe weet je wanneer het project klaar is? Hier bepaal je specifieke resultaten, zowel kwantitatief als kwalitatief. 

3. Gebruik een systeem om voortgang bij te houden en er verslag over uit te brengen. Zorg ervoor dat je epics maakt in een systeem waarin je de voortgang goed kunt bijhouden en rapporteren en backlogs kunt bewaken. Houd bij het beslissen wat je gaat gebruiken rekening met de belanghebbenden, je prioriteiten en de capaciteit van het team. Als je liever één gecentraliseerde informatiebron hebt waar iedereen toegang heeft tot het werk, zoek dan bijvoorbeeld een tool of structuur die dit ondersteunt. 

4. Stel een tijdsbestek in. Epics moeten niet te lang of te kort zijn. De deadline kan verschuiven, maar om meerdere sprints te omvatten, wil je voor elke epic streven naar 1-4 maanden. 

Stap 2: Verdeel je epic in individuele gebruikersverhalen

Uiteindelijk is het doel van een epic om de kloof tussen je grotere doelen en je kleinere gebruikersverhalen te overbruggen. Onthoud: een gebruikersverhaal is het gewenste resultaat van de epic, ingekaderd vanuit het perspectief van de eindgebruiker.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat het grote gebruikersverhaal dat je Agile-epic leidt, is: "Als klant wil ik de hoeveelheid tijd die ik nodig heb om wat ik nodig heb in het product gedaan te krijgen, verminderen." Een klein gebruikersverhaal zou kunnen zijn: "Als klant wil ik het aantal klikken verminderen dat nodig is om op mijn persoonlijke Dashboard te komen."

Stap 3: Bepaal hoe je je epic wilt prioriteren

De meeste teams kiezen een agile raamwerk vanwege hun flexibiliteit. Terwijl je je Agile-epics doorloopt en opsplitst in kleinere gebruikersverhalen, onthoud dat het voor je team moet werken. Deze uitsplitsingen zijn suggesties, geen regels. Om te bepalen welke uitsplitsing je moet gebruiken, moet je rekening houden met de grootte van de epic, het prioriteitsniveau en of deze afhankelijkheden heeft.

Per workflow

Om workflows voor je epics te gebruiken, moet je ze opsplitsen in taken. Deze taken worden vervolgens gebruikt om een workflow te maken, waar je indien nodig toegewezen teamleden, deadlines en afhankelijkheden kunt toevoegen. Het belangrijkste voordeel van een workflow is functionaliteit, waardoor een projectmanager taken kan delegeren, verdelen en prioriteren. Als je een projectbeheertool gebruikt, kun je deze workflow-taken ook automatiseren en apps koppelen die je werk beter ondersteunen.

Op tijdlijn

Tijd is een eenvoudige manier om werk te prioriteren. Zo kun je de epic als geheel bekijken en beslissen of deze in een sprint past of dat je deze in meerdere sprints moet opsplitsen. Gebruik dit systeem wanneer je deadlines moet gebruiken om werk te prioriteren. Voor een betere bruikbaarheid kun je de tijdlijn ook visueel structureren als een Gantt-grafiek. 

Op rol

Sommige epics worden meer bepaald door teamrollen dan de taken zelf. In dit geval wordt de Agile-epic opgesplitst per rol en Team. Je structureert de epic rond het team dat je nodig hebt. Als je aan een functielancering werkt, kan je rolverdeling zijn:

Agile-verhaal: lancering van nieuwe functie

• Rol: Engineering

  • Taken

• Rol: productmarketeer

  • Taken

• Rol: ontwerper

  • Taken

Maak je volgende project episch

Agile-projectbeheer is een flexibelere, aanpasbare manier om werk te plannen en Agile-epics helpen je dat werk gedaan te krijgen. Ze helpen het werk te demystificeren en alle aspecten van het project te verduidelijken, waardoor de workflow met elke sprint-iteratie wordt verbeterd. Met deze helderheid en richting kan het team het werk doen waar ze het beste in zijn, projecten vooruit helpen met minder inzet en meer focus.