Probeer timeboxing: de doelgerichte tijdsbeheerstrategie

Julia Martins bijdrager fotoJulia Martins16 november 202216 min. leestijd
facebooktwitterlinkedin
Probeer eens timeboxing: De doelgerichte tijdsbeheerstrategie artikel banner afbeelding
Zie sjabloon

We hebben allemaal wel eens een taak van 30 minuten gehad die uit de hand loopt en een hele dag in beslag neemt. Als u geen beperkingen of grenzen aan uw tijd stelt, kan het werk zich in de loop van de dag gemakkelijk voortslepen. Daar is zelfs een naam voor: De Wet van Parkinson, die stelt dat "het werk zich zo uitbreidt dat de beschikbare tijd voor de voltooiing ervan gevuld wordt".

Timeboxing is een van de vele tijdsbeheerstrategieën waarmee u de controle over uw agenda kunt terugwinnen. In plaats van uren te verliezen aan gemakkelijke taken, kan timeboxing u helpen om uitstelgedrag te bestrijden, verloren productiviteit terug te winnen, en u te concentreren op het werk dat er toe doet. Met timeboxing oefent u in het toewijzen van een specifieke hoeveelheid tijd aan elke taak, zodat u minder tijd hoeft te besteden aan het plannen van werk en meer tijd overhoudt voor de flow.

Wat is timeboxing?

Timeboxing is een doelgerichte tijdsbeheerstrategie om u te helpen productiviteit te verhogen en uitstelgedrag te verminderen. Wanneer u een "timebox" maakt, stelt u zich als doel een bepaalde taak binnen een bepaalde tijd te voltooien.

Door te plannen hoe lang een taak moet duren voordat u eraan begint, kunt u doelbewust zijn over waar u uw tijd aan besteedt en waar u aan werkt. Dit kan helpen om het werk over werk te verminderen dat momenteel 60% van onze tijd in beslag neemt. In plaats van achter goedkeuringen aan te jagen of documenten te zoeken, kunt u ervoor zorgen dat u alles wat u nodig hebt direct voor u hebt wanneer u met uw timebox begint.

U kunt timeboxing gebruiken om individuele taken te plannen, uw team te helpen organiseren, of vergaderingen doeltreffender te beheren. Alle drie de timeboxing-strategieën komen voort uit dezelfde methodologie. Maar ongeacht waar u timeboxing voor gebruikt, de eerste stap is te beslissen of u een "harde" of "zachte" timebox instelt.

Verhoog de productiviteit met Asana

Harde vs. zachte timeboxing

Voordat u een timebox maakt, moet u eerst beslissen of het een harde of een zachte timebox is. Een harde timebox betekent dat u uw taak of activiteit moet stoppen als uw timebox afgelopen is - zelfs als u de taak nog niet af hebt. Harde timeboxen kunnen bijzonder nuttig zijn als u aan perfectionisme neigt en u vaak zwoegt over werk dat al af is. In teamverband kunt u door het maken van een timebox ervoor zorgen dat u elke taak in uw backlog aanpakt - en tijdens een vergadering kunt u met behulp van timeboxen elk punt op uw agenda aanpakken.

Een zachte timebox daarentegen is flexibeler. In een zachte timebox is het einde van de timebox een suggestie dat u moet afronden wat u aan het doen bent en naar de volgende taak moet gaan. U kunt zachte timeboxen gebruiken voor ingewikkeld werk, vooral als u niet precies weet hoe lang de taak zal duren als u eraan begint. Als team geeft het maken van zachte timeboxen uw medewerkers meer flexibiliteit, terwijl iedereen toch op één lijn zit over wanneer het werk af moet zijn. Tijdens een vergadering kunt u met zachte timeboxen op koers blijven zonder het gesprek te onderbreken, zoals met een harde timebox het geval zou zijn.

Of u een harde of een zachte timebox instelt, hangt af van wat uw werkdoelen zijn - en u hoeft niet alleen de ene of de andere te gebruiken. Bepaal voor het vastleggen van elke timebox of het een harde of zachte timebox is, en houd uzelf vervolgens aan die verwachting.

Hoe stel ik een timebox in?

Om een timebox in te stellen, begint u met een taak of een hoeveelheid werk die u gedaan moet krijgen. Vervolgens:

  1. Zoek uit hoe lang dat werk moet duren.

  2. Zoek voor persoonlijke of team timeboxen een tijd in uw agenda om dat werk te doen.

  3. Beslis of het een harde of zachte timebox is.

  4. Start de timebox.

  5. Vermijd afleiding tijdens de timebox, om u te kunnen blijven concentreren op de taak die u moet voltooien.

  6. Rond af en neem dan een pauze.

Hoe lang duurt een timebox?

Er is geen vaste regel voor hoe lang een timebox moet zijn. Sommige teams - vooral Agile teams - gebruiken "timebox" zelfs voor weken of maanden werk per keer. Maar voor een echt doeltreffende timebox moet u een tijdsperiode plannen waarin u in diep werk kunt duiken, u kunt concentreren op die specifieke taak, en in flow kunt komen. Als u een timebox maakt, moet u meldingen kunnen uitschakelen met functies als "Niet storen" om u zonder afleidingen te kunnen concentreren.

Dat wil niet zeggen dat u geen grotere hoeveelheden werk kunt timeboxen. Maar als u timeboxing wilt gebruiken voor een taak die meer dan twee of drie uur zal duren, begin dan met dat werk in kleinere componenten op te splitsen.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u een e-book aan het maken bent. Het e-book zelf zal 25 bladzijden tellen en meerdere revisierondes, herzieningen en ontwerpen vergen. Dit project zal zich over een paar weken uitstrekken, en in die tijd zult u waarschijnlijk ook met andere projecten en taken bezig zijn. Door een groot project in beheersbare stukken te verdelen, maakt timeboxing niet alleen de taak "een e-book maken" gemakkelijker te beheren. Het helpt u ook om in de loop van die weken gestaag vooruitgang te boeken op weg naar uw doel.

Timeboxing is geen strategie om al uw werk sneller af te krijgen, het is gewoon een doeltreffende manier om taken op te splitsen en te heroverwegen. In het geval van het e-book zult u waarschijnlijk verschillende timeboxen voor onderzoek willen maken, voordat u aan uw opzet begint. Door die over verschillende dagen te spreiden kunt u uw doel dichterbij brengen zonder het gevoel te krijgen dat u nooit aan het eind van uw werk zult komen. Zodra u klaar bent met de onderzoeksfase, maakt u een paar timeboxen om uw schets te schrijven, te herzien en goed te keuren. Blijf het maken van uw e-book in kleinere taken opdelen en geef uzelf tijdens het werk een paar dagen pauze om een burn-out te voorkomen. Door dit werk in kleinere onderdelen op te splitsen kunt u uitstelgedrag vermijden en de taak beter beheersbaar laten aanvoelen.

7 tips om timeboxing voor uw eigen werk te gebruiken

Als u timeboxing wilt gebruiken om uw concentratie te verbeteren of uitstelgedrag te verminderen, probeer dan deze zeven tips voor effectief tijdbeheer.

1. Geef voorrang aan de timebox-tijd

Als u een drukke dag hebt, kan het verleidelijk zijn om uw timeboxen te herschikken, te verzetten, of te annuleren. Probeer dit zo veel mogelijk te vermijden. Als ze eenmaal vastgesteld zijn, beschouw timeboxen dan als vergaderingen die u met uzelf gepland hebt. U plant niet losjes om iets te doen. U belooft uzelf veeleer dat u aan deze taak zult werken gedurende de tijd die u daarvoor hebt voorbehouden. Net zoals u een vergadering met een teamlid niet op het allerlaatste moment zou afzeggen, tenzij het echt niet anders kan, zou u een timebox ook niet moeten afzeggen.

2. Visualiseer uw tijd om deze beter te begrijpen

Timeboxing is het meest effectief als u het visueel maakt. Het helpt om de tijd die u aan een bepaalde taak besteedt in te plannen in uw agenda, zodat u kunt zien hoeveel tijd u ervoor hebt. Dit helpt u ook om u aan uw schema te houden - en laat uw teamleden weten wanneer u niet beschikbaar bent. Als u geen tijd inplant in uw agenda, denken uw teamleden misschien dat het vrije tijd is en plannen ze een vergadering of sturen ze u een vraag.

3. Stel een timer in

Of u nu een harde of zachte timebox gebruikt, stel een timer in, zodat u weet wanneer uw tijd om is. Onthoud: als u een timebox maakt, stelt u zich ten doel een bepaalde taak in een bepaalde tijd te voltooien. Een timer kan u helpen om u aan die verwachting te houden, en u waarschuwen wanneer die tijd om is.

Als u een timer instelt, hoeft u niet meer aan de tijd te denken terwijl u werkt. In plaats van voortdurend op de klok te kijken of ervoor te zorgen dat u niet te laat bent voor uw volgende vergadering, hebt u de tijd om in uw werk te duiken en in de flow te komen.

In het geval van een moeilijke timebox, plant u om naar de volgende taak over te gaan zodra de timer afgelopen is. Als u dan nog niet klaar bent, kunt u er in een later tijdsbestek op terugkomen. In het geval van zachte timeboxen gebruikt u de timer als een indicator dat u in de komende vijf of tien minuten moet afronden wat u aan het doen bent en naar de volgende taak moet gaan.

4. Schakel meldingen uit of gebruik "Niet storen"

Timeboxen zijn doeltreffend omdat ze u helpen om u op uw taak te concentreren en flow te vinden. Maar al te vaak laten we onze verdeelde aandacht onze intentie bepalen, wat niet alleen leidt tot verminderde productiviteit, maar ook effectief werk met een hoge impact belemmert. In dezelfde geest wilt u ook niet onnodig afgeleid worden terwijl u in uw timebox zit.

Door meldingen te sluimeren of een "Niet storen" functie te gebruiken, kunt u ervoor zorgen dat u niet gestoord wordt, terwijl u uw teamleden ook laat weten dat u zo snel mogelijk contact met hen zult opnemen. Met de meeste programma's kunnen teamleden deze instellingen "omzeilen" als ze contact willen opnemen, zodat u niet helemaal buiten bereik bent - alleen beschermd tegen onnodige meldingen terwijl u in uw timebox zit.

5. Neem pauzes tussen de timeboxen

Als we het bij Asana over productiviteit hebben, bedoelen we niet "zo veel mogelijk doen". Dat is met timeboxing ook niet het doel. We zien tijdsbeheerstrategieën eerder als een manier om uw effectiviteit te maximaliseren en met uw werk de grootste impact te maken.

Op dezelfde manier is het indelen van uw werk in timeboxen niet een manier om een maximale productiviteit te bereiken, maar een manier om u te helpen uw tijd doelbewuster en doeltreffender te gebruiken. Zoals bij alle geconcentreerd werk, moet u ervoor zorgen dat u korte pauzes neemt tussen de timeboxen, zelfs als u alleen maar even gaat staan om u uit te rekken of een slok water te nemen.

6. Leg al uw werk vast in een werkbeheertool

Om een timebox te kunnen maken, moet u weten waar u aan moet werken. Als u dat nog niet gedaan hebt, stel dan een takenlijst op in een project of werkbeheertool, zoals Asana. Deze hulpmiddelen helpen u om te bepalen welke belangrijke taken er op u afkomen en wat u tijdens elke werkdag moet doen.

Lees: 15 geheimen voor het maken van een takenlijst die echt werkt

7. Groepeer soortgelijke taken

Om effectief te timeboxen, moet u voor de meeste taken of initiatieven afzonderlijke timeboxen maken. Maar zelfs met het voordeel van timeboxing kost het wisselen tussen taken tijd en mentale energie. Om dit te vermijden, groepeert u gelijksoortige taken in aangrenzende timeboxen. Op die manier kunt u uw hersenen op hetzelfde "spoor" houden, zelfs als u aan verschillende initiatieven werkt. Door gelijksoortige taken te groeperen, kunt u uw aandacht bij de zaak houden, zelfs als u van de ene naar de andere timebox schakelt.

Als u bijvoorbeeld in het verkoopteam zit, moet u voor verschillende verkoopkansen pitch-presentaties en e-mails maken. In het ideale geval maakt u voor elke taak een timebox, maar probeer taken voor dezelfde klant ook te groeperen in timeboxen die elkaar opvolgen. Als u bijvoorbeeld een pitch-presentatie en een e-mail moet maken voor bedrijf A, en een pitch-presentaties voor bedrijf B, doe dan beide taken voor bedrijf A in achter elkaar liggende timeboxen, voordat u verder gaat met het werk voor bedrijf B.

4 manieren om timeboxing met uw team te gebruiken

Timeboxing is niet alleen een doeltreffend persoonlijk hulpmiddel voor productiviteit, het kan u ook helpen bij het leiden en managen van een team. Bedenk dat timeboxen geen straf mag zijn, maar veeleer een manier voor uw team om het werk beter te organiseren en te prioriteren. Hier leest u hoe:

1. Bepaal waarom u timeboxing gebruikt

Timeboxing kan een geweldig managementinstrument zijn, maar zorg ervoor dat iedereen in uw team weet waarom u het gebruikt, en voor welke taken. Probeert u als team timeboxing uit om te zien of het u bevalt? Is dit een nieuwe strategie die u wilt toepassen om beter te begrijpen hoe lang het werk duurt? Zijn er problemen geweest met de productiviteit die u wilt aanpakken?

Neem de tijd om met uw team aan tafel te gaan zitten om dit gesprek te voeren. Zorg ervoor dat u ruimte laat voor vragen en feedback, zodat uw timeboxing-strategie productief aanvoelt.

2. Leg teamtaken vast in een werkbeheertool

Om als team effectief te timeboxen, hebt u inzicht nodig in waar iedereen aan werkt, en wanneer dat werk klaar moet zijn. Met een tool voor werkbeheer kunt u een centrale bron van waarheid delen met uw hele team om de zichtbaarheid en de teamsamenwerking te verbeteren. Als u weet wie wanneer met wat bezig is, kunt u de werkbelasting beter begrijpen en het werk beter prioriteren.

Lees: beheer de werkbelasting van uw team effectief

3. Stem de tijd af die, gemiddeld, nodig is om taken te voltooien

Als u timeboxing gebruikt met uw teamleden, neem dan de tijd om tijdens uw volgende 1:1 de gemiddelde lengte van de taken af te stemmen. Bijvoorbeeld, als u in een engineers-team zit, spreek dan af hoe lang de gemiddelde bug-fix moet duren. Als u in een ontwerpteam zit, maak dan afspraken over de verwachtingen voor verschillende soorten creatief werk.

Door samen deze tijden vast te leggen, zegt u niet dat alles in precies die tijd moet worden afgehandeld, soms zijn taken ingewikkelder en moeten hun respectieve timeboxen langer zijn. Maar als u een vast uitgangspunt hebt, kan dat u en uw team helpen om zo doeltreffend mogelijk te werk te gaan bij het timeboxen. Als u eenmaal verwachtingen hebt vastgesteld, kunt u die tijdens toekomstige 1:1's altijd opnieuw bekijken en zo nodig bijstellen.

4. Probeer teampauzes in te delen in timeboxen

Net als bij individuele timeboxen moet u ervoor zorgen dat uw team pauzes aanmoedigt en er tijd voor maakt. Overweeg niet alleen timeboxen voor het werk te gebruiken, maar ook voor de pauzes, om ervoor te zorgen dat uw teamleden pauzes nemen. Door duidelijk te maken dat pauzetijd even belangrijk is als tijd die aan werk of taken wordt besteed, kunt u bovendien proactief voorkomen dat uw team in een burnout terecht komt of stress krijgt van werkbelasting.

3 manieren om timeboxing voor vergaderingen te gebruiken

Als ze effectief zijn, kunnen teamvergaderingen een geweldige manier zijn om veel werk gedaan te krijgen. Maar al te vaak hebben vergaderingen echter een gebrek aan focus en onduidelijke doelen, zodat de teamleden minder tijd besteden aan het uitvoeren van werk en meer tijd besteden aan het praten in rondjes.

Om vergaderingen doeltreffender te maken, helpt het om altijd een vergaderdoel en een agenda te hebben. Maar timeboxing kan vergaderingen naar een hoger niveau tillen door u en uw team te helpen op koers te blijven en alles te behandelen wat u wilt bespreken. Hier leest u hoe:

1. Deel agenda's van vergaderingen, met vergaderonderwerpen en tijdslimieten

De eenvoudigste manier om een vergadering te timen is iets wat u waarschijnlijk al doet - een vergaderagenda maken. Als u een agenda opstuurt, zorgt u ervoor dat het doel van de vergadering voor iedereen duidelijk is. Met een agenda kunt u ervoor zorgen dat vergaderingen de tijd van uw team doeltreffend gebruiken, waar beslissingen worden genomen en het werk vordert.

Lees: Verspillen uw werkvergaderingen tijd? Gebruik deze tips om te verbeteren.

Om een vergaderagenda te timen, zet u in een regel hoe lang elk agendapunt zal duren. Het is ook nuttig te verduidelijken of het om harde of zachte timeboxen gaat. Zorg er ten slotte voor dat u de vergaderagenda van tevoren met uw team deelt, samen met eventueel leesmateriaal. Op die manier kan iedereen zo goed mogelijk voorbereid naar de vergadering komen. En als de vergadering eenmaal begonnen is, deelt u de agenda opnieuw, of houdt u hem op het scherm om het gesprek te sturen.

2. Beslis of u harde of zachte timeboxen gebruikt

Zorg ervoor dat u in de vergaderagenda, en dan nogmaals aan het begin van de vergadering, duidelijk maakt of u harde of zachte timeboxen gebruikt. Door de deelnemers van tevoren de grenzen te laten weten, zal er tijdens de vergadering minder verwarring ontstaan.

Voorbeelden van het gebruik van zachte timeboxen in een vergadering

Tenzij uw vergaderagenda overvol is, probeert u tijdens een vergadering zachte timeboxen te creëren. Op die manier kunt u de teamleden laten weten dat ze moeten afronden, zonder het gevoel te krijgen dat u hen "de mond snoert". Voorbeeldvergaderingen zijn:

Voorbeelden van wanneer u harde timeboxen gebruikt in een vergadering

Maak gebruik van harde timeboxen als uw vergaderagenda krap is en u alle inhoud moet behandelen voordat de vergadering voorbij is. Deze vergaderingen kunnen betrekking hebben op:

  • Ontwerpworkshop of -beoordeling

  • Kennismakingsvergadering

  • Vergaderingen met een agenda boordevol acties

  • Projectplan

Als u de vergadering leidt, kan het ongemakkelijk aanvoelen om harde timeboxen vast te leggen. Niemand houdt ervan presentatoren of teamleden midden in een gesprek te onderbreken. Als u ervoor zorgt dat uw team begrijpt dat u een harde timebox gebruikt voordat u begint, kan dat ongemakkelijke gevoel worden verzacht. Het kan ook helpen om hen eraan te herinneren waarom u harde timeboxen gebruikt, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat u elk onderwerp op de vergaderagenda behandelt.

Voorbeelden van vergaderingen die niet in timeboxen moeten worden onderverdeeld

Niet elke vergadering hoeft volgens timeboxen te verlopen. Voor sommige vergaderingen is een vrije gespreksstijl het meest geschikt. Hoewel u altijd een vergaderagenda moet sturen - al is het maar een losse schets van wat u verwacht te bespreken - vermijdt u het beste timeboxing voor vergaderingen zoals:

3. Informeer de presentatoren dat de tijd bijna om is

Of u nu een harde of zachte timebox gebruikt, zorg ervoor dat u uw teamleden laat weten wanneer hun tijd bijna om is. Het is aan u om te beslissen hoeveel waarschuwingen u geeft, en of u meerdere waarschuwingen geeft. Uiteraard wil u het gesprek niet te vaak onderbreken. Gebruik daarom waarschuwingssignalen om te zien wat voor u werkt. U kunt bijvoorbeeld een alarm gebruiken als er nog één minuut over is, of uw linkerhand opsteken om aan te geven dat er nog 30 seconden over zijn. Als uw team videoconferenties gebruikt om te vergaderen, kunt u een opmerking in de chat overwegen.

Lezen: Video-vergadermoeheid overwinnen: 7 tips van onze klanten

De voordelen van timeboxing

Er zijn verschillende manieren om timeboxing te gebruiken voor uw eigen productiviteit, om uw team te helpen op het werk af te stemmen, of om vergaderingen te vergemakkelijken. De ultieme vraag is: moet u timeboxing gebruiken?

Hoewel deze tijdsbeheertechniek niet perfect is voor elk scenario, kan timeboxing u helpen bij het volgende:

  • Doelbewuster met uw werk omgaan. Om een timebox in te stellen, moet u eerst prioriteiten stellen voor de taken waaraan u wilt werken en bepalen hoe lang elke taak moet duren. Als u deze details voor elke taak overdenkt, kunt u er beter over nadenken waar u uw tijd aan besteedt.

  • Werken met meer focus. Door tijd uit te trekken om te werken, vertelt u uw hersenen ook dat dit waardevolle focustijd is. Dit kan u helpen uw concentratie te verbeteren en daardoor uw productiviteit.

  • Multitasking verminderen. De waarheid is dat het menselijk brein niet kan multitasken. Telkens als wij van taak veranderen, moeten onze hersenen de informatie voor die taak "opnieuw laden" - en dat kost kostbare tijd en energie, zelfs als u dat niet zelf in de gaten heeft. Door te timeboxen concentreert u zich op één taak (of een verwante groep van taken) tegelijk. Op die manier springt u niet van project naar project.

  • Uw motivatie verhogen met doelgericht tijdsbeheer. Als u een timebox maakt, stelt u uzelf een doel: een bepaalde taak afmaken binnen die vooraf bepaalde tijd. Ook al slaagt u daar niet altijd in, uzelf iets geven om naartoe te werken kan motiverend werken - vooral als u niet enthousiast bent over het werk.

  • Een voorspelbaar werkschema opstellen. Timeboxing kan u helpen een duidelijker idee te krijgen van hoe uw dag eruit zal zien. Door uw timeboxen in uw agenda te plannen, kunt u duidelijk zien wanneer u welke taken zult volbrengen. Dit kan het "giswerk" bij het plannen van werk verminderen en u helpen elke dag met vertrouwen en duidelijkheid aan te pakken.

  • Uw perfectionisme verminderen. Als u vaak klaagt over reeds voltooide taken, kan timeboxing u deblokkeren en uw productiviteit helpen verhogen. Timeboxing gaat uit van het principe van vooruitgang boven perfectie. Als uw timebox af is, moet u verdergaan, ook al is de taak waaraan u werkt niet perfect.

De nadelen van timeboxing

Hoewel timeboxing heel wat voordelen heeft, is deze tijdbeheerstrategie niet voor iedereen geschikt. Hier zijn de meest voorkomende nadelen van timeboxing, en hoe u die kunt bestrijden.

Probleem: Ik heb moeite om mijn taak af te krijgen voordat de timebox om is.

Oplossing: Misschien komt u al vroeg problemen tegen waarbij u gewoon niet genoeg tijd hebt uitgetrokken om de taak af te maken. Dat is niet erg, het hoort bij het leerproces. Probeer in het begin met zachte timeboxen, zodat u taken nog kunt afmaken als u onderschat hoe lang ze moeten duren. Hoe meer timeboxen u instelt, hoe beter u zult worden in het inschatten hoe lang een taak duurt.

Probleem: de timeboxen zijn te kort

Oplossing: Naar onze mening is dat eigenlijk een pluspunt. Door werk in kleinere stukken op te delen, kunt u beter begrijpen waar uw tijd eigenlijk naartoe gaat. Als uw team samen aan timeboxing doet, geeft het opdelen van grote taken in kleinere componenten uw team ook een beter idee van wat u aan het doen bent en tegen wanneer. Zorg ervoor dat u het werk bijhoudt in een werkbeheertool, zoals Asana, zodat u niet alleen het volledige werk kunt zien, maar ook de kleinere componenten.

Probleem: Wanneer de timer afgaat, onderbreekt hij mijn flow

Oplossing: Het beste van timeboxen is dat u in een goede flow raakt. Het kan dan frustrerend zijn wanneer de timer afgaat en u van taak moet veranderen. Daarom raden we u aan om gelijksoortige taken te groeperen in achter elkaar liggende timeboxen. Stel dat u een verkoopgesprek moet voeren en een e-mail voor dezelfde klant moet voorbereiden. Door die timeboxen naast elkaar te zetten, met een optionele pauze van vijf minuten ertussen, kunt u van de ene taak naar de andere rollen.

Onthoud dat timeboxing een tool is dat u kunt gebruiken. Als u helemaal in een goede flow zit en de regels een beetje wilt breken - ga er dan voor. Gebruik het timebox-kader als een platform voor effectief werk, hoe dat er voor u ook uitziet.

Probleem: Door timeboxing ga ik met haasten om taken af te werken, wat resulteert in werk van lage kwaliteit

Oplossing: Zorg ervoor dat u realistisch bent wanneer u een timebox vastlegt. Het doel van tijdsbeheertechnieken zoals timeboxing is niet om er elk grammetje productiviteit uit te persen dat u hebt. Als u dat probeert, krijgt u een burn-out in plaats van succes. Zorg er in plaats daarvan voor dat u realistisch bent over hoe lang het werk zal duren, en vergeet niet om rusttijd in te plannen tussen taken.

Als u timeboxing met uw team gebruikt en u voelt zich te gehaast, bespreek deze kwestie dan met uw teamlid of manager. Zou het helpen om de taak in kleinere delen op te splitsen? Is er een blokkade die u ervan weerhoudt uw werk effectief af te krijgen? Timeboxing moet u in staat stellen beter te werken zonder u te dwingen te snel te werken. Als u weet wat u tegenhoudt, kunt u niet alleen uw tijdbeheer verbeteren, maar ook doeltreffender worden op het werk.

Probleem: Ik heb al mijn timeboxen aan mijn agenda toegevoegd, maar ik ben een beetje overweldigd

Oplossing: Timeboxing is een doelgerichte tijdbeheerstrategie die u kan helpen de controle over uw agenda terug te nemen, maar deze tijdbeheerstrategie is niet voor iedereen weggelegd. Dat is niet erg! Als u zich een beetje overweldigd voelt, probeer dan een andere tijdbeheerstrategie, zoals tijdsblokken.

Net als timeboxing kunnen tijdblokken u helpen uw tijd doelgerichter in te delen. Maar in plaats van een begin- en eindtijd te plannen voor elke afzonderlijke taak, maakt u tijdblokken waarin u zich kunt concentreren op gelijksoortige taken - bijvoorbeeld al uw e-mails beantwoorden, of al uw kritisch ontwerpwerk doen. Als dit meer uw stijl lijkt, lees dan ons artikel over hoe u kunt beginnen met tijdsblokken.

Tijd om te timeboxen

Zoals de meeste tijdbeheertechnieken is timeboxing alleen waardevol als het voor u waardevol aanvoelt. Probeer het eens uit, of kijk eens naar andere tijdsbeheertechnieken waarin timeboxen verwerkt zijn, zoals de Pomodoro-techniek.

Welke tijdsbeheertechniek u ook gebruikt, zorg ervoor dat u het werk bijhoudt in een gedeeld werkbeheersysteem zoals Asana. Met een gedeelde centrale bron van waarheid kunt u de zichtbaarheid vergroten, werk in kleinere brokken verdelen, en samenwerking tussen teams mogelijk maken.

Gerelateerde bronnen

Webinar

Universal Reporting: How to get 360 degree visibility into your organization’s work