Samenwerking op de werkplaats: 11 manieren om de prestaties van uw team te stimuleren
Bij Asana is het onze missie om de mensheid te helpen bloeien door teams over de hele wereld moeiteloos te laten samenwerken. Samenwerking op de werkplek tilt teamwerk naar een hoger niveau. Het stelt je teamgenoten in staat hun vaardigheden, talenten en ideeën te delen om een gemeenschappelijk doel te bereiken.
Wanneer het op de juiste manier wordt gedaan, kan samenwerking op de werkplek een positieve impact hebben op je team en organisatie. Samenwerking kan de efficiëntie, het innovatievermogen en de relaties binnen het team verbeteren. In dit artikel bespreken we de voordelen en uitdagingen van een samenwerkende werkplek, de vaardigheden die je nodig hebt van je samenwerkende team en hoe je de teamleden kunt helpen een innovatieve en positieve werkomgeving op te bouwen.
Wat is teamsamenwerking op de werkplek?
Teamsamenwerking is de hoeksteen van het opbouwen van teamsynergie, omdat samenwerkende teams samenwerken om over nieuwe ideeën te brainstormen, kennis te delen en ambitieuze projecten uit te voeren. Simpel gezegd is een samenwerkend team een team dat samen meer bereikt dan de individuele teamleden alleen zouden kunnen bereiken.
Afhankelijk van je rol kan de samenwerking in teamverband op de werkplek er een beetje anders uitzien:
Voor teamleiders kan teamsamenwerking je helpen het werk te verdelen op een manier die je directe ondergeschikten laat schitteren, hun vaardigheden uitbreidt en hen helpt hun carrière vooruit te helpen.
Voor jou als individuele medewerker helpt samenwerking je effectiever te communiceren met je team en samen te werken om teamdoelen te verwezenlijken.
Voor cross-functional medewerkers is teamsamenwerking van cruciaal belang om het werk vlot te laten verlopen. Zonder een duidelijke manier om samen te werken en te communiceren, kan je team in silo's terechtkomen en kan het werk door de mazen van het net vallen.
Samenwerken op de werkplek
Begrijpen hoe effectief samen te werken begint met het creëren van een collaboratieve werkomgeving waar teamleden kennis delen, samen problemen oplossen en werken aan een gemeenschappelijk doel. Hier lees je hoe je de samenwerking op de werkplek kunt verbeteren:
Creëer een cultuur van vertrouwen. Teams werken het best samen wanneer ze zich veilig voelen om ideeën en zorgen te delen. Een werkomgeving gebaseerd op vertrouwen zorgt voor open communicatie en productieve discussies.
Vermijd silo's tussen teams. Cross-functional werk verbetert wanneer teamleden toegang hebben tot gedeelde informatie in plaats van geïsoleerd te werken. Een samenwerkend team gedijt wanneer teams weten hoe hun werk zich verhoudt.
Stroomlijn de manier waarop informatie wordt gedeeld. Miscommunicatie vindt plaats wanneer bestanden, berichten en updates verspreid zijn over verschillende platforms. Het gebruik van teamsamenwerkingssoftware houdt alles op één plaats, waardoor verwarring wordt verminderd.
Gebruik tools voor samenwerking op de werkplek. Of teams nu persoonlijk, op afstand of in een hybride werkopstelling werken, tools zoals Slack, Asana en videoconferentie-apps bevorderen de samenwerking tussen groepen mensen.
Ondersteun verschillende werkstijlen. Niet alle teamleden werken op dezelfde manier samen. Sommigen geven misschien de voorkeur aan gestructureerde teamvergaderingen, terwijl anderen meer bijdragen via berichten of brainstormsessies. Een flexibele aanpak maakt samenwerken voor iedereen eenvoudiger.
Leren hoe je samenwerking op de werkplek kunt opbouwen, creëert een sterker, meer verbonden team dat efficiënt werkt aan gemeenschappelijk succes.
11 manieren om teamsamenwerking te stimuleren
Dus je wilt een samenwerkend team opbouwen: wat nu? Samenwerking in een team stimuleren is niet zo eenvoudig als een schakelaar 'aan' of 'uit' zetten. Het vergt toewijding en concentratie om deze projectmanagementvaardigheidte ontwikkelen. Maar als je er klaar voor bent om de vruchten te plukken van teamsamenwerking, dan zijn hier 11 tips om je te helpen een samenwerkingsgerichte bedrijfscultuur op te bouwen:
1. Bevorder samenwerking als waarde
Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar het is van cruciaal belang om daadwerkelijk vast te stellen dat samenwerking belangrijk is voor jou en je team. Niet elk team hecht waarde aan samenwerking, sommige teams worden gedreven door competitie of individuele bekwaamheid. Neem de tijd om duidelijk te maken dat samenwerking in teamverband belangrijk is en leg uit de weg ernaartoe uitziet voor je team.
2. Stel communicatieconventies op
Een deel van de manier waarop je de samenwerking in een team kunt opbouwen en stimuleren, is door richtlijnen op te stellen voor de communicatie en de samenwerking van je team. Houd er rekening mee dat de samenwerking in het begin niet rimpelloos zal verlopen. Het kan enige tijd duren voordat de teamleden zich volledig op hun gemak voelen bij elkaar - en dat is niet erg. Maar door met z'n allen aan tafel te gaan zitten en gezamenlijk het communicatieplan van je team op te stellen, maak je het proces al een stuk gemakkelijker.
Neem even de tijd om het volgende te beslissen:
Wat moet er via e-mail worden gecommuniceerd?
Welke berichten moeten via je direct messaging systeem worden verzonden?
Welke informatie moet worden gedeeld via je projectmanagementtools?
Is er een voorkeursdag of -tijd voor vergaderingen?
Wat voor soort communicatie en gespreksrichtlijnen moeten we als team vaststellen om een inclusieve omgeving te creëren?
Weten wanneer niet te communiceren kan even nuttig zijn. Zorg ervoor dat je tijd vrijmaakt voor geconcentreerd werk, en moedig werknemers aan om zichzelf zo nodig op 'niet storen' te zetten, of om hun agenda's te blokkeren om onregelmatige vergaderdagen te vermijden. Bij Asana hebben we woensdag geen vergaderingen, zodat iedereen - van het nieuwste teamlid tot onze leidinggevenden - de tijd heeft om zich in het werk te verdiepen.
3. Ondersteun co-creatie
De kerngedachte van teamsamenwerking is dat teams samen dingen beter kunnen dan alleen. Een van de beste manieren om teamsamenwerking te bevorderen is dus uit te nodigen tot co-creatie. Zeg niet alleen tegen de teamleden dat ze samen aan een project moeten werken, maar houd in plaats daarvan brainstormsessies, nodig uit tot discussie, en zet de deur open voor meningsverschillen. Co-creatie betekent samen aan een idee bouwen en niet afzonderlijk aan een doel werken.
Co-creatie hoeft ook niet face-to-face te zijn. Asynchrone brainstormsessies kunnen ongelooflijk nuttig zijn. Een eenvoudige manier om met een virtueel team te co-creëren is door allemaal samen te werken in een Google Doc - gewoon elkaars ideeën openen en erop voortbouwen.
4. Moedig open communicatie aan…
…en meen het. Samenwerking gebeurt wanneer teamleden het gevoel hebben dat ze ze zich volledig kunnen inzetten voor het werk. Teamleden moeten aangemoedigd worden om deel te nemen, te innoveren en te communiceren. In plaats van hun gedachten voor zich te houden of hun gevoelens te beteugelen, kunnen ze zichzelf zijn en alle goede ideeën meebrengen die daarbij horen.
Open communicatie betekent echter ook dat men het soms oneens zal zijn. Onenigheid is niet in strijd met teamsamenwerking. Sterker nog, gezonde meningsverschillen en open gesprekken zijn van cruciaal belang voor een succesvolle teamsamenwerking.
5. Geef het goede voorbeeld
Het is moeilijk om een samenwerkend team op te bouwen als je niet het goede voorbeeld geeft. Samenwerking begint aan de top. Zorg er daarom voor dat je altijd uitnodigt tot co-creatie, open communicatie aanmoedigt en tijd maakt voor je team om te innoveren en samen te werken. Moedig teamleden aan om contact met je op te nemen als ze vragen hebben, of plan een één-op-één afspraak voor wat extra vergadertijd.
6. Bouw tijd in voor teambuilding
Wanneer is je team voor het laatst samengekomen om gewoon wat bij te praten? Teambuildingactiviteiten zijn niet alleen een goede manier om stoom af te blazen, ze bieden ook de kans elkaar buiten de werksetting om te leren kennen. Wat zijn de levensdoelen van je collega's? Waar komt je leidinggevende vandaan en hoe heeft dat haar/zijn ervaring beïnvloed? Wat deed je nieuwe teamgenoot voorafgaand aan zijn huidige baan?
Teamleden die elkaar zowel binnen als buiten het werk beter leren kennen, begrijpen elkaar beter. Ze kunnen dus makkelijker communiceren en efficiënter samenwerken wanneer je druk bent met je volgende project.
7. Benadruk succesvol teamwerk
Iedereen houdt van erkenning voor goed werk en het is ook belangrijk om teamleden te feliciteren voor goed teamwerk. Als twee teamleden samenwerken om een nieuw idee tot een goed einde te brengen of een bijzonder moeilijk webinar te leiden, neem dan de tijd om hen een pluim te geven.
Vraag de teamleden om hun indrukken over hun ervaring te delen - wat werkte goed? Hoe hebben ze samengewerkt om hun doel te bereiken? Dit geeft ze niet alleen een welverdiend moment voor het voetlicht, maar kan ook dienen als blauwdruk die andere teamleden kunnen gebruiken om in de toekomst samen te werken.
8. Bied mentorschapskansen aan
Het opbouwen van teamsamenwerking is een zachte vaardigheid. Het is in feite een combinatie van sociale vaardigheden en communicatievaardigheden. Elk individueel teamlid kan aan die vaardigheden werken, maar soms kan een extern perspectief ongelooflijk nuttig zijn.
Er zijn een paar ongrijpbare dingen die als vanzelf worden opgedaan met werkervaring, de tijd die men bij een bedrijf doorbrengt en de bekendheid met de markt of de functie. Nieuwe werknemers staan wellicht te popelen hier meer over te weten te komen. Het stimuleren van mogelijkheden tot mentorschap binnen je bedrijf kan het hele team helpen verbeteren.
9. Stel gezamenlijk doelen
Hoe stelt je team doelen? Doelen stellen is een ongelooflijk belangrijk onderdeel van elk team; het kan je helpen af te stemmen op wat belangrijk is en die doelen te verwezenlijken. Vaak worden de doelen 'top-down' gesteld, dat wil zeggen dat de leiders de doelen bepalen en de manier waarop die bereikt moeten worden. Dit kan je team of bedrijf helpen om een gemeenschappelijk doel te bereiken, maar het geeft je team niet de kans om samen te werken en te innoveren bij het vaststellen van de strategie hoe ze het doel kunnen bereiken.
Overweeg om hybride doelstellingen te bepalen. Hierbij bepaalt de leiding van het team of het bedrijf de hoofddoelstelling, maar de individuele teamleden worden aangemoedigd om hun belangrijkste resultaten of KPI's te bepalen om de doelstelling te bereiken. Je kunt hier workshops over geven en erover brainstormen, maar door de deur open te zetten voor teamleden om betrokken te worden bij de doelstellingen, kunnen ze meer belangstelling krijgen voor het bereiken van de doelstellingen.
10. Wees flexibel
Als samenwerkend teamleider moet je je voortdurend aanpassen aan de verschillende behoeften en werkwijzen van je teamgenoten. Verwacht niet dat mensen met verschillende achtergronden hetzelfde proces volgen - in plaats daarvan moet je hun unieke stijlen erkennen en ondersteunen. Hoe flexibeler je strategie voor de implementatie van de samenwerking is, hoe gemakkelijker het zal zijn voor je team.
11. Gebruik gedeelde tools
De beste en gemakkelijkste manier voor je team om samen te werken is in één enkele, gedeelde tool. Wanneer je een centrale bron van waarheid hebt, gebeurt al het werk van je teams op dezelfde plaats. Alle nieuwe updates, gedeelde bestanden of extra context zijn gemakkelijk te vinden. Door de drempel om samen te werken te verlagen, stel je je team in staat om meer te doen met minder moeite.
De voordelen van samenwerking
Wanneer het goed wordt gedaan, helpt samenwerking op de werkplek teams vertrouwen op te bouwen, stimuleert het innovatie door verschillende perspectieven binnen te brengen, versterkt het de probleemoplossing en helpt het mensen om informatie effectiever te delen.
Meer innovatie: een sterk, samenwerkend team stimuleert creativiteit en onthult oplossingen die niet op zichzelf zouden ontstaan. Geweldige brainstormsessies moedigen teamleden aan om op elkaars ideeën voort te bouwen, wat tot doorbraakstrategieën kan leiden.
Gelukkige teams: het aanmoedigen van samenwerking verbetert de betrokkenheid van werknemers, versterkt relaties en helpt individuen zich gewaardeerd te voelen. Hoger teammoreel leidt tot betere werkkwaliteit en succes op lange termijn.
Afstemming tussen verspreide teams: teams op afstand hebben tools voor teamsamenwerking nodig om verbonden te blijven. Instant messaging, projectmanagementtools en videoconferenties helpen een groep mensen ideeën uit te wisselen en deel te nemen aan de besluitvorming, zelfs als ze niet persoonlijk werken.
Gedeelde kennis onder teamleden: samenwerkingsstrategieën bevorderen kennisdeling en voorkomen verlies van kritische inzichten in silo's. Een transparante werkruimte helpt het hele team op de hoogte en op één lijn te blijven over gedeelde doelen.
Geoptimaliseerde workflows: een samenwerkingscultuur stroomlijnt processen, verbetert de efficiëntie en helpt teams sneller op uitdagingen te reageren. Door software voor teamsamenwerking te integreren, kunnen teams taken automatiseren, knelpunten verminderen en zich concentreren op werk met een hoge impact.
Zelfs met deze voordelen worstelen veel teams met samenwerking vanwege silo's, miscommunicatie of inefficiënte workflows. Als je begrijpt hoe je de teamsamenwerking kunt verbeteren, kun je deze uitdagingen overwinnen en een betere samenwerking opbouwen.
Gemeenschappelijke samenwerkingsuitdagingen
Effectieve teamsamenwerking brengt hindernissen met zich mee. Teamleiders die anticiperen op deze zeven veelvoorkomende samenwerkingsuitdagingen kunnen hun teamleden helpen ze gemakkelijker te navigeren.
Langzame acceptatie: sommige teamleden verzetten zich tegen verandering bij het aannemen van nieuwe samenwerkingstools of workflows. Begin met één klein proces tegelijk en wijs interne voorstanders toe om de acceptatie te begeleiden.
Ruimte scheppen voor iedereen: stillere teamleden kunnen moeite hebben om bij te dragen. Stel vergaderrichtlijnen op die verschillende perspectieven ondersteunen en versterk dat mislukkingen deel uitmaken van de groei.
Te veel informatie: verspreide bestanden en updates in silo's maken het moeilijker om informatie te delen. Gebruik teamsamenwerkingssoftware om bestanden en discussies te centraliseren.
Te veel meldingen: constante meldingen verstoren de focus. Pas de instellingen in je samenwerkingsapp aan om onnodige meldingen te beperken en teams te helpen zich op hun werk te concentreren.
Complexe besluitvorming: grote teams brengen meer input, maar vertragen beslissingen. Wijs duidelijke besluitvormingsrollen toe en moedig samenwerking aan om projecten in beweging te houden.
Fricties tussen sterke persoonlijkheden: een samenwerkend team met dominante stemmen kan spanning creëren. Bouw diverse teams met complementaire vaardigheden en houd regelmatig contact om teamwerk in balans te houden.
Langzame resultaten: samenwerking tussen teams kost tijd. Stel vanaf het begin duidelijke doelen, zodat het hele team de voortgang kan bijhouden en zo nodig kan bijsturen.
Niet alle teams lopen tegen dezelfde obstakels aan, maar door te leren hoe je teamwork en samenwerking kunt verbeteren, kun je een productievere werkomgeving creëren.
4 essentiële tools voor teamsamenwerking
Samenwerkingsapps kunnen je team helpen makkelijker te communiceren, bestanden te delen en werk te coördineren. Probeer deze samenwerkingsapps om je team te helpen effectieve samenwerking te bevorderen:
1. Tools voor het delen van bestanden
Een van de grootste barrières voor teamsamenwerking is het eindeloos moeten zoeken naar documenten of het moeten wachten op een antwoord per mail voor je toegang krijgt tot een bestand. Met een gecentraliseerde tool voor het delen van bestanden, zoals Google Workspace, Microsoft Office of Dropbox, beschikt je team over een gemeenschappelijke kennisdatabase en bestandsopslag waar ze toegang toe hebben.
2. Communicatietools
Hoe communiceert je team momenteel? Snelle communicatie voor eenvoudige vragen of leuke momenten van teambinding kunnen van cruciaal belang zijn voor teamsamenwerking. Een goed team staat voortdurend met elkaar in contact, zelfs als ze niet voortdurend met elkaar praten. Dit is vooral belangrijk als je team op afstand werkt. Hoewel teamvergaderingen of samenkomsten geweldige manieren zijn om te communiceren, biedt een communicatietool, zoals Slack of Microsoft Teams, gemakkelijke toegang tot alle leden van het team.
3. Tools voor videosamenwerking
Voor teams op afstand is videoconferencing met Zoom of Google Meet van cruciaal belang voor de samenwerking binnen het team. Als je meer tijd met je team doorbrengt, kan dat helpen om een samenwerkingsomgeving te creëren, zelfs als je op afstand werkt. Zorg ervoor dat iedereen in je team toegang heeft om videovergaderingen te maken en weet hoe ze de tool moeten gebruiken.
Werkmanagementplatform
Werkmanagement is de spil van je strategie voor teamsamenwerking. Met een tool voor werkmanagement kun je gemakkelijk afstemmen op de behoeften van je team, het werk in realtime visualiseren, en de doelstellingen verduidelijken. Werkmanagementsoftware is een geweldige tool om je team precies dat te laten doen. Het helpt je team werk te organiseren, op één lijn te blijven en je doelen te halen.
Om schakelmoeheid te beperken, is het belangrijk om al je samenwerkingstools te integreren. De gemiddelde werknemer schakelt dagelijks tussen 10 tools, maar met de integraties van Asana zijn al je favoriete tools toegankelijk op één plaats.
Teamwork werkt danzij samenwerking
Wanneer je team samenwerkt, kun je geweldige dingen doen. Hoewel teamwerk niet altijd gemakkelijk is, zal de winst die je boekt in innovatie, efficiëntie en teamdynamiek de investering meer dan waard maken. Dus, van ons samenwerkende team tot het jouwe: dit gaat je lukken.
