4 onmisbare communicatietools om samenwerking te ontgrendelen

Effectieve communicatie is een van de belangrijkste onderdelen van elk bedrijf. Door eenvoudige communicatie mogelijk te maken, ontgrendel je samenwerking en maak je het voor teamleden gemakkelijker om zich te concentreren op het werk dat er toe doet. Maar er zijn veel communicatie-tools beschikbaar en ze bieden elk iets anders. 

Wat je niet wilt, is te veel tools gebruiken. Onderzoek wijst uit dat kenniswerkers tot 25 keer per dag schakelen tussen gemiddeld 10 tools. Schakelen tussen apps vermindert de productiviteit en heeft invloed op de efficiëntie. Meer dan een kwart (27%) van de werknemers zegt zelfs dat ze acties en berichten missen wanneer ze van app wisselen en 26% zegt dat te veel apps hen minder efficiënt maakt. 

Wat je nodig hebt, zijn effectieve bedrijfstools die communicatie mogelijk maken zonder het werk met een hoge impact in de weg te staan. In dit artikel bekijken we wat een effectieve communicatietool maakt en bekijken we vervolgens vier communicatietools om effectieve samenwerking in je team mogelijk te maken. 

Wat zijn teamcommunicatietools? 

Een communicatietool is gebouwd om je teamleden te helpen met elkaar te communiceren. Deze omvatten interne communicatietools om met je team te communiceren en externe communicatietools om met leveranciers, klanten en bureaus te communiceren. Beide zijn belangrijke tools voor effectieve communicatie op de werkplaats. 

Alle communicatie-tools zijn ook opgesplitst in twee stijlen: 

• Synchrone communicatie zoals persoonlijke gesprekken, instant messages en alle andere communicatie die in realtime plaatsvindt.

• Asynchrone communicatie zoals e-mail, projectrapporten of opgenomen berichten - met andere woorden, elke vorm van communicatie waarbij je geen onmiddellijke reactie nodig hebt. 

Niet alle tools zijn communicatietools

Er zijn verschillende bedrijfstools die zijn ontworpen om de samenwerking te verbeteren, maar dat betekent niet dat ze zijn geoptimaliseerd voor effectieve teamcommunicatie. Tegenwoordig gebruiken teams bedrijfstools zoals Adobe Creative Cloud, Google Docs en Salesforce als communicatietools. 

Het probleem is dat deze tools niet zijn gebouwd voor communicatie. Deze gespecialiseerde systemen zijn eerder geweldige manieren om werk met een grote impact gedaan te krijgen, maar ze zijn niet gebouwd om teams te helpen informatie duidelijk te communiceren. 

Wat maakt een communicatie-tool effectief

Om effectieve communicatie in je team mogelijk te maken, heb je een flexibele tool nodig - of een gestroomlijnde set tools - die het volgende bieden:

Eenvoudige teambrede adoptie

Niemand van ons werkt in een vacuüm. Om een communicatiehulpmiddel effectief te laten zijn, moet het toegankelijk en gecentraliseerd zijn. Deze tool moet iets zijn dat iedereen in je team - of zo dicht mogelijk bij iedereen - gebruikt. 

Zoek een tool met een goede gebruikershandleiding, instellingen en Klantondersteuning, zodat iedereen kan leren hoe deze effectief te gebruiken. Het is niet genoeg om een tool te kiezen die goed voor jou is. Zoek eerder een tool die iedereen in je team kan gebruiken.

Gecentraliseerde informatie-uitwisseling

Wanneer je een central source of truth hebt, weet je team precies waar ze naartoe moeten en hebben ze duidelijk inzicht in wie wat doet en wanneer. Samenwerking en teamwork vormen de basis van elk effectief team, maar deze interpersoonlijke relaties beginnen met - en zijn afhankelijk van - effectieve communicatie. Hieronder zullen we het hebben over het belang van integraties met communicatietools, maar voor nu is het genoeg om te zeggen dat deze tool een van de hoekstenen moet zijn van de manier waarop je team met elkaar omgaat. 

Ingebouwde integraties met je andere bedrijfstools

Je communicatietool is de hoeksteen van de communicatie van je team, maar er zijn een hele reeks tools die nuttig zijn voor het werk van je team. Of dit nu tools voor het delen van bestanden zijn of tools die specifiek zijn voor het werk van je team, je hebt waarschijnlijk al verschillende tools in de toolbox van je team. 

Het probleem is dat het schakelen tussen apps de productiviteit vermindert, dubbel werk verhoogt en de kans vergroot dat informatie verloren gaat. Om dat te voorkomen, zoek je een communicatietool die integreert met je favoriete bedrijfstools. Op die manier communiceer je altijd over werk op dezelfde plek terwijl je toch profiteert van andere, meer gespecialiseerde tools. 

Flexibele en schaalbare workflows

De beste communicatietools zijn effectief voor zowel kleine bedrijven als ondernemingen. Zorg ervoor dat de tool die je kiest goed schaalt en flexibel genoeg is voor alle workflows van je team. 

Dit omvat verschillende manieren om de tool zelf te gebruiken, waaronder web-apps, desktop-applicaties en mobiele apps. Het hebben van mobiele opties is van cruciaal belang voor teamleden om met de tool te werken wanneer ze willen - waar ze willen.

Beveiliging waarop je kunt vertrouwen

Ten slotte is geen enkele communicatietool voltooid zonder een beoordeling van de beveiliging ervan. Bekijk de beveiligingspraktijken van de tool om er zeker van te zijn dat het een betrouwbare optie is. Een deel daarvan is ook schaalbaarheid - zorg ervoor dat de tool die je selecteert een manier biedt om toestemmingen en gebruikers te beheren naarmate je team groeit. 

De 4 beste communicatie-tools

Er is geen standaard aanpak voor communicatie-tools. Zoek idealiter naar tools die synchrone, asynchrone en externe manieren bieden om te communiceren. Met synchrone tools kun je in realtime communiceren met belanghebbenden. Asynchrone tools zijn een gecentraliseerd informatiesysteem dat teamleden kunnen gebruiken terwijl ze nog steeds in de flow zijn. En externe tools maken communicatie met klanten, partners, aannemers, bureaus en meer mogelijk.

Stuur chatberichten: Slack of Microsoft Teams

Synchrone of live communicatie is een waardevolle manier om in realtime met je team te communiceren. Deze chattools zijn een doeltreffende manier om met een enkel teamlid te communiceren of om updates te delen in een groepschat. 

Communicatietools voor instant messaging zijn een waardevolle manier om verbonden te blijven, vooral als je in verspreide teams of teams op afstand werkt. Deze tools zijn echter niet zo effectief voor het oplossen van grootschalige problemen. Kijk in plaats daarvan naar andere synchrone of asynchrone communicatietools, zoals die hieronder worden vermeld.

Face-to-face communiceren: Zoom, Google Meet of Skype

Zelfs als je team meestal persoonlijk werkt, moet je nog steeds investeren in een videoconferentietool. Deze tools zijn meestal effectiever dan telefoongesprekken en stellen je team in staat om samen te werken als ze niet in dezelfde ruimte zijn. Voor grotendeels virtuele teams zijn videoconferenties een geweldige manier om niet alleen te brainstormen over informatie, maar ook om relaties op te bouwen, teambuildingevenementen te organiseren en contact te leggen met je teamleden. 

Communicatie over werk: Asana

Het tegenovergestelde van synchrone communicatie is asynchrone communicatie - berichten die niet in realtime hoeven te worden beantwoord. Dit is een ongelooflijk belangrijk onderdeel van je communicatietoolkit, omdat asynchrone communicatie de flow -status niet verstoort en de productiviteit verhoogt. 

Werkbeheertools, zoals Asana, maken het je team gemakkelijk om te communiceren over werk waar werk wordt gedaan. Communicatie is altijd verbonden met de bredere context van het werk van je team, zodat teamleden alle informatie die ze nodig hebben binnen handbereik hebben. Bovendien stellen dit soort communicatietools teamleden in staat om meldingen te beheren en in flow te blijven. 

Welke pojectbeheertool je team ook kiest, zorg ervoor dat je één gedeelde werkruimte hebt voor alle informatie van je team. Zoek een tool waarmee je werk in verschillende weergaven kunt zien, zoals Kanbanborden, Gantt-grafieken, agenda's en Lijstweergave in spreadsheet-stijl. 

Externe communicatie beheren: Gmail of Outlook

E-mail is het ultieme hulpmiddel voor asynchrone communicatie, vooral als het gaat om externe communicatie. De leveranciers, aannemers, bureaus en klanten met wie je communiceert, hebben geen toegang tot de interne communicatietools van je team, dus tools zoals e-mail zijn essentieel voor effectieve externe communicatie.

Communicatie-tools integreren met je communicatie tech stack

De oplossing voor het communicatieprobleem van het bedrijf is niet meer tools. Recent onderzoek suggereert dat hoe meer apps een team gebruikt, hoe groter de kans dat werk wordt gedupliceerd. In feite zijn de tweede en derde grootste belemmeringen voor productiviteit het moeten reageren op e-mails en berichten, en het hebben van te veel vergaderingen en videogesprekken. 

Om de productiviteit te verbeteren en samenwerking mogelijk te maken, moet je ervoor zorgen dat je belangrijkste vier communicatietools robuuste integraties bieden met je andere belangrijke bedrijfstools. Op die manier kun je profiteren van deze gespecialiseerde tools zonder dat je rechtstreeks hoeft te communiceren in tools die niet zijn gebouwd voor effectieve communicatie op de werkplaats.

Onthoud: de gemiddelde kenniswerker schakelt tot 25 keer per dag tussen 10 apps - en dit probleem neemt alleen maar toe naarmate je hoger in de keten komt. De C-suite meldt 31 keer per dag schakelen tussen 14 apps. Integraties zijn nuttig omdat je team op één plek toegang heeft tot informatie en toch kan profiteren van op maat gemaakte tools voor specifieke teamgebruik. 

Interne communicatietools integreren

Interne communicatietools zijn tools die je gebruikt om met je interne team te communiceren. Dit omvat iedereen van je kleine projectteam tot je hele bedrijf. Meestal hebben deze tools bescherming, zodat externe partners er geen toegang toe hebben. 

Interne communicatietools zijn: 

• Tools voor het delen van bestanden: Google Drive, Dropbox, Box en OneDrive

• Tools voor werknemersbetrokkenheid: BambooHR, Workday, Lattice en Culture Amp

• Tools voor het delen of opnemen van schermen: Vimeo en Loom

Andere tools die je team kan gebruiken voor interne communicatie zijn:

• Agenda-synchronisatietools: Google Agenda en Microsoft Outlook

• Teamspecifieke tools: Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, SEMRush en Figma

• Analysetools: Google Analytics, Tableau, Looker en PowerBI

Deze tools zijn een cruciaal onderdeel van goed werk, maar ze zijn niet gebouwd voor communicatie. In plaats van binnen de tools zelf te communiceren, zoek je een centrale tool die met deze tools integreert, zodat je op één plaats toegang hebt tot al je werkinformatie. 

Externe communicatie-tools integreren

Externe communicatietools zijn tools die je gebruikt om te communiceren met mensen die geen deel uitmaken van je organisatie. Dit omvat klanten, freelancers, aannemers, bureaus en andere partners. 

Externe communicatietools zijn:

• Klantondersteuningstools: Zendesk en ServiceNow

• Tools voor sociale netwerken: LinkedIn en Glassdoor

• Tools voor openbare forums en webinar-hosting: Livestorm en Zoom

Andere tools die je team kan gebruiken om externe communicatie te beheren, zijn:

• Tools voor social media management: Sprout Social, Buffer en Hootsuite

• Tools om tijd bij te houden: Clockify, Harvest en Everhour

Verduidelijk verwachtingen met een communicatieplan

Zodra je effectieve communicatietools hebt, moet je ervoor zorgen dat je team weet welke tool ze wanneer moeten gebruiken. De beste manier om dat te doen is met een communicatieplansjabloon. Communicatieplannen beschrijven hoe en waar je team informatie moet communiceren. Lees ons artikel voor meer informatie over vier stappen om een communicatieplan te maken.