Communicatieplan

Miscommunicatie komt voor. In het leven kan miscommunicatie betekenen dat je 10 minuten te laat in een restaurant aankomt of vergeet dat het jouw beurt is om een wekelijks diner te organiseren. In projectbeheer kan miscommunicatie meer gevolgen hebben, wat kan leiden tot project scope creep, gemiste deadlines en ontevreden belanghebbenden.

Om miscommunicatie te verminderen en iedereen op één lijn te houden, heb je een communicatieplansjabloon nodig. Een communicatieplansjabloon schetst hoe je team van plan is om met belanghebbenden te communiceren gedurende het hele project. Door verwachtingen te stellen, houden deze sjablonen je team op één lijn om onnodig werk te verminderen, miscommunicatie te verminderen en ervoor te zorgen dat iedereen de juiste projectinformatie op het juiste moment krijgt.

Wat is een communicatieplan?

In projectbeheer is een communicatieplan een overzicht van hoe je team van plan is om belangrijke projectinformatie te communiceren aan de belangrijkste belanghebbenden. Effectieve communicatieplannen bevatten informatie over hoe en wanneer te communiceren tijdens een project, zoals hoe vaak je team projectupdates zal delen en welke kanalen ze moeten gebruiken. Door een overzicht te geven van wat belanghebbenden moeten weten (en wanneer ze het moeten weten), verminderen deze plannen onnodig werk en zorgen ze ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit bij het delen van projectdetails.  

Wat is een communicatieplansjabloon?

Een communicatieplansjabloon is een overzicht van een basisprojectcommunicatieplan. Dit sjabloon biedt een standaardstructuur die je team kan gebruiken om communicatieplannen te maken voor elk project waaraan ze werken, zodat teams altijd dezelfde stappen volgen en er niets over het hoofd wordt gezien. 

Je kunt het zo zien: zonder een sjabloon zou je team elke keer dat ze een nieuw project starten een communicatieplan vanaf nul moeten maken. Met een sjabloon hoeft je team alleen maar een kopie te maken om hun projectcommunicatiestrategie te bouwen op basis van de geschetste structuur.

Waarom heb je een communicatieplansjabloon nodig?

Een strategisch communicatieplan is een must-have voor elk project, omdat het miscommunicatie vermindert en ervoor zorgt dat iedereen de juiste projectinformatie in de juiste kanalen krijgt. Communicatieplansjablonen gaan nog een stap verder door een gestandaardiseerde structuur te creëren die je keer op keer kunt gebruiken, ongeacht het project.

Met een digitaal communicatieplansjabloon kun je: 

• Ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit over hoe en waar projectinformatie aan belanghebbenden moet worden gecommuniceerd.

• Een eigenaar aanwijzen voor elk stukje informatie, zodat iedereen zijn verantwoordelijkheden begrijpt.

• Dubbel werk verminderen door te standaardiseren waar je informatie deelt.

• Miscommunicatie en onnodig werk verminderen, zoals onproductieve vergaderingen die asynchroon hadden kunnen worden gecommuniceerd.

• Communicatierichtlijnen voor het hele team bieden, zodat je duidelijk kunt communiceren en verder kunt gaan met het werk.

• Transparantie aanmoedigen voor interne teamleden en externe belanghebbenden.

• Het schakelen tussen apps verminderen met geïntegreerde functies en bedrijfs-apps, zodat je je kunt concentreren op het produceren van werk met een grote impact.  

• Een gestandaardiseerde structuur maken voor het leveren van updates.

• Belanghebbenden een plek geven om feedback achter te laten en samen te werken met je Team gedurende het hele project.

• Stem de verwachtingen van interne teamleden en externe belanghebbenden op elkaar af, waardoor scope creep wordt verminderd en het project op schema blijft. 

Wat wordt er opgenomen in een communicatieplansjabloon?

Een communicatieplansjabloon biedt een structuur die je kunt gebruiken om je communicatieplan voor elk project te ontwikkelen. Op een hoog niveau moet een communicatieplansjabloon het volgende bevatten:

• Een beschrijving van de informatie die je van plan bent te delen (bijvoorbeeld updates over projectmijlpalen of deliverables).

• Hoe vaak je deze informatie deelt (bijvoorbeeld het verzenden van wekelijkse projectupdates).

• Het formaat of de communicatiekanalen die je zult gebruiken om de informatie te communiceren (bijvoorbeeld Zoom voor teamvergaderingen of brainstormsessies; Slack voor snelle, asynchrone check-ins).

• De doelgroep waarmee je communiceert (bijvoorbeeld externe belanghebbenden).

• Het projectteamlid dat verantwoordelijk is voor het delen van de informatie. 

Hoe gebruik je een communicatieplansjabloon?

Je communicatieplansjabloon moet niet statisch zijn - het is een dynamische tool die je kunt bijwerken en aanpassen om ervoor te zorgen dat je team voldoet aan de communicatiebehoeften van je project. Zodra je een kopie van het basissjabloon voor een communicatieplan hebt gemaakt, kun je het aanpassen voor je specifieke project. Stappen om te volgen kunnen zijn: 

• Het identificeren van de belangrijkste belanghebbenden die projectupdates nodig hebben.

• Het vaststellen van je communicatiemethoden voor zowel synchrone als asynchrone communicatie. 

• Het schetsen van je actieplan voor het updaten van belanghebbendengroepen over verschillende projectdetails.

• Bepalen welke soorten projectupdates je deelt en wie je in elke update moet opnemen.

• Samenwerken met belanghebbenden om hun ideale communicatiemethode voor het ontvangen van projectinformatie te identificeren.

• Het bepalen van de frequentie van updates om zo goed mogelijk aan de behoeften van belanghebbenden te voldoen en het project op schema te houden. 

• Een eigenaar toewijzen aan de taken voor het delen van informatie, zodat je team zich afstemt op de verantwoordelijkheden. 

• Aangepaste labels instellen om essentiële details te markeren, zoals de frequentie van updates en waar je team ze zal delen.  

• Terugkerende taken gebruiken om je communicatieplan op schema te houden. 

Geïntegreerde functies en aanbevolen apps voor je communicatieplansjabloon 

Een communicatieplansjabloon creëert transparantie voor je team en vermindert miscommunicatie door duidelijk te definiëren welke informatie wordt gedeeld en wie in je team verantwoordelijk is voor het delen ervan. Onze gesynchroniseerde functies en bedrijfsapps maken communicatie nog eenvoudiger met functies die het schakelen tussen apps verminderen en het delen van informatie stroomlijnen. 

Geïntegreerde functies

1. Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in één oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één keer, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Zorg voor moeiteloze samenwerking door je hele team zichtbaarheid te bieden over wie wat doet en wanneer.

2. Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan tijdrovend werk en meer tijd besteedt aan de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana functioneren op basis van triggers en acties - in wezen 'als X gebeurt, doe dan Y'. Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geeft je team tijd terug voor bekwaam en strategisch werk.

3. Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen overheen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

4. Taken toevoegen aan meerdere projecten. Werk is van nature cross-functional. Teams moeten effectief overheen verschillende afdelingen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzuild het. Asana maakt het gemakkelijk om taken overheen meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit zorgt niet alleen dat dubbel werk vermindert en de cross-team zichtbaarheid vergroot. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie waaraan werkt, en je team en taken verbonden te houden.

Aanbevolen apps

1. Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in traceerbare taken en reacties in Asana. Ga van korte vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack. 

2. Google Werkplaats. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Werkplaats-bestandenkiezer, die geïntegreerd is in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk elk My Drive-bestand bijvoegen.

3. Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen bij het houden van doelgerichte vergaderingen. Met de Zoom + Asana-integratie kun je eenvoudig vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren die tot uitvoerbare taken leiden, én heb je toegang tot de informatie zodra het videogesprek is beëindigd. Vergaderingen beginnen In Asana, waar gedeelde vergaderagenda's inzicht en context bieden over wat er zal worden besproken. Tijdens de vergadering kunnen teamleden binnen Zoom snel taken maken, zodat er geen details en actiepunten verloren gaan. En zodra de vergadering voorbij is, stuurt de Zoom + Asana-integratie transcripten en opnames van de vergadering naar Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden indien nodig de vergadering kunnen bekijken.

4. Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken. 

Veelgestelde vragen