Aangepaste velden
- Ga vooruit naar
- Een aangepast veld maken dat in je hele organisatie opnieuw kan worden gebruikt
- Een aangepast veld maken voor een specifiek project of portfolio
- Veldtypes en beperkingen
- Aangepast velden bewerken
- Aangepast velden verwijderen
- Een aangepast veld verbergen
- Aangepaste velden weergeven
- Sorteren op aangepaste velden
- Labels voor de aangepaste velden valuta en percentage
- Toestemmingen
- Aangepaste velden vergrendelen
- Aangepaste velden gebruiken
- Aangepaste velden versus labels
- Aangepaste velden aan subtaken toevoegen
- URL's bijhouden met aangepaste velden
- Hoe schakel ik meldingen voor aangepaste velden in?
- Wie ontvangt er meldingen over aangepaste velden?
Met aangepaste velden kun je aanvullende gegevens toevoegen aan taken in je Asana-projecten. Je kunt een veld maken voor fase, prioriteit, kosten of iets anders dat belangrijk is voor je workflow, team en bedrijf. Hierdoor krijgen mensen duidelijkheid over het werk dat binnen hun organisatie gebeurt.
In Asana kun je twee soorten aangepaste velden maken. Dit zijn velden die specifiek zijn voor een enkel project of portfolio en velden die in je hele organisatie opnieuw kunnen worden gebruikt.
Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Bekijk ze in actie met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis
Een aangepast veld maken dat in je hele organisatie opnieuw kan worden gebruikt
Een aangepast veld maken dat herbruikbaar is in je hele organisatie:
Klik op de knop Velden toevoegen als je nog velden aan het project moet toevoegen.
Op het tabblad Aangepaste velden toevoegen kun je:
- Een veldtitel toevoegen
- Het veldtype selecteren
- Een beschrijving toevoegen
- Het veld toevoegen aan de veldenbibliotheek van je organisatie om het herbruikbaar te maken in je hele organisatie.
Een aangepast veld maken voor een specifiek project of portfolio
Een aangepast veld voor een bepaald project of een bepaald portfolio maken:
Klik op het plus-pictogram in de rechterbovenhoek als je nog velden aan het project moet toevoegen
Op het tabblad Aangepaste velden toevoegen kun je:
- Een veldtitel toevoegen
- Het veldtype selecteren
- Een beschrijving toevoegen
- Om het aangepast veld specifiek te maken voor je organisatie voeg je het veld niet toe aan de veldenbibliotheek van je organisatie
- Het veld verwijderen
- Je wijzigingen opslaan
Veldtypes en beperkingen
U kunt uit meerdere verschillende veldtypes kiezen, sommige van deze types bieden extra opties:
| Veld | Extra optie |
|---|---|
| Enkelvoudige keuze | Vervolgkeuze-items of enkelvoudige keuze per veld |
| Meerdere opties | Vervolgkeuze-items, staat meerdere selecties per veld toe |
| Tekst | |
| Datum | Kies een datum die afwijkt van de vervaldatum van een taak |
| Mensen | Kies een persoon binnen de organisatie |
| Nummer | Decimaalposities |
| Procent | Decimaalposities |
| Valuta | Decimaalposities |
| Een optie uit de bibliotheek kiezen | Recente velden in je organisatie tonen |
- Op het moment kan een enkel project 30 velden hebben.
- Je kunt maximaal 60 velden per taak hebben (dit kan worden bereikt door een enkele taak onder te brengen in meerdere projecten).
- Een vervolgkeuzelijst voor een Aangepast veld kan tot 500 veldwaardeopties bieden.
In het aangepaste veld met meerdere opties (multi-select) kunnen in een enkel veld meerdere waarden tegelijk worden ingevuld. Wanneer je voor het type Aangepaste veld met meerdere opties kiest, vul je alle relevante opties in het venster voor het aanpassen van het veld in. Om in je project het Aangepaste veld met meerdere opties te gebruiken, scrol je naar het veld dat je wilt bewerken en selecteer je gewoon alle van toepassing zijnde opties.
Een bestaand veld uit je bibliotheek kiezen
Je kunt aangepaste velden globaal maken voor je hele organisatie, zodat jij en je collega's de aangepaste velden voor meerdere projecten kunnen gebruiken. Je krijgt ook de optie om velden lokaal te maken voor een enkel project of portfolio.
Je kunt globale aangepaste velden kiezen uit de veldenbibliotheek van je organisatie.
Klik op de optie Veld toevoegen binnen de optie Aanpassen in je werkbalk.
Van hieruit:
- Klik je op Kiezen uit bibliotheek
- Kies je uit de typeahead-resultaten het gewenste veld dat je aan je project wilt toevoegen
Door Asana gemaakte aangepaste velden
Je kunt hier een lijst openen met door Asana geconfigureerde aangepaste velden.
Deze velden zullen alleen aan je organisatie worden toegevoegd wanneer je een project maakt met een Asana-sjabloon dat dat veld bevat.
Velden in een project weergeven
Je kunt aangepaste velden als kolommen weergeven in een project:
Vanuit de lijstweergave van je project:
Aangepaste velden worden als kolommen weergegeven in de takenlijst van je hoofdvenster.
Je kunt aangepaste velden ook binnen een taak bekijken:
Aangepaste velden worden in de taakdetails van je rechter deelvenster getoond.
Als een taak tot meerdere projecten behoort en deze projecten verschillende aangepaste velden hebben, dan verschijnen alle velden in het deelvenster met taakdetails.
Velden bewerken
Je kunt een aangepast veld bewerken met je taakbalk of de koptekst van een kolom.
Klik op het potlood-pictogram naast de veldnaam om het veld te bewerken.
Je kunt een aangepast veld ook bewerken via de koptekst van de kolom. Klik op de vervolgkeuzelijst naast het aangepaste veld en kies Veld bewerken.
Bewerkingen aan globale aangepaste velden in je organisatie gelden globaal voor alle projecten waarbij je het veld gebruikt.
Een veld permanent verwijderen:
Een veld definitief wissen:
- Klik op het potlood-pictogram naast de veldnaam
- Klik op Veld verwijderen
- Voer de veldnaam in
- Klik op Verwijderen
Vervolgkeuzevelden bewerken
Bij het bewerken van een vervolgkeuzeveld, kun je:
- De kleur van de veldoptie bewerken
- Een optie uit het veld verwijderen
- Een nieuwe optie aan het veld toevoegen
- Het veld volledig verwijderen
Vervolgkeuzeopties herschikken
Sleep de vervolgkeuzeopties en zet ze op een andere plek neer om ze te herschikken in je aangepaste veld.
Als je een vervolgkeuzewaarde als optie in je veld verwijdert, behouden de taken die deze waarde gebruiken deze verwijderde waarde. Het veld kan vervolgens worden veranderd naar een andere waarde, maar je kunt een waarde niet terugzetten naar een verwijderd item.
Nummervelden bewerken
Wanneer je een getalveld bewerkt, kun je:
- Het veld wijzigen in valuta, getal, percentage, aangepast label of niet opgemaakt.
- Het aantal decimalen wijzigen dat wordt weergegeven
- Het veld volledig verwijderen
Bij het verminderen van de decimale plaatsen van een veld blijven alle huidige waarden bewaard. Ze worden echter naar boven of beneden afgerond. Wanneer je het aantal decimale plaatsen weer verhoogt, zal de originele waarde weer verschijnen.
Aangepaste velden uit een project verwijderen
Je veld uit een project verwijderen wanneer het niet langer nodig of van toepassing is.
Je kunt ook de optie Veld verwijderen uit project kiezen door op de drop-down pijl te klikken naast de naam van het aangepaste veld in de koptekst van de kolom.
Wanneer je een veld verwijdert, verwijder je het alleen uit het huidige project. Het wordt niet volledig verwijderd. Andere projecten in je organisatie met hetzelfde veld zullen het behouden en het veld kan nog steeds worden toegevoegd aan andere projecten in je organisatie.
Behouden waarden
Wanneer je een veld uit je project verwijdert, worden daarmee niet de waarden van de taken van je project gewist.
Als er een waarde in het veld is ingevoerd, zullen het aangepaste veld en zijn waarde nog steeds in het rechter deelvenster van je taakgegevens verschijnen.
Als het veld leeg is, verdwijnt het aangepaste veld ook van het rechter deelvenster van je taakgegevens.
Een aangepast veld verbergen
Je kunt een aangepast veld verbergen door op het tabblad Aanpassen in je werkbalk te klikken en op het schakelaar-pictogram te drukken.
Sorteren op aangepaste velden
Vanaf de werkbalk van je project
Je project sorteren op aangepast veld in je lijstweergave.
Je project sorteren op aangepast veld:
- Klik op het sorteerpictogram in de werkbalk van je project
- Selecteer je aangepaste veld
Als je dit als je standaard weergave wilt opslaan, klik je op het vervolgkeuzepijltje naast de koptekst van het project en selecteer je "Lay-out opslaan als standaard".
Sorteren met het caret-teken in de koptekst van je kolom
Je kunt voor het sorteren op aangepast veld ook gebruikmaken van het caret-teken in de koptekst van je project.
Wanneer je de waarde van een aangepast veld van een taak aanpast, wordt het project automatisch opnieuw gesorteerd.
Aangepast veld en zoekweergaven
Gebruik zoekweergaven om in meerde projecten tegelijk te zoeken naar taken met hetzelfde aangepaste veld.
Klik eerst op de zoekbalk om naar de opties voor uitgebreid zoeken te gaan. Klik daar op Filter toevoegen en kies dan Aangepast veld toevoegen.
Het aangepaste veld moet toegevoegd worden aan je veldbibliotheek van de organisatie om te verschijnen in de opties voor Geavanceerd zoeken.
Veldlabels voor valuta en percentage
Je kunt een numeriek aangepast veld op basis van valuta of percentage maken.
Vanuit de lijstrasterweergave van je project:
- Klik je op het pictogram Aanpassen in je werkbalk
- Klik je op Veld toevoegen
Vanaf je tabblad Aangepast veld:
- Voeg je de veldtitel toe
- Voeg je het veldtype toe
- Voeg je eenheden, decimalen of voorbeeldweergave toe
- Kies je wie je veld kan bewerken
- Maak je het veld
Optelwaarden berekenen
Door op Som te klikken aan het einde van de kolom, kun je het volgende berekenen:
- De som
- Het gemiddelde
- De minimale waarden
- De maximale waarden
- De optelwaarde
Toestemmingen
Wie kan de aangepaste velden van een project wijzigen?
In een Premium+ team, afdeling of organisatie kan iedereen met toegang tot een project de aangepaste velden ervan toevoegen, bewerken of verwijderen, ervan uitgaande dat ze bewerkingstoegang hebben en niet allen commentaartoegang tot het project.
In privéprojecten: de projecteigenaar en de projectleden kunnen de projectvelden weergeven en wijzigen.
Openbare projecten in een verzoek om deel te nemen of in een privéteam: de projecteigenaar, de projectleden en leden van het projectteam kunnen de velden van het project weergeven en wijzigen.
Openbare projecten in een openbaar team: de projecteigenaar, de projectleden, de leden van het projectteam en alle leden van de organisatie kunnen de velden van het project weergeven en wijzigen.
Gasten van de organisatie (degenen die geen e-mailadres van het bedrijf hebben) kunnen geen aangepaste velden maken, bewerken of verwijderen, of met Geavanceerd zoeken naar deze aangepaste velden zoeken. Ze kunnen alleen waarden in bestaande aangepaste velden invoeren of bewerken.
Aangepaste velden vergrendelen
Business- en Enterprise-klanten hebben de optie aangepaste velden te vergrendelen, bij het maken of bij het aanpassen van een bestaand veld.
Bij het openen van de instellingen van een aangepast veld, kun je kiezen om het aangepaste veld bewerkbaar te maken voor alle leden of om de toegang tot bewerken te beperken tot alleen jezelf.
De vergrendeling van het aangepaste veld kan op elk moment worden opgeheven door degene die het veld heeft vergrendeld en door een Asana-beheerder.
Aangepaste velden gebruiken
Aangepaste velden helpen je je werk op basis van de behoeften van je team bij te houden. Je beslist zelf over de naam en waarde van elk veld, en de mogelijkheden zijn bijna eindeloos. Hier zijn enkele voorbeelden waarbij veldtypes in verschillende workflows worden weergegeven:
Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Bekijk ze in actie met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis
Prioriteit
Je kunt aangepaste velden gebruiken om het prioriteitsniveau van een taak aan te geven. Een ontwikkelteam bijvoorbeeld, dat Asana voor het bijhouden van bugs gebruikt, kan een vervolgkeuzeveld maken om het prioriteitsniveau van de bug vast te leggen (laag, gemiddeld, hoog).
Eenmaal geïmplementeerd kun je taken in de lijstweergave filteren om je alleen te richten op taken met een bepaalde veldwaarde. Klik op Filter bovenaan je takenlijst, dan op Aangepaste filter. Zo kun je bijvoorbeeld alleen de taken met prioriteit "hoog" bekijken.
Gebruik kleuren om een onderscheid te maken tussen de vervolgkeuze-opties. Rood kan bijvoorbeeld "hoge prioriteit" betekenen.
Goedkeuringen
Goedkeuringen zijn beschikbaar voor alle Business en Enterprise klanten. Het is een proces dat de workflowcyclus versnelt. De goedkeurder kan een van de drie acties uitvoeren: Goedkeuren, Wijzigingen aanvragen, of Verwerpen.
Een goedkeuring maken
- Klik op het pictogram met de drie puntjes in je taakvenster
- Klik op Markeren als goedkeuring
Zie ook Een goedkeuring voltooien en Een goedkeuring identificeren
Zoeken
Als je uit verschillende projecten alleen die taken wilt kiezen die gemarkeerd zijn met een bepaald veld, kun je een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren naar de naam van dat veld. Een manager inhoudmarketing kan bijvoorbeeld een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren naar alleen die taken die gemarkeerd zijn als "Opstellen" om erachter te komen aan hoeveel nieuwe stukken inhoud binnen het gehele team wordt gewerkt.
Kostenraming
Een andere manier om aangepaste velden te gebruiken is het bijhouden van werkaanvragen en de kostenraming van tijd. Een ontwerpteam werkt bijvoorbeeld met een sjabloontaak waarmee anderen ontwerpaanvragen kunnen indienen. Ze kunnen een aantal aangepaste velden gebruiken zodat de aanvrager kan invullen hoeveel tijd hij of zij verwacht dat het werk in beslag zal nemen. De ontwerpers kunnen vervolgens hun uren dienovereenkomstig prioriteren en weten hoeveel tijd het werk kost voordat ze besluiten om meer werk aan te nemen of niet.
Multi-selecteer taken met getallenvelden om hun totaal op te tellen:
Zodra je taken met numerieke velden die je wilt optellen multi-selecteert, zal onderaan het scherm het volgende deelvenster verschijnen met het aantal geselecteerde taken, alsook de numerieke velden die erbij horen. Het zal ook de optie bevatten om:
- Taken tussen secties te verplaatsen
- Een project of een sectie te bewerken
- Taakverbindingen te kopiëren
- Taken te verwijderen
- Op het pictogram met de drie punten te klikken voor aanvullende acties
Doe mee aan ons webinar Stroomlijn werk en leer hoe je werk kunt volgen, categoriseren en filteren met behulp van aangepaste velden. Schrijf je nu in
Informatie bijhouden
Als je Asana gebruikt voor het bijhouden van kandidaten of voor het bijhouden van accounts, kun je een tekstveld gebruiken om specifieke informatie in te vullen zoals een e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf of adres.
Het gebruik van labels versus aangepaste velden
Met labels en aangepaste velden kun je informatie in Asana categoriseren, filteren en aanduiden. Over het algemeen zijn aangepaste velden het beste voor standaardgebruik binnen een organisatie, terwijl labels informeler zijn. We raden het gebruik van aangepaste velden aan. Deze zijn robuuster en beter zichtbaar dan labels. Afhankelijk van je workflow kan je team deze op verschillende manieren gebruiken, maar hier zijn een paar scenario's die je helpen te beslissen of je labels of aangepaste velden zou moeten gebruiken:
Gebruik aangepaste velden als je:
- Bepaalde gegevens aan alle taken in een project wilt toevoegen
- Aanvullende context moet geven om soortgelijke taken te groeperen zodat ze makkelijk kunnen worden bekeken, informeler en zonder het detailniveau dat bij aangepaste velden mogelijk is.
- Standaardgegevens van taken hebt die je dient bij te houden voor meerdere projecten (bijvoorbeeld prioriteitsniveau, kostenraming van tijd, werkfase)
- Ervoor wilt zorgen dat je teamgenoten bepaalde informatie invullen voor elke taak in een project
- Op specifieke gegevensvelden moet kunnen sorteren of zoeken.
Gebruik labels als je:
- De mogelijkheid nodig hebt om ad-hoc te kunnen labelen. onbeperkte mogelijkheden hebt, of niet zeker weet wat je op het moment van maken nodig hebt
- De labels vanaf Mijn taken moet kunnen zien
- Slechts een paar taken binnen een project hoeft te markeren
- Sjabloontaken wilt markeren
Aangepaste velden gebruiken in subtaken
Het is belangrijk erop te wijzen dat subtaken niet automatisch de projectkoppelingen, labels en verantwoordelijke of medewerkers van hun bovenliggende taak erven, hoewel je misschien de naam van het bovenliggende project bovenaan het detailvenster van de subtaak ziet.
Om aangepaste velden in subtaken toe te voegen of te bewerken, moet je de subtaak eerst toevoegen aan het betreffende project door in de details van de subtaak te klikken (het tekstballonnetje rechts van de subtaaknaam) en met Tab+P het projectveld te openen, of door naar de vervolgkeuzelijst rechtsboven te gaan en Toevoegen aan project te kiezen. De subtaak kan dan de informatie van het aangepaste veld uit het project halen.
URL-links bijhouden met aangepaste velden
Je kunt links bijhouden in aangepaste velden wanneer je tekstvelden gebruikt. Als je een URL-link invult in het tekstveld, kun je de link vervolgens rechtstreeks vanuit het taakvenster openen. Wanneer je een link aanklikt vanuit een aangepast veld, opent de pagina in een nieuw venster of tabblad.
Een URL-link bijhouden met behulp van een tekstveld:
- Voer de URL in het tekstveld in
- Klik op het pictogram Link bijhouden, rechtstreeks in het hoofdvenster of in het rechter taakvenster
Meldingen van aangepaste velden helpen om iedereen in je project op de hoogte te houden in welk stadium het werk zich bevindt en wat er daarna moet gebeuren. Het stroomlijnt het proces om werk goedgekeurd te krijgen, zodat je het werk snel door de stadia kunt verplaatsen om ervoor te zorgen dat je je deadlines haalt.
Degene die een wijziging aanbrengt in een aangepast veld krijgt geen melding.
Meldingen over aangepaste velden inschakelen
U kunt uw meldingen over aangepaste velden op elk moment inschakelen voor zowel nieuwe als bestaande vervolgkeuzevelden.
Vink het vak Meldingen aan wanneer u een nieuw vervolgkeuzeveld maakt om taakmedewerkers te waarschuwen wanneer de waarde van dit veld is gewijzigd.
Meldingen voor een bestaand veld uitschakelen:
- Klik op het bestand Aanpassen
- Klik op het tabblad "Velden"
- Klik op het potloodpictogram om de instellingen van het veld te bewerken en vink het vak Meldingen aan
Meldingen over aangepaste velden zijn alleen beschikbaar voor vervolgkeuzevelden.
Zodra u taakmedewerker bent, ontvangt u een melding in uw inbox elke keer dat een veldwaarde wordt gewijzigd.
Wie ontvangt er meldingen over aangepaste velden?
Als een aangepast veld openbaar is voor je organisatie of team en iemand het vakje meldingen aanvinkt, krijgt iedereen die dat veld op dat moment gebruikt meldingen, elke keer als de waarde van dat veld is gewijzigd. Als je meldingen wilt ontvangen wanneer de waarde van een veld voor een specifieke taak is gewijzigd, moet je een taakmedewerker zijn.
Projectleden ontvangen alleen meldingen over aangepaste velden als ze de taak volgen waarbij de veldwaarde is gewijzigd.
