Videoconferentievermoeidheid: 4 tips voor het bestrijden van video-uitputting

Het is 15.00 uur op een donderdag, je hoofd bonst, je ogen doen pijn en je hebt nog een vergadering voordat je dag voorbij is, maar je hebt gewoon het gevoel dat je het niet meer kunt. Na de hele dag achter elkaar vergaderingen voel je je uitgeput en uitgeput. 

Als dit op jou lijkt, ervaar je misschien videoconferentievermoeidheid.

Wat is videoconferentievermoeidheid?

Videoconferentievermoeidheid is de uitputting die je voelt na te veel videoconferenties in een korte tijdsperiode. De term wordt ook wel 'Zoom-vermoeidheid' of 'Zoom-uitputting' genoemd, maar dit fenomeen is niet beperkt tot het Zoom-platform - het kan gebeuren met elke videoconferentiesoftware. 

Videoconferentievermoeidheid heeft verschillende symptomen. Enkele van deze symptomen zijn:

• Vermoeide ogen

• Vergeetachtigheid

• Concentratieproblemen

• Prikkelbaarheid

• Algemene vermoeidheid

• Geestelijke vermoeidheid

• Hoofdpijn

• Spierspanning

• Slapeloosheid

Veel van deze symptomen overlappen met symptomen van Burnout. Er is momenteel geen officiële studie die videoconferentievermoeidheid in verband brengt met Burnout, maar het is interessant hoe de symptomen elkaar overlappen.

De ZEF-schaal

Een team van onderzoekers in Stanford onderzoekt momenteel de effecten van videoconferenties met behulp van de Zoom Exhaustion & Fatigue (ZEF) Scale. De enquête houdt rekening met zaken als hoeveel tijd je aan vergaderingen besteedt, demografische informatie en de symptomen die je ervaart. Het doel van dit onderzoek is om uiteindelijk invloed te hebben op hoe we in de toekomst videosoftware gebruiken om ons beter te concentreren op ons welzijn. 

Waarom is videoconferencing zo vermoeiend?

Jeremy Bailenson, hoogleraar communicatie en oprichtend directeur van het Stanford Virtual Human Interaction Lab, bekijkt vier belangrijke redenen waarom we vermoeidheid bij videoconferenties ervaren. Hier zijn een paar redenen waarom videoconferenties zo vermoeiend kunnen aanvoelen, maar ook een aantal eenvoudige manieren waarop je kunt voorkomen dat de uitputting begint.

1. Videoconferenties vereisen meer hersenkracht

Een reden waarom videoconferenties zo vermoeiend zijn, is omdat het dezelfde emoties oproept die we voelen als we ons in een intense situatie bevinden. Dit komt door hoe dicht het gezicht van de andere persoon op het videoscherm verschijnt. Het is niet gebruikelijk om tijdens een normaal gesprek zo fysiek dicht bij een persoon te zijn.

De enige keren dat een ander individu zo dicht bij ons is in het echte leven is tijdens intieme momenten of intense conflicten - die beide een reactie in ons brein veroorzaken om hyper alert te blijven. Vanwege deze reactie moeten onze hersenen harder werken om de informatie te verwerken die tijdens het videogesprek wordt gedeeld, in tegenstelling tot een normaal persoonlijk gesprek. 

Hoe je dit kunt bestrijden:

Verplaats je scherm verder weg van je gezicht wanneer je videogesprekken voert om de afstand te imiteren die je zou hebben wanneer je een normaal, persoonlijk gesprek met iemand hebt. Gebruik een extern toetsenbord en muis in plaats van constant op je laptop te werken, zodat je nog steeds toegang hebt tot je computer zonder dat je computerscherm zo dicht bij je gezicht staat.

2. Multitasken gebruikt dezelfde mentale brandstof die we nodig hebben om ons te concentreren

Hoewel werken vanuit de Startpagina sommige mensen kan helpen zich te concentreren, is het voor anderen afleidend. Als je een telefonische vergadering hebt, controleer je misschien je e-mail, probeer je te voorkomen dat je hond blaft, maak je je zorgen over hoe je jezelf presenteert of denk je na over andere taken die je overdag moet voltooien. Volgens de Anatomie van werk-enquête van Asana uit 2022 multitaskt meer dan de helft van de werknemers tijdens vergaderingen. Al deze dingen leiden af van de belangrijkste taak die voorhanden is - de videoconferentie waar je op moet letten. 

Dr. Sahar Yousef, een cognitief neurowetenschapper en docent aan de Haas School of Business van UC Berkeley, zegt:

Het menselijk brein werkt het beste wanneer het zich op één ding tegelijk richt. We hebben een bepaalde hoeveelheid cognitieve capaciteit en een bepaalde hoeveelheid aandacht.”

Hoe dit te bestrijden:

Hoewel het makkelijker gezegd dan gedaan is, is de oplossing voor dit probleem om je op één ding tegelijk te concentreren. Als je een videogesprek voert, probeer dan zoveel mogelijk in een rustige, afleidingsvrije omgeving te zijn. Laat je niet verleiden om je sms'jes, je e-mail of Slack-berichten te openen. Schakel meldingen zelfs uit wanneer je naar vergaderingen gaat. Op die manier kom je niet in de verleiding om tijdens je gesprek te multitasken. 

3. Voortdurend naar jezelf kijken is onnatuurlijk

In het normale, dagelijkse leven staar je niet naar jezelf terwijl je een gesprek met andere mensen voert. Natuurlijk kijk je misschien even naar jezelf in de spiegel om je haar snel te fixen, of zie je jezelf in de weerspiegeling van een raam, maar naar je eigen gezicht kijken wanneer je een sociale band met iemand anders probeert te maken, is niet de norm. Deze extra stimuli maken ons hyperbewust van onze eigen gezichtsuitdrukkingen, lichaamstaal en andere non-verbale signalen. Wanneer we ons concentreren op hoe we onszelf presenteren in een videochat, is de kans kleiner dat we ons op de vergadering zelf concentreren. 

Hoe je dit kunt bestrijden:

In de meeste videoconferentiesoftware is er een optie om je eigen zelfbeeld uit te schakelen zonder je camera uit te schakelen. Dit zal helpen om je aandacht van jezelf af te trekken en naar de spreker van het videogesprek te trekken. 

Je andere optie is om de vergadering offline te houden en een ouderwets telefoongesprek te voeren. Als je geen scherm hoeft te delen en je alleen mondeling dingen bespreekt, kan het geen kwaad om een audio-oproep te doen. Dit kan de stress helpen verlichten van het hebben van back-to-back vergaderingen waar je op video aanwezig moet zijn. 

4. Videoconferencing belemmert non-verbale communicatie

Wanneer we face-to-face communiceren, is er veel non-verbale communicatie. Sterker nog, wanneer we persoonlijk communiceren, is ongeveer de helft van die communicatie non-verbaal. Handgebaren, gezichtsuitdrukkingen, lichaamstaal en timing zijn allemaal manieren waarop mensen communiceren. Bij videovergaderingen kan er echter een vertraging of een verbreking van deze visuele communicatie zijn.

"We vertrouwden zo lang op informele lichaamstaal als een manier om gedeeld begrip op te bouwen", zegt Erica Dhawan, auteur van Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance. "We zijn opgegroeid met de basisregels van lichaamstaal, maar niet met digitale lichaamstaal."

Deze kleine kloof in non-verbale communicatie kan leiden tot miscommunicatie en misverstanden. Het is belangrijk wanneer je communiceert via virtuele vergaderingen dat je extreem duidelijk bent met intentie en intonatie, omdat je niet in staat bent om normale non-verbale signalen te gebruiken, zoals oogcontact en lichaamstaal. 

Lees meer: De toekomst van werk hangt af van onze 'digitale' lichaamstaal

Hoe je dit kunt bestrijden:

Als je team een hybride model heeft, probeer dan een paar persoonlijke vergaderingen te organiseren in combinatie met je Zoom-vergaderingen. Dit kan je team helpen om op een nauwer, persoonlijker niveau contact te maken, terwijl het nog steeds de flexibiliteit biedt voor Zoom-gesprekken op verschillende dagen.

Voor teams die volledig op afstand werken, kun je om de paar maanden een persoonlijke bijeenkomst organiseren. Dit kan helpen om een sociale band voor je teamleden persoonlijk te bieden, in tegenstelling tot alleen via videogesprekken.