Asana voor agile en scrum

Hoewel het zijn wortels heeft in softwareontwikkeling, is agile nu een manier van werken voor veel meer teams, en zelfs voor hele organisaties. Agile-teams kunnen snel werken in veranderende omstandigheden en helpen organisaties sneller de markt op te gaan met werk van hogere kwaliteit. Dit werkt echter alleen als teams iedereen op de hoogte kunnen houden over welk werk er moet worden aangepakt en hoe. Asana is een flexibele tool waarmee u snel kunt bouwen en vaak kunt verzenden. Hier leest u hoe u uw agile-werk kunt vertalen naar Asana.

Als Asana voor u helemaal nieuw is, raden we u aan onze snelstartgids te lezen, zodat u de Asana-concepten begrijpt en ze gemakkelijker kunt vertalen naar agile-raamwerken.

Hoe kan Asana agile-teams helpen?

Agile-specifieke tools zijn niet altijd praktisch voor complete organisaties en voor alle verschillende teams. Ze kunnen het werk voor niet-agile teams nodeloos ingewikkeld maken. Productie- en marketingteams kunnen agile-processen uitvoeren, maar hoe ze dit doen kan enorm verschillen. In plaats daarvan kunnen teams op Asana vertrouwen en Asana aanpassen aan de manier waarop ze agile gebruiken. Zo houden ze het flexibel voor werk waarvoor geen agile-processen worden gevolgd.

Agile-scrum-concepten vertalen naar Asana-termen

Een van de populairste agile-raamwerken is scrum. Hier leest u hoe gewone scrum-concepten zich vertalen naar Asana en krijgt u een paar handige voorbeelden te zien.

Agile-scrum-concept	In Asana...
Epic	Een projectportfolio maken
Feature	Eén project per feature maken
Story	Taken toevoegen aan het project van uw feature
Taak	Subtaken toevoegen aan de taak van uw Asana-verhaal
Backlog	Een backlog project maken
Sprint	Een sprint-planningsproject maken
Grootte	Een meerkeuzelijst voor een aangepast veld gebruiken om de omvang aan te geven
Time to finish	Numerieke aangepast velden gebruiken
Aanvaardingscriteria	Informatie opnemen in een taakbeschrijving

Epics maken

Een epic is een totale inspanning met een specifieke doelstelling, die kan worden opgedeeld in kleinere stukken. In Asana vertaalt dit zich in projecten en taken voor respectievelijk features en stories. Dingen zoals grote lanceringen zouden epics kunnen zijn, net als een reeks evenementen of campagnes voor groter doel (zoals meer verkoopleads of omzet).

Om een epic in Asana te maken, moet u een portfolio maken. Met portfolio's kunt u gerelateerde projecten groeperen en ze gezamenlijk volgen. U kunt de gezondheid van de epic in één oogopslag zien en gemakkelijk statusupdates bekijken over de features die u helpen de epics te bereiken.

Een epic (portfolio) maken:

1. Open uw zijbalk en klik op Portfolio's links bovenaan.
2. Klik op Nieuwe portfolio.

Wanneer u op een van uw portfolio's klikt, kunt u een holistische weergave zien van alle projecten die er deel van uitmaken.

U bent nu klaar om features voor uw epic te maken.

Features en backlogs maken

Features documenteren de grotere activiteiten die u helpen uw epics te bereiken, en backlogs helpen u werk bij te houden dat u niet hebt geprioriteerd. In Asana kunnen zowel features als backlogs worden gemaakt in de vorm van projecten, maar u kunt uw backlog ook opnemen als een sectie van uw project.

Voor een epic rondom uw grootste productlancering van het jaar zou u dus projecten kunnen maken voor onderzoek, [feedback],(/templates/for/product/customer-feedback), ontwikkeling en de marketinglancering van verkoopplannen.

Features en backlogs (Asana-projecten) maken:

1. Zorg er eerst voor dat u een team heeft gemaakt in Asana zodat u een plek heeft voor uw features die in de vorm van projecten zullen worden gemaakt.
2. Klik op de oranje + knop in de bovenste balk om voor elke feature een project te maken. Klik om tijd te besparen op het tabblad Sjablonen om te zien of er door Asana gemaakte sjablonen zijn die passen bij het werk in uw feature.
3. Voeg vervolgens aangepaste velden aan uw project toe zodat u dingen kunt bijhouden zoals de grootte van de feature, _de kosten, de time to finish, het bedrijfsdoel, of de epic waar de feature aan gekoppeld is. Voeg aan elk project aangepaste velden toe door te klikken op de blauwe link Aangepaste velden bovenaan elk project.
4. Nu u uw features hebt gemaakt, kunt u besluiten of u uw backlog in een sectie van het feature-project bewaart, of een apart project maakt voor backlog items in het algemeen. Volg hiervoor hetzelfde proces voor het maken van een project als hierboven is beschreven.

Nu leert u hoe u uw features opsplitst in stories.

Stories maken en ze toevoegen aan uw sprint

Een story is één uitvoerbaar stuk werk om u te helpen een feature op te splitsen in kleinere, uitvoerbare delen. In Asana betekent dit taken aan uw project toevoegen. Voor een epic over een herontwerp hebt u dus bijvoorbeeld een websitelancering als feature met stories zoals 'website copy schetsen' en 'optimaliseren voor mobiel'.

Stories (Asana-taken) maken:

1. Voeg stories aan uw feature toe door taken in uw projecten te maken. Typ gewoon de uitvoerbare stap in als de taaktitel en klik daarna elke keer op Enter.
2. In de taakbeschrijving kunt u uw acceptance criteria en andere relevante details toevoegen.
3. Vul alle aangepaste velden in die u aan uw project heeft toegevoegd om dingen zoals omvang en tijd duidelijk te maken.
4. Wijs de taak toe aan de persoon die verantwoordelijk is voor het voltooien van het werk en geef het teamlid een start- en einddatum, zodat hij of zij dienovereenkomstig kan plannen.
5. Zodra u uw stories in de vorm van taken hebt aangemaakt, kunt u ze opsplitsen in taken, die in Asana als subtaken zouden worden beschouwd. U gebruikt subtaken om het werk op te delen in nog kleinere stukjes en verantwoordelijkheid te verdelen.

Overweeg om na het maken van stories een sprint-planningsproject te maken om de uitvoerbare stukken werk vast te leggen die u tijdens een sprint wilt aanpakken. Lees onze sprint-planningsblog om erachter te komen hoe u een sprint-planning bouwt en beheert.

U hebt nu een eenvoudig scrum-raamwerk gebouwd met Asana.

We weten dat er meer dan één manier is om agile-processen uit te voeren. Als u nieuwsgierig bent hoe andere teams het doen, of als u het proces dat we hier hebben uiteengezet wilt aanpassen, kunt u bij de Asana-gemeenschap terecht om een gesprek te beginnen, antwoorden te krijgen en contact te leggen met andere teams.

Agile-werk beheren met Asana

Nu u uw eenvoudige scrum-structuur hebt gebouwd en werk hebt toegevoegd aan uw sprint-project, geven we u wat tips over hoe u het werk in Asana kunt beheren.

Uw backlog beheren

Door backlog-secties of -projecten in Asana bij te houden, creëert u een actuele, actieve lijst met alle items van de backlog. Door aangepaste velden te gebruiken, kunt u taken in uw backlog filteren. Dit helpt u beslissen wat u als volgende moet prioriteren. Bovendien kunt u gemakkelijk taken van en naar de backlog verplaatsen.

Nieuwe taken toevoegen aan de backlog:

1. Om het toevoegen van items aan de backlog makkelijker te maken, kunt u een backlog [sjabloontaak] aanmaken(/guide/team/advanced/create-use-asana-templates#gl-kopiëren-tasks). Op die manier biedt elk backlog-item hetzelfde informatieniveau voordat het wordt toegevoegd. Daarna heeft u, als u besluit om het item aan te pakken, de context die u nodig hebt.
2. Gebruik de taakbeschrijving om informatie uit te spellen die iemand nodig heeft voordat u een taak aan de backlog toevoegt.

• De sjabloontaak kan worden gekopieerd door te klikken op de ... knop in de rechterbovenhoek van de taak en Taak dupliceren... te selecteren.

3. Wanneer een taak gereed is om tijdens een sprint aan te werken, voegt u de taak aan uw huidige sprint-project toe door te klikken op de ... knop. Door dit proces te gebruiken heeft u de startgegevens die u nodig heeft zonder extra werk te scheppen!

Hoe beslist u wat u uit de backlog prioriteit moet geven?

1. Het toevoegen van aangepaste velden zoals prioriteit, omvang, aantal uren om te voltooien, enz. aan uw backlog-project kan u helpen het project later te sorteren om het werk te identificeren waar u het beste prioriteit aan kunt geven.
2. Klik op het filterpictogram in de rechterbovenhoek van uw project en sorteer op het gewenste aangepaste veld.

• Als u bijvoorbeeld weet dat u tijdens uw aankomende sprint wat tijd over heeft voor engineering, kunt u op zoek gaan naar taken met een hoge prioriteit die passen in de toegewezen categorie 'tijd om te voltooien'.

Uw agile-sprint beheren

Zodra uw sprint-planningsproject gemaakt is, kunt u beginnen met er uw sprint-werk aan toe te voegen en het in Asana te beheren. Hier zijn tips over hoe u uw werk vooruit kunt helpen en belanghebbenden op de hoogte kunt houden.

Uw sprint-schema bijhouden

Uw sprintplanning beheren met Tijdlijn betekent dat u geen spreadsheets en aparte tools hoeft te gebruiken voor het plannen en beheren van de sprint.

1. Voor elke feature, story en/of taak die wordt toegevoegd aan uw sprint-plan, dient u ervoor te zorgen dat ze start- en vervaldatums hebben, zodat u kunt zien hoe de onderdelen van uw planning in Tijdlijn samenvallen. Klik op het tabblad Tijdlijn bovenaan elk Asana-project. (U kunt dit ook doen voor feature-projecten).
2. Binnen Tijdlijn kunt u al uw sprint-taken zien in een weergave in Gantt-stijl. In deze weergave kunt u eenvoudig afhankelijkheden instellen en indien nodig werk verplaatsen via slepen en neerzetten.

De sprint-updates bijhouden

In plaats van te proberen een aparte spreadsheet bij te houden of teamgenoten te pingen om te zien hoe het werk ervoor staat, hoeft u alleen maar in het planningsproject van uw sprint te klikken.

1. Zorg er tijdens de voortgang van uw sprint voor dat teamleden hun taken voor stories en taken als voltooid markeren en al het relevante werk toevoegen aan de voltooide taak zodat het duidelijk is dat het werk voltooid is en andere teamleden toegang kunnen krijgen tot de resultaten.
2. Toon de voortgang van alle relevante taken om stories te voltooien door ze in de juiste kolom van uw sprint-project te slepen. Op die manier kan iedereen die wil weten hoe ver het werk gevorderd is gewoon in het project klikken.
3. Voeg alle relevante belanghebbenden of managers aan uw sprint-planningsproject toe als projectleden. Klik op de koptekst van het project, de sectie met de gezichten, en voeg iedereen toe die nodig is. U kunt ze toegang met alleen-reageren geven, zodat ze niets kunnen wijzigen.
4. Gebruik Voortgangsweergave om reguliere updates de sprint door te geven. Gebruik @vermelden om iemands aandacht te vestigen op taken of projecten met relevant werk. @Vermeld teamleden voor kudos of om anderen te laten weten wie een project leidt en aan wie ze verdere vragen kunnen richten.
5. Voor dagelijkse stand-upvergaderingen kunnen medewerkers Mijn taken gebruiken. Zo houden ze in de gaten welk werk ze vandaag moeten aanpakken en welk werk ze voltooid hebben, en helpt ze blokkades te identificeren.
6. Als iemand vastloopt, kunnen teamleden reacties op taken gebruiken om teamgenoten te pingen voor meer informatie of hulp. Ze kunnen ook taakvolgers toevoegen voor de nodige zichtbaarheid.

Een effectief retrospectief uitvoeren in Asana

Retrospectieven zijn een belangrijk onderdeel van het agile-proces. Ze helpen teams te verwerken wat er is bereikt en stellen vast wat er in de toekomst kan worden verbeterd of waarop kan worden voortgeborduurd. Hier leest u hoe u Asana kunt gebruiken om uw retrospectieven te verbeteren en uitvoerbare inzichten te verwerven.

1. Gebruik aan het einde van een sprint uw sprint-planningsproject om te zien wat er bereikt is en wat er nog te doen is.

• Tel hoeveel features werden voltooid om capaciteit te plannen voor de volgende sprint. Met het aangepaste veld 'tijd om te voltooien' kunt u dit makkelijk voor u laten optellen.
• Verplaats alle niet-voltooide features en stories naar de backlog, of voeg ze toe aan uw volgende sprint als ze worden meegenomen.

2. Gebruik de voortgangsweergave om een statusupdate met de uiteindelijke sprint-resultaten te posten en de prestaties te delen.
3. Als retrospectieve feedback uitvoerbaar is, maak er dan een taak van en wijs die toe aan de persoon die zal kijken of hij of zij deze zelf kan implementeren of aan andere teams moet overgeven.
4. Archiveer uw sprint-project zodat alleen naar het actuele sprint-project wordt verwezen. Via Asana zult u nog altijd toegang hebben tot het gearchiveerde sprint-project.
5. Maak een nieuw sprint-project en herhaal het proces!

Hoewel er vele facetten aan agile-werk zitten die bijdragen tot het teamsucces, levert vooral de mogelijkheid om dit werk gemakkelijk op één plaats bij te houden, te beheren en te plannen ongetwijfeld een grote bijdrage aan de resultaten.