Een kloofanalyse gebruiken om bedrijfsdoelen te bereiken

Hier is een scenario: je team staat op het punt om hun strategische planningsinitiatieven voor het volgende jaar te starten, maar ze weten niet echt waar ze moeten beginnen. Wat doe je nu?

Een kloofanalyse (ook wel behoefteanalyse genoemd) is het proces waarbij je de huidige bedrijfsprestaties vergelijkt met de gewenste prestaties. Het helpt je de 'kloof' te identificeren tussen waar je bedrijf momenteel staat en waar je wilt dat je bedrijf staat. Kortom, je bent op zoek naar wat er ontbreekt.

Wat is een kloofanalyse?

Een gap-analyse (ook wel behoefteanalyse genoemd) is het proces waarbij je de huidige prestaties van je bedrijf vergelijkt met de gewenste prestaties. De 'kloof' in een kloofanalyse is waar je Bedrijf momenteel staat versus waar je wilt dat je Bedrijf staat. 

Het maken van een kloofanalyse kan je bedrijf op een paar manieren helpen. Zo doe je dat:

• Brainstorm over strategieën. Het maken van een gap-analyse kan strategische teams helpen potentiële actieplannen te bedenken die ze kunnen gebruiken om hun doelen te bereiken. 

• Zwakke punten identificeren. Als je bedrijf niet presteerde zoals verwacht, kan het gebruik van een gap-analyse je team helpen de hoofdoorzaak van bepaalde prestatiekloven te achterhalen. 

• Meet de werkelijke middelen. Als je team aan het einde van het jaar een overschot aan middelen heeft, kan een gap-analyse helpen om specifiek te identificeren hoe alles presteerde en hoe middelen werden toegewezen, zodat ze in de toekomst efficiënter kunnen worden gebruikt.

Voordelen van het gebruik van een gapanalyse

Een gap-analyse maken is een manier om je huidige strategieën te herzien om te zien wat werkt en wat er nog nodig is. Het uitvoeren van een analyse kan je bedrijf op een aantal manieren helpen, waaronder:

• Zwakke punten opsporen. Als je bedrijf niet presteerde zoals verwacht, kun je een gapanalyse gebruiken om je team te helpen de hoofdoorzaak van prestatiekloven te achterhalen. 

• Huidige middelen meten. Als je team aan het einde van het jaar een overschot aan middelen heeft, kan een gap-analyse helpen om specifiek te identificeren hoe middelen zijn toegewezen, zodat ze in de toekomst efficiënter kunnen worden gebruikt.

Wanneer een kloofanalyse uit te voeren

Een gapanalyse is een handige pojectbeheertool om je te helpen bepalen hoe je van punt A naar punt B kunt komen. Hoewel een gapanalyse op elk moment kan worden gebruikt, kun je het meeste uit je analyse halen wanneer je deze strategisch toepast op een specifiek project of initiatief. Hier zijn een paar scenario's waarin het gebruik van een gap-analyse je kan helpen de contextuele gegevens te verzamelen die je nodig hebt om je bedrijf te verbeteren.

Tijdens strategische planning

Als je team op zoek is naar een strategisch groeiplan, kan het gebruik van een gap-analyse vroeg in het strategische planningsproces je team een goed startpunt geven. Een kloofanalyse biedt gegevensgestuurde begeleiding over hoe je team van de huidige staat naar een specifiek einddoel gaat. Als je bijvoorbeeld de strategie voor het volgende kwartaal plant, kun je een gap-analyse gebruiken om te beoordelen wat je in het huidige kwartaal hebt bereikt. Vergelijk dat met de doelen die je oorspronkelijk had gesteld en je zult in staat zijn om mogelijkheden te identificeren om in de komende maanden te verbeteren.

Wanneer je prestatieproblemen tegenkomt

Als je team onverwacht ondermaats presteert, kan een gap-analyse een nuttig hulpmiddel zijn om eventuele tekortkomingen te identificeren. Zodra je de hoofdoorzaak van de kloof in je huidige situatie hebt geïdentificeerd, kan je team processen verbeteren om het probleem op te lossen zonder de productie te onderbreken. Een projectmanager aan een lopende band kan bijvoorbeeld merken dat de productie niet aan de verwachtingen voldoet. Na het voltooien van een gap-analyse, vinden ze dat de oorzaak een probleem is met sommige machines. Nu weet hij precies wat hij moet oplossen om de productie te verbeteren.

Wanneer belanghebbenden extra context nodig hebben

Als je team bedrijfsinformatie verzamelt voor investeerders of voor andere zakelijke vereisten, kan een kloofanalyse een uiterst nuttig hulpmiddel zijn. Een kloofanalyse is nuttig in deze situatie omdat het meer contextuele informatie biedt dan alleen harde cijfers. Als het management zich zorgen maakt dat je team om welke reden dan ook ondermaats presteert, kan een gap-analyse zorgen wegnemen met een gedetailleerd plan over hoe je team de kloof gaat dichten. 

Voorbeelden van een gap-analyse

De beste tijd om een gap-analyse te gebruiken is wanneer je op zoek bent naar manieren om te verbeteren, of je je realiseert dat iets niet helemaal werkt zoals verwacht. In praktische, echte voorbeelden ziet dat er als volgt uit:

• Softwareontwikkeling: Gap-analyses kunnen je ontbrekende items in je software laten zien, waardoor je mogelijk fouten kunt opsporen voordat je go-to-market gaat.

• Projectbeheer: gebruik gap-analyses tijdens de projectplanning of beoordelingsfasen van projectbeheer om je de gebieden te laten zien die niet op de hoogte zijn van de rest van je project. Vervolgens kun je indien nodig aanvragen indienen en middelen toewijzen aan dat werk.

• Human resources: als je in een HR-team zit, kun je een gap-analyse gebruiken tijdens de wervingsprocessen om je te laten zien wat er ontbreekt in een team, waar je op je beurt naar kunt zoeken in een nieuwe kandidaat. 

• Teamleiders: als leider kijk je vaak naar de problemen in het grote geheel. Soms glippen er dus details door de mazen van het net die later vertragingen of problemen kunnen veroorzaken. Een kloofanalyse kan je helpen te identificeren wanneer je iets over het hoofd hebt gezien, en het kan zijn dat je ze kunt opmerken voordat ze een groter probleem veroorzaken.

• Concurrentieonderzoek: Concurrentieanalyses zijn belangrijke hulpmiddelen om de klanttevredenheid te verhogen. Een manier om het nodige concurrentieonderzoek uit te voeren is door middel van een gap-analyse, waarbij je kijkt naar de marktkloof voor je branche en strategieën bedenkt waarmee je bedrijf deze kan opvullen.

De 4 stappen van een kloofanalyse

Hoewel het misschien ingewikkeld lijkt, is het gebruik van het gap-analyseproces niet zo ingewikkeld als het lijkt. Probeer dit proces in vier stappen om een gap-analyse voor je team te maken.

​1. Bepaal je bedrijfsdoelen

Om de huidige prestaties te vergelijken met de gewenste prestaties, moet je eerst bepalen hoe je ideale toekomstige staat eruit ziet, of, met andere woorden, doelen stellen. Elke methodologie voor het stellen van doelen werkt. Als je er nog geen gebruikt, probeer dan doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) of belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) te gebruiken om gerichte, specifieke statistieken en bedrijfsdoelen te maken. Ongeacht welk type doel je gebruikt, zorg ervoor dat je doelstellingen SMART zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. De doelen die je hier stelt, bepalen hoe je de prestaties meet en vertegenwoordigen de gewenste toestand die je voor je bedrijf wilt.

2. Benchmark je huidige bedrijfsprestaties

Gebruik doelen, historische gegevens en eerdere kloofanalyses om je huidige bedrijfsprestaties, processen of workflows te benchmarken en de standaard te bepalen voor hoe je werkt. 

Evalueer tegelijkertijd je huidige processen met een bedrijfsprocesanalyse (BPA). Als je procesverbeteringen wilt doorvoeren als onderdeel van je strategie, is het belangrijk om te kijken naar de huidige staat van je bedrijfsproces. Dit kan je helpen bepalen welke procesverbeteringsmethodologie je team moet gebruiken om de gewenste doelstatus te bereiken.

3. Analyseer gegevens over hiaten

Onthoud dat de 'gap' in een gap-analyse het verschil is tussen waar je bedrijf momenteel staat en waar je wilt dat je bedrijf staat. Nu je het verschil begrijpt, is het tijd om verschillende strategieën en tactieken te bedenken die je team nodig heeft om die kloof te dichten. 

De volgende stap in dit proces is ervoor te zorgen dat je doelen daadwerkelijk haalbaar zijn en niet te ver buiten het bereik van je team liggen. Je wilt geen doel zo hoog instellen dat het onmogelijk voelt. In dezelfde geest is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je team in staat is om hun doel in de gestelde tijd te voltooien. Als je wijzigingen aanbrengt in je huidige prestatiestrategie, kan je team dan nog steeds de doelen bereiken die je hebt gesteld op basis van het gewenste tijdsbestek?

Het is tijdens deze stap dat je met je belanghebbenden samenkomt om te brainstormen over strategische planningsinitiatieven om je doelen te bereiken. 

4. Stel een gedetailleerd rapport op

Zodra je al je cijfers en bedrijfsdoelen hebt vastgesteld, maak je een actieplan dat duidelijk aangeeft hoe je team de kloof wil dichten. Het is belangrijk om zowel kwantitatieve gegevens te gebruiken, zoals de benchmarkgegevens die je in stap twee hebt verzameld, als kwalitatieve gegevens, zoals huidige processen en eerdere strategieën voor procesverbetering. 

Wat is het verschil tussen een kloofanalyse en een SWOT-analyse?

Een SWOT-analyse is een soort kloofanalyse die vaak wordt gebruikt in projectbeheer om sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen voor een bedrijf te identificeren. Meestal voltooien mensen een SWOT-analyse via een 2x2-matrix.

Zodra deze matrix is gevuld, gebruik je deze om hiaten te identificeren die aan het licht komen terwijl je team elk kwadrant van de matrix brainstormt. 

Andere veelvoorkomende tools voor gap-analyse

McKinsey 7S-model

Het McKinsey 7S-raamwerk, ontwikkeld door Robert H. Waterman en Tom Peters, is een managementmodel dat vaak wordt gebruikt voor organisatieanalyse. Het idee is dat een organisatie zeven elementen nodig heeft die allemaal op elkaar zijn afgestemd en elkaar versterken. Als één deel van de zeven elementen niet goed is, kan dit het hele bedrijf beïnvloeden. 

De zeven S'en in dit model staan voor:

• Structuur: Hoe je bedrijf is georganiseerd. Dit kan betekenen hoe activiteiten worden verdeeld en hoe teams met elkaar communiceren. 

• Strategy: de harde set plannen die je team gebruikt om het bedrijf vooruit te helpen. 

• Systems: hoe prestaties worden gemeten, samen met procedures die het team gebruikt om zaken te doen.

• Skills: de competenties die je teamleden aan je bedrijf leveren. 

• Stijl: De gedragspatronen van bepaalde groepen binnen je Bedrijf.

• Personeel: de personen die voor je werken. Dit verwijst ook naar hun kenmerken en manieren waarop het bedrijf hun Team koestert en ontwikkelt.

• Significante waarden: waarden zijn de kernprincipes die bepalen hoe je bedrijf het werk benadert. 

Je kunt dit model gebruiken door de relatie tussen elk van de zeven S'en te testen. Als je iets in de strategie verandert, hoe beïnvloedt dat dan de systemen? Het uitvoeren van een kloofanalyse kan je concrete antwoorden geven op hoe elk van deze facetten van je organisatie zich tot elkaar verhouden. 

Congruentiemodel van Nadler-Tushman

Het Nadler-Tushman-congruentiemodel is een bedrijfsbeheertool die de hoofdoorzaak van prestatieproblemen identificeert. Het werd in het begin van de jaren tachtig ontwikkeld door de organisatietheoretici David A. Nadler en Michael L. Tushman. 

Het idee van het Nadler-Tushman-model is dat er vier hoofdelementen zijn in een bedrijf en dat ze elk unieke relaties met elkaar hebben. 

Die vier hoofdelementen zijn:

• Werk: alle individuele taken die deel uitmaken van de prestaties van je bedrijf. Er zijn twee verschillende perspectieven op hoe je naar werk kijkt: wat er wordt gedaan en hoe dat werk wordt verwerkt. 

• Personen: de interactie van individuen tijdens het werk. Enkele voorbeelden hiervan zijn een manager en zijn direct ondergeschikte, of een teamleider en een aannemer.  

• Organisatiestructuur: hoe je bedrijf zichzelf organiseert, zoals hoe werk wordt gedelegeerd, welke teams waar aan werken en hoe processen worden gebouwd. 

• Cultuur: dit is hoe je team groepsnormen, beste praktijken, idealen en gedeelde waarden in je bedrijf implementeert.

Het Nadler-Tushman-model koppelt vervolgens elk van deze elementen aan zes verschillende combinaties, zodat teams kunnen analyseren hoe hun bedrijf presteert. Die zes paren zien er als volgt uit:

• Werk en mensen: hierbij wordt gekeken naar welke werknemers welk werk doen. Voltooien de juiste mensen de juiste taken?

• Werk en structuur: Dit is hoe je team processen ontwikkelt om het werk te voltooien. Is er voldoende structuur en organisatie die duidelijk dicteert welk werk voltooid moet worden?

• Werk en cultuur: dit richt zich op de omgeving die wordt gecreëerd. Bevordert je bedrijfscultuur gewoonten die gunstig zijn voor de prestaties?

• Mensen en structuur: dit identificeert de organisatiestructuur van je Team. Is je team zo georganiseerd dat individuen hun beste werk kunnen produceren?

• Mensen en cultuur: dit richt zich op de houding van werknemers. Werken je werknemers in een cultuur die productief voor hen is? Zijn ze in staat om middelen te identificeren om zichzelf te helpen succesvol te zijn op het werk? 

• Cultuur en structuur: dit paar heeft betrekking op hoe cultuur en bedrijfsorganisatie elkaar kunnen beïnvloeden. Concurreert de organisatie van je bedrijf met de bedrijfscultuur of helpt het deze? 

Net als bij het McKinsey 7s-model kun je, wanneer je elk van de elementen van het Nadler-Tushman-model koppelt, zien hoe die twee zich tot elkaar verhouden en hoe het veranderen van het ene facet het andere kan beïnvloeden.

Maak kloofanalyses met een werkbeheertool

Kloofanalyses werken het beste wanneer ze op een gemakkelijke en georganiseerde manier met belanghebbenden worden gedeeld. Een werkbeheertool zoals Asana kan je team helpen informatie te organiseren en de communicatie met belanghebbenden te stroomlijnen, zodat iedereen op dezelfde lijn zit. Meer informatie over hoe je Asana kunt gebruiken om te helpen met werkbeheer.