Wat is benchmarking? Een benchmark instellen

Succes is een vage term - wat is het? En hoe weet je wanneer jij, je projecten en je Bedrijf succesvol zijn? De waarheid is dat iedereen zijn succes anders meet. Dit maakt het moeilijk om succes te definiëren, vooral wanneer je een team beheert of een bedrijf laat groeien.

Daarom is het zo belangrijk om je eigen normen voor succes vast te stellen, wat je kunt doen via een gegevensgestuurde aanpak die bekend staat als benchmarking. Met benchmarking gebruik je concurrenten en interne vergelijkingen om betrouwbare referentiepunten voor je succes te creëren.

Wat is benchmarking?

Een benchmark is een vooraf bepaalde standaard en benchmarking is het proces van het stellen van die standaarden. Om benchmarks te bepalen, moet je je werk met iets anders meten. Er zijn verschillende dingen waartegen je benchmarks kunt instellen, waaronder:

• Concurrenten. Door je werk of gewenste resultaten te vergelijken met je concurrenten, zie je wat normaal is in de branche en wat klanten verwachten. Zodra je dit weet, kun je je bedrijf, product of berichten aanpassen om concurrerend te blijven.

• Eerdere resultaten. Als je eerdere resultaten als benchmarks gebruikt, zie je of je intern verbetert en kun je hiaten in je processen en workflows identificeren. Als je verbetert, kun je verdubbelen wat je doet (omdat het werkt). Als je dat niet bent, is dit een goede gelegenheid om wijzigingen aan te brengen.

• Doelen. Het gebruik van doelen als benchmark laat zien of je resultaten zijn wat je had verwacht of aanvankelijk wilde toen je begon. Als je tekortschiet, moet je misschien je doelen aanpassen om ervoor te zorgen dat ze haalbaar zijn.

Gids voor Executive rapportage: universele rapportage voor de leiders van vandaag

Leer strategieën om de bedrijfsprestaties in realtime te volgen, zodat je betere, beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen voor je team.

Krijg de inzichten

Voordelen van benchmarking

Benchmarking helpt je de normen te stellen voor hoe je werkt. Maar in plaats van normen te kiezen op basis van meningen of ideeën, is benchmarken datagestuurd. Dit zorgt ervoor dat je werkstandaarden gericht zijn en gericht zijn op dingen die de grootste impact hebben.

Benchmarking laat werknemers ook de reden zien voor verwachtingen en doelen op de werkplaats. Het geeft je gegevens om aan te tonen waarom de dagelijkse taken van je team belangrijk zijn, zodat iedereen weet waar ze voor werken en waarom.

Er zijn veel voordelen van benchmarking, waaronder:

• Succes definiëren en bepalen. Met benchmarking bepaal je hoe succes er voor je bedrijf uitziet. Als je benchmark voor succes bijvoorbeeld een consistente toename van 10% in leadgeneratie YoY is en je op schema ligt om 11% te bereiken, weet je dat je de verwachtingen hebt overtroffen.

• Identificeer hiaten. Benchmarking onthult hiaten in vergelijking met je concurrentie. Het is bijvoorbeeld moeilijk om concurrerend te blijven als je drie nieuwe productfuncties produceert in hetzelfde tijdsbestek waarin je concurrenten er acht produceren.

• Stel hogere normen voor productkwaliteit. Benchmarking resulteert in producten of diensten van hogere kwaliteit die de klanttevredenheid verbeteren. Wanneer je benchmark bijvoorbeeld is om elk jaar vier community-evenementen te organiseren, stel je de standaard in om regelmatiger met je klanten te communiceren.

Waarom is het stellen van benchmarks belangrijk?

Het stellen van benchmarks is eenvoudig, maar het is een proces. Voordat je begint, verzamel je relevante benchmarkgegevens om te gebruiken voor je vergelijking. Dit kunnen gegevens zijn over je concurrenten, eerder werk of je doelen. De statistieken uit deze gegevensverzameling vormen de basis voor je benchmarkanalyse.

Stel bijvoorbeeld dat je productlanceringen bijhoudt. Je merkt dat het drie maanden duurt om van idee tot lancering te gaan. Die timing klinkt misschien lang of kort voor jou, afhankelijk van je perceptie, maar perceptie is geen nauwkeurige manier om te bepalen of dit de beste timing is voor je lancering. In plaats daarvan kun je benchmarks gebruiken om te bepalen hoe lang elke productlancering zou moeten duren. Je kunt bijvoorbeeld kijken naar:

• Hoe lang duurt het voordat je concurrent een vergelijkbaar product lanceert? 

• Hoelang duurde de laatste productlancering?

• Hebben we verbeteringen aangebracht in onze processen die ons tijd zullen besparen tijdens deze lancering?

Merk op dat hier ook andere details een rol zullen spelen. Je concurrent kan een product sneller lanceren dan jij, maar dat is niet relevant als hun team en budget twee keer zo groot zijn als die van jou. Vergelijk je benchmark met je huidige situatie en kies er een die past.

Soorten benchmarking

Er zijn drie verschillende soorten benchmarking: intern, competitief en strategisch. Wat je meet en wat je wilt bereiken, bepaalt het type.

Interne benchmarking

Als je nieuw bent in benchmarking, is interne benchmarking de gemakkelijkste benchmark om mee te beginnen. Net als andere onderdelen van projectbeheer gebruikt interne benchmarking organisatiekennis om vragen te beantwoorden. Omdat je interne informatie beoordeelt, heb je ook volledige controle over de gegevensverzameling. Voor interne benchmarking bekijk je bedrijfsprestatie-indicatoren voor andere afdelingen, teams of zelfs eerder werk. Zoek naar beste praktijken of effectieve processen die je kunt toepassen op je huidige werk.

Je kunt interne informatie verzamelen door:

• Vragenlijsten te gebruiken en collega's of direct ondergeschikten te vragen wat ze hebben bereikt en hoe.

• Eerdere projecten te beoordelen en te zoeken naar bedrijfsprocessen die je bedrijf een concurrentievoordeel hebben gegeven.

• Initiatieven met een grote impact bestuderen - wat maakte ze succesvol? Als je de processen of beste praktijken die deze projecten succesvol maakten, kunt hergebruiken en standaardiseren, dan zijn dit geschikte kandidaten voor prestatiebenchmarking.

• Eerdere doelen te bekijken om te zien of je werk aan je verwachtingen voldoet.

Terwijl je deze informatie verzamelt, noteer je alle gewenste resultaten (d.w.z. processen die je wilt repliceren en die een standaard kunnen worden). Let bovendien op prestatieverschillen - het verschil tussen je werkelijke prestaties en je beoogde prestaties. Dit proces is vergelijkbaar met een kloofanalyse, die je huidige prestaties vergelijkt met je gewenste prestaties. Behalve bij interne benchmarking, vergelijk je je huidige prestaties met prestaties uit het verleden of prestaties van andere teams. 

Zodra je hebt vastgesteld wat werkte en wat niet, kun je de interne beoordeling beëindigen en de processen en workflows benchmarken die je wilt standaardiseren.

Gids voor Executive rapportage: universele rapportage voor de leiders van vandaag

Leer strategieën om de bedrijfsprestaties in realtime te volgen, zodat je betere, beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen voor je team.

Krijg de inzichten

Concurrentiebenchmarking

Dit is de keerzijde van een interne beoordeling, waarbij je naar buiten kijkt naar de resultaten van andere bedrijven in je branche. Concurrerende benchmarking is lastiger omdat het moeilijker is om betrouwbare gegevens te vinden. Je moet erop vertrouwen dat je concurrenten informatie delen of gegevens van een derde partij krijgen, die je misschien niet kunt verifiëren.

Maar het is de moeite waard om uit te zoeken. Zodra je voorbij de verzamelingshindernissen bent, is competitief onderzoek een van de beste manieren om een concurrentievoordeel te behalen. Het helpt je patronen of thema's te herkennen die gebruikelijk zijn in je branche, die je kunt gebruiken voor benchmarking en algemene procesverbetering.

Stel bijvoorbeeld dat je ontdekt dat een directe concurrent meer Betrokkenheid op sociale media krijgt dan jouw accounts. Met deze informatie kun je een benchmark instellen voor de Betrokkenheid op sociale media van je eigen bedrijf. Kortom, je bepaalt welke prestatiestatistieken voor sociale media je bedrijf moet halen om concurrerend te blijven in je branche.

Strategische benchmarking

Soms weet je dat iets niet werkt, maar je kunt er niet achter komen waarom. Misschien zit je gewoon in een probleemoplossende sleur, of misschien breid je uit naar nieuwe markten en ontwikkel je een geheel nieuwe manier van werken. Strategische benchmarking is een creatieve manier om verder te gaan dan branchekennis. Voor strategische benchmarking ben je op zoek naar de beste prestaties in zijn klasse. Vaak betekent dit dat je naar andere bedrijven, industrieën of zelfs culturen kijkt om te zien of je een nieuwe strategische benchmark voor je werk kunt creëren.

Strategische benchmarking is door de geschiedenis heen gebruikt om innovatie te bevorderen. Toen een roltrapbedrijf bijvoorbeeld naar winkelcentra verhuisde, moest het het probleem oplossen om mensen te helpen snel en steil tegen de zwaartekracht in te stijgen. Het was ongekend in hun branche, dus keken ze naar buiten. Uiteindelijk gebruikten ze technieken uit de mijnbouw om roltrappen voor winkelcentra te ontwerpen. Wanneer dit succesvol wordt gedaan, kan strategische benchmarking je ver voorbij de concurrentie katapulteren. 

Technische benchmarking

Technische benchmarking omvat het vergelijken van de technische aspecten van producten, diensten of processen met die van marktleiders of concurrenten. Dit type benchmarking richt zich op de specifieke technologieën, tools of methoden die een bedrijf gebruikt, zodat ze kunnen beoordelen hoe hun innovaties zich verhouden. 

Door zaken als technische methoden, productietechnieken of softwaretools te onderzoeken, kunnen bedrijven gebieden identificeren waar hun technologie mogelijk achterblijft en verbeteringen implementeren om concurrerend en efficiënt te blijven.

Prestatie-benchmarking

Prestatie-benchmarking is het proces van het evalueren van de algehele prestaties van een bedrijf door specifieke statistieken te vergelijken met die van concurrenten of industrienormen. Deze aanpak kijkt naar kritieke maatregelen zoals productiviteit, efficiëntie en winstgevendheid en biedt inzichten in hoe goed een bedrijf presteert op belangrijke gebieden. 

Het doel is om prestatiekloven te identificeren en strategieën te ontwikkelen om de resultaten te verbeteren, zodat het bedrijf concurrerend blijft en in de loop van de tijd voortdurend verbetert.

Zo gebruik je benchmark

Het benchmarkproces is een systematische aanpak om de prestaties van je organisatie te verbeteren. Door deze acht eenvoudige stappen te volgen, kun je benchmarking gebruiken om je workflows en processen continu te verbeteren.

Stap 1: Bepaal wat je gaat benchmarken

Bepaal wat je wilt benchmarken. Als je nieuw bent met benchmarks, begin dan met het maken van benchmarks voor projecten, processen of gewenste resultaten die de grootste impact hebben op je werk.

Voorbeeld: een softwareontwikkelingsteam besluit hun bugoplossingstijd te benchmarken, met als doel de klanttevredenheid en productkwaliteit te verbeteren.

Stap 2: bepaal je benchmarktype

Met andere woorden, bepaal of je gegevens afkomstig zijn van competitieve, interne of strategische benchmarking.

Voorbeeld: het team kiest voor competitieve benchmarking en is van plan om hun bugoplossingstijden te vergelijken met die van marktleiders in softwareontwikkeling.

Stap 3: Beoordelen en vastleggen

Kijk waar je de benchmark voor maakt. Registreer alle gerelateerde processen en documenteer gerelateerde workflows, zodat je een goed idee hebt van waar je nu staat voordat je begint.

Voorbeeld: Het team documenteert het huidige bugtrackingproces en merkt op dat de gemiddelde oplostijd 72 uur is.

Stap 4: Verzamel gegevens

Afhankelijk van het type benchmarking kunnen gegevens afkomstig zijn van onderzoek naar concurrenten of interne gegevens. Wees bij het gebruik van concurrerend onderzoek voorzichtig met secundaire informatie over concurrenten (d.w.z. van websites of nieuwsartikelen), die moeilijk te controleren zijn.

Voorbeeld: Het team onderzoekt brancherapporten, woont technische conferenties bij en beoordeelt openbaar beschikbare gegevens over de oplostijden van bugs in de best presterende softwarebedrijven.

Stap 5: Analyseer gegevens

Meet gegevens aan je eigen prestaties of werk om hiaten, patronen en kansen voor verbetering te identificeren.

Voorbeeld: Het team ontdekt dat marktleiders bugs in gemiddeld 24 uur oplossen, wat een aanzienlijke kloof in hun eigen prestaties aan het licht brengt.

Stap 6: Maak een plan

Gegevens op zichzelf zijn niet veel waard. Als je eenmaal een volledige analyse hebt, gebruik je projectplanning om te beslissen hoe je deze benchmarks gaat instellen en gebruiken.

Voorbeeld: het team maakt een plan om hun bugoplossingstijd binnen zes maanden terug te brengen tot 36 uur door nieuwe triageprocessen en geautomatiseerde testtools te implementeren.

Stap 7: Implementeer wijzigingen

Nu kun je naar de projectbeheerfase gaan om je benchmarks volledig te implementeren en een nieuwe standaard te creëren voor je werk, team en bedrijf.

Voorbeeld: Het team begint met het implementeren van dagelijkse bug triage-vergaderingen, prioriteringssystemen en continue integratiepijplijnen om hun bugoplossingsproces te stroomlijnen.

Stap 8: Spoel en herhaal

Benchmarking is een doorlopend proces, maar het is specifiek voor elk nieuw idee of elke nieuwe workflow. Start het proces voor elk nieuw project vanaf het begin opnieuw.

Voorbeeld: na drie maanden beoordeelt het team hun bugoplossingstijd opnieuw en ontdekt dat ze deze hebben teruggebracht tot 48 uur. Ze starten vervolgens het benchmarkproces opnieuw, met de nadruk op verdere optimalisaties om hun Doel van 36 uur te bereiken.

Voorbeelden van benchmarking

Benchmarking kan vele Formulieren aannemen, afhankelijk van wat een bedrijf wil meten. Hieronder vind je een paar voorbeelden die illustreren hoe je kunt benchmarken en hoe verschillende benchmarkmethodologieën van toepassing zijn op verschillende bedrijfsgebieden.

Responstijden van de klantenservice

Een bedrijf kan externe benchmarking gebruiken om de responstijden van de klantenservice te vergelijken met de industrienormen. Door specifieke key performance indicators (KPI's) te analyseren, zoals eerste reactie- en oplostijden, kan het bedrijf een actieplan voor verbetering opstellen, wat leidt tot een betere efficiëntie en een verbeterde klanttevredenheid.

Productkwaliteitsvergelijking

Als het om productkwaliteit gaat, kan een fabrikant zijn aanbod vergelijken met dat van een toonaangevende concurrent. Door te focussen op gebieden zoals duurzaamheid en defectpercentages, helpt deze benchmarking om gebieden te identificeren voor continue procesverbetering. Het doel is om ervoor te zorgen dat het bedrijf hoge normen handhaaft en tegelijkertijd concurrerend blijft.

Betrokkenheid op sociale media

Een bedrijf kan zijn prestaties op sociale media evalueren door te kijken naar betrokkenheidspercentages in vergelijking met benchmarks uit de branche. Door KPI's zoals aandelen en opmerkingen te monitoren, kan het bedrijf zijn strategie aanpassen om de interactie te verbeteren. Deze benchmarkingbenadering helpt het bedrijf agile te blijven in een evoluerend digitaal landschap.

Benchmarking stelt de gouden standaard

Benchmarkprocessen, workflows en resultaten geven je een basislijn om je succes te meten. Benchmarks verduidelijken verwachtingen en laten je team weten hoe ze de beste resultaten kunnen behalen.  

Benchmarking helpt je om de werkstandaarden te vinden die je bedrijf stimuleren, maar het zal je niet helpen om dat werk gedaan te krijgen. Met Asana kun je workflows bijhouden, automatiseren en uitbouwen waarmee je sneller beter werk kunt doen.

Gids voor Executive rapportage: universele rapportage voor de leiders van vandaag

Leer strategieën om de bedrijfsprestaties in realtime te volgen, zodat je betere, beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen voor je team.

Krijg de inzichten

Veelgestelde vragen over benchmarking

Wat is een benchmark?

Een benchmark is een standaard of referentiepunt dat organisaties gebruiken om hun bedrijfsprestaties of -processen te meten ten opzichte van anderen in dezelfde branche of ten opzichte van industrienormen. Benchmarks bieden een basislijn om de huidige prestaties te evalueren, gebieden voor continue verbetering te identificeren en de voortgang in de tijd te meten. Door benchmarkgegevens te gebruiken, kunnen bedrijven zichzelf vergelijken met concurrenten, wat hen helpt superieure prestaties te behalen en een concurrentievoordeel te behouden.

Wat is een voorbeeld van een benchmark?

Een voorbeeld van een benchmark is wanneer een bedrijf de prestaties van zijn klantenservice evalueert door de responstijden te vergelijken met die van een toonaangevende concurrent of industrienormen. Hierdoor kunnen bedrijven zien hoe ze zich tot elkaar verhouden en waar verbeteringen kunnen worden aangebracht om de efficiëntie en klanttevredenheid te verbeteren.

Wat is het belangrijkste doel van benchmarking?

Het belangrijkste doel van benchmarking is om organisaties te helpen hun prestaties te beoordelen door ze te vergelijken met anderen, hetzij binnen dezelfde branche, hetzij met erkende normen. Het benchmarkproces helpt bij het identificeren van verbeterpunten, het dichten van prestatiekloven en het bevorderen van een cultuur van voortdurende ontwikkeling en innovatie.

Wat is het verschil tussen benchmarken en het stellen van doelen?

Je kunt zowel doelen als benchmarks gebruiken om projectresultaten te analyseren, maar ze zijn in de praktijk iets anders. Het fundamentele verschil is het doel. Doelen zijn wat je wilt bereiken en zijn meestal groeigericht, terwijl benchmarks je werkelijke resultaten vergelijken met een referentie. Anders gezegd, doelen zijn wat je wilt bereiken, terwijl benchmarks je prestaties vergelijken met een ander referentiepunt. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je een bedrijfsdoel hebt gesteld om dit jaar $ 500.000 aan terugkerende inkomsten te behalen. Dit doel illustreert wat je wilt bereiken om te groeien en je cashflow uit te breiden. Aan de andere kant vergelijken omzetbenchmarks je inkomsten met concurrenten of vorig jaar. Meestal kun je benchmarks gebruiken om doelen te informeren. Als je weet dat je vorig jaar $ 200.000 aan inkomsten hebt behaald en je exponentieel groeit, dan is $ 500.000 een realistisch doel.

Wat is het verschil tussen het stellen van een benchmark en een concurrentieanalyse?

Zowel benchmarking als concurrentieanalyses gebruiken concurrentieonderzoek om te bepalen hoe andere bedrijven werken. Het verschil tussen de twee is de reikwijdte - benchmarking is kleiner en richt zich op individuele bedrijfsprocessen, terwijl concurrentieanalyse groter is in reikwijdte en zich richt op strategieën en doelen in het grote geheel. 

Met benchmarking gebruik je onderzoeksgegevens van concurrenten om je eigen processen en beste praktijken te beoordelen. Je legt deze benchmarks vast en slaat ze op om je werkstandaard in te stellen. Dit is iets anders dan een concurrentieanalyse, waarbij je de gegevens gebruikt om je algemene bedrijfsstrategie te beoordelen. Of je besluit om benchmarking of concurrentieanalyse te gebruiken, hangt af van de omvang van je project. Als je alleen naar processen kijkt, werkt benchmarking prima. Als je op zoek bent naar gegevens over grotere strategieën en Doel, wil je misschien een concurrentieanalyse gebruiken.