7 soorten procesverbeteringsmethodologieën die je moet kennen

Als bedrijven zouden besluiten om in de loop van de tijd consequent hetzelfde te blijven, zouden velen van hen instorten. Innovatie vereist verandering, en als bedrijven niet veranderen om aan de eisen van de klant te voldoen, zullen ze niet veel groei bereiken. 

Daarom gebruiken veel organisaties een of andere vorm van procesverbeteringsmethodologie om hun processen aan te passen aan de eisen van de klant.

Wat is procesverbetering?

Verbeteringen van bedrijfsprocessen zijn methodologieën waarin een team hun huidige processen evalueert en aanpast met de bedoeling de productiviteit te verhogen, workflows te stroomlijnen, zich aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften of de winstgevendheid te verhogen.

7 soorten methodologieën voor procesverbetering

Er zijn zeven verschillende methodologieën voor bedrijfsprocesverbetering die je team kan gebruiken om inefficiënties te verminderen. In de meeste gevallen hangt de methodologie die je kiest af van waarom je je processen wilt verbeteren en wat je wilt verbeteren.

1. Six Sigma-methodologie

Six Sigma is een procesverbeteringsmethodologie die tot doel heeft variatie binnen het eindproduct te minimaliseren. Dit proces, ontwikkeld in 1986 door de Amerikaanse engineer en Motorola-werknemer Bill Smith, gebruikt statistische gegevens als benchmarks om bedrijfsleiders te helpen begrijpen hoe goed hun processen werken. Een proces wordt als geoptimaliseerd beschouwd als het minder dan 3,4 defecten per miljoen cycli produceert. 

Six Sigma wordt vaak gebruikt in de productie, vooral omdat het helpt om defecten en inconsistenties te minimaliseren. Het doel is om te optimaliseren voor consistentie, wat uiteindelijk leidt tot klanttevredenheid. 

Er zijn twee hoofdprocessen die in Six Sigma worden gebruikt: DMAIC voor bestaande processen en DMADV voor nieuwe processen. Aangezien dit artikel specifiek gericht is op verbeteringen aan bestaande processen, gaan we dieper in op het DMAIC-proces. 

Wat is het DMAIC-proces?

DMAIC is een Six Sigma-proces dat wordt gebruikt om bestaande processen te optimaliseren. DMAIC staat voor:

• Definieer de mogelijkheid tot verbetering.

• Meet de prestaties van je bestaande processen.

• Analyseer het proces om defecten en hoofdoorzaken te vinden.

• Verbeter processen door de hoofdoorzaken aan te pakken.

• Controleer alle verbeterde processen en beoordeel toekomstige procesprestaties om afwijkingen te corrigeren.

Het grootste deel van de DMAIC-procesverbetering vindt plaats tijdens de analysefase. Tijdens de analysefase van DMAIC gebruiken teams een visgraatdiagram, of een Ishikawa-diagram, om de mogelijke oorzaken van een productdefect te visualiseren. Het hoofd van het visgraatdiagram geeft het oorspronkelijke probleem aan. Vervolgens, terwijl je de ruggengraat van de vis volgt, somt elke rib verschillende categorieën van problemen op die kunnen leiden tot het oorspronkelijke probleem. Dit type visuele analyse is een goede manier om de verschillende problemen te identificeren die één hoofdoorzaak kan veroorzaken.

2. Totaal kwaliteitsmanagement (TQM)

Total Quality Management (TQM) is een klantgerichte aanpak die de nadruk legt op continue verbetering in de loop van de tijd. Deze techniek wordt vaak gebruikt in supply chain management en klanttevredenheidsinitiatieven. 

TQM is sterk afhankelijk van gegevensgestuurde beslissingen en prestatiestatistieken. Tijdens het probleemoplossingsproces gebruik je successtatistieken om te beslissen hoe je een proces kunt verbeteren. 

Hier volgen enkele belangrijke kenmerken van TQM:

• Klantgerichtheid: het uiteindelijke doel van TQM is altijd om de eindklant ten goede te komen. Als je team zich richt op het verbeteren van de kwaliteit, vraag jezelf dan af hoe die proceswijziging van invloed kan zijn op hoe eindgebruikers je product ervaren.

• Volledige teambetrokkenheid: in tegenstelling tot andere methodologieën voor procesverbetering, betrekt TQM het hele team - niet alleen de productie. Als gevolg hiervan ben je misschien op zoek naar manieren om meer bedrijfsgerichte processen te optimaliseren, zoals verkoop en marketing, om de eindconsument ten goede te komen.

• Continue verbetering: continue verbetering in het bedrijfsleven is het idee om kleine veranderingen aan te brengen met als doel processen voortdurend te optimaliseren. Er is veel variabiliteit als het om bedrijven gaat en continue verbetering helpt je team zich aan te passen wanneer externe omstandigheden veranderen.

• Datagestuurde besluitvorming: om continue procesverbetering toe te passen, moet je voortdurend gegevens verzamelen om te analyseren hoe processen presteren. Deze gegevens kunnen helpen bij het identificeren van gebieden waar inefficiënties kunnen bestaan en waar verbeteringsinitiatieven moeten worden gericht.

• Procesgericht: het hoofddoel van het implementeren van TQM is het verbeteren van processen. Andere procesverbeteringsmethoden zoals Six Sigma werken om de hoeveelheid defecten te minimaliseren, terwijl TQM werkt om inefficiënties te verminderen.

3. Lean productie

Deze vorm van procesverbetering heeft vele namen, waarbij lean manufacturing de meest voorkomende is. Het kan ook worden aangeduid als Lean productie of just-in-time productie. Lean, gedefinieerd door James P. Womack, Daniel Jones en Daniel Roos in het boek 'The Machine That Changed the World', belicht vijf hoofdprincipes op basis van de ervaringen van de auteurs bij Toyota. 

De 5 principes van lean

1. ​Waarde identificeren

2. Waardestroom in kaart brengen

3. Flow creëren

4. Trekken instellen

5. Continue verbetering

4. Voortdurende verbetering (kaizen)

De Japanse filosofie van kaizen leidt het model van continue verbetering. Kaizen is ontstaan uit het idee dat het leven voortdurend moet worden verbeterd, waardoor we een meer bevredigend en vervullend leven kunnen leiden.

Hetzelfde concept kan worden toegepast op bedrijven, want zolang je voortdurend verbetert, kan je bedrijf succesvoller worden. Het doel van continue verbetering is om activiteiten die waarde genereren te optimaliseren en verspilling te elimineren. 

Er zijn drie soorten verspilling die kaizen wil verwijderen: 

• Muda (verspilling): Praktijken die middelen verbruiken maar geen waarde toevoegen.  

• Mura (oneffenheden): Overproductie die afval achterlaat, zoals overtollig product.

• Muri (overbelasting): Te veel belasting van middelen, zoals versleten machines of overwerkte werknemers.

5. Plan Do Check Act (PDCA)

De PDCA-cyclus is een interactieve vorm van probleemoplossing. Het wordt gebruikt om processen te verbeteren en verandering te implementeren. PDCA werd gemaakt door Walter Shewhart toen hij de wetenschappelijke methode toepaste op economische kwaliteitscontrole. Later werd het idee verder ontwikkeld door W. Edwards Deming, die het concept van Shewhart uitbreidde en de wetenschappelijke methode toepaste om verbetering te verwerken, naast kwaliteitscontrole. 

Er zijn vier hoofdstappen in de PDCA-cyclus:

• Plan: bepaal het probleem dat u wilt oplossen en maak een plan om het op te lossen.

• Do: test en implementeer het plan op kleine schaal.

• Check: bekijk hoe de acties in de Do-fase zijn uitgevoerd.

• Act: na het bekijken van de resultaten van de test, beslis je of je de verandering op grotere schaal wilt implementeren.

PDCA is een verbeteringscyclus. Dit betekent dat deze stappen kunnen worden herhaald totdat je team het gewenste resultaat bereikt.

6. 5 Waarom-analyse

De 5 Waaroms-analyse is een procesverbeteringstechniek die wordt gebruikt om de hoofdoorzaak van een probleem te identificeren. Het is in theorie een heel eenvoudig proces: je verzamelt een groep belanghebbenden die betrokken waren bij een mislukking en één persoon vraagt: "Waarom is dit misgegaan?" Herhaal deze vraag ongeveer vijf keer totdat je bij de hoofdoorzaak van een probleem komt. Een 5-waarom-sjabloon kan helpen dit proces te structureren, zodat teams consistent antwoorden vastleggen. De 5 x waarom-analyse is gericht op het identificeren van problemen binnen een proces, in plaats van menselijke fouten. 

Hier is een voorbeeld:

Probleem: Er was een toename van klachten van klanten over beschadigde producten.

1. Waarom is dit gebeurd? Omdat de verpakking niet voldoende was om de producten te beschermen.

2. "Waarom was de verpakking niet voldoende om de producten te beschermen?" Omdat het team dat de verpakking testte niet verder testte dan een bepaald niveau van stress.

3. "Waarom heeft het team de verpakking niet verder getest?" Huidige standaardprocessen gaven aan dat de testen voldoende waren.

4. "Waarom gaf het huidige standaardproces aan dat deze test voldoende was?" Omdat dit proces is gemaakt voor een vorig product, niet het huidige, dat beschadigd wordt geretourneerd.

5. "Waarom was er geen nieuw proces voor het nieuwe product?" Omdat het projectsjabloon voor het lanceren van nieuwe producten geen stresstests voor de nieuwe verpakking bevat. 

Je kunt aan dit voorbeeld zien dat het team 'Waarom' vroeg totdat ze de procesfout identificeerden die moest worden opgelost - in dit geval het toevoegen van een stap 'stresstest nieuwe verpakking' aan hun sjabloon voor productlancering. Wanneer je met belanghebbenden in dit soort processen werkt, is het belangrijk om de problemen te identificeren en samen de volgende stappen te creëren, zodat je productie kan verbeteren.

7. Bedrijfsprocesbeheer (Business Process Management, BPM)

Bedrijfsprocesbeheer (BPM, Business Process Management) is het analyseren en verbeteren van bedrijfsprocessen. Net als elk organisch wezen, groeien en veranderen bedrijven in de loop van de tijd. Je team heeft misschien processen geïmplementeerd die werkten toen je team klein was, maar naarmate je groeit, schalen die processen mogelijk niet op een manier die je team in staat stelt om zo efficiënt mogelijk te zijn. 

Meestal helpt BPM teams om knelpunten te identificeren, handmatig werk te automatiseren en strategieën te ontwikkelen om inefficiënties te verbeteren. Bedrijfsprocesbeheer bestaat uit vijf hoofdstappen.

1. Analyseren: Bekijk je huidige processen en breng ze in kaart van begin tot eind. Dit staat algemeen bekend als procesmapping.

2. Modelleren: schets hoe je wilt dat het proces eruitziet. Idealiter heb je in de eerste stap inefficiënties gevonden en kun je in deze fase opstellen hoe je ze wilt oplossen.

3. Implementeren: zet je model om in actie. Tijdens deze fase is het essentieel om belangrijke successtatistieken vast te stellen om te meten of de aangebrachte wijzigingen succesvol waren.

4. Monitor: bepaal of je project al dan niet succesvol is. Verbeteren de successtatistieken die je in stap drie hebt geïdentificeerd? 

5. Optimaliseren: blijf naarmate het proces evolueert zoeken naar inefficiënties in je proces en optimaliseer het voortdurend.

Beheer procesverbeteringen om de productiviteit te verhogen

Als teamleider zijn transparantere processen en betere workflows een van de meest waardevolle dingen die je je team kunt bieden. Wanneer het effectief wordt gebruikt, verhoogt procesverbetering de productiviteit van je team en vermindert het inefficiënties. 

Probeer werkbeheer om de helderheid te vergroten en processen te verbeteren. Werkbeheertools zoals Asana kunnen je helpen de productiviteit van je team naar een hoger niveau te tillen door processen te standaardiseren, workflows te stroomlijnen en je team gesynchroniseerd te houden.