Wat is waardestroomtoewijzing (VSM)?
Samenvatting
Wanneer je een rommelige kast organiseert, is de eerste stap om alles uit de ruimte te verwijderen. Door alles uit te leggen, krijg je een beter idee van wat je hebt, waardoor het gemakkelijker is om te reorganiseren.
Werkverbeteringen zijn vergelijkbaar in die zin dat het moeilijk is om inefficiënties op te merken zonder alles voor je uit te spreiden. Door dit met je workflow te doen, kun je problemen ontdekken die je eerder niet had opgemerkt - dat is waar waardestroomtoewijzing van pas komt.
Wat is waardestroomtoewijzing?
Waardestroomtoewijzing is een stroomdiagrammethode die wordt gebruikt om een productieproces te illustreren en te analyseren. VSM is een belangrijk onderdeel van lean projectbeheer - een Agile-methodologie die de klantwaarde verhoogt door verspilling uit elke projectfase te elimineren.
Waardestromen in kaart brengen (VSM) omvat vier basisstappen:
Huidig proces in kaart brengen
Vind en elimineer verspilling
Breng het verbeterde, toekomstige proces in kaart
Implementeer het toekomstige proces
Je kunt ruimte voor verbetering opmerken in gebieden van je waardestromenkaart, zoals:
Procesflow
Doorlooptijden
Betrouwbaarheid van apparatuur
Grondstoffen/voorraad
Wanneer je verspilling in je productieflow vindt, zoals overproductie, wanbeheer of projectdefecten, kun je deze knelpunten beheren, zodat je proces soepel verloopt.
Beslissingstools voor agile bedrijven
In dit e-book leer je hoe je werknemers uitrust om betere beslissingen te nemen, zodat je bedrijf uitdagingen effectiever kan bijsturen, aanpassen en aanpakken dan je concurrentie.
Wanneer moet je waardestroomtoewijzing gebruiken?
Waardestroomtoewijzing kan leiden tot aanzienlijke verbeteringen in je bedrijfsmodel. Maar je moet geen tijd en middelen investeren in VSM als het niet aan je behoeften voldoet. Hier zijn situaties waarin je waardetoewijzing moet gebruiken:
Om een end-to-end werkproces te verbeteren
Om opgestapelde voorraden in een proces te identificeren
Om mogelijkheden voor procesoptimalisatie te vinden
Om de inherente complexiteit van een proces te leren
Om de IT-systemen te begrijpen die in een proces worden gebruikt
Om de effectiviteit van klantenservicekanalen te beoordelen
Om de gezondheid van je processen visueel weer te geven
Om je processen strategisch te beoordelen
Zoals je kunt zien, biedt het maken van een waardestromenkaart inzichten in vele aspecten van een werkproces. Een waardekaart is echter mogelijk niet nuttig als je een probleem probeert op te lossen dat geen verband houdt met informatie, product of tijdsflow.
Een waardestromenkaart maken
Waardestroomtoewijzing heeft vier basisstappen, maar je voelt je beter voorbereid als je het proces uitbreidt tot negen stappen. De eerste vijf stappen in het VSM-proces zijn gericht op projectplanning. Het hebben van een projectplan vergroot je inzichten en kan leiden tot betere procesverbeteringen. Daarna kun je aan de slag met de vier basisstappen van VSM met alle context die je nodig hebt.
1. Identificeer het probleem
Waardestroomtoewijzing is een belangrijk onderdeel van het regelmatig onderhoud van workflows, maar je kunt het ook gebruiken om een team- of klantprobleem op te lossen waarvan je al op de hoogte bent. Je kunt bijvoorbeeld merken dat de vraag van je klanten hoger is dan de hoeveelheid voorraad die je beschikbaar hebt. Als je een probleem opmerkt maar de oorzaak niet weet, kun je het probleem met je team delen en VSM gebruiken om oplossingen te vinden.
Tip: brainstorm en stel vragen in deze beginfase om zowel interne als externe inefficiënties te identificeren. Plaats jezelf in de positie van je klant en je teamleden, zodat je pijnpunten kunt vinden.
2. Kies je team
Je hebt een vastberaden en gefocust team nodig om je te helpen de waardestroom in kaart te brengen, deze nauwkeurig te analyseren en je verbeterde productieproces te implementeren. Een cross-functional team van leden van de afdelingen verkoop, operations, klantenservice en ontwerp geeft je de vaardigheden en perspectieven die je nodig hebt om de procestijden te optimaliseren en aan de behoeften van de klant te voldoen. Afhankelijk van het probleem dat je probeert op te lossen, heb je misschien geen vertegenwoordigers van al deze teams nodig. Kies verstandig om je VSM-team zo efficiënt mogelijk te maken.
Tip: Zet zowel leidinggevenden als mensen in ondersteunende rollen in je VSM-team om de zichtbaarheid van interne problemen te vergroten. Nodig leveranciers of andere belanghebbenden uit om lid te worden van je groep als je het standpunt van een buitenstaander wilt.
3. Projectbereik definiëren
Je waardestroomtoewijzingsoefening is een project op zich, wat betekent dat je je bereik moet definiëren. Als je het projectbereik niet definieert, weet je niet hoeveel van je werkprocessen je in kaart moet brengen. Gebrek aan een gedefinieerde scope maakt het ook moeilijker om verspilling later te identificeren en te elimineren.
Tip: gebruik VSM slechts voor één product tegelijk. Bepaal of je de productlevenscyclus in zijn geheel in kaart brengt of je je richt op specifieke processtappen. Als je een softwareproduct produceert, kun je het proces in kaart brengen vanaf de eerste functieaanvraag tot de levering aan de klant. Laat voorwaardelijke stappen weg die kunnen optreden zodra de klant het product ontvangt.
4. Breng je waardestroom in kaart
Nu je je VSM hebt gescand, kun je beginnen met je kaart. Gebruik waardestroom symbolen (hieronder uitgelegd) om te laten zien hoe informatie tussen je werkactiviteiten flowt. Als je je hele productieproces in kaart brengt, zal je kaart een cirkel maken. De laatste fase van het productieproces moet teruggaan naar de eerste processtap.
Tip: Als je niet zeker weet waar je je waardestroomkaart moet beginnen, begin dan met het teamlid dat verantwoordelijk is voor het goedkeuren van aanvragen tussen een klant en een leverancier. Je kunt je kaart ook in drie delen visualiseren. Wijd het bovenste deel van je kaart aan informatiestroom, het middelste deel aan productstroom en het onderste deel aan tijdstroom.
5. Voeg projectgegevens toe
Zodra je een illustratie van je waardestroom hebt, voeg je relevante statistieken toe om de meest nauwkeurige inzichten uit deze oefening te halen. Hoewel de kaart alleen al kan helpen om bepaalde dingen te visualiseren, zoals het productieproces of de softwareontwikkeling van je bedrijf, moet je de afbeelding koppelen aan gegevensvakken om dingen zoals tijd, kwantiteit en kwaliteit tussen alle processtappen te vergelijken.
Gegevenspunten die je aan je kaart kunt toevoegen zijn:
Hoeveelheid voorraad voor elke stap
Cyclustijd per eenheid
Overdrachtstijd
Aantal teamleden dat nodig is om elke stap uit te voeren
Aantal afgeschreven producten
Aantal producten in elke verwerkingsbatch
Takt-tijd (snelheid die nodig is om producten te produceren om aan de vraag van de klant te voldoen)
Tip: De gegevens die je in je kaart opneemt, variëren afhankelijk van je branche, het proces dat je in kaart brengt en welke problemen je hoopt op te lossen. De meeste gegevens vallen binnen deze drie categorieën:
Kantoor- of ondersteuningsgegevens
Productie- of winkelgegevens
Leverancier of externe verwerking van gegevens
6. Maak een tijdlijn
Een duidelijke tijdlijn is essentieel voor elk productieproces en vertragingen kunnen je hele workflow verstoren. Je besteedt het onderste derde deel van je waardestroomkaart aan de tijdsflow met behulp van een tijdladder, die twee sporten heeft voor doorlooptijd en cyclustijd. Deze ladder geeft je een beter idee of je doorlooptijd en cyclustijd op schema liggen.
Doorlooptijd is de totale tijd die je team nodig heeft om een taak te voltooien, te beginnen wanneer een taak voor het eerst je workflow binnenkomt. De doorlooptijd omvat alle operationele processen die leiden tot de eigenlijke productiefase.
Cyclustijd is het deel van je totale doorlooptijd waarin je een taak daadwerkelijk voltooit. Dit wordt soms toegevoegde waarde-tijd genoemd.
Bereken de doorlooptijd door de inventaris te inventariseren die beschikbaar is vóór elke processtap en deze te delen door de vraag van de klant naar het product. Stel je bijvoorbeeld voor dat je vier van je producten beschikbaar hebt voordat je naar de stap van het verzendproces gaat en de vraag van de klant naar het product twee producten per dag is, dan is je doorlooptijd twee dagen.
Tip: de doorlooptijd is nauw verbonden met voorraadbeheer en klanttevredenheid. Als je doorlooptijd te lang is, heb je moeite om te voorspellen wanneer je je voorraad moet aanvullen. Je waardestromenkaart kan je helpen de doorlooptijden te optimaliseren voordat je achterloopt op de levering van het product.
7. Analyseer je huidige kaart
Huidig Terwijl je je flow-state-kaart opbouwt, zul je waarschijnlijk gebieden opmerken die moeten worden geoptimaliseerd. Om je waardestroomkaart te voltooien, vul je deze in met projectgegevens om de verspillingen beter zichtbaar te maken.
Maar zelfs als de verspillingen voor de hand liggen, moet je nog steeds gerichte tijd reserveren voor kaartanalyse. Gebieden van verspilling in lean management zijn:
Overproductie (onnodige functies)
Inventaris (slecht beheerde backlog)
Beweging (tussen taken schakelen)
Defecten (technische schuld)
Overbewerking (dure tools)
Wachten
Transport
Gefragmenteerde teams
Tip: De beste manier om je kaart te analyseren is door kaizen bursts uit te voeren op alle gebieden van verspilling die je hebt geïdentificeerd. Het woord kaizen komt van twee Japanse woorden: kai, wat verbetering betekent, en zen, wat goed betekent. Gecombineerd creëren de twee woorden het idee van continue verbetering. Je gebruikt kaizen bursts om ideeën met toegevoegde waarde te genereren voor de toekomstige waardestroomkaart.
8. Ontwerp je nieuwe kaart
Je bent nu klaar om je toekomstige waardestroomkaart te tekenen. Deze kaart zal lijken op je huidige kaart, maar bevat elementen van kaizen voor gebieden die verbetering behoeven. Je kunt kanban-software gebruiken om een pull te implementeren - of alleen middelen te trekken wanneer de vraag erom vraagt - en je informatiestroom te verbeteren.
De specifieke symbolen die je toevoegt aan je toekomstige toestandkaart zullen variëren afhankelijk van je proces. Zie de VSM-symboolkaart hieronder voor visuele weergaven van het volgende:
Supermarkt: vertegenwoordigt een Kanban-voorraadpunt waar klanten de voorraad kunnen krijgen die ze nodig hebben zodra de leverancier deze aanvult.
Productie kanban: geeft aan dat het product onderdelen moet leveren aan een downstreamproces.
Materiaalopname Kanban: instrueert een operator om onderdelen van een supermarkt naar een proces te verplaatsen.
Signaal Kanban: wordt gebruikt wanneer de voorraadniveaus in een supermarkt laag zijn en geeft de productie van een bepaald aantal onderdelen aan.
Kanban-post: geeft de locatie aan voor het verzamelen van Kanban-signalen, meestal in de buurt van een supermarkt.
Materiaal pull: Vertegenwoordigt het verwijderen van opgeslagen inventaris uit supermarkten.
Sequenced pull: Elimineert de noodzaak voor supermarktopslag van inventaris tussen processen door een gespecificeerd team te instrueren om een aangepaste bestelling te produceren.
Tip: Gebruik de onderstaande waardestroom-symboolkaart om te zien hoe elk symbool eruit ziet en plaats ze dienovereenkomstig in je toekomstige toestandskaart. Hoewel het doel van je toekomstige toestandkaart is om de materiaalflow te vereenvoudigen, maak je geen zorgen als je toekomstige toestandkaart er drukker uitziet dan je huidige toestandkaart vanwege de symbolen die je hebt toegevoegd.
9. Implementeer je nieuwe kaart
De laatste stap in het VSM-proces is het implementeren van oplossingen uit je toekomstige toestandkaart in je werkproces. Hier zie je de analyse van je kaart zijn vruchten afwerpen.
Net als bij het opruimen van een kast, voelt het chaotisch om door de rommel te gaan, maar het doel van het project wordt duidelijk zodra je het gemak voelt van het gebruik van je nieuwe functionele ruimte. Hoewel het identificeren van verspilling en het vinden van slankere oplossingen een uitdaging is, is het eindproduct een efficiëntere workflow en gelukkigere klanten.
Beslissingstools voor agile bedrijven
In dit e-book leer je hoe je werknemers uitrust om betere beslissingen te nemen, zodat je bedrijf uitdagingen effectiever kan bijsturen, aanpassen en aanpakken dan je concurrentie.
Waardestroom symbolenkaart
De volgende symbolen vertegenwoordigen informatiestromen, werkactiviteiten en gebieden die verbetering behoeven in je processen. Wanneer je VSM-software gebruikt, heb je een bank van deze symbolen direct beschikbaar om te gebruiken.
Voorbeeld van waardestroomtoewijzing
Hieronder zie je een VSM-voorbeeld van een huidige toestandskaart. Deze kaart schetst het proces van een product of dienst die van de leverancier, via de interne productieketen, naar de klant gaat.
De waardestromenkaart begint bovenaan in het midden met het teamlid dat verantwoordelijk is voor de productiecontrole. Deze persoon keurt aanvragen of bestellingen van klanten goed en stuurt deze aanvragen naar de leverancier. Merk op dat dit voorbeeld van een waardestroomkaart in een cirkelvormige beweging loopt, omdat de vraag van de klant zowel de aanvoer- als de productieketen voedt.
Creëer een efficiënte workflow met waardestroomtoewijzing
Als je streeft naar voortdurende verbetering, voer dan regelmatig onderhoud uit aan je processen, net zoals je zou doen met je Startpagina. Hoewel VSM vervelend kan aanvoelen, is het resultaat een efficiëntere workflow met minder verspilling en kortere doorlooptijden.
Het in kaart brengen van je huidige en toekomstige waardestroom is eenvoudiger wanneer je de juiste software gebruikt. Wanneer je je waardestroomkaart met Asana integreert, kun je je oplossingen snel implementeren en weer aan de slag gaan om je klanten tevreden te stellen.
Beslissingstools voor agile bedrijven
In dit e-book leer je hoe je werknemers uitrust om betere beslissingen te nemen, zodat je bedrijf uitdagingen effectiever kan bijsturen, aanpassen en aanpakken dan je concurrentie.
