Hoe we een raamwerk voor digitale volwassenheid hebben gebouwd om capaciteiten en resultaten op te schalen

Digitaal werk is een bewegend doel. Nieuwe technologieën komen voortdurend naar voren, prioriteiten evolueren en het is verleidelijk om alles tegelijk te proberen. Maar ik heb geleerd dat het najagen van elke trend je niet dichter bij een doel brengt - het creëert alleen maar ruis.

In mijn rol als Head of Digital bij Asana vraag ik me voortdurend af hoe we de technologische veranderingen die dagelijks lijken te versnellen, voorblijven. Om dit aan te pakken, heb ik een digitaal volwassenheidsraamwerk gemaakt dat cruciaal is geweest om te evalueren waar we zijn en te beslissen wat onze tijd en middelen verdient. Het is een manier om te beoordelen waar we zijn, aan te geven waar we de grootste impact kunnen hebben en een pad vooruit te vinden dat het hele team kan begrijpen en achter zich kan scharen.

Waarom een digitale noordstart belangrijk is

In een omgeving waar digitale trends voortdurend evolueren, nieuwe technologieën wekelijks opduiken en trends voortdurend veranderen, is het gemakkelijk voor teams om elke nieuwe tool te bevriezen of te achtervolgen zonder  een coherent plan. De eerste aanpak leidt tot analyseverlamming. De tweede kan leiden tot gefragmenteerde inzet en dubbel werk. Het hebben van een digitale leidraad lost beide problemen op door je een lens te geven om kansen te evalueren ten opzichte van je langetermijndoelen, terwijl je flexibel genoeg blijft om waardevolle innovaties op te nemen.

Het lost niet elke uitdaging op, maar het beantwoordt wel een cruciale vraag: "Waar moeten we onze tijd en middelen nu op richten?"

Maak kennis met het digitale volwassenheidsraamwerk

Voor ons kwam die poolster in de vorm van een raamwerk voor digitale volwassenheid, een manier om te beoordelen waar we staan, om hiaten te identificeren die ertoe doen en om realistische doelen voor verbetering te stellen. 

Het raamwerk helpt ons:

• Nieuwe benaderingen testen met duidelijke succescijfers

• Snel te leren van zowel successen als mislukkingen

• Middelen in te zetten om te schalen wat werkt

• De vaardigheden op te bouwen die ons team nodig heeft voor toekomstige volwassenheidsniveaus

• Duidelijke leertrajecten te maken die zijn afgestemd op onze doelen

Zo brengen we dit Raamwerk in de praktijk:

Stap 1: Evalueer waar je bent

Huidig: we begonnen met het eerlijk beoordelen van onze huidige capaciteiten, het identificeren van specifieke hiaten en het stellen van realistische verbeterdoelen. Om dit concreet te maken, hebben we vijf volwassenheidsniveaus gedefinieerd:

• Beginner

• Verkenner

• Speler

• Transformer 

• Disrupter 

Deze volwassenheidsniveaus helpen ons om te bepalen waar we vandaag staan, de hiaten te benadrukken die ertoe doen en een realistische doelstelling te stellen voor waar we willen zijn, op basis van onze kerndoelen, prioriteiten en de toekomstige staat waar we naartoe werken.

Stap 2: Afstemmen op de belangrijkste capaciteiten

We hebben het raamwerk gestructureerd rond zes kerndimensies: gebieden die belangrijk zijn voor de ontwikkeling van ons digitale team. Deze gaan niet alleen over wat het bedrijf nodig heeft, maar ook over hoe we mensen helpen nieuwe vaardigheden op te bouwen en te groeien in hun rollen. De beste resultaten komen wanneer je beide in evenwicht brengt: het bevorderen van de expertise van het team en het focussen op de prioriteiten die het bedrijf vooruit helpen.

De zes dimensies waarop we ons richten zijn:

• Geavanceerde digitale vaardigheden: overstappen van ad-hoc training naar een gestructureerd bijscholingsprogramma met certificeringspaden voor kritieke digitale competenties.

• Personalisatie: Evolueren van one-size-fits-all-ervaringen naar datagestuurde personalisatie met duidelijke governancerichtlijnen.

• Experimenteren: verder gaan dan een cultuur van beslissingen op basis van intuïtie naar een cultuur van testen op basis van hypotheses.

• AI-gestuurde automatisering: overstappen van handmatige workflows naar slimme processen die onze teams de vrijheid geven om zich te concentreren op waardevol werk.

• Analyses en inzichten: overgaan van losse rapportages naar uniforme inzichten die strategische besluitvorming stimuleren.

• Platformprestaties: van rigide systemen naar flexibele architecturen die snelle innovatie mogelijk maken.

Stap 3: Breng capaciteiten en beoordelingen samen

Zodra we hadden beoordeeld waar we stonden en de belangrijkste capaciteiten hadden geïdentificeerd die we wilden bouwen, brachten we ze samen. Dit betekende in kaart brengen waar ons team zich bevindt op elk ontwikkelingsniveau, de mijlpalen begrijpen die die niveaus definiëren en precies bepalen waar we vervolgens naartoe wilden.

Een 'Digitale beginner' in AI-gestuurde automatisering heeft bijvoorbeeld minder dan tien procent van de processen geautomatiseerd, terwijl een 'Digitale disruptor' meer dan vijfenzeventig procent geautomatiseerd heeft. Door concrete mijlpalen en statistieken voor elke capaciteit te definiëren, maak je het gemakkelijk om te beoordelen waar het team vandaag staat, wat het betekent om van 'Beginner' naar 'Speler' of 'Disruptor' te gaan en waar je vervolgens moet investeren.

Voor ons bracht dit bruikbare prioriteiten aan het licht. We realiseerden ons dat we een 'Digitale Ontdekkingsreiziger' zijn op het gebied van personalisatie, waarbij we voornamelijk vertrouwen op basissegmentatie op basis van brede segmenten, maar we moeten evolueren naar een 'Digitale Speler' met uniforme klantprofielen en cross-channel personalisatie. Door deze hiaten zichtbaar te maken, gaven we het team een duidelijk pad om ze te dichten.

Mensen meenemen op de reis

Om digitale inzet te laten werken, kan het niet alleen een top-down richtlijn zijn. Vroeg in het proces bracht ik het team in het gesprek, eerst om een concept van het raamwerk te beoordelen en vervolgens om het te helpen verfijnen. Het resultaat is een routekaart die zowel hun expertise als hun prioriteiten weerspiegelt.

Die samenwerkingsaanpak heeft een groot verschil gemaakt. Het betekent dat het team niet alleen begrijpt waar we naartoe gaan; ze hebben een rol in het vormgeven ervan. Het biedt ook een gemeenschappelijke lens voor prioritering, waardoor het duidelijker wordt hoe de dagelijkse inzet in het grotere geheel past.

Net zo belangrijk is dat het het team een concrete manier geeft om hun eigen groei te meten. Dit gaat niet over het zeggen van: "ga AI leren" of "word beter in experimenteren". Het gaat erom dat het opbouwen van vaardigheden specifiek, uitvoerbaar en traceerbaar wordt. Door vaardigheid te koppelen aan duidelijke statistieken en mijlpalen, helpen we mensen te begrijpen hoe hun capaciteiten evolueren en hoe die evolutie past in hun rol, hun carrière en de toekomst die we samen bouwen.

Het uitvoerbaar maken - en het van ons maken

De beste raamwerken leven niet in een Deck. Ze leven waar het werk elke dag gebeurt. Bij Asana betekent dat dat het digitale volwassenheidsraamwerk binnen Asana zelf uitvoerbaar wordt gemaakt. Door de functies van Asana te gebruiken om een verbonden systeem te creëren op een manier die onze transformatiereis visualiseert, hebben we het voor elk teamlid gemakkelijk gemaakt om te begrijpen waar we staan, waar we naartoe gaan en hoe hun dagelijkse werk ons dichter bij onze langetermijndoelen brengt.

De belangrijkste functies die we gebruiken, zijn onder meer:

• Doelen: we hebben duidelijke doelen gedefinieerd voor elke volwassenheidsdimensie, met meetbare doelen en vervaldatums.

• Projecten: elk doel wordt ondersteund door specifieke projecten en taken die de doelstellingen opsplitsen in de concrete stappen die nodig zijn om ze te bereiken, waardoor het voor elk teamlid gemakkelijk is om te begrijpen hoe hun dagelijkse werk verband houdt met groei op lange termijn.

• Projectstatusupdates: we beoordelen en werken de status maandelijks bij, met een regelmatige controle van de voortgang. Deze statusupdates helpen het team op één lijn te blijven, overwinningen aan het licht te brengen en snel gebieden te herkennen die aandacht nodig hebben, waardoor het gemakkelijk is om prioriteiten aan te passen voordat er tegenslagen optreden.

• Aangepaste velden: we volgen ontwikkelingsniveaus, bedrijfsimpact en vereisten voor middelen met behulp van aangepaste velden die uitgebreide filtering en rapportage mogelijk maken.

• Rapportagedashboards: ons leiderschapsteam gebruikt dashboards om de voortgang van initiatieven te volgen, blokkades te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen over de toewijzing van middelen. We kunnen bijhouden waar we de grootste sprongen maken, zoals het inzetten van AI-aangedreven assistenten of het afstemmen op personalisatiestatistieken, en spotten waar we vastlopen.

Wat ik leuk vind aan deze aanpak, is hoe het strategische visie verbindt met de dagelijkse uitvoering. Onze teamleden kunnen zien hoe hun individuele taken direct bijdragen aan onze vooruitgang in volwassenheid. Voortgang wordt zichtbaar en gevierd, terwijl potentiële problemen kunnen worden geïdentificeerd en aangepakt voordat ze ons momentum laten ontsporen.

Hoe succes eruitziet

Vandaag levert deze aanpak al resultaten op:

• We gaan van 'Digital Explorer' naar 'Digital Player' in belangrijke dimensies, en op sommige gebieden richten we ons op de status 'Digital Transformer' binnen dit boekjaar.

• Het team heeft rolgebaseerde AI-certificeringen omarmd, waarbij 100% van de teamworkflowspecialist, AI Studio-stichtingen en AI-vaardighedenbadge zijn gecertificeerd.

• We hebben vijf AI-aangedreven assistenten ingezet en hebben ons doel verhoogd tot 15 terwijl we momentum opbouwen.

• Het team heeft een duidelijker begrip van waar ze hun inzet op moeten richten, hoe ze de dagelijkse prioriteiten in evenwicht kunnen brengen met het opbouwen van vaardigheden op lange termijn en waar hun bijdragen in het grotere geheel passen.

Lessen voor andere digitale leiders

Als je een digitale volwassenheidsroutekaart voor je Team aan het bouwen bent, vallen er een paar lessen op:

• Betrek mensen vroeg: creëer het raamwerk samen, zodat het zowel je strategie als de ervaring van je team weerspiegelt.

• Maak het uitvoerbaar: plaats je raamwerk waar het werk al gebeurt: in de tools en platforms die je team elke dag gebruikt.

• Houd de voortgang openlijk bij en meet deze: maak de voortgang zichtbaar, zodat het team zich kan concentreren op successen en gebieden kan spotten waar meer focus nodig is.

• Blijf flexibel: doelen evolueren naarmate je meer leert over wat er mogelijk is. Het doel is vooruitgang, niet perfectie.

Samen de digitale toekomst bouwen

Digitale transformatie gaat nooit alleen over technologie. Het gaat om het afstemmen van mensen, processen en tools op een gedeelde visie. Bij Asana is ons digitale volwassenheidsraamwerk meer dan een routekaart geworden. Het is een manier voor het team om te begrijpen waar we staan, waar we naartoe gaan en hoe elke persoon ons kan helpen om daar te komen.

Door het raamwerk bruikbaar te maken in Asana, hebben we een groot, abstract initiatief omgezet in een gezamenlijke, concrete praktijk. En dat, meer dan elke individuele tool of trend, is hoe we gefocust blijven en voorop blijven lopen.