Je hebt kortere doorlooptijden nodig

We hebben allemaal wel eens verhalen gehoord over vroeger, toen alles nog goedkoop was en kinderen buiten speelden in plaats van aan hun telefoons gekluisterd te zitten. Maar we weten ook dat ons gemakkelijke moderne leven zijn voordelen heeft. Drone-leveringen en technische reuzen hebben de manier veranderd waarop bedrijven hun diensten aan klanten leveren, en met sommige pakketten die binnen enkele uren aankomen, is het veilig om te zeggen dat kopers verwachten dat dingen sneller gaan dan ooit tevoren.

Daarom is de doorlooptijd zo belangrijk. Om effectief tijdbeheer te gebruiken en de juiste dingen op het juiste moment aan je klanten te leveren, moet je eerst weten hoe lang het duurt. Dit is je doorlooptijd. In dit artikel leer je hoe je statistieken over doorlooptijd kunt gebruiken om de klanttevredenheid te verhogen, de productie en processen te verbeteren en workflows te versnellen voor snellere, soepelere leveringen.

Wat is doorlooptijd?

Levertijd is hoe lang het duurt vanaf het moment dat je een bestelling ontvangt tot het moment dat de bestelling wordt verwerkt. Het wordt meestal geassocieerd met productie, toeleveringsketenbeheer en projectbeheer, maar het is van toepassing op elk bedrijf dat klanten, producten en een verkoopteam heeft. De doorlooptijd voor productie berekent bijvoorbeeld de tijd tussen het ontvangen van een inkooporder en het moment dat deze in handen is van een klant. Projectleiderteam daarentegen begint wanneer een bestelling wordt ontvangen (in dit geval van de manager) en eindigt wanneer een werknemer deze voltooit. 

Ongeacht het bedrijf of de afdeling, het verkorten van de tijd van bestelling tot levering betekent uiteindelijk dat je meer bestellingen kunt verwerken en meer geld kunt verdienen.

Wat is het verschil tussen doorlooptijd en verwerkingstijd?

De verwerkingstijd is de hoeveelheid tijd tussen het ontvangen van een inkooporder en wanneer deze wordt doorgegeven aan een andere afdeling of proces. De verwerkingstijd is een onderdeel van de totale doorlooptijd en kan een grote impact hebben. 

Als je faciliteit bijvoorbeeld voedingsmiddelen verwerkt en verpakt, kan een vertraging in de verwerkingstijd betekenen dat je producten te laat zijn bij supermarkten. Hierdoor eten minder klanten je producten, wat minder omzet voor de winkels betekent. Als je het probleem dat je verwerkingstijd verlengt niet kunt oplossen (bijvoorbeeld omdat je onderbezet bent en geen budget hebt om mensen in te huren), kan dit er uiteindelijk toe leiden dat je producten worden vervangen in de winkelrekken.

Hoe bereken je de doorlooptijd?

Om de doorlooptijd te berekenen, moet je de tijd voor voorverwerking, verwerking en naverwerking optellen. 

Voorproces + proces + na-proces = doorlooptijd

Hier vind je een overzicht van de berekening van de doorlooptijd:

• Voorverwerking: meet je inkoop- en besteltijden, rekening houdend met mogelijke vertragingen of tekorten in de verzending wanneer dat nodig is.

• Verwerking: bepaal de tijd die nodig is om een bestelling volledig te verwerken. Probeer rekening te houden met elk klein detail, zoals het verpakken van items of pauzes van werknemers.

• Nabewerking: hier voorspel je hoe lang het duurt voordat de klanten je product in handen hebben. Meestal is dit je verzendtijd of, als je in projectbeheer zit, de tijd tussen voltooiing en implementatie.

Waarom is doorlooptijd belangrijk?

De doorlooptijd raakt de meeste aspecten van je bedrijf. Als het te lang is, kan het je klantervaring temperen, interne frustraties creëren en zelfs leiden tot hogere prijzen als je probeert de kosten van langere productietijden te compenseren. Kortere doorlooptijden verhogen de winst en houden iedereen tevreden, van de leveranciersinkoop tot aan de klant.

De impact van een langere doorlooptijd

Lange doorlooptijden gebeuren zelden van de ene op de andere dag. In plaats daarvan beginnen ze als een langzaam lek. Want hoewel de meeste mensen de doorlooptijden zo kort mogelijk willen houden, kan de doorlooptijd beetje bij beetje toenemen zonder dat je het doorhebt. Misschien heb je je team verkleind zonder de technologie toe te voegen om de productiviteit te verhogen. Toen voelde je je ongeorganiseerd, wat resulteerde in dubbele bestellingen van grondstoffen en het uit het oog verliezen van het eindproduct. Zo gaan er maanden voorbij en plotseling realiseer je je dat je doorlooptijd drastisch is veranderd. Wat in eerste instantie aanvoelde als een paar kleine misstappen, heeft geleid tot aanzienlijk langere doorlooptijden.

Dat is eng. Want hier is de koude, harde waarheid: je klanten zullen niet op je wachten als ze dezelfde services elders kunnen krijgen. Hoe goed je product of aanbod ook is, ze zullen niet lang wachten voordat ze je concurrent opzoeken. Knelpunten en vertraagde levertijd zullen je op de lange termijn geld kosten, met verstoorde workflows, een lager teammoraal en onvermijdelijk lagere verkoop.

Voorbeelden van doorlooptijd

Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden van hoe je de doorlooptijd in verschillende sectoren kunt berekenen.

Doorlooptijd in de productie

Productie is de meest voorkomende sector waar we aan denken als we het over doorlooptijd hebben. De berekeningen zijn dus relatief eenvoudig.

• Inkoop: in de productie is voorbewerking je inkoopbeheerfase. Je meet hoe lang het duurt om items te vinden, te bestellen en te ontvangen.

• Verwerking: Dit is de fase waarin je je product bouwt. Hoe lang duurt het om alle onderdelen van je product in elkaar te zetten en het klantklaar te maken? 

• Verzending: tijd om het op te sturen! De verzendtijd is het aantal dagen of weken dat nodig is om van je verwerkingsfaciliteit naar je klanten te gaan.

Doorlooptijd van de toeleveringsketen

De doorlooptijd van de toeleveringsketen is een beetje lastiger, omdat deze afhankelijk is van veel factoren die buiten je controle liggen. Omdat de toeleveringsketen meestal goederen van de ene plaats naar de andere transporteert, is deze sterk afhankelijk van verzendtijden die op elk moment kunnen veranderen.

• Bestelling van voorraad: dit is de tijd die het duurt voordat je producten ontvangt. Wanneer een bedrijf naar je verzendt, hoe lang duurt het dan gemiddeld voordat het aankomt? 

• Verwerking: dit is waar je de meeste controle hebt over de doorlooptijd van de toeleveringsketen. Hoe sneller je die producten kunt verwerken en de deur uit kunt krijgen, hoe korter je totale doorlooptijd.

• Verzending: vergelijkbaar met productie, dit is de tijd die producten nodig hebben om bij hun volgende stop aan te komen zodra ze je faciliteit verlaten.

Projectmanagement

In projectbeheer helpt de doorlooptijd je om realistische verwachtingen aan je team te stellen, zodat je ze niet overweldigt met last-minute verzoeken. 

• Delegatie: De teamleider beoordeelt en organiseert alle gerelateerde projecttaken en wijst ze toe aan verschillende leden. Hier kijk je naar hoe lang het duurt voordat de lead de projectdetails heeft beoordeeld, een strategisch plan heeft gemaakt met eventuele doelen, mijlpalen, deliverables en deze heeft gedelegeerd aan het team. 

• Projectwerk: zodra het team de verwachtingen begrijpt, hoe lang duurt het dan voordat ze een definitief project opleveren? 

• Beoordelingen en goedkeuringen: zodra het project intern is afgerond, wordt het vaak beoordeeld en goedgekeurd door extra belanghebbenden van het project. Ten slotte wordt het doorgegeven aan een andere afdeling of team voor opvolging of implementatie. Bereken de tijd die nodig is vanaf de voltooiing van het project tot het in handen is van die andere afdeling.

B2C- of DTC-bedrijven

De doorlooptijdberekening voor bedrijf naar consument (B2C) of direct naar consument (DTC) bedrijven is de tijd vanaf het moment dat je de inkooporder van de klant ontvangt tot het moment dat de klant het product heeft.

• Voorverwerking: Voor B2C- of DTC-bedrijven begint de voorverwerking met een inkooporderoontvangst en eindigt wanneer je Team begint met het assembleren van het product. Tussendoor moet je de betaling verwerken en de vereiste gegevensvelden invullen voordat je met de verwerking begint.

• Verwerking: als je product al is vervaardigd, bereid je het in deze fase voor op verzending, inclusief verpakking en het voorbereiden van verzendetiketten.

• Verzending: vergelijkbaar met andere sectoren die we hebben besproken, is deze laatste fase de tijd die het duurt vanaf het moment dat je pakket je verlaat en bij je klant aankomt.

Hoe je de doorlooptijd kunt verkorten

Nu wat goed nieuws: je kunt de doorlooptijd verkorten met vrij eenvoudige aanpassingen aan je verwerkingsstructuren. Inefficiënties en menselijke fouten kunnen een langere doorlooptijd veroorzaken, maar dat kunnen ook dingen die volledig buiten je controle liggen, zoals natuurrampen en tekorten in de toeleveringsketen. Wanneer je je doorlooptijd verkort, is het belangrijk om je te concentreren op de elementen die je kunt controleren en plannen te maken voor wanneer dingen buiten je controle onvermijdelijk gebeuren.

• Gebruik tools en technologie die taken en werk over werk stroomlijnen.

• Communiceer effectief met je team van begin tot eind om verwachtingen te verduidelijken en verwarring te verminderen.

• Prognose gebruiken om te voorspellen wat je behoeften in de toekomst zullen zijn. Dit laat minder aan het toeval over en minder reactiviteit, wat meer gericht werk en kortere doorlooptijden betekent.

Doorlooptijden verbeteren met software

Veel van de verwerkingsfouten die van invloed zijn op doorlooptijden kunnen worden geautomatiseerd. Je kunt bijvoorbeeld taken en eigenaren automatiseren voor elke fase van het productieproces. Bekijk je algehele workflow en zoek naar plaatsen die repetitief en handmatig zijn. Dit zijn dingen die je kunt automatiseren of stroomlijnen, waardoor de doorlooptijden vanzelf worden verkort. Software doet het werk niet voor je, maar het vereenvoudigt het proces en maakt je team efficiënter. Het is een eenvoudigere manier om de doorlooptijd te verkorten, zonder de extra kosten van het verhogen van het personeel. 

Een kortere doorlooptijd geneest (de meeste) productieproblemen 

Het verkorten van je doorlooptijd kan van invloed zijn op zowat elk aspect van je bedrijf. In het huidige tijdperk van onmiddellijke bevrediging is het van cruciaal belang om je producten zo snel mogelijk in de handen van je klanten te krijgen. Kortom, tijd is onze meest waardevolle hulpbron. En dit geldt ook voor jouw bedrijf. 

Langere doorlooptijden worden meestal veroorzaakt door inefficiënties. Het goede nieuws: dat zijn vaak dingen die je kunt veranderen. De automatiserings- en organisatiefuncties van Asana kunnen je processen stroomlijnen en de doorlooptijd verkorten.