Wat is inkoopbeheer en waarom is het zo belangrijk?

Wanneer je een klein team hebt, is het kiezen van tools die je voor je dagelijkse werk wilt gebruiken net zo eenvoudig als weten wat je wilt en het vervolgens kopen. 

Maar wanneer bedrijven beginnen te groeien, kan dit proces onhoudbaar worden. De behoefte aan tools wordt complexer en bedrijven willen de hoeveelheid risico die ze nemen bij het werken met een potentiële partner minimaliseren.

Daarom hebben bedrijven teams die zich toeleggen op het inkoopproces.

Wat is inkoopbeheer?

Inkoopbeheer is het proces van het verkrijgen van goederen of diensten voor een bedrijf door middel van het kopen, huren of contracteren met een externe bron om een project te voltooien. 

Dit proces omvat een verscheidenheid aan inkoopactiviteiten, waaronder het identificeren van de behoeften van een project, het vinden van potentiële opties, het indien nodig indienen van een aanvraag voor voorstellen (RFP's) en het beheren van inkoop terug naar het Team. Dit proces kan worden uitgevoerd door een ander team dan het team dat het product of de dienst aanvraagt, in een poging het bedrijf te beschermen tegen elk potentieel risico. Neem echter altijd contact op met je interne juridische team om het specifieke inkoopproces bij je organisatie te bevestigen.

Inkoopteams zijn doorgaans experts in contractbeheer. Je interne inkoopteam zal waarschijnlijk verantwoordelijk zijn voor het onderhandelen over contracten die het beste aansluiten bij de behoeften van je bedrijf, het onderhandelen over prijzen en verpakkingsinformatie met je potentiële partner en het uitvoeren van een risicoanalyse om je bedrijf te beschermen tegen mogelijke bedreigingen. 

Er zijn meestal twee belangrijke kanten aan inkoop: de front-end strategische inkoop en de operationele kant van inkoopbeheer. 

Front-end sourcing is hoe het team de verschillende partners en bedrijven identificeert waarmee je bedrijf wil samenwerken. Dit proces omvat meestal het vaststellen van minimumkwalificaties waaraan potentiële leveranciers moeten voldoen en het identificeren waarom het bedrijf een externe leverancier voor een project moet inschakelen. 

De operationele component van inkoopbeheer zijn de individuele stappen die een bedrijf moet nemen om met een derde partij te beginnen werken. Deze stappen variëren afhankelijk van je interne bedrijfspraktijken, maar ze kunnen het gebruik van inkooporders, het indienen van RFP's, het kiezen van bieders of het doorlopen van een offerteproces omvatten.

4 stappen van het inkoopproces

Er zijn vier belangrijke stappen die inkoopteams zullen nemen in een inkoopbeheerproces. Hier is een basisoverzicht van hoe een inkoopprojectteam de stappen zou doorlopen om materialen aan te schaffen die nodig zijn om een project te voltooien. Neem altijd contact op met je interne juridische team voor advies over de inkooppraktijken en het beleid van je bedrijf.

1. Maak een inkoopbeheerplan

Dit is de eerste fase van inkoopbeheer. Inkoopteams werken meestal samen met belanghebbenden om te bepalen welke middelen het team nodig heeft om een project te voltooien. Het inkoopteam zal het totale project als geheel bekijken en mogelijke oplossingen identificeren. Tools zoals inkoopbeheersystemen of werkbeheersystemen kunnen je inkoopteam helpen belangrijke documenten zoals RFP's en inkoopaanvragen op dezelfde plaats te bewaren. 

Je interne inkoopprofessionals zullen waarschijnlijk de middelen evalueren die het bedrijf momenteel beschikbaar heeft in vergelijking met wat het Team zoekt. Als het kosteneffectiever is om middelen te gebruiken die het team bij de hand heeft, zullen ze dit waarschijnlijk voorstellen, naast het onderhandelen over kosten wanneer ze opties met bieders bespreken. 

In deze fase worden ook basisvragen over het inkoopplan beantwoord. Deze vragen kunnen zijn:

• Hebben belanghebbenden deze middelen op een specifieke datum nodig?

• Zal er een specifiek proces zijn voor hoe het team verschillende opties evalueert?

• Zal je team een RFP vrijgeven aan potentiële leveranciers?

2. Voer inkoop uit

Tijdens deze fase zal het inkoopteam meestal een beslissing uitvoeren. Je interne juridische team zal je begeleiden bij het verzamelen van biedingen en je team helpen bij het evalueren van de verschillende beschikbare opties.

Kijk naar je interne team voor begeleiding over welke optie het beste bij je behoeften past. Zodra je een leverancier hebt geselecteerd, zal je interne juridische team je helpen om over te gaan tot de onderhandelingen en het ondertekenen van het contract zodra het contract overeenkomt met de projectbehoeften. Dit proces eindigt meestal met een document zoals een inkooporder om alle details van de deal te bezegelen - de inkooporder kan details bevatten over de prijs, hoeveelheid, tijdlijn voor productlevering en hoe de betaling zal worden gedaan.

3. Beheer (of controleer) inkoop

Afhankelijk van het type product dat je team aanschaft, is dit de fase waarin het team de nieuw aangeschafte aankoop in je projectplan implementeert. Dit kan het beheren en trainen van een nieuw team van aannemers betekenen, het installeren van nieuwe software of het verplaatsen van grondstoffen om er een nieuw product van te maken. 

Tijdens deze fase is het een goed idee om een vorm van wijzigingsbeheer in je proces te implementeren. Dit geldt vooral als je extra teamleden aan je workflow toevoegt. Zo kun je je bedrijfsvoering in de gaten houden en controleren of de nieuwe aanbestedingen iets hebben veranderd. Als een team bijvoorbeeld nieuwe automatiseringsmachines aanschaft voor een assemblagelijn, is het belangrijk om het verschil in productie voor en na het toevoegen van de machines te controleren. Dit verschil geeft precies weer hoeveel impact de machine op je bedrijf heeft gehad. 

4. Sluit inkoop af

Tijdens de onderhandelingsfase zullen je interne juridische team en leverancier onderling overeenkomen wat 'voltooid werk' is. Zodra beide partijen het stadium bereiken waarin het eigenlijke werk is voltooid, zal je interne juridische team meestal al het papierwerk afronden en indien nodig een vrijstelling van aansprakelijkheid uitvoeren. 

Doorgaans zullen beide partijen ervoor zorgen dat alles wordt voltooid volgens de gecontracteerde overeenkomsten.

De rol van de projectmanager tijdens het inkoopproces

Een projectmanager is verantwoordelijk voor het verplaatsen van een project langs het projectschema en het beheren van updates voor belanghebbenden en andere teamleden als het gaat om het inkoopproces. Het grootste deel van het inkoopproces moet echter worden uitgevoerd door je interne juridische team, in overeenstemming met je bedrijfsbeleid. 

De belangrijkste verantwoordelijkheid van de projectmanager tijdens het inkoopproces is het helpen coördineren van informatie aan het inkoopteam en alles wat ze nodig hebben om een RFP of een contract naar de volgende fase te brengen. Als het inkoopteam specifieke informatie nodig heeft over de behoeften van het project, kan de projectmanager helpen bij het verzamelen en delen van die informatie. 

Sommige bedrijven gebruiken speciale inkoopbeheersoftware om informatie voor de inkoopafdeling georganiseerd te houden. Anderen kunnen informatie stroomlijnen met behulp van een werkbeheertool die belangrijke projectmijlpalen, leveranciersinformatie en statusupdates van belanghebbenden op één plek kan bewaren. 

Werkbeheertools zoals Asana kunnen helpen om documenten zoals inkoopcontracten, RFP's en belangrijke audits op één plek te bewaren waar belanghebbenden toegang hebben tot die informatie. Als je klaar bent om te beginnen, probeer dan vandaag nog ons gratis RFP-sjabloon.