Sjabloon voor offerteaanvraag: 6 stappen om een offerteaanvraag te maken

Voel je je soms overweldigd door het proces van het vinden van de juiste leverancier voor je project? Als je jezelf wilt voorbereiden op succes, het proces wilt stroomlijnen en onder het budget wilt blijven, dan kun je beginnen met een offerteaanvraag (RFQ). 

In deze handleiding behandelen we wat een RFQ is, de stappen die je moet volgen en wat je in je document moet opnemen. We hebben zelfs een offerteaanvraagsjabloon toegevoegd om het je gemakkelijker te maken om aan de slag te gaan.

Wat is een RFQ?

Een offerteaanvraag (RFQ) is een document dat bedrijven naar potentiële leveranciers sturen om meer te weten te komen over hun prijsinformatie. Dit gestandaardiseerde formulier helpt bedrijven om biedingen effectiever te sorteren, omdat de objectiviteit het gemakkelijker maakt om leveranciers te vergelijken en te contrasteren. Je kunt RFQ-documenten verzenden voor of met je offerteaanvraag (RFP).

Meestal zal een bedrijf de RFQ die ze versturen aanpassen om de specifieke informatie te ontvangen die ze moeten beoordelen voordat ze verder kunnen gaan met een potentiële leverancier. Pas je document aan om de belangrijkste details voor je leverancier op te nemen, waaronder prijsexpectaties, indieningsdetails en meer. 

Wat is het verschil tussen een RFQ en een RFP?

Hoewel er enige overlap is tussen de twee, zijn er verschillende duidelijke verschillen tussen RFQ- en RFP-documenten. Een RFQ zoekt meestal naar de laagste prijs tussen leveranciers. 

RFP staat voor request for proposal (aanvraag voor voorstel). Een RFP houdt rekening met extra factoren en stelt een reeks vragen om de beste optie te evalueren. In het bijzonder bevatten offerteaanvraagdocumenten vragen over risicobeheer, concurrentieanalyse, dealbrekers en meer.

RFQ versus een werkomschrijving en werkbereik

Een werkomschrijving is een document dat beschrijft wat er moet gebeuren om een succesvol project te hebben. Een werkbereik is een sectie van dit document waarin de stappen worden uitgelegd die nodig zijn om hun doelen te bereiken.

Een werkomschrijving wordt meestal verzonden voorafgaand aan het RFQ-document om de stappen vast te stellen die moeten gebeuren om een succesvol project te hebben. Zodra je de routekaart van je aannemer voor het voltooien van hun taken begrijpt, is de volgende stap het bekijken van prijsinformatie via het RFQ-document.

Wanneer een RFQ verzenden

Bedrijven die bezig zijn met het kopen van een goed of dienst moeten een RFQ-document sturen naar leveranciers die ze overwegen te gebruiken voor hun projecten. Leveranciers sturen dit document terug om hun prijzen te schetsen, zodat je hun kosten kunt vergelijken met andere potentiële leveranciers. Het verkrijgen van deze resultaten is een belangrijke stap in het inkoopbeheer van een project.

Een RFQ-sjabloon wordt verzonden nadat je een potentiële leverancier een document hebt gegeven waarin je doelen, budget en tijdlijn voor je aankomende project worden beschreven. Met een RFQ en projectdetails kunnen je biedende leveranciers het projectbereik begrijpen en beslissen of ze willen meedoen. 

Wat zijn de stappen om een RFQ te voltooien?

Zodra je je werkbereik en werkomschrijving aan het begin van je doorlichtingsproces naar je leveranciers hebt gestuurd, is het tijd om je RFQ-sjabloon aan alle partijen te verstrekken. We hebben de zes belangrijkste stappen bij het maken van een RFQ-document hieronder opgenomen om je op weg te helpen met je volgende project. 

1. Stel je projectbudget in

Ten eerste: stel je projectbudget in. Je projectbudget is je gedetailleerde plan en tijdlijn van hoeveel geld je gaat uitgeven en waar je het aan gaat uitgeven. 

Het is essentieel dat je je budget op orde hebt voordat je je RFQ-document maakt, zodat je een basis hebt om je potentiële leveranciers te evalueren. Als je deze informatie vanaf het begin hebt, kun je je project financieel succesvol maken en heb je een duidelijk pad om de juiste leverancier te kiezen.

2. Identificeer je vereisten

Naast het instellen van het budget voordat je je RFQ-sjabloon invult, is het ook noodzakelijk om je vereisten van tevoren te identificeren. Als je weet welke kwaliteiten het belangrijkst zijn, kun je de lijst met leveranciers filteren die gekwalificeerd zijn om aan je project te werken. 

Hieronder staan enkele voorbeelden van vereisten die belangrijk kunnen zijn om op te nemen in je RFQ-document:

• Hoeveelheid benodigd materiaal

• Leveringsvereisten

• Beoordelingsproces van de offerteaanvraag

• Algemene voorwaarden

• betalingsparameters 

Je vereisten veranderen afhankelijk van het soort project waaraan je werkt en kunnen worden aangepast aan je behoeften.

3. Bereid het document voor

Nu je je voorbereidend werk hebt gedaan, is het tijd om het document voor te bereiden. Hoe meer details je opneemt in je RFQ, hoe beter. Het opnemen van de details is belangrijk omdat het de potentiële leverancier meer informatie geeft over de tijdlijn en de reikwijdte van het project. Als gevolg hiervan kunnen ze hun prijzen voor dit specifieke werk nauwkeuriger delen.

Hier zijn enkele factoren waarmee je rekening moet houden bij het voorbereiden van je RFQ-sjabloon:

• Projectdoelen: het schrijven van een beknopte beschrijving van het project en de doelstellingen is belangrijk voor een RFQ-document. Hoe meer details je geeft, hoe beter een leverancier een nauwkeurige offerte kan geven voor het gewenste werk.

• Tijdlijn: door een projecttijdlijn te verstrekken, kunnen leveranciers weten of ze aan je projectverwachtingen kunnen voldoen. Probeer realistisch te zijn met je tijdlijn, zodat de leveranciers tijd hebben om de benodigdheden en mankracht te verzamelen die nodig zijn om de klus te klaren.

• Prijsexpectaties: zorg ervoor dat je potentiële leveranciers vraagt om een volledige uitsplitsing van hun kostenmethode. Specificeer het detailniveau dat je van hen wilt, zoals de kosten van arbeid, benodigdheden en extra kosten in hun totale kostensamenvatting.

• Indieningsdetails: vermeld de indieningstijdlijn en hoe de RFQ terug te sturen. Door deze informatie aan je document toe te voegen, zorg je ervoor dat bieders de deadline niet missen.

• Contactgegevens: dit lijkt misschien een triviale stap, maar het is een belangrijke stap - aanvragers kunnen immers geen contact met je opnemen als je de contactgegevens van je bedrijf niet vermeldt.

Een document dat duidelijk je vereisten beschrijft, helpt je mogelijke misverstanden te verminderen. Het zal je ook helpen om nauwkeurigere reacties en prijsoffertes te krijgen.

4. Stuur de aanvraag

Vervolgens is het tijd om de offerteaanvraag naar je lijst met leveranciers te sturen. Lees je definitieve document nog een laatste keer door voordat je het verstuurt. Dit geeft je een laatste kans om ervoor te zorgen dat je offerteaanvraag de nodige informatie bevat.

Geef je leveranciers een paar weken de tijd om te reageren, zodat ze voldoende tijd hebben om met hun team aan de prijsstelling te werken. Meestal geeft 3–4 weken voldoende tijd voor leveranciers om vragen te stellen en inzicht te krijgen in de projectresultaten. Houd biedinformatie altijd vertrouwelijk.

5. Beoordeel de voltooide RFQ

Het beoordelen van ingediende RFQ's zou snel en eenvoudig moeten zijn nu je het voorbereidende werk voor het doorlichten van leveranciers hebt gedaan. Met deze methode kun je elke leverancier evalueren om te zien welke aan al je vereisten voldoen voor de laagste kosten. 

6. Selecteer je leveranciers

Nu je al je offerteaanvragen van leveranciers hebt teruggekregen, is het tijd om je keuze te maken. Het gebruik van een consistent RFQ-sjabloon maakt het gemakkelijk om leveranciers snel en gemakkelijk te vergelijken. Lees elke inzending zorgvuldig door om ervoor te zorgen dat de voorwaarden en prijzen van je geselecteerde aannemer overeenkomen met je verwachtingen. 

Sjabloon en voorbeeld van een offerteaanvraag

Bekijk onze offerteaanvraagsjabloon hieronder om het vinden van de perfecte leverancier eenvoudiger te maken.  Wanneer je een offerteaanvraagdocument aan een potentiële leverancier geeft, vult jouw bedrijf de projectdetails in en vult de leverancier de prijsopbouw en bedrijfsinformatie in. 

Hieronder vind je een voorbeeld van hoe een offerteaanvraag eruit zou zien, volledig ingevuld door een leverancier bij het plannen van een evenement, maar voel je vrij om het sjabloon aan te passen aan je behoeften.

Van offerteaanvraagsjabloon tot leveranciersbeheer

Een duidelijk en beknopt RFQ-sjabloon helpt je workflow en zorgt voor helderheid tussen jou en je potentiële leveranciers. Een RFQ-document helpt je het product of de dienst die je zoekt tegen de laagste prijs te krijgen. Zodra je een RFQ hebt, kun je de projectbeheertool van Asana proberen om je volgende project te stroomlijnen en op schema te houden.