8 belangrijke functies om naar te zoeken in een Werkbeheerplatform

De manier waarop we werken, werkt niet. Werk is verspreid, tools synchroniseren niet en teams hebben last van app-overbelasting en technologievermoeidheid. Maar er is een slimmere manier. Met een werkbeheerplatform voor ondernemingen kun je alle organisatorische elementen verbinden - van de kleinste dagelijkse taken tot de meest complexe bedrijfsdoelen - voor een meer geïntegreerde, naadloze manier van werken. 

De uitdaging is om het juiste platform te kiezen. Daarover gaat deze handleiding. We nemen je stap voor stap mee door de onmisbare functies waar je op moet letten in een werkbeheerplatform voor ondernemingen. Aan het einde zul je vertrouwen hebben in je vermogen om een beslissing te nemen die de huidige behoeften en de langetermijnbedrijfsstrategie van je organisatie ondersteunt.

8 belangrijke functies om naar te zoeken in een werkbeheerplatform voor ondernemingen

We hebben de acht functies opgesplitst die essentieel zijn voor elk platform - afgestemd op de behoeften van moderne ondernemingen.

1. Schaalbaarheid en beveiliging 

Als het gaat om het kiezen van een werkbeheerplatform voor ondernemingen met levensvatbaarheid op lange termijn, is het essentieel om er een te vinden die van ondernemingsniveau is en kan schalen om aan de behoeften van je grote organisatie te voldoen. Bekijk het zo: het juiste werkbeheerplatform is niet zomaar een stukje software dat je aanschaft om aan je tech stack toe te voegen - het is een investering die je werk zal verbinden en zich zal aanpassen en evolueren naast je bedrijf. 

Dat betekent dat je een platform moet kiezen dat is gebouwd voor schaalbaarheid en beveiliging. Het ideale platform moet het vermogen hebben om bedrijfseenheden van verschillende grootte te accommoderen, over afdelingen te schalen en het gebruiksgemak en de consistentie van de prestaties te behouden naarmate je bedrijf groeit. 

Beveiliging is de hoeksteen van schaalbaarheid. Zoek naar een platform met beveiligingsfuncties op ondernemingsniveau, zoals robuuste codering, uitgebreide besturing beheerder en gedetailleerde machtigingen. Ook belangrijk zijn gegevensbeschermingsmaatregelen zoals tweefactorauthenticatie, regelmatige gegevensback-ups, betrouwbare herstelfuncties en een toewijding aan hoge uptime. Bovendien is het cruciaal om ervoor te zorgen dat het platform voldoet aan de regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy, zoals AVG, CCPA, FERPA en HIPAA, om de naleving te handhaven. 

Tip: probeer ons AVG-checklistsjabloon om ervoor te zorgen dat je team gegevensverzameling, -opslag en -deling op de juiste manier afhandelt.

2. Integratie met bestaande systemen 

Een ideaal werkbeheerplatform staat niet alleen; het is een vereniger die de tools en systemen waarop je bedrijf al vertrouwt samenbrengt. In plaats van de complexiteit van je technologische infrastructuur te vergroten, moet het platform deze vereenvoudigen door je cross-functional teams, afdelingen en tools op één plek te verbinden.

Maak het mogelijk door te zoeken naar een platform dat integreert met je andere werkplaatsapplicaties. Door prioriteit te geven aan interoperabiliteit, kun je al je tools en gegevens samenbrengen in één ruimte - je workflows naadloos verbinden zonder het platform te verlaten. Ga verder door een platform met API-toegang te kiezen, zodat je aangepaste apps kunt ontwikkelen die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van je onderneming. Onthoud: het doel van een werkbeheerplatform is niet om je tools te vervangen, maar om ze te verbinden. 

3. Bruikbaarheid en gebruiksgemak 

Als het gaat om het kiezen van een werkbeheerplatform, hebben leiders veel op hun bord - een hele lijst met functies om doorheen te gaan en vragen om aan te pakken. Maar voor de teams die het platform elke dag zullen gebruiken, komt de belangrijkste overweging neer op iets veel eenvoudigers: hoe gemakkelijk is het te gebruiken en te adopteren?

Bruikbaarheid is niet iets leuks om te hebben; het is een must-have. Het ontwerp van het platform moet intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn, zodat teams meteen aan de slag kunnen, zonder een steile leercurve. Zoek een platform met een intuïtieve gebruikersinterface en gebruiksvriendelijke functies zoals een gepersonaliseerde startpagina en takenlijst. 

Het ideale werkbeheerplatform moet aanvoelen als een natuurlijke uitbreiding van de workflows van je teams. Een platform met klantsucces- en ondersteuningsmiddelen, zoals onboardingondersteuning, op maat gemaakte trainingen, zelfstudies en een gedetailleerde kennisbank, zal je team helpen snel op de hoogte te komen - en dat is belangrijk. Hoe gemakkelijker het voor je teams is om het platform te gebruiken, hoe sneller zij (en je organisatie) de voordelen kunnen plukken, zoals verbeterde samenwerking, gestroomlijnde workflows en verbeterde productiviteit. 

4. Flexibiliteit en personalisatie

De manier waarop je werkt is niet voor iedereen hetzelfde - en het ideale werkbeheerplatform ook niet. Het platform moet werken voor elk niveau van het bedrijf, van de individuele medewerkers die het dagelijkse werk produceren tot de leidinggevenden die de doelen op organisatieniveau bijhouden. Het is essentieel om een platform te kiezen dat flexibiliteit biedt in de manier waarop gegevens worden gepresenteerd, zodat elk teamlid toegang heeft tot relevante informatie die is afgestemd op zijn specifieke rol, ongeacht waar hij zich in de bedrijfshiërarchie bevindt. 

Om dit mogelijk te maken, zoek je een werkbeheerplatform dat afhankelijk is van een standaard datamodel om informatie te centraliseren en tegelijkertijd flexibiliteit en personalisatie mogelijk te maken. Hierdoor kan iedereen met dezelfde set gegevens werken, afgestemd op zijn of haar individuele behoeften. Belangrijke mogelijkheden om naar te zoeken zijn meerdere projectweergaven die de meest relevante informatie voor de gebruiker weergeven en multihoming-functionaliteit waarmee je taken in meerdere projecten kunt bijhouden en beheren. Op die manier wordt niemand gehinderd door irrelevante details of mist het grote geheel - elk teamlid kan precies zien wat ze moeten zien, precies wanneer ze het moeten zien. 

5. Cross-functional samenwerkingsmogelijkheden

Een werkbeheerplatform moet fungeren als een centrale hub voor cross-functional samenwerking, waar verspreide afdelingen kunnen communiceren, ideeën kunnen delen en efficiënt kunnen samenwerken.  Het juiste platform kan de manier waarop teams met elkaar omgaan transformeren, waardoor onsamenhangende taken, verspreide bestanden en heen en weer e-mails tot het verleden behoren - alles, van snelle updates tot diepgaande discussies en beslissingen over het grote geheel, gebeurt op één plek.

Zoek een flexibel platform dat je cross-functional teams, afdelingen en tools overbrugt. Selecteer een platform met de flexibiliteit om verschillende projecten en workflowtypes te ondersteunen, dat gemakkelijk kan samenwerken en tegelijkertijd hun unieke werkstijlen en processen kan accommoderen. Het juiste platform moet ook integreren met de bestaande bedrijfskritische tools van teams, zodat teams naadloos kunnen samenwerken zonder van hun favoriete tools te veranderen.  Door alle projecten, taken, bestanden en feedback van je team op één plek te brengen, kun je de communicatie- en informatiesilo's tussen cross-functional teams elimineren, wat uiteindelijk leidt tot een grotere impact en een samenwerkingsomgeving tussen teams.

6. Afstemming en bijhouden van strategische doelen

Een ander belangrijk kenmerk om naar te zoeken is de mogelijkheid om het werk van elk team te verbinden met bedrijfsbrede doelen. Dit zorgt ervoor dat iedereen het 'waarom' achter wat er wordt gedaan kent en helpt teams zich te concentreren op het werk dat ertoe doet, namelijk het werk dat bijdraagt aan de strategische initiatieven van de organisatie.

Zoek naar functies waarmee je doelen kunt bijhouden - en het werk dat ze ondersteunt - op één plek, zoals gedeelde doelen, realtime gegevensanalyse en aangepaste rapportagefuncties. Door overkoepelende doelen - en hun status - op één plek te monitoren, kunnen teams zowel individueel werk als de voortgang in het algemeen bijhouden. Hierdoor kunnen ze zien welke doelen op schema liggen en welke risico lopen, zodat ze de nodige aanpassingen kunnen maken om op koers te blijven en doelen sneller te bereiken. 

7. Automatisering en AI 

Een werkbeheerplatform uitgerust met automatiserings- en AI-functies laat je een van de grootste productiviteitsverliezen aanpakken: dubbel werk. Door te investeren in een platform dat repetitieve taken met een lage waarde elimineert, kunnen je teams zich concentreren op strategisch werk met een hoge impact. Bovendien kun je door AI en automatisering te gebruiken om workflows te standaardiseren en te schalen, consistentie en nauwkeurigheid in je processen brengen. 

Als het gaat om AI-functies, zoek dan naar een platform met functionaliteiten die besluitvormingsprocessen stroomlijnen en meer duidelijkheid bieden, zoals de mogelijkheid om realtime projectgegevens te analyseren om inzichten en statusupdates te bieden en potentiële risico's en obstakels te identificeren.

Je moet ook op zoek gaan naar een platform dat AI en automatisering gebruikt om functionaliteit te bieden om organisatiebrede, aanpasbare workflows te bouwen en te optimaliseren. Specifieke functies om naar te zoeken zijn regels die taken automatiseren, formulieren die aanvragen standaardiseren en aanpasbare sjablonen die herhaalbare workflowprocessen creëren die door iedereen kunnen worden gebouwd - geen technische expertise of codering vereist.

8. Rapportagefunctionaliteit 

Een werkbeheerplatform met sterke rapportagefuncties houdt je niet alleen op de hoogte, het houdt je een stap voor. Rapportagemogelijkheden zetten ruwe gegevens om in een duidelijk verhaal, zodat je kunt begrijpen hoe de initiatieven van je bedrijf vorderen, waar de knelpunten zijn en hoe nauw het werk is afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen. Met deze mogelijkheden kan iedereen, van individuele medewerkers tot senior leidinggevenden, op dezelfde lijn komen, betere beslissingen nemen en sneller resultaten behalen. 

Zoek naar een platform met geavanceerde rapportagemogelijkheden die datagestuurde besluitvorming kunnen stimuleren, zoals rapportagedashboards waarmee je je invoer kunt aanpassen, gegevens op meerdere manieren kunt visualiseren en de voortgang in je hele organisatie kunt bijhouden. Zorg er bovendien voor dat het platform is uitgerust met mogelijkheden voor naadloze gegevensintegratie om gegevens te importeren in andere geavanceerde rapportagetools zoals Tableau en PowerBI, waardoor je analyse- en rapportagemogelijkheden worden verbeterd.

Werk slimmer met een werkbeheerplatform

Het juiste werkbeheerplatform kan de workflows van je onderneming transformeren en de kloof tussen strategie, planning en uitvoering overbruggen. Klaar om het proces in actie te zien? Zet de volgende stap en zie hoe een platform als Asana Helderheid en verantwoordelijkheid kan stimuleren, de impact op het bedrijf kan maximaliseren en de manier waarop je organisatie werkt kan revolutioneren.

Heb je meer vragen over werkbeheer? Bekijk onze veelgestelde vragen.

Wat is werkbeheer?

Werkbeheer is een systematische aanpak voor het orkestreren van de workflows in een organisatie, zoals projecten, lopende processen of routinetaken, om de teams en hele organisaties de helderheid te geven die ze nodig hebben. Het is een manier om mensen en werk op alle niveaus van een organisatie te coördineren, zodat iedereen de informatie heeft die hij of zij nodig heeft om het werk te doen dat er het meest toe doet. Op ondernemingsniveau orkestreert werkbeheer strategisch teamworkflows om af te stemmen op bredere organisatiedoelen. Werkbeheer gaat verder dan individuele taken en omvat projecten en lopende processen om helderheid en richting te geven op alle niveaus - van teamleden tot leidinggevenden.

Wat is het verschil tussen een werkbeheerplatform en een projectbeheerplatform?

Je hebt misschien wel eens van projectbeheersoftware gehoord of deze gebruikt. Hoewel projectbeheerplatforms geweldig zijn voor het afhandelen van afzonderlijke projecten of ad-hocinitiatieven, tillen werkbeheerplatforms dit concept naar een hoger niveau. Dat komt omdat projectbeheersoftware zich richt op individuele projecten of taken, terwijl werkbeheerplatforms de volledige operationele reikwijdte van een onderneming omvatten. Het verbindt strategie, planning en uitvoering op één enkel platform en koppelt je organisatiedoelstellingen op het hoogste niveau aan het werk dat ze aandrijft. 

Wat zijn de voordelen van een werkbeheerplatform?

Volgens ons onderzoek wordt 60% van de tijd van een werknemer besteed aan werk over werk - statusvergaderingen, e-mailupdates, dubbel werk en handmatige invoer - in plaats van aan vakwerk. 

Met een werkbeheerplatform kun je de tijd die je team besteedt aan strategische initiatieven optimaliseren. Door de tijd die verloren gaat in statusvergaderingen en handmatige updates te verminderen, verbeteren werkbeheerplatforms de helderheid, bevorderen ze cross-functional samenwerking en bieden ze een uitgebreid overzicht van hoe al het werk bijdraagt aan de initiatieven op hoog niveau van het bedrijf, zodat je ze sneller kunt bereiken.

Hoe weet ik of mijn onderneming een werkbeheerplatform nodig heeft?

Elke onderneming met cross-functional werk, gedistribueerde teams en complexe workflows en initiatieven kan profiteren van een werkbeheerplatform. Een werkbeheerplatform kan je onderneming met name helpen om:

• Individueel werk te verbinden met bedrijfsdoelen, waardoor helderheid en verantwoordelijkheid worden gestimuleerd

• Realtime, door gegevens ondersteunde aanbevelingen te krijgen over hoe je indien nodig kunt corrigeren en resultaten kunt behalen

• Workflow te automatiseren en efficiënter samen te werken, zodat je sneller meer gedaan kunt krijgen

• Je bestaande tech stack te verbeteren en al je cross-functional teams, afdelingen en tools samen te brengen

• Handmatige, laagwaardige taken te verminderen en de focus te houden op werk met een hoge impact