Checklist voor AVG-naleving

Als het gaat om het omgaan met persoonsgegevens, kan zelfs één fout tot grote gevolgen leiden. Van wettelijke sancties tot verlies van vertrouwen van het publiek, niet-naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kan van invloed zijn op bedrijven van elke omvang. Als je team moeite heeft om te begrijpen wat er onder 'persoonsgegevens' valt, hoe ze deze op een wettelijke manier kunnen verwerken of wat ze moeten doen wanneer er een datalek optreedt, helpt een checklist voor AVG-naleving hen om elke vereiste in één veilige werkruimte te beheren.

Wanneer je gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's) moet documenteren, de rechten van Betrokkenen moet bijhouden of meldingen van inbreuken moet voorbereiden, vereenvoudigt dit AVG-sjabloon complexe nalevingsregels, vooral voor Amerikaanse bedrijven of internationale organisaties die gegevensstromen in de EU-lidstaten beheren.

Wie heeft er baat bij AVG-nalevingschecklists?

Bij Asana hebben we gezien hoe nalevingschecklists teams helpen risico's te verminderen. Van juridische afdelingen tot IT en operations, nalevingsjablonen bieden een gedeeld proces voor iedereen om AVG-conforme websites te onderhouden.

Juridische teams en functionarissen voor gegevensbescherming (DPO's)

Juridische teams en DPO's gebruiken AVG-checklists om te controleren of gegevensverwerkingsactiviteiten voldoen aan de vereisten inzake rechtmatigheid, eerlijkheid en transparantie onder de AVG. Met gedetailleerde verslagen van verwerkingsactiviteiten kunnen ze waar nodig naleving van de toezichthoudende autoriteiten aantonen.

IT- en beveiligingsteams

Technische teams controleren hoe persoonlijke gegevens worden opgeslagen en overgedragen. De AVG vereist dat ze bijhouden hoe informatie wordt versleuteld, evenals het documenteren van beleid voor cyberbeveiliging en reactie op datalekken.

Operations- en nalevingsmanagers

Operations managers coördineren de juiste implementatie van privacykennisgevingen, verwijderingsverzoeken, beveiligingscontroles en toestemming van gebruikers. Een gecentraliseerde AVG-checklist helpt dit werk te stroomlijnen en onnodige vertraging in wettelijke verplichtingen te voorkomen.

Amerikaanse bedrijven die actief zijn in de EU

Voor organisaties buiten de Europese Unie maakt een AVG-nalevingschecklist voor Amerikaanse bedrijven grensoverschrijdende gegevensverwerking beter beheersbaar. Het zorgt voor naleving, zelfs wanneer de AVG niet lokaal van toepassing is, maar wel van invloed is op je klanten.

Waarom de AVG-nalevingschecklist van Asana gebruiken

Een van onze zakelijke klanten moest reageren op een risicovolle inbreuk in verband met persoonsgegevens in verschillende EU-regio's. Dankzij hun door Asana aangedreven AVG-nalevingschecklist reageerden ze binnen de deadline van 72 uur en documenteerden ze elke stap voor hun toezichthoudende autoriteit.

Het AVG-checklistsjabloon van Asana is gebouwd om transparantie, structuur en snelheid te ondersteunen. Het maakt juridische en operationele samenwerking eenvoudig en vermindert tegelijkertijd het risico op niet-naleving.

Voordelen van dit Checklistsjabloon zijn:

• Organiseer je gegevensverzameling en verwerkingsactiviteiten op wettelijke basis

• DPIA's en gegevensoverdrachten documenteren in één beveiligde werkruimte

• Verantwoordelijkheid toewijzen voor meldingen, aanvragen en beoordelingen

• Centraliseer taken op de AVG-checklist voor websites (zoals cookiemeldingen)

• Coördineer de stappen van de checklist voor AVG-e-mailnaleving met marketingteams

Een checklist voor AVG-naleving gebruiken

Deze checklist is georganiseerd in secties die voldoen aan de AVG-vereisten, van gegevensbeheer tot het bijhouden van beveiligingsbeleid. In elke sectie kun je taken toewijzen, vervaldatums instellen en risiconiveaus evalueren om je website en teams in elke fase AVG-conform te houden. Je kunt ook kolommen zoals Herzieningsfrequentie of Auditor-opmerkingen gebruiken om AVG-audits te vereenvoudigen en de naleving in je hele bedrijf uit te breiden.

Stap 1: Beheer en verantwoordelijkheid

Begin met het definiëren van wie verantwoordelijk is voor AVG-naleving in je organisatie. Wijs een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) of interne lead toe om de verantwoordelijkheid bij te houden, te reageren op toezichthoudende autoriteiten en records van verwerkingsactiviteiten bij te houden.

Je kunt deze sectie ook gebruiken om intern beleid voor gegevensbescherming, trainingslogboeken en interne audits te documenteren. Voeg alle risicobeoordelingen of wettelijke verplichtingen toe die van toepassing zijn op je bedrijf als een openbare autoriteit of particuliere entiteit onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Stap 2: wettelijke verwerking

Voeg taken toe om de wettelijke basis voor elke verwerkingsactiviteit te definiëren, inclusief toestemming, contractuitvoering, wettelijke verplichting of legitieme belangen. Deze documentatie helpt de rechtmatigheid te bewijzen op grond van artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Voeg taakvelden toe om categorieën van persoonsgegevens, het beoogde gebruik (doelbeperking) en bewaartermijnen (opslagbeperking) vast te leggen. Door deze te definiëren, voorkom je niet-naleving en verzeker je de gegevensbeschermingsautoriteiten dat je persoonsgegevens adequaat beheert.

Stap 3: Rechten van Betrokkenen

Maak taken aan om toegangsverzoeken, verwijdering (recht om te worden vergeten), rectificatie, beperking van verwerking en gegevensportabiliteit te beheren. Wijs eigenaren toe aan elke taak om ervoor te zorgen dat geen enkel verzoek onbeantwoord blijft of wordt vertraagd.

Je kunt de kolom Compliance Risk Level gebruiken om problemen met rechten met een hoog risico te markeren, zoals geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Deze stap is cruciaal wanneer de AVG van toepassing is op je wereldwijde gebruikersbestand.

Stap 4: beveiliging en inbreuken

Deze sectie van het AVG-sjabloon houdt bij hoe je je beveiligingsbeleid en responsplannen voor datalekken implementeert. Maak taken voor incidentdetectie, impactbeoordeling en je meldingsprocedures.

Je moet ook technische beveiligingen zoals versleuteling of multi-factor authenticatie registreren. Voeg richtlijnen toe voor het omgaan met datalekken waarbij speciale categorieën gegevens of identificatiegegevens zoals IP-adressen betrokken zijn.

Stap 5: Derden en overdrachten

Gebruik deze sectie om alle leveranciers en gegevensverwerkers op te sommen die je klantgegevens verwerken. Voeg taken toe om gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA's) te verzamelen en op te slaan en hun naleving van de AVG te documenteren.

Noteer eventuele internationale gegevensoverdrachten, vooral buiten de Europese Unie. Taken moeten waarborgen voor persoonlijke informatie definiëren, zoals standaardcontractbepalingen (SCC's) en eventuele verzoeken om toegang tot gegevens van overheidsinstanties.

Stap 6: Privacy door ontwerp en standaard

Maak taken die je gegevensbescherming afdwingen door ontwerp en standaardbeleid in systemen en productworkflows. Dit kan het beperken van de toegang tot gevoelige gegevens of het toepassen van pseudonimiseringstechnieken omvatten.

Documenteer ontwerpbeoordelingen, interne AVG-audits en juridische beoordelingen voor grootschalige verwerkingsinitiatieven. Deze sectie versterkt de proactieve toewijding van je organisatie aan AVG-vereisten, niet alleen reactieve maatregelen.

Asana-documentatiefuncties

Als je op zoek bent naar een checklist-sjabloon voor AVG-naleving voor je website of e-mailmarketing, helpen Asana-functies je dit sjabloon aan te passen voor elk team, elke branche of elke use-case. We hebben hieronder een paar van onze favoriete nalevingsfuncties opgenomen, maar bekijk de volledige lijst met Asana-functies voor nog meer inspiratie.

Aangepaste velden

Houd categorieën van persoonsgegevens, risiconiveaus, verwerkingslocaties of DPIA-status bij met aangepaste vervolgkeuzelijsten of tags. Je kunt nalevingswerk sorteren op basis van urgentie of type verwerkingsactiviteit.

Regels

Maak automatiseringen voor terugkerende AVG-taken, zoals het instellen van herinneringen voor jaarlijkse beoordelingen van het privacybeleid of het informeren van je DPO wanneer een activiteit met een hoog risico wordt toegevoegd.

Goedkeuringen

Bouw workflows voor juridische goedkeuring, van privacykennisgevingen tot gegevensoverdrachten. Je kunt goedkeurders toewijzen en de goedkeuringsgeschiedenis bijhouden voor verantwoordelijkheid.

Projectweergave

Visualiseer AVG-nalevingsprojecten zoals dataflow-audits of inbreuksimulaties met behulp van een tijdlijn in Gantt-stijl. Deze weergave helpt je Knelpunten vroegtijdig te herkennen en op te lossen.

Bijlagen

Bewaar DPA's, privacyverklaringen en auditdocumentatie op één plaats. Koppel bestanden rechtstreeks aan elk checklist-item voor eenvoudig ophalen.

Portfolio's

Houd de AVG-gereedheid in meerdere afdelingen of regio's bij door projecten te groeperen in een portfolioweergave. Gebruik dashboards om te rapporteren over voltooiingsvoortgang en risico's.

Aanbevolen integraties voor je AVG-nalevingssjabloon

Asana-integraties verbinden je AVG-checklist-sjabloon met de tools die je al gebruikt. Bezoek onze app-integratiehub om de platforms te vinden die je team regelmatig gebruikt.

Google Drive

Voeg gegevensbeschermingsbeleid, privacykennisgevingen en auditbewijs rechtstreeks toe aan taken vanuit Drive.

Slack

Stuur geautomatiseerde waarschuwingen voor rechtenaanvragen of taken voor het reageren op inbreuken naar je Slack-kanalen.

Jira Cloud

Registreer AVG-gerelateerde technische hersteltaken rechtstreeks in Jira.

Zoom

Plan DPIA-beoordelingsvergaderingen, DPO-consultaties of incidentresponssimulaties met ingebouwde Zoom-links in taken.

Hanzo

Voor teams die te maken hebben met rechtszaken of auditrisico's, helpt Hanzo Asana-activiteit met betrekking tot AVG-documentatie en workflows veilig vast te leggen en te archiveren.

Veelgestelde vragen over AVG-nalevingschecklists