Risicomatrixsjabloon: Risico's beoordelen voor projectsucces (met voorbeelden)

Risico's maken deel uit van elk project en er is geen trefzekere manier om te weten welke zich zullen voordoen en wanneer. Soms kom je door een heel project zonder ook maar één hapering te ervaren. Andere keren heb je het gevoel dat alle kansen tegen je zijn. Zonder de hulp van een kristallen bol is de enige manier om projectrisico's te voorkomen, door je er proactief op voor te bereiden. 

Een risicomatrix helpt je risico's te analyseren door elke gebeurtenis een hoge, gemiddelde of lage impact toe te wijzen op een schaal van één tot 25. Zodra je de ernst en waarschijnlijkheid van elk risico hebt beoordeeld, geef je prioriteit aan je risico's en bereid je je er dienovereenkomstig op voor. In dit artikel leggen we uit hoe je een risicomatrixsjabloon maakt en bieden we handige tools om je resultaten om te zetten in actie.

Wat is een risicomatrix in projectbeheer?

Een risicomatrix is een risicoanalyse-instrument om de waarschijnlijkheid en ernst van risico's tijdens het projectplanningsproces te beoordelen. Zodra je de waarschijnlijkheid en de ernst van elk risico hebt beoordeeld, kun je ze langs de matrix in kaart brengen om de risico-impactbeoordelingen te berekenen. Met deze beoordelingen kan je team projectrisico's prioriteren en effectief beheren. 

Soorten risico's

Als onderdeel van het proces moet je een lijst met risico's brainstormen om in je risicomatrix in kaart te brengen. De risico's waarmee je te maken kunt krijgen, vallen waarschijnlijk in deze categorieën:

• Strategisch risico: strategische risico's omvatten prestatie- of beslissingsfouten, zoals het kiezen van de verkeerde leverancier of software voor een project.

• Operationeel risico: Operationele risico's zijn procesfouten of procedurefouten, zoals slechte planning of een gebrek aan communicatie tussen teams.

• Financieel risico: financieel risico kan verschillende gebeurtenissen omvatten die een verlies van bedrijfswinst veroorzaken, waaronder marktveranderingen, rechtszaken of concurrenten.

• Technisch risico: technisch risico kan alles omvatten wat verband houdt met bedrijfstechnologie, zoals een beveiligingsinbreuk, stroomuitval, verlies van internet of schade aan eigendommen.

• Extern risico: externe risico's liggen buiten je controle, zoals overstromingen, branden, natuurrampen of pandemieën. 

Er zijn andere risicocategorieën om te overwegen, afhankelijk van je branche. Als je bijvoorbeeld overheidscliënten hebt, dan wil je ook brainstormen over juridische risico's. Als je bedrijf een fysiek product verkoopt, moet je misschien nadenken over productierisico's.

Een risicomatrixsjabloon maken

Wanneer je je risicomatrixsjabloon maakt, identificeer je eerst je schaal van ernst, die je in de kolommen van je matrix plaatst. ​​De schaal van de ernst meet hoe ernstig de gevolgen voor elk risico zullen zijn. In een vijf-bij-vijf matrix zijn er vijf niveaus in je schaal van ernst. 

• Verwaarloosbaar (1): Het risico zal weinig gevolgen hebben als het zich voordoet.

• Klein (2): De gevolgen van het risico zijn gemakkelijk te beheren.

• Matig (3): Het zal tijd kosten om de gevolgen van het risico te beperken.

• Groot (4): De gevolgen van dit risico zullen aanzienlijk zijn en kunnen schade op lange termijn veroorzaken.

• Catastrofaal (5): De gevolgen van dit risico zullen nadelig zijn en het kan moeilijk zijn om ervan te herstellen.

Je identificeert vervolgens je waarschijnlijkheidsschaal, die je in de rijen van je risicomatrixsjabloon plaatst. De waarschijnlijkheidsschaal identificeert de waarschijnlijkheid dat elk risico zich voordoet.  

• Zeer waarschijnlijk (5): je kunt er vrij zeker van zijn dat dit risico op een bepaald moment zal optreden.

• Waarschijnlijk (4): Er is een goede kans dat dit risico zich voordoet.

• Mogelijk (3): Dit risico kan zich voordoen, maar misschien ook niet. Dit risico heeft gesplitste kansen.

• Niet waarschijnlijk (2): Er is een goede kans dat dit risico niet optreedt.

• Zeer onwaarschijnlijk (1): Het is een gok dat dit risico zich voordoet.

Wanneer je een risico in je matrix plaatst op basis van de waarschijnlijkheid en ernst, vind je het niveau van de risico-impact. De risico-impact is zowel kleurgecodeerd van groen naar rood als beoordeeld op een schaal van één tot 25. 

• Laag (1-6): Gebeurtenissen met een laag risico zullen waarschijnlijk niet gebeuren, en als ze dat doen, zullen ze geen significante gevolgen hebben voor je project of bedrijf. Je kunt deze in je risicobeheerplan als lage prioriteit bestempelen.

• Gemiddeld (7-12): Gebeurtenissen met een gemiddeld risico zijn hinderlijk en kunnen projecthikken veroorzaken, maar als je tijdens de projectplanning actie onderneemt om deze risico's te voorkomen en te beperken, bereid je jezelf voor op projectsucces. Je moet deze risico's niet negeren, maar ze hoeven ook geen topprioriteit te zijn.

• Hoog (13-25): Gebeurtenissen met een hoog risico kunnen je project ontsporen als je ze niet in gedachten houdt tijdens de projectplanning. Omdat deze risico's waarschijnlijk zullen optreden en ernstige gevolgen hebben, zijn deze het belangrijkst in je risicobeheerplan.

 Je hoeft je niet aan de bovenstaande labels te houden voor je risicomatrixsjabloon als ze niet geschikt zijn voor je bedrijf of project. Je kunt de grootte en terminologie van je matrix aanpassen aan je behoeften.

Een risicomatrix gebruiken

Zodra je een risicomatrix hebt gemaakt, kun je deze gebruiken als een uitgebreide analysetool. Het beste aan een risicomatrixsjabloon is dat je het niet voor elk project hoeft te wijzigen. Zodra je er een hebt, kun je het hergebruiken en delen met anderen. 

1. Projectrisico's vaststellen

Je hebt een lijst met potentiële risico's nodig om gebruik te maken van je risicomatrix. In deze stap bepaal je welke risico's van invloed kunnen zijn op het specifieke project waaraan je werkt. 

Om met relevante risico's voor je project te komen, moet je de reikwijdte en doelstellingen van je project begrijpen. Dit omvat de volgende onderdelen van het project:

• Tijdlijn

• Budget

• Middelen

• Beperkingen

Gebruik je Projectbereik als leidraad en bedenk risicovolle situaties die van invloed kunnen zijn op je project. Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, probeer dan brainstormtechnieken zoals mind mapping of starbursting om zoveel mogelijk risico's onder elk risicotype te vermelden. 

2. Bepaal de ernst van de risico's

Toen je je risicomatrix maakte, definieerde je de criteria voor de ernst en waarschijnlijkheid van je risico. Nu je een lijst met projectrisico's hebt, categoriseer je ze met behulp van de matrixcriteria. Begin met de schaal van de ernst en doorloop elk risico dat je hebt vermeld. Overweeg de volgende vragen:

• Wat is de meest negatieve uitkomst die uit dit risico kan voortvloeien?

• Wat zijn de ergste schade die kan ontstaan door dit risico?

• Hoe moeilijk zal het zijn om van dit risico te herstellen?

• Welke van de vijf ernstniveaus komt het meest overeen met dit risico?

Je hebt misschien niet altijd het perspectief dat je nodig hebt om te weten hoe ernstig de gevolgen van een risico zijn. Werk in dat geval samen met andere belanghebbenden van het project om de potentiële risico-impact te bepalen.

3. Identificeer de waarschijnlijkheid van risico's

Zodra je de ernst van elk risico hebt gedefinieerd, heb je de helft van de risicoanalyseformule voltooid. Identificeer vervolgens de waarschijnlijkheid van elk risico. Denk hiervoor aan de volgende vragen:

• Is dit risico eerder voorgekomen en zo ja, hoe vaak?

• Zijn er risico's die vergelijkbaar zijn met deze die zich hebben voorgedaan?

• Kan dit risico zich voordoen, en zo ja, hoe waarschijnlijk is het dat het zich voordoet?

Teamsamenwerking is ook cruciaal in deze stap, omdat je misschien geen goed idee hebt van vergelijkbare risico's die zich in eerdere projecten hebben voorgedaan. Zorg ervoor dat je naar eerdere projecten verwijst en analyseer de waarschijnlijkheid van elk risico met je team om een nauwkeuriger mitigatieplan te maken.

4. Bereken de risico-impact

Het laatste deel van je risicoanalyse is het berekenen van de risico-impact. De vergelijking die je gebruikt is:

Waarschijnlijkheid x ernst = risico-impact 

Plaats elk risico in je matrix op basis van de waarschijnlijkheid en ernst, en vermenigvuldig vervolgens de nummers in de rij en kolom waar het terechtkomt om het niveau van de risico-impact te vinden. Als je bijvoorbeeld denkt dat het risico van een datalek van grote ernst (4) en waarschijnlijkheid (4) is, zou je vier met vier vermenigvuldigen om een risico-impact van 16 te krijgen. Dit wordt beschouwd als een impact met een hoog risico. 

5. Geef prioriteit aan risico's en onderneem actie

Je zou nu een risico-impactniveau moeten hebben op een schaal van 1–25 voor elk risico dat je hebt geïdentificeerd. Met deze getalwaarden is het gemakkelijker om te bepalen welke risico's de hoogste prioriteit hebben. Wanneer je risico's hebt met dezelfde risico-impactscore, is het aan jou en je Team om te bepalen welk risico je moet prioriteren. Risico's met gelijke risico-impact kunnen gelijke aandacht vereisen bij het opstellen van je actieplan. 

Je risicoresponsplan moet stappen bevatten om risico's te voorkomen en manieren om risico's te beperken als er zich ongelukkige gebeurtenissen voordoen. Omdat er zoveel in projectplanning zit, is de beste strategie bij het aanpakken van risico's misschien om te verdelen en te overwinnen.

Risicobeoordelingsmatrixsjabloon

De grootte van je risicomatrixsjabloon bepaalt hoe nauw je je projectrisico's kunt analyseren. Een groter risicomatrixsjabloon biedt meer ruimte op het risico-impactspectrum, terwijl een kleiner risicomatrixsjabloon je risico-impactbeoordeling eenvoudiger en minder subjectief houdt. 

Elk vierkant in je matrix vertegenwoordigt een risiconiveau van waarschijnlijkheid en ernst, dus maak je risicomatrix niet kleiner dan drie vierkanten in lengte en breedte.

Een vijf bij vijf risicomatrix is ideaal, zodat je elk risico verder kunt analyseren. Zodra je je risico's langs je voltooide risicomatrixsjabloon hebt uitgezet, creëert deze matrix een groter kleurenspectrum om de impact van elk risico als hoog, gemiddeld of laag te zien. 

Het onderstaande voorbeeld toont een risicomatrixsjabloon van vijf bij vijf.

Je kunt een gratis risicomatrixsjabloon downloaden via de onderstaande link. Gebruik dit sjabloon om je projectrisico's in kaart te brengen en hun algehele risico-impact te bepalen.

Koppel je risicomatrixsjabloon aan een werkbeheertool

Je kunt hetzelfde risicomatrixsjabloon gebruiken bij het meten van risico's in meerdere projecten. Het is echter belangrijk om te onthouden dat de risico's waarmee je wordt geconfronteerd, zullen evolueren. De omgeving verandert, technologie wordt slimmer en de werkplaats groeit. Elk project heeft unieke risico's en je moet deze risico's jaar na jaar opnieuw evalueren.

Wanneer je je risicomatrixsjabloon koppelt aan werkbeheersoftware, kun je gegevens uit het verleden gebruiken om huidige processen te informeren. Asana helpt je de resultaten van je risicomatrix te delen met belanghebbenden, zodat je kunt samenwerken aan een risicobeheerplan. Zodra je een solide plan hebt, kun je je team in realtime volgen terwijl ze actie ondernemen.