Risicobeheerplan-sjabloon

Het is belangrijk om potentiële problemen en risico's die obstakels kunnen vormen voor de voortgang van je project, te overwegen vóór je met het project van start gaat.

Met een risicobeheerplan-sjabloon kun je risico's verminderen en een noodplan maken zodat je op succesvolle manier en zonder obstakels je doelen bereikt. Bekijk hier hoe het werkt.

Wat is een risicobeheerplan-sjabloon?

Een risicobeheerplan-sjabloon is een tool die projectbeheerders helpt potentiële risico's te vermijden en te meten. Hoewel de inhoud van het sjabloon mogelijk anders is van project tot project, zal de basisstructuur van het sjabloon niet veranderen. Met een sjabloon om het risicobeheerproces te beheren, kun je toekomstige projecten versnellen en je teamleden wat betreft het project op één lijn krijgen zodat ze weten wat ze kunnen verwachten in geval dat er zich een risico voordoet.

Een risicobeheerplan-sjabloon maken zorgt ook dat het makkelijker is om projecten met meerdere belanghebbenden te beheren. Wanneer iedereen vertrouwd is met je opgestelde sjabloon, is de leercurve wanneer je een nieuw project start minder groot.

Wat is het doel van een risicobeheerplan-sjabloon?

Een risicobeheerplan is een strategie gebruikt door projectbeheerders die hen helpt te vermijden dat er risico's ontstaan gedurende de projecttijdlijn. Ze kunnen deze tool gebruiken om risico's te monitoren en te registreren, alsook een vastgelegd actieplan te maken voor het geval een potentieel risico zich voordoet.

Waarom zou je een risicobeheerplan-sjabloon maken?

Een risicobeheerplan-sjabloon maken valt onder de 'beste praktijken' van professionele projectbeheerders, en met reden. Bekijk hier waarom je een risicobeheerplan-sjabloon zou moeten maken vóór je met een groot project van start gaat.

Risico's proactief vermijden

Met een risicobeheerplan-sjabloon kun je proactief waarborgen dat problemen die zouden kunnen ontstaan, al een oplossing hebben vóór ze optreden. Door een specifiek risico toe te wijzen aan een teamlid, bepaal je de persoon die verantwoordelijk is voor het actief monitoren van elk potentieel risico.

Sommige teams moeten strategieën voor risicobeperking ontwikkelen voordat projecten met grote impact zelfs maar goedgekeurd kunnen worden. Dit voorkomt dat projecten met grote impact belangrijke bedrijfsactiviteiten zouden verstoren. Als je team geen plan voor risicobeperking heeft, raakt je project mogelijk niet eens door de goedkeuringsfase.

Helderheid bieden

Een risicobeheerplan-sjabloon biedt je team helderheid, vooral met betrekking tot noodplannen. Belanghebbenden horen vaak niet graag dat er iets verkeerd zou kunnen gaan met een projectschema, maar als jij en je team al reactiestrategieën klaar hebben, is het veel makkelijker om die angst te onderdrukken. Met werkbeheersoftware waarmee je kunt samenwerken, zoals Asana, heeft iedereen in je team toegang tot belangrijke documentatie over risicobeheer, zoals een risicologboek, een risicobeoordelingsmatrix, of andere projectdocumenten.

Verantwoordelijkheid stimuleren

Het is niet makkelijk om een fout toe te geven wanneer de dingen verkeerd lopen. Maar wanneer er een risico-eigenaar is aangewezen, is deze persoon verantwoordelijk om het risico zoveel mogelijk te beperken wanneer het zich voordoet. Zo kunnen teamleden de negatieve impact van een potentieel risico evalueren en een noodplan ontwikkelen voor als en wanneer problemen ontstaan. Individuele teamleden dragen dan de verantwoordelijkheid voor het vinden van de juiste oplossing. En als belangrijke belanghebbenden vragen hebben over dat specifieke risico, weten ze exact bij welk teamlid ze hiervoor terechtkunnen.

Wat moet je risicobeheerplan-sjabloon omvatten?

Een risicobeheerplan-sjabloon maken is makkelijk, maar de manier waarom je informatie beheert binnen dat plan kan variëren van team tot team. Wat zouden dus voor jou goede manieren kunnen zijn om de informatie in je risicobeheerplan-sjabloon te organiseren?

Een van de eenvoudigste manieren is om dit te doen is volgens belangrijkheid, bijvoorbeeld door risico's te rangschikken op hun potentiële impact op je project. Je kunt ook je risicobeheerplan-sjabloon op waarschijnlijkheid ordenen; hoe waarschijnlijk is het dat elk risico zich voordoet.

Hoe je je risicobeheerplan-sjabloon ook organiseert, het is belangrijk dat je een tool gebruikt die aanpasbaar is en die samenwerking toelaat. Zo kan je team je risicobeheerplan-sjabloon organiseren op basis van wat het best werkt voor jouw team.

4 stappen om je risicobeheerplan-sjabloon te gebruiken

1. Brainstorm over welke risico's moeten worden opgenomen. Gebruik samenwerkingssoftware zodat iedereen in je team potentiële risico's kan identificeren en toevoegen die je project negatief kunnen beïnvloeden.

2. Beoordeel de waarschijnlijkheid en impact van elk risico. De combinatie van de waarschijnlijkheid en impact van elk risico vertegenwoordigt de potentiële impact van het risico. Zorg dat je sjabloon een manier biedt om zowel waarschijnlijkheid als ernst bij te houden.

3. Voorspel de waarschijnlijkheid van elk risico. Op basis van historische gegevens of voorgaande projecten kunnen teamleden voorspellen hoe waarschijnlijk het is dat elk risico zich voordoet.

4. Monitor risico's gedurende de levenscyclus van het project. De gemakkelijkste manier om dit te doen is door teamleden een specifiek risico toe te wijzen dat ze in het oog moeten houden tijdens de gehele levenscyclus van een project.

Geïntegreerde functies

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van een ander blokkeert, zodat je de juiste prioriteiten kunt stellen. Teams met samenwerkende workflows kunnen gemakkelijk zien op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze aan hun deel van het werk kunnen beginnen. Als de eerste taak af is, krijgt de verantwoordelijke persoon van de volgende een bericht dat hij aan zijn afhankelijke taak kan beginnen. Of, als de taak waarvan je werk afhankelijk is opnieuw wordt ingepland, laat Asana je dat weten, zodat je weet of je de afhankelijke datum ook moet aanpassen.

• Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak verloopt, maar ook wanneer je eraan moet beginnen werken. Starttijden en -datums geven je teamleden een helder beeld van hoeveel tijd elke taak in beslag zou moeten nemen om te voltooien. Gebruik startdatums voor het stellen, bijhouden en beheren van werk zodat je de doelstellingen van je team afgestemd houdt en zorgt dat er geen afhankelijkheden over het hoofd worden gezien.

• Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één medewerker heeft, een ruime einddatum, of belanghebbenden die de taak eerst moeten bekijken en goedkeuren, kunnen subtaken uitkomst bieden. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken in afzonderlijke componenten op te splitsen - terwijl de kleine taken verbonden blijven met de overkoepelende context van de bovenliggende taak. Breek taken in kleinere componenten of leg de afzonderlijke componenten van een meerstapsproces vast met subtaken.

Aanbevolen apps

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken.

• Outlook. Als er via e-mail actiepunten binnenkomen, zoals het beoordelen van werk van je bureau of een aanvraag voor ontwerpmateriaal van een partner, kun je er nu taken voor maken in Asana, rechtstreeks vanuit Outlook. Je kunt de nieuwe taak dan aan jezelf of een teamgenoot toewijzen, een vervaldatum instellen, en hem aan een project toevoegen zodat hij verbonden is met ander relevant werk.

• Zendesk. Met Asana's Zendesk-integratie kunnen gebruikers snel en gemakkelijk Asana-taken aanmaken, rechtstreeks vanuit Zendesk-tickets. Voeg context en bestanden toe, en koppel bestaande taken om het werk bij te houden dat nodig is om het ticket af te sluiten. De integratie biedt ook doorlopend zicht op beide systemen, zodat iedereen op de hoogte blijft, ongeacht welke tool ze gebruiken.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

Veelgestelde vragen