Geleerde lessen uit projectbeheer vastleggen

Projectdeliverables zijn niet de enige waardevolle dingen die uw project opleveren. Of uw initiatief nu een doorslaand succes is, of een ongelukkige mislukking, of iets er tussenin, elk project levert nuttige lessen op.

Het effectief vastleggen en documenteren van de geleerde lessen kan echter lastig zijn. In dit artikel laten we zien hoe u een geleerde-lessensessie kunt houden en de geleerde lessen kunt vastleggen in projectbeheer. Dat gaat als volgt in z'n werk.

Wat zijn geleerde lessen in projectbeheer?

Tijdens elk project leert u wel iets nieuws, maar met een geleerde-lessensessie zorgt u ervoor dat u deze informatie vastlegt en codificeert zodat het kan worden gedeeld met andere teams. Wanneer u een geleerde-lessensessie houdt en een geleerde-lessenrapport opstelt, produceert u een document dat het gehele projectteam kan gebruiken om toekomstige projecten te verbeteren.

Gedocumenteerde geleerde lessen kunnen doorgegeven worden aan andere projectmanagers die soortgelijke initiatieven uitvoeren of worden gebruikt door teamleden die aan de slag gaan met soortgelijke projecten. Het delen van geleerde lessen tussen teams is een goede manier om te voorkomen dat dezelfde fouten opnieuw worden gemaakt. Met een geleerde-lessenrapport leert niet alleen u van uw projectfouten, maar kan iedereen ervan leren.

U kunt geleerde lessen op elk punt van de projecttijdlijn vastleggen. Afhankelijk van de complexiteit van het project, kan het zelfs een goed idee zijn om aan het eind van elke projectbeheerfase een geleerde-lessensessie te houden, zodat de informatie wordt opgeslagen wanneer ze nog vers is. Op deze manier kunt u evalueren wat goed ging, wat verkeerd ging en wat u ervan kunt leren.

De verschillende soorten geleerde-lessensessies

Het kan zijn dat u al eens een geleerde-lessensessie hebt gehouden, maar dat deze een andere naam droeg. Engineering-teams houden vaak een geleerde-lessensessie die de 5 Waaroms wordt genoemd. Deze richt zich specifiek op het identificeren van de onderliggende oorzaak van het mislukken van een project. Scrum-teams voeren aan het eind van een sprintsessie een retrospectie uit. Sommige projectteams organiseren ook postmortems aan het einde van projecten.

Het belangrijkste is om de informatie op te slaan en met iedereen te delen. Hoe u het ook noemt, probeer altijd op z'n minst één geleerde-lessensessie per project te houden.

5 stappen voor het houden van een geleerde-lessensessie

Wanneer u net begint met geleerde lessen, kunt u deze vijf stappen gebruiken om ervoor te zorgen dat u de projectinformatie accuraat vastlegt, documenteert en deelt zodat deze voor iedereen toegankelijk is.

1. Identificeren

Dit is de stap waarbij u de geleerde lessen uit het project identificeert om ze in stap twee te documenteren. De identificatiefase bestaat uit drie stappen:

Stap 1: Enquête naar geleerde lessen

Onmiddellijk nadat het project is voltooid - of aan het einde van een belangrijke projectfase bij grotere initiatieven - stuurt u een enquête over de geleerde lessen naar elk lid van het projectteam. Op deze manier verzamelt u feedback terwijl deze nog vers in ieders geheugen ligt. Verzamel die informatie vervolgens om een algemeen beeld te krijgen van wat iedereen van het project heeft geleerd. 

De enquête naar de geleerde lessen is een van de belangrijkste onderdelen van het geleerde-lessenproces. Hieronder vindt u een sjabloon dat u kunt gebruiken. Deze enquête is in principe geschikt voor elk project, maar u kunt de vragen aanpassen aan de behoeften van uw project. 

Step 2: Plan de geleerde-lessensessie

Voorafgaand aan de geleerde-lessensessie selecteert u een sessiefacilitator. Idealiter is dat iemand anders dan de projectmanager, zodat teamleden zich op hun gemak voelen om vrijuit te spreken. Vraag de leider of een lid van een naburig team om de sessie te leiden.

Na het plannen van de geleerde-lessensessie, deelt de facilitator alle informatie die vooraf moet worden gelezen om ervoor te zorgen dat de leden van het projectteam op één lijn zitten. Dit kan betekenen dat u de documenten van de projectplanning opnieuw moet delen, zoals het projectplan of de projectdoelstellingen. Afhankelijk van de complexiteit van het project, kunt u ook een tijdlijn van het project en de prestaties delen.

Stap 3: Houd de geleerde-lessensessie

In aanvulling van de enquête naar geleerde lessen, kunt u ook een live brainstormsessie organiseren voor alle teamleden. Dit is een kans voor teamleden om verder in te gaan op de door hen geleerde lessen. Er zijn in het bijzonder drie belangrijke vragen die tijdens de brainstormsessie over geleerde lessen moeten worden gesteld: 

1. Wat ging er goed? 

2. Wat ging er verkeerd? 

3. Wat kan er worden verbeterd? 

2. Documenteren

Het belangrijkste doel van het houden van een geleerde-lessensessie is deze lessen te delen met het gehele team. Plan om een gedetailleerd geleerde-lessenrapport te maken met alle projectinformatie en gespreksaantekeningen, alsook een executive summary van de geleerde lessen voor de relevante belanghebbenden van het project. 

Opmaak van een geleerde-lessenrapport

• Executive summary

• Samenvatting van bevindingen

• Enquête(s) naar geleerde lessen

• Gedetailleerde aanbevelingen

3. Analyseer

Analyseer de geleerde lessen en pas ze toe zodat andere teams en toekomstige projecten ervan kunnen profiteren. Dit is vooral relevant als u halverwege uw project een geleerde-lessensessie houdt. Analyseer de informatie uit de enquête naar de geleerde lessen om zo uw project voor de aankomende fasen effectief te verbeteren. Als u aan het eind van het project een geleerde-lessensessie houdt, gebruikt u de analysefase om inzichten te verwerven en kansen te creëren voordat u aan uw nieuwe project begint.

4. Opslaan

Sla de geleerde lessen op in een centrale bewaarplaats waar iedereen toegang toe heeft, bijvoorbeeld een projectbeheertool. Met een centrale bron van waarheid hebben projectleiders toegang tot gedeelde informatie om zich zo goed mogelijk voor te bereiden op hun projecten.

5. Ophalen 

Als u een soortgelijk project uitvoert, zoekt u naar een geleerde-lessenrapport van een project uit het verleden om de fouten uit voorgaande projecten te voorkomen. Deze rapporten moeten worden gedeeld in een centrale bron van waarheid die alle projectmanagers kunnen bekijken voordat ze aan het projectplanningsproces beginnen.

Sjabloon voor enquêtes naar geleerde lessen

Stuur de leden van het projectteam tijdens de eerste fase van de geleerde-lessensessie een enquête om hun informatie vast te leggen. Hoewel u het project ook in persoon gaat bespreken, is de geleerde-lessenenquête een essentieel onderdeel dat ervoor zorgt dat u accurate informatie vastlegt om van uw projecten te leren.

Hier is een voorbeeld van een generiek sjabloon voor een enquête naar geleerde lessen dat u voor elk project kunt gebruiken.

Geef aan in welke mate u het eens of oneens bent met elk van de volgende stellingen:

Als u Oneens of Helemaal mee oneens hebt geselecteerd, kunt u dan aanvullende informatie geven waarmee we ons toekomstige planningsproces kunnen verbeteren?

Projectplanning

Het projectplan had het juiste detailniveau. Ik had alles wat ik nodig had om te begrijpen waar het project over ging. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Het projectplan legde duidelijk de doelstelling van het project uit. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Het bereik van het project was goed gedefinieerd. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Het projectschema was helder en gemakkelijk te volgen. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Het communicatieplan van het project definieerde duidelijk hoe en waar ik moest communiceren over projectwerk. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Het projectplan werd gedeeld met alle belanghebbenden en was gemakkelijk te vinden. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Als belanghebbende ben ik blij met de mate waarin ik betrokken was bij het planningsproces van het project. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Projectuitvoering

Ik begreep ieders verantwoordelijkheden tijdens de levenscyclus van het project.

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

De belanghebbenden bij het project waren actief en werden effectief betrokken bij het projectwerk.

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Er werd goed samengewerkt binnen de projectomgeving. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

De projectmanager was beschikbaar en reageerde snel. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Projectwijzigingen waren beheersbaar en pasten binnen het projectbereik.

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Het oorspronkelijke projectschema, gedocumenteerd in het projectplan, kwam nauw overeen met het daadwerkelijke projectschema. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Het resultaat van het project kwam overeen met wat was gedefinieerd in het originele projectcharter. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

De leden van het projectteam hadden een gemeenschappelijk begrip van hun doelstellingen en individuele verantwoordelijkheden. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Resultaat

Het project was realistisch en bereikbaar. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Opdrachten werden duidelijk gedefinieerd tijdens de levenscyclus van het project. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Het project had sterke prestatiecriteria die hielpen succes te definiëren. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Ik geloof dat we het doel van het project hebben behaald. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Mijn betrokkenheid bij het project, waaronder werkbelasting, tijd en inzet, voldeed aan mijn verwachtingen. 

• Helemaal mee oneens

• Mee eens

• Neutraal 

• Mee oneens 

• Helemaal mee oneens

• Niet van toepassing

Geleerde lessen

Het vastleggen van geleerde lessen kan u helpen institutionele kennis te identificeren en door te geven. In plaats van het wiel opnieuw uit te vinden, hebben teamleden en projectleiders duidelijk inzicht in wat werkte, wat niet werkte en wat kan worden verbeterd.

Door lessen uit het verleden te koppelen aan het toekomstige werk van het team, kunt u op een goede manier aan uw project beginnen. Wanneer iedereen precies weet wie wat doet, wanneer, wat er is gebeurd en waarom, zijn uw teamleden beter in staat om dat werk gedaan te krijgen dat een grote impact heeft.