Risicoregistersjabloon

Soms gaan er dingen verkeerd. Daarom gokken succesvolle projectmanagers niet zomaar op het best-case-scenario. Ze houden bij hun planning rekening met het ergste. Want als je een plan hebt voor elke potentiële tegenslag, kun je snel optreden en problemen oplossen voordat ze je project laten ontsporen.

Een risicoregistersjabloon helpt je voorbereid te blijven op elk nieuw initiatief. Ontdek hoe je je sjabloon op kunt stellen zodat je potentiële risico's opmerkt - en plan vervolgens hoe je ze op kunt lossen.

Wat is een risicoregistersjabloon?

Een risicoregistersjabloon is een herbruikbare handleiding die je helpt potentiële risico's binnen je project bij te houden en aan te pakken. Het zet uiteen welke belangrijke informatie je moet documenteren om elk risico bij te houden, zoals zijn prioriteit en de kans dat het risico optreedt. Daarnaast legt het sjabloon elke stap uit die je moet zetten om potentiële tegenslagen aan te pakken voordat ze zich ontwikkelen tot grotere problemen.

Dankzij je sjabloon kun je snel voor elk project een risicoregister maken. In plaats dat je elke keer vanaf nul een nieuw risicologboek moet maken, kun je gewoon het sjabloon kopiëren, de vereiste informatie invullen en beginnen te werken.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een risicoregistersjabloon?

Het werkt niet om de potentiële risico's alleen maar te documenteren en ze vervolgens te vergeten. Je moet risico's tijdens de levenscyclus van het project de hele tijd bijhouden en aanpakken. Waar projectbeheersjablonen in Excel en andere statische methoden om risico's bij te houden snel achterhaald raken als de omstandigheden veranderen, registreert een digitaal risicoregistersjabloon updates in realtime; op hetzelfde moment dat je taken voltooid, prioriteiten aanpast en deadlines wijzigt.

Als je je risicoregistersjabloon met projectbeheersoftware maakt, betekent dat ook dat het op dezelfde plaats leeft als waar het werk plaatsvindt. In plaats van heen en weer te moeten schakelen tussen verschillende tools, kunnen jij en je belanghebbenden alle projectinformatie op één centrale plek bijhouden.

Met een digitaal risicoregistersjabloon kun je:

• Projectrisico's documenteren en aanpakken voordat ze blokkades vormen.

• Projectrisico's bijhouden terwijl ze zich voortbewegen door de stappen van je risicobeheerplan- van het analyseren van geïdentificeerde risico's tot het voltooien van je mitigatieplan.

• Gemakkelijk informatie over projectrisico's delen met belanghebbenden.

• Nieuwe risico's aan je sjabloon toevoegen op elk moment dat leden van het projectteam potentiële problemen identificeren.

• Relevante documenten, schermafbeeldingen en video's toevoegen om contextuele informatie over elk risico te bieden.

• Eigenaren en vervaldatums toevoegen aan elk risico om ervoor te zorgen dat elk risico binnen een specifiek tijdsbestek wordt aangepakt.

• Een overzicht in vogelvlucht krijgen van alle projectrisico's, waaronder realtime informatie over hoe je team elk risico analyseert en aanpakt.

Wat zou je op moeten nemen in risicoregistersjabloon?

Het risicoregistersjabloon voor je project zou op z'n minst uit een lijst met risico's moeten bestaan - plus kolommen om elk potentiële probleem te identificeren en bij te houden. Dit is de belangrijkste informatie die je moet opnemen:

• Risicobeschrijving: Een korte beschrijving van het risico, bijvoorbeeld "onverwachte productiekosten" of "kwaliteitsproblemen".

• Identificatiedatum risico: De datum waarop je team het risico opmerkte.

• Risico-eigenaar: De persoon verantwoordelijk voor het ontwikkelen en het uitvoeren van een risicoresponsplan. 

• Vervaldatum: De tijdlijn voor wanneer je team elk risicomitigatieplan af moet hebben. 

• Risicocategorie: Het aspect van het project waarop het risico de meeste impact heeft, bijvoorbeeld "budget", "schema" of "kwaliteit".

• Risicowaarschijnlijkheid: De kans dat het risico daadwerkelijk werkelijkheid wordt. Risicowaarschijnlijkheid kan zo eenvoudig zijn als "niet waarschijnlijk", "waarschijnlijk" en "heel waarschijnlijk". 

• Potentiële impact: Ook wel risicobeoordeling of risicoanalyse genoemd. Dit legt vast in welke mate het risico je project kan verstoren. De meeste teams kiezen voor een vijfpuntsschaal om de impact van een risico vast te leggen: van één (heel laag) tot vijf (heel hoog). 

• Risicoproriteit: Het relatieve belang van elk risico. Dit houdt rekening met de waarschijnlijkheid dat het probleem zich zal voordoen, plus de mogelijke gevolgen.

Naast het documenteren van de bovenstaande informatie voor elk risico, is het ook nuttig om de voortgang bij te houden die je team boekt bij het aanpakken van elk potentieel probleem. Je kunt dit doen door secties in het risicoregistersjabloon te maken voor de verschillende fasen in je risicobeheerplan, zoals "niet gestart", "analyseren", "plannen" en "plan voltooid". Tijdens het voltooien van het werk kan je team elk risico gewoon naar de van toepassing zijnde sectie slepen en daar neerzetten.

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Koppel je Teams-gesprekken eenvoudig aan uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams-vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen.

• Salesforce. Verwijder knelpunten door verkoop-, klantsucces-, en serviceteams in staat te stellen rechtstreeks met hun ondersteuningsteams te communiceren in Asana. Deel bijlagen en maak uitvoerbare, traceerbare taken voor pre-sales-behoeften. Verbind met Service Cloud je implementatie- en serviceteams met ondersteunende teams in Asana en lever zo geweldige klantervaringen.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

Veelgestelde vragen