Contextschakeling vermindert je productiviteit

De meesten van ons beginnen en eindigen onze werkdagen met apps, tools en middelen. We controleren onze Slack-berichten, klikken naar onze e-mailinboxen, bekijken onze digitale takenlijsten en starten ons besturingssysteem. En dat is allemaal binnen een half uur. Dit heen en weer schakelen tussen verschillende taken, tools en middelen wordt context-switching genoemd, en het is hoe we veel van onze tijd besteden.

Gelukkig zijn er enkele manieren waarop we context-switching kunnen bestrijden. Laten we eens dieper ingaan op wat context-switching is, de werkelijke kosten en hoe we onze aandachtsspanne kunnen terugwinnen.

Wat is context wisselen?

Context wisselen is wanneer je tussen verschillende taken, apps of projecten springt. Het is normaal - we doen het allemaal - maar we besteden zoveel tijd aan het springen tussen sociale media, communicatie-apps en projectbeheersoftware dat er niet veel productieve tijd en ruimte overblijft voor diep werk. Deze afleidingsbelasting schaadt de productiviteit en verhoogt de overweldiging, waardoor we tegelijkertijd meer gestrest en minder productief worden.

Waarom schakelen we tussen contexten?

De reden voor al dit heen en weer schakelen is simpel: er is te veel vraag naar onze aandacht. Volgens de Anatomie van werk-index 2022 vindt meer dan de helft van de werknemers (56%) dat ze onmiddellijk op meldingen moeten reageren. Bovendien schakelen werknemers tussen negen apps per dag en voelen ze zich erdoor overweldigd. En dat is logisch - negen apps is veel om mee te jongleren.  

Deze tools en technologieën zijn ontworpen om het werk gemakkelijker, sneller en slimmer te maken. Maar te veel niet-verbonden apps hebben het tegenovergestelde van het beoogde effect - ze vertragen alles en maken het werk ingewikkelder.

Wat is het verschil tussen context-switching en multitasking?

Contextschakelen en multitasken kunnen beide een negatieve invloed hebben op je werk, maar ze zijn iets anders. Contextschakelen omvat het snel bewegen tussen verschillende items. Meestal gebeurt dit voordat je klaar bent met je huidige werk. Je bent bijvoorbeeld halverwege een projectbriefing wanneer je baas je een nieuwe taak toewijst om een statusrapport op te halen. In plaats van de briefing af te maken, schakel je over en begin je meteen aan het rapport. 

Multitasking daarentegen is wanneer je probeert meerdere taken tegelijkertijd te voltooien. Als je in het bovenstaande voorbeeld multitasking zou doen, zou je tegelijkertijd aan zowel de projectbriefing als het statusrapport werken en heen en weer schakelen tussen de twee. Beide kunnen van invloed zijn op je werk, waarbij de Anatomie van werk-index meldt dat meer dan de helft van de werknemers multitaskt tijdens vergaderingen. 

Lees: 5 multitasking-mythes ontkracht en 6 manieren om productief te zijn zonder tussen taken te schakelen

De kosten: hoe context-switching je dag vernietigt

De kosten van context-switching zijn hoog, maar we zijn er zo aan gewend dat we soms niet eens beseffen dat het gebeurt. Wat is er mis met het beantwoorden van één e-mail voordat je weer verder gaat met dat rapport waar je aan werkte? Wat is er mis met het sturen van een snelle Slack-vraag midden in een vergadering? 

In werkelijkheid heeft context-switching een negatieve invloed op hoe we ons op het werk voelen. Een studie van de Universiteit van Californië, Irvine concludeerde dat na slechts 20 minuten van herhaalde onderbrekingen, mensen aanzienlijk hogere stress, frustratie, werkdruk, inzet en druk rapporteerden. 

Dat is een probleem, want we worden constant onderbroken. Uit de Anatomie van werk-index bleek dat meer dan een derde van de werknemers zich overweldigd voelt door aanhoudende pings.

En volgens de statistieken besteden we veel tijd aan het schakelen tussen contexten:

• 42% besteedt meer tijd aan e-mail dan een jaar geleden

• 40% besteedt meer tijd aan videogesprekken dan een jaar geleden

• 52% is meer dan een jaar geleden aan het multitasken tijdens virtuele vergaderingen

• 56% vindt dat ze onmiddellijk op meldingen moeten reageren 

Dit wordt nog meer uitgesproken wanneer je naar verschillende generaties kijkt, waarbij millennials en Gen Z zich aanzienlijk meer overweldigd voelen dan werknemers in het algemeen.

9 manieren om contextwisseling te bestrijden

De toekomst van werk hoeft niet gevuld te zijn met opgebrande, overweldigde teamleden die met een dozijn verschillende apps jongleren en elke minuut van taak wisselen. Je kunt jezelf en je team voorbereiden op succes met een paar eenvoudige mindset-shifts en een beetje structuur. Hier zijn negen tips om het wisselen van context te helpen bestrijden:

1. Gebruik niet storen: geef werknemers toestemming om niet storen-modi of agendablokken te gebruiken voor gefocust werk.

2. Gebruik integraties: stroomlijn veelgebruikte bedrijfstools om de inzet van je team te focussen, waardoor de tijd en de noodzaak om te schakelen tussen contexten worden verminderd.

3. Verbeter de samenwerking: creëer meer cross-functional teams die kunnen samenwerken zonder te worden vertraagd door werk over werk. Door tools te gebruiken die asynchrone communicatie bevorderen, kun je de hoeveelheid tijd die je besteedt aan het afwisselen tussen verschillende berichtenplatforms en e-mails verminderen.

4. Consolideer tools: consolideer apps en tools in één gecentraliseerd platform, zoals een werkbeheerplatform, om informatie, communicatie en workflows toegankelijk te maken in één tool.

5. Oefen tijdmanagementtechnieken: probeer productiviteitstools, zoals de Pomodoro-techniek waarbij je terugkerende werkblokken en pauzes in een opeenvolgende volgorde instelt. Deze gestructureerde tijdblokken beperken afleiding en moedigen volledige focus aan op de taak die moet worden voltooid.

6. Prioriteer taken: gebruik een methode voor het prioriteren van taken die je werk interessant genoeg houdt om afleiding te voorkomen. Probeer verschillende technieken om te zien wat het beste bij je werk past. Bijvoorbeeld de chunking-methode die is ontworpen om vergelijkbare taken samen te voegen en langer gefocust te blijven.

7. Verbind werk met doelen: koppel elke taak terug naar grotere doelen en initiatieven. Dit synchrone proces houdt je gefocust om het wisselen van context te verminderen. Bovendien heeft het het extra voordeel dat het de voortgang richting langetermijndoelen markeert en laat zien hoe belangrijk je dagelijkse taken zijn.

8. Plan coworking-tijd: gebruik software voor werk op afstand om virtuele coworking-sessies te hosten of verzamel ze persoonlijk als je kunt. Deze face-time beperkt afleiding omdat het moeilijker is om op een bericht te reageren als je midden in een gesprek zit.

9. Vermijd onnodige vergaderingen: Heb je voor die statusupdate echt een gesprek en presentatie van 30 minuten nodig? Of kun je afleidingen beperken en het als een projectstatusrapport overbrengen?

Neem de controle over je meldingen om je tijd terug te krijgen

Context-switching is een normaal onderdeel van de werkdag geworden. Soms lijkt het alsof je geen 30 seconden kunt gaan zonder een melding te horen. Er is een constante strijd om je aandacht, maar met duidelijke grenzen en een ondersteunende manager kun je genieten van de gemoedsrust die voortkomt uit gefocust werk.

Wil je meer weten over hoe we werken? Lees ons volledige Anatomie van werk-rapport voor de nieuwste bevindingen en onderzoek naar werk in 2022.