Diep werk: 7 manieren om je concentratie te verhogen

Twee keer per jaar trekt Microsoft-mede-oprichter Bill Gates zich terug in een hut in het bos om niets anders te doen dan lezen en grote gedachten te denken. Tijdens zijn zelfbenoemde 'denkweken' isoleert Gates zich volledig van de buitenwereld - wat betekent geen e-mail, geen telefoontjes en geen internettoegang. Het is alleen hij en een stapel papieren van Microsoft-werknemers die nieuwe innovaties of investeringen pitchen. 

Gates verwijdert volledig afleiding uit zijn omgeving om prioriteit te geven aan diep werk - een staat van concentratie die creativiteit en focus maximaliseert. En het werkte duidelijk, want het werk dat tijdens de "denkweken" van Gates werd gedaan, leidde tot innovaties zoals de lancering van Internet Explorer in 1995.

Maar je hoeft je niet terug te trekken in een boshuisje om de volledige voordelen van diep werk te krijgen. Hoewel de meesten van ons niet de luxe hebben om dagen of weken achter elkaar weg te gaan, kun je met een paar eenvoudige oefeningen toch diep werk in je dagelijkse routine inbouwen. 

Wat is Diep werk? 

Diep werk is een staat van piekconcentratie waarmee je moeilijke dingen kunt leren en snel kwaliteitswerk kunt maken. De term is bedacht door Cal Newport, een hoogleraar informatica aan de Georgetown University en auteur van "Diep werk: Regels voor gefocust succes in een afgeleide wereld." In zijn boek definieert Newport Diep werk als een staat van afleidingsvrije concentratie wanneer je hersenen op hun maximale potentieel werken.

Simpel gezegd suggereert de Diep werk-theorie van Newport dat we, om echt productief te zijn, elke dag gedurende lange tijd uit alle communicatie-tools moeten uitloggen en ononderbroken moeten werken. Dus hoewel je misschien niet volledig weg kunt stappen van je teamcommunicatietools, streef je naar 60-90 afleidingsvrije minuten per keer.

Diep versus 'oppervlakkig' werk

Newport definieert oppervlakkig werk als logistieke taken die kunnen worden uitgevoerd terwijl ze worden afgeleid, zoals werkcoördinatie en communicatietaken die gemakkelijk te repliceren zijn. 

Bij Asana noemen we dit 'werk over werk'. Volgens ons onderzoek wordt 60% van de tijd van kenniswerkers besteed aan coördinatietaken zoals het beantwoorden van e-mail, het coördineren van projecten en het plannen van vergaderingen. En hoewel het niet realistisch is om al het oppervlakkige werk uit de meeste banen te elimineren, kan het verminderen van de tijd die aan oppervlakkig werk wordt besteed ruimte maken voor de taken met een grote impact die er het meest toe doen. 

De voordelen van diep werk

Diep werk is om twee redenen effectief: het helpt je afleiding te voorkomen en je hersenen opnieuw te bedraden om je te helpen moeilijke dingen sneller te leren, zodat je beter werk kunt doen in minder tijd. Zo werkt het: 

Diep werk helpt je afleiding te vermijden 

Het elimineren van afleiding is een kernonderdeel van diep werk, en niet voor niets. Wanneer je tussen taken schakelt, zoals het controleren van je telefoon tijdens het opstellen van een projectvoorstel, blijft een beetje van je aandacht hangen aan de vorige taak. Dus zelfs als je weer gaat schrijven, denkt een deel van je hersenen nog steeds aan dat sms'je dat je net zag. Dit fenomeen wordt aandachtsresidu genoemd en het eist een zware tol. Onderzoek toont aan dat het meer dan 20 minuten kan duren om weer op gang te komen na een onderbreking. Dus als je je telefoon twee keer in een uur controleert, is dat twee derde van je focustijd verloren. 

Diep werk herprogrammeert je hersenen 

Diep werk is de beste manier om snel nieuwe vaardigheden te leren. Wanneer je je diep concentreert, cementeren je hersenen leertrajecten en versterken ze de verbindingen tussen neuronen, zodat ze sneller kunnen werken. Dat betekent dat wanneer je je intensief concentreert op een specifieke vaardigheid, je letterlijk je hersenen opnieuw bedraadt om je te helpen die vaardigheid effectiever uit te voeren. Bovendien suggereert onderzoek dat deze herprogrammering alleen kan plaatsvinden als je je op één taak tegelijk concentreert en afleiding vermijdt (met andere woorden, wanneer je diep werkt). 

Waarom is diep werk belangrijk? 

Het vermogen om diep te werken geeft je niet alleen een voorsprong op de moderne werkplek, het brengt ook voldoening en betekenis in je dagelijkse taken. Hier lees je hoe diep werk je werkprestaties kan verbeteren en je dagelijks leven kan verrijken: 

Het verhoogt de kwaliteit van het werk

Wanneer je diep werkt, kun je uitdagende onderwerpen leren en snel kwaliteitswerk produceren - twee vaardigheden die jou (en je team) kunnen voorbereiden op succes in de moderne werkplaats. 

• Leer moeilijke dingen snel: leren is een belangrijk onderdeel van elke baan, ongeacht je vakgebied. Een IT-manager moet bijvoorbeeld leren hoe hij problemen met technologie op organisatorische schaal kan oplossen, een accountant moet leren over belastingrecht en een software-engineer moet nieuwe programmeertalen leren. Op die manier maakt het vermogen om nieuwe vaardigheden te verwerven door diep werk je tot een waardevolle aanwinst.

• Creëer snel kwaliteitswerk: het leren van nieuwe vaardigheden is één ding, en het produceren van kwaliteitsresultaten is een ander. Diep werk helpt je om die vaardigheden te gebruiken om een positieve impact te maken. Diepe concentratie kan bijvoorbeeld een projectmanager helpen om te leren hoe je een projectvoorstel schrijft en vervolgens een diepgaand voorstel te maken dat helpt bij het veiligstellen van financiering voor een nieuw initiatief. 

Het is zeldzaam

Volgens ons onderzoek wordt 60% van de tijd van kenniswerkers besteed aan coördinatie in plaats van aan de geschoolde, strategische banen waarvoor ze zijn aangenomen. Deze vooringenomenheid voor oppervlakkig werk in plaats van echte productiviteit biedt een kans voor teams die prioriteit geven aan focus op het werk, omdat ze betere resultaten kunnen produceren dan hun concurrentie. 

Diep werk is zeldzaam, maar dat hoeft niet zo te zijn. Er zijn concrete stappen die je kunt nemen om je team te helpen diep te werken, door hun tijdrovende taken te deblokkeren, de werkprioriteiten te verduidelijken en de zichtbaarheid van het team te vergroten. Als je dat nog niet gedaan hebt, zorg er dan voor dat je:

• Communicatienormen instelt.

• Het werk stroomlijnt in één tool.

• Vergaderingen met intentie inplant. 

Het voelt goed

Diep werk is meer dan een manier om productiever te zijn - het voelt ook gewoon goed om te doen. Diep werk is een soort flow-staat, een cognitieve zone die intrinsiek belonend is en een ideale balans biedt tussen vaardigheden en uitdaging. 

Als bonus helpt diepe concentratie je om waarde in de wereld te brengen en dingen te creëren die ertoe doen, wat op zijn beurt een nieuw niveau van tevredenheid in je werkleven kan brengen. Neurologisch onderzoek suggereert dat je perceptie van de wereld wordt gevormd door waar je aandacht aan besteedt - dus als je tijd besteedt aan diep werken, ziet je geest je wereld als vol betekenis en belangrijkheid. 

Een diep leven is een goed leven. ”

7 manieren om diep werk in je planning op te nemen

Je geest is als een spier, wat betekent dat je je capaciteit voor diep werk kunt opbouwen door oefening en consistentie in de loop van de tijd. Om je op weg te helpen, hebben we zeven regels opgesteld om je te helpen een diep werkgewoonte op te bouwen.  

1. Kies een filosofie voor Diep werk

Om diep te werken, heb je een plan nodig dat past bij je individuele schema en werkvoorkeuren. In zijn boek schetst Newport vier verschillende benaderingen (of 'filosofieën') om te volgen wanneer je beslist hoe je je Diep werk plant. Afhankelijk van je levensstijl kunnen sommige benaderingen beter werken dan andere: 

• Ritmische filosofie: Met deze aanpak creëer je een regelmatige gewoonte en ritme voor Diep werk, waarbij je blokken van 1-4 uur blokkeert om elke dag op hetzelfde tijdstip te focussen. Diep werk: wanneer je tijd plant voor diep werk, houd er dan rekening mee dat de meeste mensen niet meer dan vier diepe werkuren per dag kunnen volhouden. Je kunt bijvoorbeeld elke weekdag tussen 8 en 10 uur tijd inplannen voor diep werk. De sleutel tot deze strategie is consistentie, die je kunt bereiken door elke dag een bepaalde hoeveelheid diep werk te doen. Om deze strategie effectief te implementeren, kun je een tijdbeheertechniek proberen die deze aanvult, zoals timeblocking.

• Journalistieke filosofie: deze methode is de meest flexibele en stelt je in staat om diep werk waar je maar kunt in je schema te passen. Je kunt bijvoorbeeld tijd inplannen voor diep werk wanneer je minstens 90 minuten tussen vergaderingen hebt. Houd er rekening mee dat deze aanpak vereist dat je naar believen overschakelt naar de diep werkmodus, wat moeilijk kan zijn voor beginners. Als je net begint en een voorspelbaar vergaderschema hebt, is de ritmische filosofie misschien je beste gok.  

• Kloosterfilosofie: met deze aanpak elimineer je ondiep werk volledig of verminder je het drastisch in alle aspecten van je leven. Zo vermijdt sciencefictionschrijver Neal Stephenson bijvoorbeeld e-mail en spreekbeurten, zodat hij hersenruimte vrij kan maken om te schrijven. Dat betekent dat Stephenson bijna onmogelijk te pakken te krijgen is, maar extreem productief is, met meer dan 80 werken op zijn naam. Als je de kloosterfilosofie op het werk wilt implementeren, overweeg dan tijdbeheerstrategieën die werk over werk minimaliseren, zoals de GTD-methode.

• Bimodale filosofie: Deze methode omvat het verdelen van je tijd, met lange stukken (ten minste een volledige dag) gereserveerd voor diep werk en de rest gewijd aan al het andere. Bimodale planning is een flexibelere versie van de kloosterfilosofie - in plaats van ondiep werk volledig te elimineren, kun je een dag of langer diep werken en dan terugkeren naar je andere verplichtingen. Een goed voorbeeld zijn de 'denkweken' die we in de intro noemden, wanneer Bill Gates zich twee keer per jaar terugtrekt in een hut in het bos om te lezen en te brainstormen. Bij Asana implementeren we onze eigen versie van de bimodale filosofie door No Meeting Wednesday aan te moedigen - een volledige dag voor onze teamleden om ononderbroken in het werk te duiken.

Als ik mijn leven zo organiseer dat ik veel lange, opeenvolgende, ononderbroken tijdsblokken krijg, kan ik romans schrijven. Maar naarmate die brokken worden gescheiden en gefragmenteerd, daalt mijn productiviteit als romanschrijver spectaculair.”

2. Creëer rituelen om je focus te vergroten

Onderzoek suggereert dat onze hersenen specifieke associaties onthouden. Wanneer je twee dingen koppelt - zoals zout en peper, of een schoon bureau en concentratie - leert en anticipeert je geest op dezelfde combinatie in de toekomst. Dat betekent dat je rituelen kunt creëren om concentratie te activeren en je hersenen te vertellen dat het tijd is om je te concentreren. Als je bijvoorbeeld altijd je bureau opruimt voordat je gaat schrijven, zal een duidelijke werkruimte het je in de toekomst gemakkelijker maken om je te concentreren op het schrijven. 

Stel jezelf de volgende vragen terwijl je je Diep werk-ritueel opbouwt: 

• Waar ga je werken? Denk aan de omgeving die je creëert - je kunt bijvoorbeeld in je kantoor werken met de deur dicht en het bureau schoongemaakt. 

• Wanneer en hoe lang ga je werken? Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om 's ochtends 90 minuten te werken voordat je een koffiepauze neemt. 

• Hoe ga je werken? Bepaal regels om je concentratie te sturen, zoals of je internet gebruikt, hoeveel woorden je elke 20 minuten schrijft of waar je je telefoon neerlegt. 

• Hoe ga je je werk ondersteunen? Zorg ervoor dat je de materialen die je nodig hebt van tevoren hebt georganiseerd, zoals referentiedocumenten, koffie of eten. 

Je kunt ook extra triggers in je routine inbouwen om je concentratie een vliegende start te geven, zoals het aansteken van een kaars, het luisteren naar een specifiek type muziek of het aantrekken van bepaalde kleding. 

3. Geef prioriteit aan je werk met de grootste impact 

Met focus is prioriteiten stellen de sleutel. Vaak geldt: hoe meer je probeert te doen, hoe minder je daadwerkelijk bereikt. Om diep te werken, moet je je dus concentreren op de belangrijkste taak en al het andere negeren. Zo doe je dat: 

• Bepaal van tevoren waar je aan gaat werken tijdens elke diepe werksessie. Om diep te werken moet je je op één taak concentreren en al het andere negeren. Wanneer je van tevoren besluit waar je je op wilt concentreren, kun je multitasking vermijden. En als je tijdens je focustijd nieuwe verzoeken ontvangt, zal er minder druk zijn om meteen van taak te wisselen. Probeer een prioriteringsstrategie te gebruiken om je belangrijkste taken te identificeren en aan te pakken, zoals de Eisenhower-beslissingsmatrix, het Pareto-principe of de eet-de-kikker-strategie. 

• Creëer helderheid met team- en bedrijfsdoelen. Duidelijke doelen zijn als een kompas, omdat ze je beslissingen sturen en je vertellen welke taken het belangrijkst zijn. Als het driemaandelijkse doel van je team bijvoorbeeld gericht is op het herontwerpen van je bedrijfswebsite, kun je de prioriteit van verbeteringsverzoeken voor je app gemakkelijker verlagen. Zorg ervoor dat je een raamwerk voor het stellen van doelen gebruikt om je doelstellingen meetbaar en specifiek te maken, zoals de SMART-doelmethode of Doelstellingen en Belangrijkste resultaten (OKR's). 

4. Houd bij waar je je tijd aan besteedt

Je moet tijd investeren om dingen gedaan te krijgen, en diep werk is niet anders. Diep werk in je routine inbouwen vereist ruimte. Daarom is het beheren van je planning en het nemen van de leiding over je tijd cruciaal. 

Hier zijn enkele strategieën om je te helpen je tijd te begrijpen en te beheren: 

• Controleer hoe je je werktijd besteedt. Voordat je onbelangrijk werk kunt weglaten om ruimte te maken voor diepere bezigheden, moet je begrijpen wat voor werk je dagelijks doet. Om dit te doen, maak je een lijst van elke activiteit of taak die je uitvoert - kwantificeer dan de diepte van elke activiteit, zodat je weet hoeveel tijd je besteedt aan diep werk versus oppervlakkig werk. 

• Controleer je vergaderingen. Maak een lijst van elke werkvergadering die je bijwoont en kwantificeer hoe waardevol deze daadwerkelijk is op een schaal van 1-5. Je kunt ook noteren hoeveel aandacht je besteedt aan de vergadering, of er meestal actiepunten zijn en of er een vooraf vastgestelde agenda is. Op die manier kun je inschatten welke vergaderingen echt productief zijn en welke misschien beter zijn als een asynchrone update.

• Plan je dag. Neem de leiding over je dagelijkse planning door tijdsblokken toe te wijzen voor elke taak die je wilt voltooien. Twee veel voorkomende manieren om dit te doen zijn timeboxing en timeblocking. Timeboxing is een tijdmanagementstrategie waarbij je inschat hoeveel tijd een taak in beslag zal nemen en de tijd blokkeert om deze te voltooien. Het concept van timeblocking is vergelijkbaar, maar in plaats van tijd uit te blokken voor een enkele taak, groepeer je vergelijkbare taken en voltooi je ze allemaal in één tijdsblok. Diep werk is een goede optie voor het plannen van diep werk, terwijl timeblocking je kan helpen om veel ondiepe taken in één keer aan te pakken, zoals het beantwoorden van e-mails. 

5. Verminder digitale afleidingen

Afleiding is de aartsvijand van diepte. Maar afleiding - vooral van de digitale variëteit - komt vaker voor dan ooit in de snelle werkomgeving van vandaag. In een tijd waarin 80% van de kenniswerkers aangeeft met hun inbox open te werken en bijna drie op de vier werknemers elke dag onder druk staan om te multitasken, kan het vermijden van digitale afleiding bijna onmogelijk lijken. 

Maar het minimaliseren van afleiding is nog steeds mogelijk met een paar eenvoudige strategieën: 

• Schakel meldingen uit. Geluiden, banners en meldingen die over je scherm flitsen, hebben een negatieve invloed op de focus en kunnen je snel uit diep werk halen. Wanneer je probeert je te concentreren, gebruik dan de modus Niet storen of pauzeer meldingen voor je telefoon en alle communicatie-apps die je gebruikt. Of om echt de verbinding te verbreken, sluit je e-mail- en berichten-apps volledig af. Vergeet niet dat je altijd meldingen kunt bekijken tijdens je volgende focuspauze.

• Standaard diepgang. Dat betekent dat je, in plaats van in een afgeleide staat te leven en je hersenen in de focusmodus te dwingen om taken te voltooien, focuspauzes moet plannen - tijden waarop je jezelf toestaat een pauze te nemen en volledig toe te geven aan afleiding. Je kunt deze strategie gebruiken tijdens je werkdag of in je persoonlijke leven. Je kunt bijvoorbeeld een focuspauze na het werk inplannen wanneer je op internet mag surfen en door sociale media mag scrollen - en dan je onverdeelde aandacht richten op het koken van het avondeten, het kijken naar een film of het praten met dierbaren.  

• Kies je tools verstandig. Volgens ons onderzoek schakelt de gemiddelde kenniswerker 25 keer per dag tussen 10 apps om zijn werk te doen - en werknemers die tussen apps schakelen hebben ook meer kans om te worstelen met het effectief prioriteren van hun werk. Maar alleen omdat een tool bestaat, wil nog niet zeggen dat je hem moet gebruiken. In plaats van werk over veel verschillende apps te verspreiden, kies je zorgvuldig een projectbeheertool die integreert met al je bedrijfstools, zodat je een central source of truth hebt voor al je informatie. Op die manier kun je, in plaats van vanuit meerdere apps te werken, belangrijke informatie op één plaats bijhouden.  

6. Plan tijd om op te laden 

Rust is net zo belangrijk als werk. Diep werk elke dag tijd geven om op te laden kan helpen om burn-out te voorkomen en je diep werk gewoonte duurzaam te maken. Newport suggereert dat je volledig moet loskoppelen van het werk om het meeste uit je downtime te halen, dus het stellen van duidelijke grenzen is essentieel. Hij raadt aan om elke dag een harde sluitingstijd voor werk te creëren (voor hem is het 17.30 uur) en om werk in het weekend te vermijden. Dat betekent dat als je klaar bent, je klaar bent - geen Slack op je telefoon controleren, e-mails in je hoofd opstellen of nadenken over aankomende vergaderingen. 

Als het moeilijk voor je is om de verbinding te verbreken, probeer dan een "afsluitprocedure" te maken die je aan het einde van elke werkdag voltooit. Dit kan 10-20 minuten duren wanneer je een laatste blik werpt op je inbox om ervoor te zorgen dat je geen belangrijke meldingen mist, plannen hoe je onvoltooide taken zult voltooien en je schema voor de volgende dag bekijken. Deze praktijk biedt gemoedsrust wanneer je je voor de dag afmeldt, zodat je zeurende zorgen over onvoltooid werk kunt vermijden. 

7. Houd de voortgang naar je doelen bij

Het stellen van duidelijke doelen is een van de beste manieren om gemotiveerd te blijven en je diep werk-gewoonte in de loop van de tijd te behouden. Toen psychologen het effect testten van verschillende motivatietechnieken op groepsprestaties, ontdekten ze dat het stellen van doelen een van de meest effectieve was. Dat komt omdat doelen intrinsieke motivatie creëren - de drang om te slagen die uit jezelf komt, in plaats van uit externe factoren zoals lof of compensatie.

Diep werk wordt een gewoonte als je kortetermijndoelen stelt om statistieken bij te houden, zoals het aantal uren waarop je elke dag wilt focussen. Newport stelt voor om een scorebord te maken waar je je dagelijkse uren kunt registreren en elk doel dat je hebt bereikt kunt afvinken. Je kunt ook langetermijndoelen op een hoger niveau maken om je te helpen om in de loop van de tijd tot een bepaald aantal uren te werken - je kunt bijvoorbeeld beginnen met één uur per dag en vervolgens over een periode van drie maanden tot vier uur werken. Vergeet niet om je doelen meetbaar en specifiek te maken met een raamwerk zoals de SMART-doelmethode of Doelstellingen en Belangrijkste resultaten (OKR's). 

Het is tijd om diep te gaan

Diep werk is een van de beste manieren om je creatieve potentieel te maximaliseren, maar het gaat om meer dan alleen productiviteit. Uiteindelijk voelt diep werken gewoon goed, en het kan je helpen je energiek en bekrachtigd te voelen om elke dag uitdagende taken te volbrengen. Of in de woorden van Cal Newport: "een diep leven is een goed leven."

Ontgrendel diep werk door de hoeveelheid oppervlakkig werk die jij en je team doen te verminderen. Met Asana kun je werk op één plek coördineren, zodat je minder tijd hoeft te besteden aan het zoeken naar documenten, het achter goedkeuringen aanzitten en het beantwoorden van e-mails - en meer tijd hebt om je werk met de grootste impact gedaan te krijgen.