6 projectbeperkingen en hoe je ze kunt beheren voor projectsucces

Bent u ooit naar het circus geweest en heeft u de artiesten een evenwichtsoefening zien doen? Ze slagen er op de een of andere manier in om meerdere borden zo gracieus in de lucht te houden dat het voelt alsof ze magie gebruiken. Maar balanceren vereist geen magie, alleen focus en vaardigheid. Als een artiest zijn greep op een enkele plaat zou verliezen, zouden alle platen neerstorten. 

Net als een circusvoorstelling is projectbeheer een evenwichtsoefening. Tijdens de levenscyclus van het project kom je verschillende beperkingen tegen, waaronder tijd, kosten en risico's. Een deel van je werk als een effectieve projectmanager is leren hoe je deze beperkingen in evenwicht kunt brengen om de projectprestaties te verbeteren. In dit artikel bespreken we projectbeperkingen in detail en leggen we uit hoe je ze kunt beheren. 

Wat zijn projectbeperkingen?

Projectbeperkingen zijn de algemene beperkingen waarmee je rekening moet houden tijdens de levenscyclus van het project. Een kostenbeperking betekent bijvoorbeeld dat je beperkt bent tot een specifiek projectbudget, terwijl een tijdsbeperking betekent dat je je project binnen een bepaald tijdsbestek moet voltooien. 

De meeste projectbeperkingen hebben invloed op elkaar, daarom is het beheren van beperkingen cruciaal voor het succes van het project. Als je besluit dat je de projecttijdlijn moet uitbreiden, heb je waarschijnlijk ook meer geld nodig om het project te voltooien. Projectbereik zal ook toenemen naarmate de tijd en kosten van je project toenemen. 

Er zijn zes veelvoorkomende projectbeperkingen waarmee je rekening moet houden tijdens de fasen van projectbeheer. In dit artikel bespreken we elke beperking in detail en leggen we uit hoe je deze kunt beheren. Het maakt niet uit aan wat voor soort project je werkt, het gebruik van projectbeheersoftware kan je helpen je projectschema te visualiseren en al je projectbeperkingen op één plek te beheren. 

De drievoudige beperkingen van projectbeheer

De drievoudige beperkingen van projectbeheer - ook bekend als de projectbeheerdriehoek of de ijzeren driehoek - zijn scope, kosten en tijd. Je moet deze drie elementen in elk project in evenwicht brengen, en dat kan een uitdaging zijn omdat ze elkaar allemaal beïnvloeden. 

Er zijn afwegingen bij het balanceren van scope, kosten en tijd, en je moet beslissen wat je wilt opofferen om de projectafstemming en functionaliteit te behouden. 

Je project kan bijvoorbeeld alleen binnen het bereik blijven als het budget en de tijdstoewijzingen van je project stabiel blijven. Als je het project in minder tijd wilt voltooien, moet je scope ook afnemen om het project in evenwicht te brengen, tenzij je het budget kunt aanpassen.

Scope

Projectbereik verwijst naar de omvang van een project in termen van kwaliteit, detail en deliverables. Tijd en geld zijn afhankelijkheden van het projectbereik, want naarmate het projectbereik groeit, zal het project meer tijd en geld nodig hebben om het te voltooien.

Je moet je tijdens elke projectfase bewust zijn van scope creep en er hard aan werken om dit te voorkomen. Je kunt scope creep voorkomen door gedetailleerde projectplannen te maken en projectbelanghebbenden alles te laten ondertekenen voordat de productie begint.

Kosten

Kostenbeperkingen omvatten het projectbudget als geheel en alles van financiële waarde dat nodig is voor je project. Items die een kostenbeperking kunnen zijn, zijn onder meer:

• Projectkosten

• Salarissen van teamleden

• Kosten van apparatuur

• Kosten van faciliteiten

• Reparatiekosten

• Materiaalkosten

Om budgetten realistisch te houden, gebruiken veel teams een kostenvergelijkingssjabloon om leveranciers, prijsopties of middelenuitgaven af te wegen voordat ze schattingen afronden.

Tijd

Tijdbeheer is essentieel voor het succes van een project en er zijn verschillende tijdsbeperkingen waarmee je tijdens elke fase van je project te maken krijgt. Wanneer je probeert je projecttijdlijn te verlengen, zijn er gevolgen zoals langere deadlines, aanpassingen aan de teamagenda of minder tijd voor planning.

Tijdelementen in je project die tot beperkingen kunnen leiden, kunnen zijn:

• De algemene tijdlijn van het project

• Uren gewerkt aan project

• Interne agenda's en deadlines

• Tijd toegewezen voor planning en strategie

• Aantal projectfasen

Scope, kosten en tijd worden de ijzeren driehoek genoemd omdat deze drie beperkingen moeilijk in balans te brengen zijn met behoud van de projectkwaliteit. Als je bijvoorbeeld je budget verlaagt of je bereik vergroot, moet je dit waarschijnlijk compenseren door je tijdsbeperkingen te versoepelen. Je kunt dit doen door deadlines te verlengen, uren toe te voegen of je projectschema aan te passen met een evenementenschemasjabloon om mijlpalen zichtbaar en leverdata realistisch te houden.

Andere veelvoorkomende projectbeperkingen om te overwegen

Hoewel scope, kosten en tijd de drievoudige beperkingen van projectbeheer zijn, zijn er drie andere projectbeperkingen die je kunt tegenkomen in je projectlevenscyclus: risico, middelen en kwaliteit.

Risico

Projectrisico's zijn onverwachte gebeurtenissen die je project kunnen beïnvloeden. Hoewel de meeste projectrisico's negatief zijn, kunnen sommige positief zijn. Er kan bijvoorbeeld een nieuwe technologie worden uitgebracht terwijl je project in behandeling is. Deze technologie kan je helpen je project sneller af te ronden, of het kan meer concurrentie op de markt veroorzaken en je productwaarde verminderen. 

Je kunt projectrisico's bepalen met behulp van risicoanalyse en risicobeheerstrategieën om ze op afstand te houden. Enkele risico's waarmee je kunt voordoen zijn:

• Overbelaste middelen

• Operationele ongelukken

• Lage prestaties

• Gebrek aan helderheid

• Scope creep

• Hoge kosten

• Tijdnood

Gebruik een risicoregister om de waarschijnlijkheid en de ernst van elk projectrisico te beoordelen en beperk vervolgens eerst de meest waarschijnlijke en ernstige risico's.

Middelen

Middelen hangen nauw samen met kostenbeperkingen voor je project, omdat deze projectvereisten geld kosten. Zonder de juiste toewijzing van middelen kan de projectkwaliteit lager zijn, het budget hoger uitvallen en de tijdlijn vertragingen oplopen. 

Enkele middelen om te overwegen zijn:

• Personen

• Apparatuur of materialen

• Faciliteiten

• Software

Gebruik een middelenbeheerplan om ervoor te zorgen dat je de middelen hebt die je nodig hebt voor elk element van je project, zodat deze beperking geen negatieve invloed heeft op andere projectgebieden.

Kwaliteit

Projectkwaliteit is de maatstaf voor hoe goed de deliverables van je project voldoen aan de oorspronkelijke verwachtingen. Elke projectbeperking heeft invloed op de projectkwaliteit omdat projectkwaliteit het uiteindelijke resultaat van je project is. Projectkwaliteit is echter ook een beperking op zich, omdat er aspecten van het project zijn die kunnen leiden tot slechte kwaliteit die niet noodzakelijk gerelateerd zijn aan kosten, tijd, middelen, risico of bereik. Dit zijn onder andere:

• Gebrek aan communicatie

• Slechte ontwerp- of ontwikkelingsvaardigheden

• Te veel projectwijzigingen

Je moet de projectkwaliteit als een eigen entiteit beheren en tegelijkertijd de andere vijf projectbeperkingen in evenwicht brengen als je hoge projectprestaties wilt bereiken. Als je er niet in slaagt je beperkingen te beheren, kan het resultaat een lage projectkwaliteit en een lage klanttevredenheid zijn.

Projectbeperkingen beheren

Er zijn strategieën die je kunt gebruiken om projectbeperkingen te beheren en in evenwicht te brengen wanneer ze zich voordoen. Het gebruik van projectbeheermethodologieën zoals de fasen van projectbeheer en Agile-praktijken van de PMBOK Guide, die flexibiliteit en samenwerking aanmoedigen, zijn een paar manieren om projectbeperkingen te beheersen.

Je kunt ook de volgende tips gebruiken om je projectbeheerplan te versterken: 

1. Begrijp je beperkingen: je kunt je projectbeperkingen niet beheren tenzij je begrijpt wat ze zijn. Zodra je je projectbeperkingen kent, kun je eromheen plannen. Beoordeel bijvoorbeeld tijdens de projectplanning welke risico's je kunt lopen, welke middelen je nodig hebt en wat die middelen zullen kosten.

2. Plan en strategiseer: wanneer je alle zes de meest voorkomende beperkingen in je projectplan overweegt, kun je verder gaan met een beter perspectief voor wat er voor je ligt. Je projectplan moet strategieën bevatten om beperkingen te verminderen en de drievoudige beperkingen van bereik, kosten en tijd in evenwicht te brengen. Je kunt ook strategieën implementeren om aanvullende projectbeperkingen aan te pakken, zoals het voorkomen van projectrisico's.

3. Controleer de projectkwaliteit: je kunt de projectkwaliteit controleren door je projectplan en -processen regelmatig te controleren. Terwijl je team verschillende taken uitvoert tijdens de uitvoering van het project, kun je werkbeheersoftware gebruiken om ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft. Stel een wijzigingscontroleproces in, zodat je scope creep kunt voorkomen als er wijzigingen optreden.

4. Risico beheren: gebruik risicoanalyse om potentiële projectrisico's te identificeren, te beoordelen en je erop voor te bereiden. Met een sterk risicobeheerplan kun je de meest schadelijke projectrisico's op afstand houden en je voorbereiden op onverwachte risico's.

5. Effectief communiceren: Teamcommunicatie is essentieel om projectbeperkingen succesvol te beheren. Zonder sterke communicatie denk je misschien dat je je beperkingen in evenwicht houdt terwijl een ander teamlid onbewust je harde werk verstoort. Wanneer je elk aspect van het project met je team bespreekt, kun je samenwerken om projectdoelen te bereiken. 

6. Omarm flexibiliteit: je moet flexibel zijn om projectbeperkingen effectief in evenwicht te brengen. Er zullen momenten zijn waarop je compromissen moet sluiten over projectelementen om binnen het bereik te blijven. Als je niet flexibel bent, zul je uiteindelijk de projectkwaliteit opofferen. Het tevreden houden van je klanten of belanghebbenden moet je topprioriteit zijn, wat betekent dat je compromissen moet accepteren wanneer dat nodig is. 

Bekijk beperkingen in realtime met Pojectbeheertools

Houd je projectbeperkingen bij in elke fase van de projectlevenscyclus om ervoor te zorgen dat de projectkwaliteit voldoet aan de verwachtingen van de belanghebbenden. Wanneer je een situatie tegenkomt waarin je één projectbeperking moet aanpassen, zoals het projectschema, overweeg dan hoe dat andere projectgebieden zal beïnvloeden, zoals kosten en bereik, en balanceer je beperkingen indien nodig. 

Projectbeheersoftware kan je helpen om projectbeperkingen in realtime te visualiseren. Wanneer je een efficiënte manier nodig hebt om projectelementen te beheren en informatie met anderen te delen, maken de tools die beschikbaar zijn in een projectbeheersysteem zoals Asana het gemakkelijk.