Evenementenschemasjabloon

Wanneer evenementen niet volgens plan verlopen, is dit zelden te wijten aan één groot probleem. Het zijn de tientallen kleine dingen die over het hoofd worden gezien. Van verkeerd uitgelijnde agenda's tot gemiste deadlines voor het opzetten, zelfs een kleine vertraging kan door je hele evenementendag gaan. Dat is waar een evenementplanningssjabloon helpt.

Met Asana kun je elke fase van je evenement plannen, van voorbereiding tot post-mortem, in één gedeelde tijdlijn. Dit evenementsjabloon bevat alles wat je nodig hebt om rollen toe te wijzen, logistiek te beheren en belangrijke mijlpalen gemakkelijk te halen. Of je nu een bedrijfsuitje of een productlancering organiseert, dit sjabloon houdt je evenement op schema.

Wie heeft er baat bij evenementenschemasjablonen?

Bij Asana hebben we gezien hoe evenemententeams overstapten van ongeorganiseerde spreadsheets naar samenwerkend teamwerk, allemaal met behulp van één eenvoudig sjabloon. Als je meerdere belanghebbenden, tijdlijnen van leveranciers of strikte leveringsvensters beheert, dan is dit evenementplanningssjabloon voor jou gemaakt. Het is ideaal voor:

Evenementenplanners en -coördinatoren

Gebruik het evenementplanningssjabloon om je volledige agenda in kaart te brengen en leveranciers en crew te coördineren.

Marketing- en communicatieteams

Synchroniseer je interne en externe berichtgevingstijdlijnen zodat aankondigingen, uitnodigingen en opvolgingen op tijd plaatsvinden.

Uitvoerende en operationele teams

Met planningsjablonen voor bedrijfsevenementen kun je op één plek mijlpalen plannen en volgen, zoals paneelvoorbereiding of repetitiewalkthroughs.

Locatie- en logistieke teams

Blijf de fysieke opstelling, leveringen en overgangen van de dag voor door taken en tijdslots toe te wijzen.

Waarom het evenementplanningssjabloon van Asana gebruiken?

Voordat het evenementmarketingteam van een klant dit sjabloon gebruikte, besteedde het meer tijd aan het bevestigen van leveranciersaanmeldingen dan aan het afronden van de daadwerkelijke evenementdetails. Met het sjabloon kon het hele team echter elke bevestiging en deadline verifiëren met behulp van een gedeelde tijdlijnweergave.

Dit gratis evenementenschemasjabloon is flexibel genoeg voor grote conferenties en gedetailleerd genoeg voor een extern evenement van één team.

Voordelen van het gebruik van dit sjabloon:

• Plan elke fase van je evenement met tijdlijnen en afhankelijkheden

• Wijs taken toe voor opstelling, sprekers, catering en communicatie

• Beheer je agenda met taaksecties op tijd of functie

• Deel een centraal plan met interne en externe medewerkers

• Pas het aan voor zakelijke, virtuele of hybride evenementtypes

Een evenementenschemasjabloon gebruiken

We hebben dit evenementenschemasjabloon ontworpen om je planningsproces van begin tot eind te vereenvoudigen. Elke sectie van het werkblad weerspiegelt een uitvoeringsfase, terwijl kolommen je helpen om taakeigenaren, vervaldatums en prioriteiten in één oogopslag bij te houden. Of je nu bedrijfsevenementen of merkpodcasts beheert, je kunt dit sjabloon aanpassen voor alle soorten evenementen.

Stap 1: Stel je algemene evenementdetails in

Begin in de sectie Algemene evenementdetails. Voeg de naam, beschrijving en kerndata van je evenement toe. Organiseer door rollen toe te wijzen aan eigenaren, een evenementtype in te stellen en belangrijke categorieën te taggen.

Zorg ervoor dat je hier een ruw evenementbudget invoert. Als je met een budgetsjabloon werkt, koppel je deze in de taak of gebruik je het bijlagenveld om alle financiële gegevens gemakkelijk toegankelijk te houden.

Stap 2: Stel je gedetailleerde evenemententijdlijn op

De sectie Gedetailleerde tijdlijn fungeert als je realtime agenda. Verdeel je evenement in getimede blokken: opzet, sessies, pauzes en afbraak. Gebruik voor meerdaagse evenementen een sectie voor elke dag of een deel van de dag.

De tijdlijnweergave van Asana functioneert als een Gantt-grafiek om je te helpen afhankelijkheden in de tijdlijn van het evenement te visualiseren. De tijdlijnweergave maakt het gemakkelijk om overlapping van taken te voorkomen en gaten in de planning vroegtijdig te identificeren.

Stap 3: Organiseer leveranciers en middelen

Maak in de sectie Leveranciers- en middelenbeheer een taak voor elke externe partner. Gebruik de kolom Leveranciersstatus om de status van elke leverancier bij te houden: bevestigd, in behandeling of in uitvoering. Voeg vervaldatums toe voor elke deliverable en wijs interne contacten toe om toezicht te houden op overdrachten, goedkeuringen of problemen die moeten worden geëscaleerd.

Stap 4: Voltooi je checklist voor evenementen

Gebruik de sectie Takenchecklist om elke deliverable te vermelden. Denk aan bewegwijzering, materialen, RSVP-bevestigingen of reisboekingen. Pas taakprioriteit en risiconiveauvelden toe om kritieke taken te markeren. In combinatie met het evenementenprogramma in je tijdlijn, helpt deze sectie ervoor te zorgen dat je team het plan uitvoert zonder iets te missen.

Stap 5: Voeg je belangrijkste contactpersonen toe

Maak onder Belangrijke contactpersonen vermeldingen voor elke persoon die bij het evenement betrokken is. Voeg interne leads, leveranciers en locatiecoördinatoren toe. Gebruik aangepaste velden om afdelingen, rollen of taakcategorieën te noteren.

Je kunt deze sectie ook koppelen aan je gastenlijst of evenementenagenda voor eenvoudigere coördinatie. Het hebben van contactgegevens op één plek maakt overdrachten en last-minute wijzigingen veel soepeler.

Stap 6: Deel en werk samen met je Team

Medewerkers uitnodigen voor taken of hele secties. Als je projectbeheertools zoals Asana gebruikt, wordt het toewijzen van rollen en het bijhouden van de status een tweede natuur.

Voor grote campagnes of evenementmarketing kun je je planningstaken koppelen aan je outreach-agenda of social media-schema. Je kunt dit project ook dupliceren als een eenvoudig evenementenschemasjabloon om opnieuw te gebruiken voor terugkerende programma's.

Stap 7: Aanpassen en uitbreiden

Voeg kolommen toe zoals 'Sessie-eigenaar' of 'AV-vereisten' of gebruik labels voor breakout-tracks. Overweeg voor virtuele of hybride evenementen een sectie 'Technische installatie' toe te voegen met een eigen tijdlijn-sjabloon.

Als je meerdere evenementen tegelijk beheert, koppel je dit project aan je grotere portfolio met evenementplanningssjablonen, zodat je team overlappende logistieke en middelenbehoeften kan volgen.

Asana-functies voor evenementplanning

De functies van Asana veranderen dit evenementplanningssjabloon in een live controlecentrum voor je evenement. We hebben dit sjabloon ontworpen met een paar van onze favoriete functies, maar je kunt jouw sjabloon aanpassen aan je specifieke behoeften. Bekijk onze lijst met Voltooide functies voor meer inspiratie.

Tijdlijnweergave

Visualiseer je evenementenplan in een indeling in Gantt-stijl. Tijdlijnweergave laat zien hoe voorbereiding, uitvoering en afronding allemaal met elkaar verbonden zijn.

Aangepaste velden

Voeg velden toe voor sessietype, budgeteigenaar, prioriteit of leverancier. Je kunt taken sorteren en filteren op deze velden om te zien wat eerst aandacht nodig heeft.

Afhankelijkheden

Markeer taken die afhankelijk zijn van anderen voordat ze kunnen beginnen. Dit helpt je om potentiële vertragingen in de planning te zien, zoals wanneer je de slides van een spreker nodig hebt voor het definitieve afdrukken.

Taakverantwoordelijken

Zorg ervoor dat elke taak een eigenaar heeft, van kleine logistieke taken tot grote deliverables. Teamleden weten precies waar ze verantwoordelijk voor zijn en je kunt indien nodig niet-toegewezen items spotten.

Formulieren

Gebruik formulieren om sessievoorstellen, gastvragen of leveranciersinformatie te verzamelen. Je kunt formulierinzendingen automatisch converteren als taken binnen je project zonder extra handmatige invoer.

Automatisering (Regels) Stel regels in om automatisch taken toe te wijzen, items naar de status 'klaar' te verplaatsen zodra ze zijn goedgekeurd, of belanghebbenden op de hoogte te stellen wanneer er iets verandert. Automatisering bespaart tijd op repetitief werk.

Aanbevolen integraties voor je evenementenschemasjablonen

Integraties breiden je evenementplanning uit door Asana te verbinden met de tools die je al gebruikt. Ga naar de app-integratiehub om de platforms te vinden die je team elke dag gebruikt.

Google Agenda

Synchroniseer taken en deadlines met je agenda om de timing van evenementen in gedachten te houden. 

Slack

Stuur herinneringen, updates en waarschuwingen in de Slack-kanalen van je team. Je krijgt realtime updates wanneer taken voltooid of vervallen zijn.

Google Drive Voeg leverancierscontracten, plattegronden, agenda's en merkmateriaal toe, zodat je alle middelen op één gedeelde locatie kunt opslaan.

Zoom

Voeg Zoom-links toe aan virtuele eventsessies of plan gesprekken rechtstreeks vanuit je Asana-project.

Gmail

Zet evenementgerelateerde e-mails om in taken met de Asana Gmail-invoegtoepassing. Je kunt rechtstreeks vanuit je inbox taken toewijzen of vervaldatums instellen.

Jira Cloud

Als je evenementen productlanceringen of technische activeringen omvatten, synchroniseer dan met Jira om de tijdlijnen van de ontwikkelaar af te stemmen op je evenementenschema.

Veelgestelde vragen over evenementplanningssjablonen