Belanghebbenderegistratie-sjabloon

Het succes van je project hangt van veel factoren af: uitgebreide planning, effectieve communicatie, duidelijke doelen en doelstellingen, en, natuurlijk, betrokkenheid en tevredenheid van de belanghebbenden. 

Het geluk van de belanghebbenden is de sleutel tot elk succesvol project, maar het kan een uitdaging zijn om de voorkeuren van belanghebbenden bij te houden, vooral in een groot project met veel bewegende delen. Gelukkig voor jou zijn de dagen van ingewikkeld belanghebbendenbeheer voorbij, dankzij sjablonen voor belanghebbendenregistratie.

Wat is een belanghebbendenregistratie?

Een belanghebbendenregistratie is een document waarin alle belanghebbenden voor een bepaald project worden opgesomd, met hun betrokkenheid bij het project, hun belangstelling en invloed, en hun communicatievoorkeuren. 

Heb je wel eens de voorkeuren van een belanghebbende verwisseld met die van een andere belanghebbende? Of erger: vergeten een belanghebbende te betrekken bij belangrijke communicatie? Het overkomt je sneller dan je denkt - een projectmanager is immers geen tovenaar. Een gestroomlijnd proces hebben om informatie over belanghebbenden bij te houden is maar een klein onderdeel van goed belanghebbendenbeheer.

Dat is waar belanghebbendenregistraties van pas komen. Belanghebbendenregistraties zijn handige projectbeheer-tools omdat ze al je belanghebbendeninformatie op één gemakkelijk toegankelijke plaats bewaren, waardoor je gemakkelijker kunt nagaan welke belanghebbenden bij het project betrokken zijn en hoe ze de uitkomst van het project beïnvloeden. Als de informatie over de belanghebbenden in de loop van je project verandert, kun je het register snel bijwerken om de verandering weer te geven, zodat niets tussen de mazen van het net valt.

Wat is een belanghebbendenregistratie-sjabloon?

Een belanghebbendenregistratie-sjabloon is een herbruikbaar hulpmiddel dat je snel kunt dupliceren om een nieuw belanghebbendenregistratie op te zetten voor elk project waaraan je werkt. Belanghebbendenregistratie-sjablonen maken een basisoverzicht voor al je projecten, en maken het, na je analyse van de belanghebbenden, gemakkelijk om de voorkeuren en invloed van elke belanghebbende op het project na te gaan.

Voordelen van een digitaal belanghebbendenregistratie-sjabloon

Als projectmanager kan het moeilijk zijn om alle belanghebbenden van je project in de gaten te houden, vooral als je een groot initiatief beheert of met meerdere projecten jongleert. Maar ondersteuning en geluk van de belanghebbenden is belangrijk voor succes. Door aan het begin van het project de juiste informatie aan de juiste mensen door te geven, kun je steun van de leiding krijgen. Het zorgt er ook voor dat jij en je belanghebbenden op één lijn zitten wat betreft de tijdlijn, doelstellingen en deliverables van het project, en voorkomt zo er in de loop van het project scope creep ontstaat.

Belanghebbendenregistratie-sjablonen vereenvoudigen dit proces en stroomlijnen de betrokkenheid van belanghebbenden omdat ze als single source of truth voor al je belanghebbendeninformatie fungeren. Met sjablonen voor belanghebbendenregistratie kun je elke belanghebbende bij het project in verschillende niveaus of categorieën sorteren, en bijhouden hoe je het best informatie met ze deelt, zodat je die cruciale steun die je nodig hebt kunt verwerven - en behouden.

Bovendien verminderen digitale sjablonen voor belanghebbendenregistratie gemaakt in een projectbeheertool, werk over werk doordat ze fungeren als een sjabloonblauwdruk voor je belanghebbendeninformatie. Je kunt dus bij de start van elk project snel aan de slag.

Andere voordelen van digitale sjablonen voor het belanghebbendenregistratie zijn:

• Dient als een single source of truth voor al je belanghebbendeninformatie

• Houdt de gegevens van belanghebbenden bij op een plek die voor al je teamleden makkelijk toegankelijk is

• Houdt teamleden op de hoogte en op één lijn over de voorkeuren van belanghebbenden

• Verbetert de betrokkenheid van belanghebbenden en hun relaties 

• Helpt je team om de individuele voorkeuren van de belanghebbenden te begrijpen, wat de effectieve communicatie verbetert en de buy-in bevordert.

• Bouwt vertrouwen op verbetert de communicatie met belanghebbenden 

• Laat je team snel zien wie beslissingsbevoegd is (en wie niet), zodat je de juiste belanghebbenden kunt aanspreken en snel overeenkomst kunt bereiken.

• Helpt je team om de behoeften van de belanghebbenden vast te stellen en te bepalen hoe te communiceren op een manier die voor hen het gunstigst is 

Onthoud dat belanghebbendenregistraties pro-actieve (niet reactieve) tools zijn die je helpen bij te houden wie wie is in je project. Ze maken deel uit van het vroege projectplanningsproces, en helpen je vroegtijdig grenzen te stellen en met belanghebbenden af te stemmen, zodat je project niet groter wordt of van koers raakt. 

Wat op te nemen in een belanghebbendenregistratie-sjabloon 

Je sjabloon voor belanghebbendenregistratie zal dienen als blauwdruk voor al je toekomstige projecten, het moet dus alle informatie bevatten die je voor verschillende initiatieven wilt dupliceren. Dit omvat informatie die je voor elke belanghebbenden wilt bijhouden, zoals de mate waarin ze invloed hebben op het project en hun communicatievoorkeuren. Zo hoef je nooit bang te zijn dat je belangrijke informatie vergeet.

In je sjabloon voor belanghebbendenregistratie moet van elke belanghebbende het volgende worden vermeld:

• Naam

• Rol of titel

• Categorie (intern of extern; primair of secundair)

• Niveau van invloed op het project (laag, gemiddeld, of hoog)

• Niveau van belangstelling voor het project (laag, gemiddeld, of hoog)

• Specifieke behoeften of wensen

• Primaire vorm van communicatie

• Het soort informatie dat ze het liefst in updates zien 

• Hoe vaak ze het liefst op de hoogte gehouden willen worden

• Contactgegevens

• Eventuele aanvullende opmerkingen 

Je belanghebbendenregistratie-sjabloon moet ook een sectie bevatten voor basisinformatie over het project, zoals de naam en beschrijving van het project, het soort project, en de voorgestelde begin- en einddatum. Je kunt deze informatie en eventuele belanghebbende-specifieke notities invullen bij het begin van elk project. 

Geïntegreerde functies

• Projectstatusupdates. Neem afscheid van het doorzoeken van verschillende tools om informatie over de projectstatus te vinden, of het bijwonen van weer een vergadering waarvan het onderwerp ook met een e-mail had kunnen worden afgehandeld. Projectstatusupdates in Asana zijn niet alleen gemakkelijker te gebruiken, ze zijn ook direct verbonden met het werk dat je team doet. Zo kunnen teamleden gemakkelijk aanvullende projectinformatie raadplegen, zoals je projectplan, communicatieplan, projectdoelen, mijlpalen, deliverables, en meer. Uiteindelijk verminderen projectstatusrapporten de hoeveelheid werk die je handmatig moet verrichten, centraliseren ze informatie, en houden ze iedereen op de hoogte.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te taggen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Projectoverzicht. Projectoverzicht is één loket voor alle belangrijke projectcontext. Geef je team in vogelvlucht een overzicht van het wat, waarom en hoe van je projectwerk. Voeg een projectbeschrijving toe om de toon te zetten voor hoe je in Asana samenwerkt. Deel vervolgens alle belangrijke bronnen en context, zoals vergaderdetails, communicatiekanalen en projectbriefings, op één plaats..

• Projectbriefing. Een projectbriefing is een manier om belangrijke details en datums aan je bredere projectteam mee te delen. Zorg ervoor dat je team gemakkelijk bij je projectbriefing kan door deze in een centrale bron van waarheid te zetten zoals Asana.

Aanbevolen apps

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken..

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actie-items uit Slack om in traceerbare taken en opmerkingen in Asana. Ga van korte vragen en actie-items naar taken met geadresseerden en vervaldatums. Leg werk gemakkelijk vast zodat verzoeken en taken niet verloren gaan in Slack.

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Miro. Verbind Miro met Asana om workflows te stroomlijnen en het volledige beeld van elk project te zien, allemaal op één plek. Integreer Miro-borden in Asana-projectbriefings, zodat teamleden direct vanuit Asana kunnen reageren, bekijken, commentaar geven of bewerken. Of koppel een bestaand of nieuw Miro-bord aan een Asana-taak, zodat teamleden automatisch uitgenodigd worden om het bord te bekijken, te becommentariëren of te bewerken.

Veelgestelde vragen