Werkschema

Je zit midden in je werkdag als iemand vraagt: "Wie is er vrijdagochtend van dienst?" Je pauzeert. Je weet het niet zeker. Is het Jamie? Of heeft Priya die genomen? Je opent een spreadsheet. Dan je e-mail. Dan Slack. Het antwoord is er waarschijnlijk ergens bij, maar het vinden ervan vertraagt alles.

Dat is waar het werkschemasjabloon van Asana helpt. Wijs diensten toe op naam. Zie wie er beschikbaar is, wanneer en waar. Vang hiaten op voordat ze problemen veroorzaken. Je kunt dit sjabloon zelfs integreren met andere tools, zoals Slack of Gmail. Of je nu een dagelijks schema bekijkt of de komende maand plant, het is allemaal op één plek en altijd up-to-date.

Wie heeft er baat bij dit werkschemasjabloon?

We hebben gezien hoe teams elke week uren verspillen om erachter te komen wie er werkt en wanneer. Daarom hebben we dit werkschemasjabloon gemaakt om het proces te vereenvoudigen. Of je nu uurlijkse diensten beheert in een lokaal café of projecttijdlijnen coördineert in een marketingafdeling, het hebben van een slimme roosterplanner die taken automatiseert en direct synchroniseert, maakt het werk efficiënter.

Dit werkschemasjabloon is ideaal voor:

• Shiftmanagers die wekelijkse werknemersplanningen plannen met gedefinieerde start- en eindtijden.

• HR-teams die verlof, beschikbaarheid en arbeidskosten tussen afdelingen bijhouden.

• Freelance coördinatoren of bureaus die meerdere aannemers en tijdzones beheren.

• Operations-leads die dagelijkse en maandelijkse werkplanningen maken om dekking te garanderen.

• Teams die roterende diensten, externe werknemers of flexibele werkregelingen beheren.

Door werkuren, dagelijkse taken en beschikbaarheid in één sjabloon te centraliseren, krijgen teams een duidelijker beeld van hun week.

Waarom het werkschemasjabloon van Asana gebruiken?

Een retailklant schakelde over van een afdrukbaar werkschemasjabloon voor werknemers naar de digitale versie van Asana. Ze houden nu diensten, verlofaanvragen en roldekking bij in één werkruimte. Als gevolg daarvan hebben ze de wekelijkse planningstijd gehalveerd en de overlap in arbeid verminderd.

Met het werkschemasjabloon van Asana kun je:

• Handmatige invoer verminderen door diensttoewijzingen en updates te automatiseren.

• Wekelijkse, dagelijkse of maandelijkse planningen visualiseren met behulp van tijdlijnweergave of Agenda.

• De beschikbaarheid van werknemers, het totale aantal uren en planningsconflicten in realtime bijhouden.

• Dienstplanning standaardiseren met behulp van sjablonen met herhaalbare wekelijkse plannen.

• Tijdregistratie- en communicatie-tools integreren om een gezamenlijk planningsproces te creëren.

Dit werkschemasjabloon gebruiken

Elk Asana-sjabloon is ontworpen om je sneller op weg te helpen. Deze is vooraf geladen met velden en weergaven die de planning tussen teams, rollen en tijdzones vereenvoudigen. Gebruik het zoals het is of pas het aan je specifieke workflow aan.

Wil je meer opties? Verken de volledige bibliotheek met sjablonen van Asana om oplossingen te vinden voor elk aspect van werkbeheer.

1. Dupliceer het werkschemasjabloon.

Klik op 'Sjabloon gebruiken' om je planning te maken. Hernoem het op basis van je team of tijdsbestek, zoals 'Dienstrooster juli 2025'.

2. Voeg namen en rollen van werknemers toe.

Gebruik aangepaste velden om de afdeling, locatie of positie aan te geven. Wijs elke taak (dienst) toe aan de bijbehorende werknemer.

3. Stel dagen en tijden in.

Definieer de dagen van de week waarop elke werknemer werkt. Voeg start- en eindtijden toe als vervaldatums en -tijden.

4. Houd vrije tijd en beschikbaarheid bij.

Gebruik labels of secties om verlofaanvragen, trainingssessies of flexdagen aan te geven.

5. Visualiseer en pas aan.

Gebruik Agenda of Tijdlijnweergave om snel hiaten, conflicten of overschrijdingen in je weekplanning te ontdekken.

Asana-functies voor tijdbeheer

De functies van Asana vereenvoudigen complexe workflows met tools die automatisering en teamwork verbeteren. Hier zijn onze favoriete tijdbeheerfuncties die je planningsproces kunnen versnellen en schalen.

Ga naar de functiepagina van Asana om alle Asana-functies te verkennen.

Tijdlijnweergave: plan en bekijk de wekelijkse planning van je team in een indeling in Gantt-stijl. Spot overlappingen of hiaten in één oogopslag.

Aangepaste velden: houd werknemersrollen, ploegtypes of locaties bij in elke taak. Dit maakt het gemakkelijk om je planning te sorteren of te filteren.

Automatiseringsregels: wijs automatisch diensten toe, breng werknemers op de hoogte van wijzigingen of markeer overuren met behulp van eenvoudige automatiseringsregels.

Agendaweergave: bekijk schema's per dag, bekijk de dekking per dienst en maak eenvoudig aanpassingen door te slepen en neer te zetten.

Formulieren: standaardiseer het proces voor het indienen en routeren van verlofaanvragen en updates naar beschikbaarheid.

Aanbevolen integraties

Asana integreert met je bestaande tools, zodat je niet tussen platforms hoeft te schakelen om een taak te voltooien. Hier zijn enkele van onze beste integraties om teams te helpen bij het beheren van de werkschema's van werknemers binnen dit sjabloon.

Wil je zien wat er nog meer verbonden is met Asana? Bekijk de volledige lijst met integraties om tools te ontdekken die je workflow nog verder kunnen stroomlijnen.

Google Agenda: synchroniseer je Asana-schema met je agenda-app om op de hoogte te blijven van diensten en vergaderingen.

Slack: stuur automatische dienstherinneringen of plan updates naar teamkanalen.

Harvest: houd gewerkte uren rechtstreeks bij vanuit je Asana-taken om de salarisadministratie of projectbudgettering te ondersteunen.

Google Drive: bewaar en deel documenten van werknemers, trainingshandleidingen of planningsrichtlijnen naast je sjabloon.

Timely: registreer automatisch uren en krijg visuele overzichten van hoe teamleden hun tijd besteden.

Time Doctor: houd de productiviteit bij, houd de tijd per taak bij en genereer gedetailleerde werkrapporten.

Everhour: houd tijd en budgetten rechtstreeks bij vanuit je werkschemasjabloon.

TimeCamp: combineer taak- en tijdbeheer met inzichten in factureerbare uren en prestaties.

Zapier: automatiseer repetitieve planningsstappen zoals het verzenden van e-mails of het elimineren van de noodzaak om handmatig urenstaten te registreren in onhandige tools zoals Google Sheets.

Veelgestelde vragen over werkschemasjabloon