Google Agenda + Asana

Wat is Google Agenda?

Google Agenda is een planningsagenda waarmee je eenvoudig vergaderingen inplant en je tijd beheert door al je agenda's op één plaats bij te houden.

Waarom Google Agenda + Asana

Met de Google Agenda + Asana-integratie kunnen teams plannen en hun dag bijhouden.

** Houd er rekening mee dat de gegevenssynchronisatie-instellingen maximaal 1 persoonlijke werkagenda synchroniseren.

Asana-regels:

Met regels gaan teams van het handmatig inplannen van vergaderingen naar het automatisch aanmaken van een Google Agenda-vergadering met projectmedewerkers zodra een Asana-taak een bepaalde fase bereikt.

Met behulp van regels kunnen teams bijvoorbeeld een trigger maken die een evenement toevoegt aan een teamagenda wanneer een taak wordt verplaatst naar de sectie 'Gepland' en ook Medewerkers van de taak uitnodigt voor het evenement. Teams kunnen dit ook gebruiken voor scenario's met terugkerende taken; d.w.z. ze kunnen een terugkerende taak 'Stuur agenda voor vergadering' maken, die een evenementuitnodiging stuurt zodra de taak voltooid is.

Gebeurtenissen als widgets aan taken toevoegen:

Teams kunnen ook evenementwidgets aan taken toevoegen om gerelateerd werk te koppelen en belangrijke details over de taak weer te geven, zoals de tijd van het evenement en de organisator. Bij het plannen van een vergadering met een klant kunnen gebruikers de vergadering bijvoorbeeld aan een taak koppelen, zodat Medewerkers van de taak weten dat de vergadering is gepland. Gebeurteniswidgets worden automatisch toegevoegd voor gebeurtenissen die zijn gemaakt door de integratie 'Google Agenda met regels'.

Instelling voor gegevenssynchronisatie voor evenementwidgets:

Met de gegevenssynchronisatie kunnen teams er eenvoudig voor zorgen dat evenementen up-to-date blijven met de taken die zijn gebruikt om ze in te plannen. Met deze instelling kunnen teams de Asana-taakvelden configureren die bijgewerkt moeten blijven in de agendagebeurtenis als er een gebeurtenis is gekoppeld. Bijvoorbeeld, als een regel werd gebruikt om automatisch een evenement te plannen, kon de organisator van het evenement de vervaldatum en -tijd van de taak bewerken, en zou de wijziging worden weergegeven in het agenda-evenement.

Projectsynchronisatie voor alle projecttaken:

Teams kunnen ook eenvoudig alle taken in een Asana-project of Mijn taken synchroniseren met hun Google Agenda om te verzekeren dat er geen werk over het hoofd wordt gezien.

• Mijn taken: taken die elke dag voltooid moeten worden, zijn zichtbaar in Google Agenda, zodat teams gefocust blijven

• Projecten importeren: mijlpalen of deadlines die eraan komen voor projecten zijn zichtbaar in Google Agenda

Google Agenda + Asana verbinden

Zo stel je de Google Agenda-integratie in:

1. Navigeer naar het specifieke Asana-project waar je de integratie aan wilt toevoegen

2. Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek en navigeer naar Apps

3. Selecteer Google Agenda en klik op Toevoegen aan project

4. Log in met je Google-account en klik op Toestaan

5. Om evenementen aan taken toe te voegen, open je een taak in het project en klik je op "Google Agenda-evenement toevoegen"

6. Om regels te maken met Google Agenda, klik je op Aanpassen in de rechterbovenhoek en navigeer je naar Regels

Nadat je de Google Agenda-integratie hebt ingesteld, stel je de gegevenssynchronisatie-instelling voor evenementwidgets als volgt in:

1. Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek van het Asana-project waaraan je deze instelling wilt toevoegen en navigeer naar Apps

2. Selecteer Google Agenda en navigeer naar het tabblad Instelling voor gegevenssynchronisatie

3. Selecteer de agenda voor synchronisatie (Opmerking: deze instelling is alleen van toepassing op agenda's waar jij de organisator van het evenement bent)

4. Selecteer de taakvelden die aan gebeurtenisvelden moeten worden gekoppeld

5. Selecteer Opslaan en sluiten om de instelling te activeren

Bekijk hier hoe je projectsynchronisatie gebruikt voor alle taken in een project of Mijn taken in Google Agenda:

Alle taken in een Asana-project synchroniseren:

1. Navigeer naar het project en klik op het vervolgkeuzemenu naast de projectnaam

2. Klik op Exporteren/Printen en selecteer Synchroniseren naar agenda

3. Kopieer de URL in het pop-upvenster dat verschijnt

4. Ga naar Google Agenda en klik in de zijbalk op Andere agenda's

5. Selecteer Van URL

6. Plak de URL van het project

Om alle taken in je Mijn taken te synchroniseren:

1. Klik in je Mijn taken op het acties-vervolgkeuzemenu

2. Selecteer Synchroniseren met agenda

3. Kopieer de URL in het pop-upvenster dat verschijnt

4. Ga naar Google Agenda en klik in de zijbalk op Andere agenda's

5. Selecteer Van URL

6. Plak de URL van het project

Opmerking: Dit is een eenrichtingssynchronisatie van Asana naar je agenda. Updates in je agenda zullen niet gereflecteerd worden in Asana.

Meer informatie en ondersteuning

Voor meer informatie over het gebruik van de Google Agenda + Asana Regels-integratie ga je naar het Asana-helpcentrum of voor het synchroniseren van projecten met Google Agenda ga je naar dit Helpcentrum-artikel.

Als je vragen of feedback hebt, of ondersteuning nodig hebt, kun je contact opnemen met het Asana-ondersteuningsteam.

Werk moeiteloos samen met Asana

Van de kleine dingetjes tot het grote geheel, Asana organiseert werk zodat teams weten wat ze moeten doen, waarom het belangrijk is en hoe het moet worden gedaan. Het is gratis om mee te beginnen, eenvoudig in gebruik en krachtig genoeg om je hele bedrijf mee te runnen. Leer vandaag nog meer over Asana.