Workflowdiagram: symbolen, gebruiksmogelijkheden en voorbeelden

Als het gaat om het beheren van werk, is het visualiseren van taken en het verbinden van teamleden via verschillende communicatiestijlen essentieel. Dat is waar een workflowdiagram van pas komt. 

Een workflowdiagram kan projectafwijkingen en knelpunten helpen voorkomen door doelen en deadlines op een visuele manier te communiceren. Of je nu een workflowdiagram gebruikt bij het onboarden van nieuwe medewerkers of om use-cases en testimonials te stroomlijnen, het is een geweldige manier om taken en gegevensstromen te visualiseren.

We hebben enkele van de belangrijkste feiten over workflowdiagrammen verzameld en handige voorbeelden toegevoegd, van wat het is tot hoe je er zelf een kunt maken. 

Wat is een workflowdiagram?

Een workflowdiagram - ook wel een workflowgrafiek genoemd - biedt een grafisch overzicht van een bedrijfsproces of -systeem. Meestal gebruik je deze diagrammen om complexe projecten te visualiseren nadat je de eerste onderzoeks- en projectplanningsfasen hebt voltooid. Zodra je een workflowdiagram hebt gemaakt, heb je een gedetailleerd overzicht van taken en afhankelijkheden op hoog niveau op basis van de algemene projecttijdlijn en -doelstellingen. 

Workflowdiagram vergeleken met andere procesmapping

Workflowdiagrammen delen veel aspecten van andere diagrammen in de UML (Unified Modeling Language) - een standaardtaal voor het specificeren, visualiseren, construeren en documenteren van de artefacten van softwaresystemen. Maar workflowdiagrammen verschillen enigszins van andere proceskaarten en UML-diagrammen. Hier vergelijken we ze met enkele veelvoorkomende typen om te laten zien hoe: 

Bedrijfsproces in kaart brengen

Workflowdiagrammen zijn nauw verwant aan het in kaart brengen van bedrijfsprocessen. Het verschil tussen de twee is dat een proceskaart meestal stappen in detail beschrijft, terwijl een workflowdiagram een visuele weergave ervan geeft. Het doel van een workflowdiagram is om teamleden te helpen hun taken, doelstellingen en rollen en verantwoordelijkheden binnen het project op een hoog niveau te begrijpen.

Processtroomdiagrammen

Workflows en stroomdiagrammen worden vaak door elkaar gehaald. Hoewel de twee termen vergelijkbaar klinken, is een workflow slechts één type stroomdiagram. Je kunt stroomdiagrammen ook gebruiken om andere processen te visualiseren, zoals PERT-grafieken en procesdocumentatie.

Activiteitsdiagrammen

Activiteitsdiagrammen zijn een ander type stroomdiagram dat de flow van een reeks activiteiten binnen een systeem schetst. Het wordt gebruikt om de functies van een bedrijfssysteem te vertalen naar meer verteerbare informatie voor degenen die de backend-werkingen niet zo goed begrijpen. Met andere woorden, een activiteitendiagram is een gemakkelijke manier om technische processen te visualiseren. In Asana kun je bijvoorbeeld een activiteitendiagram tekenen om een project als volgt te maken:

• De gebruiker klikt op de knop om een project te maken 

• Nieuw project gelanceerd

• De gebruiker past het project aan met verschillende namen en functies

• De gebruiker slaat het project op en werkt het bij wanneer nodig

Dataflow-diagrammen

Dataflowdiagrammen volgen de gegevens via een besturingssysteem of proces, terwijl workflowdiagrammen het werk zelf volgen. In plaats van acties in te voeren, bijvoorbeeld in een dataflow-diagram, voer je statistieken, resultaten of andere datapunten in die je wilt weergeven.

Wanneer een workflowdiagram gebruiken?

Een workflowdiagram is een visuele weergave van een proces, hetzij een nieuw proces dat je maakt of een bestaand proces dat je wijzigt. Bijvoorbeeld:

• Een proces om je e-commerce klantreis te stroomlijnen.

• Een project om klantbehoud en tevredenheid te verhogen.

• Een proces om handmatige taken met klantgegevens te automatiseren en te optimaliseren. 

Een workflowdiagram komt tussen de bedrijfsproceskaart (die je maakt voordat het project begint) en bedrijfsprocesautomatisering (die je gebruikt om processen te optimaliseren en te stroomlijnen). Dit komt omdat je kaart gedetailleerde processtappen biedt die belanghebbenden nodig hebben om aan de slag te gaan, terwijl een workflowdiagram een visuele weergave op hoog niveau is die kan helpen om overkoepelende doelen tijdens het proces te verduidelijken.

De componenten van een workflowdiagram

Om te begrijpen hoe een workflowdiagram werkt, moet je eerst de componenten begrijpen waaruit een workflow bestaat. Deze omvatten inputs, outputs en transformaties, die allemaal helpen om deliverables in zo weinig mogelijk tijd te communiceren.

Zodra je deze componenten begrijpt, kun je een workflow-procesdiagram goed lezen en er zelf een maken. De belangrijkste componenten van een workflowdiagram zijn:

• Inputs: een actie die van invloed is op de volgende stap

• Transformaties: een invoerwijziging

• Outputs: het resultaat na de transformatie 

Deze componenten worden gevisualiseerd door vormen en pijlen, waaronder:

• Ovalen: vertegenwoordigen de begin- en eindpunten van een proces. 

• Rechthoeken: vertegenwoordigen instructies over acties en stappen. 

• Diamanten: vertegenwoordigen belangrijke beslissingen tijdens het proces.

• Cirkels: vertegenwoordigen een sprong in acties en kunnen stappen aangeven om te omzeilen (in bepaalde situaties).

• Pijlen: connectoren die de afhankelijkheid tussen alle vormen en acties weergeven. 

Samen instrueren deze componenten de lezer hoe hij het juiste pad kan volgen en het gewenste resultaat kan bereiken.

Soorten workflowdiagrammen

Als het gaat om het visualiseren van processen, zijn er een paar verschillende workflowdiagramformaten waaruit je kunt kiezen. Elk biedt unieke voordelen die je kunnen helpen je volgende proces in kaart te brengen. Het type diagram dat je kiest, hangt af van het proces waaraan je werkt en je behoeften voor dat proces. 

Van procesflows tot zwembaden, hier zijn de vier verschillende soorten workflowdiagrammen die je kunt gebruiken voor je workflowanalyse.

1. Procesflowdiagram

Een processtroomdiagram is het standaardontwerp voor workflows. In dit diagram worden alle componenten chronologisch in kaart gebracht, waardoor het een eenvoudige visuele weergave van een proces is. Dit type diagram geeft een algemeen overzicht van individuele taken en doelstellingen zonder al te veel in detail te treden.

Geschikt voor: teams die een visuele weergave op hoog niveau willen van een nieuw proces dat snel wordt begrepen door elke belanghebbende of afdeling.

2. Zwembaandiagram

Een zwembaandiagram is ook een populaire workflow-indeling, hoewel zwembaden aanzienlijk verschillen van procesflowdiagrammen. Een zwembaandiagram splitst je workflow op in kleinere flows of eenheden. Deze flows zijn met elkaar verbonden, maar gescheiden om interacties en mogelijke inefficiënties te markeren. Dit creëert zichtbaarheid en biedt een diepere duik in de algehele procesworkflow.

Geschikt voor: Teams die werken aan complexe processen met veel lagen die met elkaar verbonden zijn, maar onafhankelijk zijn. 

3. Bedrijfsprocesmodellering notatie (BPMN)-diagram

BPMN maakt gebruik van uniforme notaties die zowel bedrijfs- als technische belanghebbenden gemakkelijk kunnen interpreteren. Het is een soort uniforme modelleringstaal die gestandaardiseerde symbolen gebruikt om verschillende stappen te communiceren.

BPMN-diagrammen richten zich op de informatie die intern wordt ontvangen en hoe die informatie wordt geïnterpreteerd. Daarom wordt het meestal gebruikt voor interne proceswijzigingen die geen invloed hebben op externe klanten.

Geschikt voor: Teams die werken aan procesverbeteringen in verschillende afdelingen. 

4. Leverancier, input, proces, output, klanten (SIPOC) diagram

SIPOC is een soort swimlane-diagram dat zich richt op het analyseren van meerdere verschillende delen van een workflow. 

In tegenstelling tot een traditioneel diagram dat gegevens in opeenvolgende volgorde organiseert, geeft een SIPOC-diagram prioriteit aan wie de procesgegevens maakt en ontvangt. SIPOC richt zich op hoe de gegevens intern en extern worden ontvangen, daarom wordt het gebruikt voor processen die verband houden met klantervaring.

Geschikt voor: Teams die zich willen concentreren op hoe gegevens intern en extern worden ontvangen.

Een workflowdiagram maken (met voorbeeld)

Om een workflowdiagram te maken, begin je met het samenstellen van de belangrijkste componenten van je proces. Om dit te doen, breng je je inputs, outputs, transformaties en je belangrijkste procesdeliverables samen. 

Breng workflow-componenten in kaart op je diagram met behulp van pijlen, cirkels, rechthoeken, ovalen en ruiten om elk gegevenspunt weer te geven. 

1. Selecteer je type workflow

Om het workflowtype te selecteren dat het beste bij je past, moet je nadenken over de functies die nodig zijn voor je proces. Is het een complex proces met meerdere belanghebbenden dat het beste geschikt is voor een zwembaandiagram? Of is het een relatief eenvoudig proces dat het meest geschikt is voor een simplistisch procesflowdiagram?

Hoewel je je workflow kunt aanpassen terwijl je bezig bent, is het gemakkelijker om vooraf te beslissen over het type workflow. Zo weet je precies hoe complex of eenvoudig je workflow is.

2. Bepaal je begin- en eindpunten

Bepaal vervolgens de begin- en eindpunten van je workflow (weergegeven door ovalen in je diagram).

Om deze punten te bepalen, moet je bedenken wanneer je proces begint en wanneer het eindigt. Is er een actie die het proces activeert? Is er ook een actie of stap die het proces beëindigt? Deze gegevenspunten helpen om effectief te communiceren wanneer het proces begint en eindigt.

3. Verzamel de nodige informatie

Om informatie te verzamelen, maak je contact met belanghebbenden om elk onderdeel van het proces te begrijpen. Dit kan een kickoff-vergadering met verschillende afdelingen en leiders omvatten om de details en goedkeuringen te verzamelen die nodig zijn om te beginnen met het maken van je workflowdiagram.

Aangezien elk proces anders is, zal de informatie die je moet verzamelen ook variëren. Overweeg de stappen die nodig zijn om het proces te voltooien, de belanghebbenden die erbij betrokken zullen zijn en alle andere belangrijke details die de lezers zullen helpen informeren.

4. Elimineer inefficiënties

De laatste stap voordat je je visuele workflow bouwt, is het overwegen en elimineren van eventuele inefficiënties. Zorg ervoor dat je inefficiënties analyseert voordat je je workflow ontwerpt, zodat je problemen kunt voorkomen - in plaats van ze in realtime aan te pakken. De specifieke inefficiënties zullen variëren, maar ze kunnen een gebrek aan middelen, problemen met productontwikkeling of een ander obstakel omvatten dat zich tijdens het proces kan voordoen.

Documenteer deze inefficiënties in een wijzigingslogboek onder je wijzigingscontroleproces. Op deze manier kun je deze problemen communiceren met belanghebbenden, inefficiënties prioriteren en bijhouden of ze zijn opgelost. 

5. Ontwerp je workflow

Begin ten slotte met het bouwen van je workflow. Verzamel de eenheidsinformatie, gegevenspunten en efficiëntie en breng ze in kaart op het diagram dat je in stap één hebt gekozen. Aangezien elk proces anders is en elk diagram anders is opgebouwd, zal jouw diagram waarschijnlijk uniek zijn in zijn ontwerp. Hier is slechts één voorbeeld van hoe een workflowdiagram eruit zou kunnen zien:

Zodra je workflow is ontworpen, bekijk je deze met je belanghebbenden om ervoor te zorgen dat deze nauwkeurig en geschikt is voor de situatie. Dit is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat alle inefficiënties zijn verantwoord en dat de middelen correct zijn gespecificeerd.

Gebruik workflows om processen in kaart te brengen

Het visualiseren van workflows kan je helpen om de deliverables effectief te communiceren aan belanghebbenden en leiderschap. Bovendien is het een geweldige manier om meerdere verschillende afdelingen op een bepaald proces af te stemmen. 

Om je workflows een stap verder te brengen, kun je workflowbeheersoftware proberen. Van taakautomatisering tot gestroomlijnde communicatie, Asana kan helpen.