Wat is procesflow? En hoe je het kunt visualiseren

Ben je op zoek naar een manier om het proces om werk gedaan te krijgen te verbeteren? Het opnieuw bekijken van je procesflow kan de oplossing zijn. 

Een procesflow is een reeks stappen die jij en je team doorlopen om je doel te bereiken. Het visualiseren van je procesflows kan je helpen bij het ontdekken van redundanties, repetitieve taken en knelpunten.

Je kunt procesflows visualiseren met behulp van tijdlijnen of workflowdiagrammen. Lees meer over de oorsprong van procesflows, wat procesflowdiagrammen zijn en hoe je ze kunt gebruiken om de efficiëntie van je team te verbeteren. 

Wat is procesflow?

Een processtroom is een manier om elke volgende stap te visualiseren die je team doorloopt wanneer het naar een doel toewerkt. Door deze stappen in een diagram of stroomdiagram te visualiseren, kan iedereen gemakkelijk begrijpen in welke volgorde ze taken moeten voltooien.

Het verbeteren van processen is van cruciaal belang om sneller werk met een grotere impact gedaan te krijgen. Tegenwoordig missen kenniswerkers elke week meer dan 25% van hun deadlines - en onduidelijke processen zijn een belangrijke factor. Door te verduidelijken wie wat doet en wanneer, kun je je team in staat stellen om de context van hun werk te begrijpen en hun taken effectiever uit te voeren.

Voorbeeld van procesflow

Ongeacht je functieomschrijving, er is één eenvoudige procesflow die iedereen kent: het aanvragen van vrije tijd. Dit proces is vrij lineair en een goed voorbeeld van hoe je een opeenvolgende volgorde van taken kunt visualiseren:

• Stap 1: Vraag je betaald verlof aan.

• Stap 2: Je manager beoordeelt je aanvraag.

• Stap 3: je manager beslist of hij je aanvraag goedkeurt.

• Stap 4: Je ontvangt een e-mail over de beslissing van je manager.

• Stap 5: je aanvraag wordt goedgekeurd of afgewezen.

Idealiter zijn procesflows zoals hierboven toegankelijk voor iedereen. Op die manier weet je team waar het procesflows voor allerlei soorten workflows kan vinden en kan het die informatie raadplegen wanneer het aan nieuwe of onbekende processen werkt.  

Waarvoor wordt een procesflow gebruikt?

Procesflows zijn meer dan handige grafieken. Ze zijn een ongelooflijk nuttig hulpmiddel in projectbeheer dat je kunt gebruiken om nieuwe en dagelijkse processen te analyseren, optimaliseren en standaardiseren. 

Hier zijn vier manieren waarop procesflows een positieve invloed kunnen hebben op hoe je je bedrijf runt:

Processen plannen en documenteren

Onduidelijke processen leiden tot onbetrokken teamleden, een laag moreel en taken die over het hoofd worden gezien. In plaats daarvan geeft het in kaart brengen van je proces je team een beter inzicht in hoe je bedrijfsprocessen verlopen. Als je teamleden vragen hebben over met wie ze contact moeten opnemen of wat er vervolgens in het project gebeurt, kunnen ze verwijzen naar een central source of truth waarop ze kunnen vertrouwen.

• Bijvoorbeeld: in plaats van je team hun voortgang op verschillende plaatsen te laten bijhouden, breng je je proces in kaart op één centrale locatie. Gebruik werkbeheersoftware om de taken en voortgang van je team te stroomlijnen.

Standaardiseer processen

Processtroomdiagrammen zijn een geweldig hulpmiddel om processen te standaardiseren of te stroomlijnen. In plaats van het wiel opnieuw uit te vinden telkens wanneer je een nieuw project start of tijd verspilt aan het maken van een nieuwe procesflow, kan je team de gestandaardiseerde procesflow raadplegen en zich eraan houden. Dit voorkomt dat je team taken mist of onnodige risico's neemt.

• Bijvoorbeeld: net als het voorbeeld van het verlofverzoek eerder, zal het maken van een diagram of stroomdiagram dat een gestandaardiseerd proces uitlegt, het voor je team een stuk gemakkelijker maken om te begrijpen wat er gebeurt. Wanneer ze het grote geheel zien, zullen ze zich waarschijnlijk meer gewaardeerd voelen en minder gestrest zijn over het proces.

Analyseer processen voor optimalisatie

Bij het in kaart brengen van je procesflow, realiseer je je misschien dat er redundanties of repetitieve taken zijn die je kunt weglaten. Je kunt ook procesrisico's ontdekken die je aan je team kunt communiceren, zodat ze zich ervan bewust zijn. Dit zal zowel de efficiëntie als de effectiviteit van je processen verbeteren.

• Bijvoorbeeld: Stel dat een belanghebbende bij het beoordelen van een nieuwe procesflow merkt dat je een stap in het communicatieproces kunt overslaan. Je kunt waardevolle tijd van je tijdlijn afhalen door deze stap weg te laten en je procesflow te optimaliseren.

Verhoog de verantwoordelijkheid van je team

Als iedereen in je team precies weet wat hun taken zijn en wanneer ze klaar moeten zijn, kan je proces zonder verstoringen verlopen. Een goed processtroomdiagram geeft teamleden ook een duidelijk beeld van belangrijke projectafhankelijkheden, middelenbeperkingen of vervaldatums waar ze rekening mee moeten houden.

• Bijvoorbeeld: als je een artikel voor je blog maakt zonder een procesflow, kom je mogelijk tegen obstakels aan. Misschien is je team niet in staat om het werk op tijd af te krijgen of ervaren ze vaak miscommunicatieproblemen. Als je het proces duidelijk definieert en visualiseert, weet iedereen wanneer het zijn beurt is en met wie hij contact moet opnemen als er middelen ontbreken.

Processtroomdiagrammen worden meestal gebruikt om eenvoudige processen in kaart te brengen. 

Wat is een procesflowdiagram (PFD)?

Een procesflowdiagram is een manier om je procesflow te visualiseren. Afhankelijk van het type procesflow dat je weergeeft, kun je ze top-down stroomdiagrammen, schematische stroomdiagrammen of processtroomdiagrammen noemen.

Waar komt het procesflowdiagram vandaan?

Het processtroomdiagram (PFD) werd voor het eerst geïntroduceerd door Frank Gilbreth, Sr., een industrieel ingenieur en efficiëntie-expert. De American Society of Mechanical Engineers (ASME) nam het concept in de jaren 1920 over. 

Tegenwoordig worden procesflows nog steeds gebruikt in de chemische en procestechniek, maar ze zijn ook populaire tools in de productie en het bedrijfsleven (waar ze vaak bedrijfsprocesflow of BPF worden genoemd).

Om je procesflow te visualiseren, kun je een reeks symbolen en notaties gebruiken die elke taak definiëren en detailleren. De International Organization for Standardization (ISO) heeft de meest bekende PFD-symbolen gemaakt. Hoewel sommige bedrijven hun eigen symbolen gebruiken, maakt het gebruik van gestandaardiseerde symbolen het voor iedereen een stuk gemakkelijker om je processtroomdiagram te volgen zonder verdere instructies.

Als je nieuwsgierig bent naar de verschillende soorten stroomdiagrammen en soorten symbolen, lees dan ons artikel over stroomdiagramtypes, symbolen en hoe je ze kunt lezen. 

5 stappen om de bedrijfsprocesflow vast te leggen

Je kunt stroomdiagrammen voor bedrijfsprocessen of workflowdiagrammen maken in vijf eenvoudige stappen:

• Stap 1: Selecteer je type diagram. Afhankelijk van de complexiteit van je proces kun je een eenvoudig procesflowdiagram maken of een complexere visualisatie kiezen, zoals het zwembaandiagram.

• Stap 2: Bepaal je begin- en eindpunten. Geef aan welke acties het begin en het einde van je proces activeren, zodat je deze fasen effectief kunt communiceren met teamgenoten of belanghebbenden.

• Stap 3: Verzamel de nodige informatie. Maak contact met je team en belanghebbenden om details en goedkeuringen te verzamelen die nodig zijn om je diagram te maken. Zoek uit wat voor soort deliverables er bij elke stap horen, zodat je de tijd kunt inschatten die je team nodig heeft om hun taken te voltooien.

• Stap 4: Elimineer inefficiënties. Analyseer je diagram om eventuele overtolligheden of repetitieve taken te ontdekken die je team kunnen vertragen of knelpunten kunnen veroorzaken. 

• Stap 5: Ontwerp je diagram. Nu kun je je bedrijfsproces of workflowdiagram ontwerpen. Breng ze in kaart in het type diagram dat je in stap één hebt gekozen en bekijk het vervolgens met je Team en belanghebbenden om ervoor te zorgen dat alles klopt. 

Optimaliseer je procesflow met Asana

Of je nu een eenvoudig proces of een cross-functional, complex proces wilt stroomlijnen, met Asana houd je altijd bij wat er gaat gebeuren. 

Bekijk onze workflow-oplossingen en ga meteen aan de slag met sjablonen die zijn ontworpen om je leven gemakkelijker te maken.