Proceskaartsjabloon

Denk aan de laatste keer dat je een project plande of een idee in gang zette. Waar begon je? Hoe bracht je het proces van begin tot eind in kaart? 

Er zijn heel wat bewegende delen als het gaat om het plannen en uitvoeren van een project of bedrijfsproces. Om succesvol te zijn moet je elke stap visualiseren, zodat je precies kunt zien wat er gedaan moet worden - beginnend met je eerste taak tot en met de voltooiing van het project. 

Dat klinkt misschien gemakkelijker gezegd dan gedaan, maar maak je geen zorgen. Proceskaartsjablonen kunnen helpen. 

Wat is het in kaart brengen van processen?

Processen in kaart brengen is het visueel in kaart brengen van de stappen die nodig zijn om een proces of een workflow te voltooien. Het doel van bedrijfsprocessen in kaart brengen is je team een beter inzicht te geven in hoe een individueel proces werkt, zodat ze het met succes kunnen uitvoeren. 

Je kunt een proceskaart gebruiken op individueel, team-, afdelings-, of organisatieniveau om een willekeurig aantal processen te schetsen, van organisatorische processen zoals opleiding en onboarding tot teamspecifieke processen zoals brainstormen. 

Gewoonlijk breng je een proces in kaart met een proceskaart tekening - een visuele voorstelling van een complex proces, gemaakt met specifieke symbolen. Om meer te leren over hoe je een proceskaarttekening maakt, bekijk je ons artikel: Handleiding voor het in kaart brengen van processen.

Hoewel een proceskaarttekening een goede manier is om je bedrijfsprocessen te schetsen en te visualiseren, hebben deze statische tools beperkingen. Je hebt een digitale tool nodig om het proces echt tot leven te brengen. Dat is waar een digitaal proceskaartsjabloon van pas komt. 

Wat is een digitaal proceskaartsjabloon?

Een digitaal proceskaartsjabloon bouwt voort op je statische proceskaarttekening door het proces dat je geschetst hebt tot leven te brengen met workflows - herhaalbare processen die je steeds opnieuw kunt gebruiken. Door je proceskaarttekening te combineren met een digitale werkbeheertool, kun je je teams met elkaar verbinden en taken uitvoeren waar het werk gebeurt.

De sleutel tot het gebruik van een sjabloon voor een digitale proceskaart is het opzetten van werkstromen. Zie het zo: het grootste deel van het werk dat je doet volgt een herhaalbaar patroon. Of je nu een blogpost schrijft, bezig bent met de onboarding van een nieuw teamlid, of een nieuw verkoopproces in gang zet, je volgt waarschijnlijk elke keer vergelijkbare stappen. Deze stappen zijn je workflow. 

Zodra je met een statische proceskaarttekening de begin- en eindpunten voor je workflow hebt vastgesteld, kun je de workflow uitbouwen om de stappen te volgen die je door het hele proces voeren. Daarna kun je een dupliceerbaar digitaal proceskaartsjabloon maken dat die workflow als basis gebruikt - dus telkens als je een blogbericht moet schrijven of onboarding van een teamlid moet doen, is je proces al klaar. Je maakt gewoon een kopie van het sjabloon en gaat aan de slag. 

Hoe je je workflow opzet en een digitaal proceskaartsjabloon maakt

Als je eenmaal de ins en outs van workflows begrijpt, is het opzetten ervan - en er een digitaal proceskaartsjabloon van maken - heel eenvoudig. Volg gewoon deze stappen:

1. Bepaal welk proces je in kaart gaat brengen, bijvoorbeeld het opvolgen van een nieuw verkoopvooruitzicht.  

2. Geef een opsomming van de activiteiten die bij de voltooiing van het proces betrokken zijn. Om met ons verkoopvoorbeeld door te gaan, kunnen de activiteiten bestaan uit het plannen van een eerste verkoopgesprek, het opvolgen na het gesprek, het sturen van een voorstel, en het afronden van het contract. 

3. Breng het proces in kaart in een proceskaart tekening. Dit houdt in dat je alle activiteiten in de juiste volgorde rangschikt die nodig zijn om het proces uit te voeren. 

4. Maak een proceskaartsjabloon door je statische proceskaarttekening te integreren in een digitale werkbeheertool. Neem nu de activiteiten die je in je proceskaarttekening in kaart bracht en zet ze in een digitale tool. Dit zal dienen als je basissjabloon voor die workflow. Om verder te bouwen op ons oorspronkelijke voorbeeld, zou je een "Initieel sjabloon voor verkoopopvolging" kunnen maken, gebaseerd op de proceskaarttekening die je uittekende voor het opvolgen van een nieuwe verkoopprospect. 

5. Dupliceer en hergebruik het sjabloon voor de proceskaart als je soortgelijke processen start. Als je je sjabloon eenmaal hebt opgebouwd, kun je het gebruiken als startpunt voor gelijksoortige processen en projecten. Om ons voorbeeld af te ronden: telkens als je een nieuwe verkoopprospect moet opvolgen, dupliceer je gewoon het sjabloon voor de eerste verkoopopvolging en vult het in. 

Voorbeelden van digitale procesworkflows

Je kunt digitale procesworkflows opzetten voor zowat elk bedrijfsproces dat herhaalbare stappen vereist voor uitvoering en voltooiing. Hier zijn enkele veel voorkomende workflow-use cases die je zou kunnen opzetten.

Proceskaartsjabloon voor verkooppijplijnen

Proceskaartsjabloon voor klantenfeedback

Naverkoop handoff-proceskaartsjabloon

Proceskaartsjabloon voor productmarketinglancering

Proceskaartsjabloon voor vergaderagenda

Creatieve aanvragen proceskaartsjabloon

Werkaanvragen proceskaartsjabloon

Geïntegreerde functies en apps

Laten we eens kijken naar de geïntegreerde functies en apps die je kunnen helpen je digitale proceskaartsjabloon naar een hoger niveau te tillen. 

Geïntegreerde functies

• Workflow Builder. Visualiseer de workflow van je team en vereenvoudig de samenwerking tussen teams met Workflow Builder. Workflow Builder is een aanwijzen-en-klikken-tool zonder programmeren, waarmee je krachtige geautomatiseerde workflows kunt visualiseren en bouwen. Creëer gemakkelijk effectieve processen die teams op alle niveaus en in alle pijlers van je organisatie met elkaar verbinden. Bovendien kun je taken stroomlijnen en je teamgenoten op één lijn houden door je favoriete bedrijfsapps, zoals Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom en meer, in je workflows te integreren.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen.

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

Aanbevolen apps

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken.

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. Met de Zoom + Asana-integratie kun je makkelijk vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren waarop actie kan worden ondernomen, en informatie na de vergadering terugvinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

Veelgestelde vragen