Stroomschema: wat het is, symbolen en hoe je er een maakt

Of je nu een bedrijfseigenaar bent die de bedrijfsvoering wil stroomlijnen, een projectmanager die je team op schema wil houden, of een softwareontwikkelaar die een nieuwe applicatie ontwerpt, een stroomschema kan een onschatbare hulp zijn. Door complexe processen op te splitsen in duidelijke, logische stappen, helpen stroomschema's je mogelijke knelpunten te identificeren, workflows te optimaliseren en ideeën effectief te communiceren. In deze uitgebreide handleiding bespreken we de basisprincipes van stroomschema's, waaronder hun symbolen, soorten en praktische toepassingen.

Wat is een stroomschema?

Een stroomschema is een visueel diagram dat de stappen, beslissingen en volgorde van een proces van begin tot eind weergeeft. Het maakt gebruik van gestandaardiseerde vormen en symbolen om verschillende soorten acties weer te geven, waardoor complexe workflows in een oogopslag gemakkelijk te begrijpen zijn. Teams in allerlei sectoren gebruiken stroomschema's om processen te plannen, te documenteren en te verbeteren.

De industrieel ingenieurs Frank en Lillian Gilbreth introduceerden het concept van het stroomschema in 1921, toen zij het presenteerden aan de American Society of Mechanical Engineers (ASME). Sindsdien zijn stroomschema's verfijnd en gestandaardiseerd zodat ze processen in verschillende industrieën kunnen optimaliseren.

Wil je meer informatie over de verschillende soorten stroomschema's en stroomschema-symbolen? Dan ben je hier op het juiste adres. We leggen ook uit hoe je stroomschema's kunt maken en geven een paar stroomschema voorbeelden ter inspiratie.

Wanneer een stroomschema gebruiken

Een stroomschema kan handig zijn in verschillende scenario's. Hieronder vind je de zes belangrijkste situaties waarin je een stroomschema op het werk kunt inzetten.

1. Processen documenteren en standaardiseren

Een stroomschema is een geweldige manier om een samenwerkingsproject of -proces in kaart te brengen en te documenteren. Zodra je stroomschema gereed is, kun je het opnieuw gebruiken voor soortgelijke projecten en processen. Dit kan je en je team op de lange termijn tijd en stress besparen.

2. Complexe ideeën en systemen visualiseren

Niet iedereen in je team heeft de tijd (of de middelen) om een gecompliceerd en lang procesdocument door te lezen. Met een stroomschema kan iedereen snel en gemakkelijk de workflow volgen, de taken begrijpen en de individuele stappen analyseren.

3. Teams organiseren en taken toewijzen

Een proces visueel weergeven kan het je gemakkelijker maken om taken aan teamleden toe te wijzen en het werk van het team zo te organiseren dat alles beter doorstroomt.

4. Datagestuurde beslissingen nemen

Beslissingen zien er vaak veel minder intimiderend en ingewikkeld uit als ze in kaart zijn gebracht in een stroomschema. Een stroomschema kan je ook helpen de gevolgen van je beslissingen te zien, waardoor het gemakkelijker wordt om op volgende stappen te anticiperen en ze te rechtvaardigen.

5. Knelpunten identificeren en voorkomen

Stroomschema's helpen je knelpunten op te sporen voordat ze problemen worden. Door het gehele proces in kaart te brengen met deze visuele handleiding, kun je elke stap volgen en ervoor zorgen dat je aan elke taak voldoende tijd en middelen toewijst.

6. Projectvoortgang plannen en bijhouden

Omdat het zo gemakkelijk is om de stappen in je stroomschema bij te houden, kun je altijd precies aanwijzen waar je team op elk moment is in het project of proces. Dit maakt het bijhouden van de voortgang heel gemakkelijk en biedt je ook een geweldig overzicht van de taken die nog moeten worden voltooid.

Stroomschema-symbolen en hun betekenis

Stroomschema's variëren van snel met de hand geschetste visualisaties tot uitgebreide workflow-diagrammen die met speciale software worden gemaakt. Om consistentie tussen teams en sectoren te waarborgen, heeft het American National Standards Institute (ANSI) in de jaren 60 officiële normen vastgelegd.

Deze normen werden in 1970 aangenomen door de International Organization for Standardization (ISO) en worden door de ISO gehandhaafd. Wanneer je een stroomschema leest, volg je de westerse norm: je leest van boven naar beneden en van links naar rechts. Laten we eens kijken naar enkele van de meest gebruikte stroomschema-vormen, -symbolen, -namen en -betekenissen.

• Flowline: De flowline toont de richting van het proces door twee blokken met elkaar te verbinden.

• Terminal of terminator: De terminal of terminator vertegenwoordigt het begin- of eindpunt van het proces van een stroomschema.

• Proces: Het processymbool is de meest voorkomende component van een stroomschema en geeft een stap in het proces aan.

• Opmerking of aantekening: Je kunt aanvullende informatie over een stap aangeven met een opmerking of notitie.

• Beslissing: Dit symbool staat voor een beslissing die jij of je team moet nemen om door te gaan naar de volgende stap in het proces. Meestal is het een waar- of niet-waar-beslissing of een ja-of-nee-vraag die je dient te beantwoorden.

• Opgeslagen gegevens: Dit symboliseert een gegevensbestand of database.

• "Of"-symbool: Dit geeft aan dat de flow doorloopt in drie of meer vertakkingen.

• Input/output: Het input/output-symbool staat voor het proces van het in- of uitvoeren van externe gegevens.

• Weergave: Dit geeft een stap aan die relevante informatie weergeeft.

• Document: Dit symbool staat voor een enkel document.

• Vertraging: Met dit symbool kun je eventuele vertragingsperioden die deel zullen uitmaken van het proces plannen en weergeven.

• Handmatige input: Dit symbool geeft aan dat gegevens of informatie handmatig in het systeem moeten worden ingevoerd.

• Handmatige operatie: Dit symboliseert een handmatige operatie of aanpassing aan het proces.

• Connector naar een andere pagina: Dit symbool verbindt twee symbolen op verschillende pagina's met elkaar.

• Connector naar dezelfde pagina: Deze stip kan twee symbolen verbinden en lange lijnen vervangen, wat resulteert in een strakker stroomschema.

• Samenvoegingssymbool: Dit symbool wordt gebruikt om meerdere vertakkingen terug te convergeren naar een enkel proces.

• Alternatief proces: De lijnen naar dit symbool zijn meestal stippellijnen. Het symbool zelf staat voor een alternatief voor de normale processtap, in geval er een nodig is.

• Voorgedefinieerd proces: Dit symbool geeft een proces aan dat reeds elders is gedefinieerd.

• Meerdere documenten: Dit symboliseert meerdere documenten.

• Voorbereiding of initialisatie: Dit symbool geeft een voorbereidings- of initialisatiestap in het proces aan.

Zodra je hebt geleerd wat de symbolen voorstellen, kun je vrijwel elk type stroomschema lezen of maken en een beter begrip krijgen van het gevisualiseerde proces. Als je een stroomschema maakt dat verschillende vormen of symbolen nodig heeft, voeg dan een legenda toe zodat je teamgenoten het kunnen begrijpen.

Veel voorkomende soorten stroomschema's

Verschillende soorten stroomschema's dienen verschillende doeleinden. Het kiezen van het juiste type hangt af van wat je visualiseert, of dat nu een eenvoudige workflow, een technisch algoritme of een cross-functional proces is.

Beslissingsstroomschema

Een beslissingsstroomschema richt zich op het besluitvormingsproces en schetst de verschillende paden en uitkomsten op basis van specifieke voorwaarden of criteria. Het helpt teams hun besluitvormingsstrategieën te evalueren en te verbeteren.

Processtroomschema

Een processtroomschema, ook wel procesflowdiagram of proceskaart genoemd, geeft een stapsgewijze voorstelling van een proces, waarbij de opeenvolging van taken, beslissingspunten en eindpunten wordt weergegeven. Het is nuttig voor het documenteren en analyseren van bedrijfsprocessen, het in kaart brengen van een procesflow en het optimaliseren van workflows.

Workflow-diagram

Een workflowdiagram geeft de flow van werk en informatie tussen mensen, afdelingen of systemen weer. Het helpt processen te stroomlijnen, knelpunten te identificeren en te zorgen voor efficiënt workflowbeheer en samenwerking tussen de teamleden.

Zwembaanstroomschema

Dit type stroomschema, ook wel een cross-functional stroomschema of swimlane-diagram genoemd, verdeelt de processtappen in banen die verschillende actoren vertegenwoordigen, zoals afdelingen of functies. Het is ideaal voor het visualiseren van complexe processen waarbij meerdere stakeholders betrokken zijn.

Dataflowdiagram (DFD)

Een datastroomdiagram (DFD) brengt de flow van gegevens binnen een systeem in kaart en laat zien hoe gegevens worden verwerkt, opgeslagen en verzonden. DFD's worden vaak gebruikt in computerprogrammering en systeemanalyse om informatiesystemen te ontwerpen en te documenteren.

Programmastroomschema

Een programmastroomschema geeft de volgorde van stappen en beslissingen in een computerprogramma of algoritme weer. Het helpt programmeurs bij het ontwerpen, documenteren en debuggen van softwareapplicaties met behulp van standaard stroomschema-symbolen en -vormen.

Systeemstroomschema

Een systeemstroomschema geeft de architectuur en componenten van een systeem weer, waaronder hardware, software en de interacties daartussen. Het is handig voor het ontwerpen en documenteren van complexe systemen en voor het oplossen van problemen met dergelijke systemen.

Procesflowdiagram (PFD)

Net als een processtroomschema geeft een procesflowdiagram (PFD) een overzicht op hoog niveau van een proces, waarbij de nadruk ligt op de belangrijkste apparatuur, materiaalstromen en regelcircuits. Dit soort diagram wordt veel gebruikt in de chemische industrie en bij industriële processen.

Event-Driven Process Chain (EPC)-stroomschema

Een Event-Driven Process Chain (EPC)-stroomschema is een gespecialiseerd type stroomschema dat wordt gebruikt om bedrijfsprocessen te modelleren in termen van gebeurtenissen, functies en logische connectoren. EPC's worden vaak gebruikt in combinatie met andere methodologieën voor procesmodellering, zoals BPMN (Bedrijfsprocesmodel en notatie).

SDL-stroomschema (Specification and Description Language)

SDL-stroomschema's worden gebruikt bij het ontwerpen en documenteren van realtimesystemen, met name in de telecommunicatiebranche. Ze bieden een grafische weergave van het gedrag van een systeem, waaronder toestanden, overgangen en acties.

Tip: je kunt een procesdocumentstroomschema vinden in ons artikel over procesdocumentatie en PERT-grafieken voor een voorbeeld van een ander veelgebruikt stroomschema.

Een stroomschema maken: stapsgewijze handleiding

Het maken van een stroomschema hoeft niet ingewikkeld te zijn. Volg deze vijf stappen om elk proces, elke workflow of elk algoritme te visualiseren met behulp van een stroomschema-tool of eenvoudige tekentools.

1. Je doel en reikwijdte bepalen

Voordat je begint met het maken van je stroomschema, moet je de doelstelling en het bereik ervan duidelijk definiëren. Leg je een bedrijfsproces vast, ontwerp je een algoritme of visualiseer je een complexe workflow? Als je je doel begrijpt, kun je het juiste type stroomschema kiezen en bepalen welk detailniveau nodig is.

2. Taken identificeren en organiseren

Verzamel informatie over het proces, de workflow of het systeem dat je wilt visualiseren. Brainstorm met teamleden en belanghebbenden om de belangrijkste stappen, beslissingspunten, inputs en outputs te bepalen. Gebruik een whiteboard of plakbriefjes om je ideeën te ordenen en een ruw stroomschema op te stellen.

3. De juiste stroomschema-symbolen kiezen

Maak jezelf vertrouwd met de standaardsymbolen en -vormen voor stroomschema's, waaronder verbindingslijnen, beslissingspunten en eindpunten. Kies de meest geschikte symbolen op basis van het type stroomschema dat je gaat maken. Consistentie in het gebruik van symbolen zorgt voor helderheid en leesbaarheid.

4. Je stroomschema tekenen en verfijnen

Gebruik een stroomschema-tool of software zoals Microsoft Visio of Lucidchart om een verzorgde digitale versie van je stroomschema te maken. Deze tools bieden sjablonen, vormen en verbindingslijnen waarmee je gemakkelijk professionele diagrammen kunt maken.

Bij het tekenen van je stroomschema:

• Rangschik logisch: Plaats stappen en beslissingspunten in een duidelijke volgorde van boven naar beneden of van links naar rechts.

• Gebruik verbindingslijnen: Teken pijlen om de flow tussen de verschillende stappen weer te geven.

• Voeg context toe: Voeg aantekeningen en labels toe om complexe stappen te verduidelijken.

5. Implementeren en optimaliseren

Zodra je stroomschema voltooid is, breng je het in praktijk:

• Deel en verzamel feedback: Deel het stroomschema met teamleden en belanghebbenden ter beoordeling.

• Controleer of iedereen het begrijpt: Bevestig dat iedereen het proces op dezelfde manier interpreteert.

• Implementeer en monitor: Gebruik het stroomschema in je organisatie en houd de effectiviteit ervan bij.

• Itereer: Werk het stroomschema bij op basis van praktijkervaring en feedback.

Beste praktijken voor stroomschema's

Een goed stroomschema brengt helderheid, niet verwarring. Volg deze beste praktijken om diagrammen te maken die je team daadwerkelijk kan gebruiken.

Houd het simpel

Het doel van een stroomschema is om een complex proces te vereenvoudigen. Vermijd onnodige stappen of details. Probeer indien mogelijk het hele stroomschema op een pagina te laten passen, zodat je team in een oogopslag het volledige beeld kan zien.

Gebruik een consistente stijl

Gebruik dezelfde vorm voor vergelijkbare acties en houd de lettergroottes en stijl consistent in het hele diagram. Deze visuele consistentie maakt het stroomschema gemakkelijker te volgen en zorgt ervoor dat het er professioneler uitziet.

Volg een duidelijke richting

Teken je stroomlijnen altijd van boven naar beneden of van links naar rechts. Dit voorspelbare pad helpt lezers het proces logisch te volgen zonder de draad te verliezen. Vermijd waar mogelijk kruisende stroomlijnen om verwarring te voorkomen.

Voeg een legenda toe voor aangepaste symbolen

Hoewel het het beste is om standaard, algemeen erkende symbolen te gebruiken, heb je soms misschien een aangepaste vorm nodig. Als je dat doet, voeg dan een legenda of verklaring toe die uitlegt wat elk symbool betekent, zodat iedereen het kan begrijpen.

Beoordeel samen met je team

Zodra je stroomschema klaar is, deel je het met de belanghebbenden die bij het proces betrokken zijn. Zij kunnen helpen bij het valideren van de stappen, hiaten of knelpunten signaleren die je mogelijk over het hoofd hebt gezien, en ervoor zorgen dat het diagram de workflow nauwkeurig weergeeft.

Je workflow stroomlijnen met stroomschema-sjablonen

Door een duidelijk stroomschema te maken, help je je team om processen te begrijpen, betere beslissingen te nemen en het werk met vertrouwen vooruit te helpen. In plaats van helemaal opnieuw te beginnen, gebruik je sjablonen en integraties om snel effectieve diagrammen te maken.

Gebruik het proceskaartsjabloon van Asana om stroomschema's en procesdiagrammen rechtstreeks binnen je projecten te maken, zodat iedereen op de hoogte blijft van het plan. Klaar om helderheid om te zetten in actie? Ga vandaag nog aan de slag met Asana.

Veelgestelde vragen over stroomschema's