Wat is een SIPOC-diagram? 7 stappen om bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te begrijpen

Voordat je een bedrijfsproces kunt verbeteren of een bedrijfsprocesanalyse kunt uitvoeren, moet je het begrijpen. En vaak is de beste manier om een proces te begrijpen, het uit te tekenen. Dat is waar SIPOC-diagrammen van pas komen. Hoewel bedrijfsprocessen complex kunnen zijn, zijn SIPOC-diagrammen een eenvoudige manier om te visualiseren hoe elk onderdeel van het proces in elkaar past.

Wat is een SIPOC-diagram? 

Een SIPOC-diagram geeft een algemeen overzicht van een proces door de leveranciers, inputs, proces, outputs en klanten te documenteren. Het visualiseert hoe iedereen in het proces materialen of gegevens van elkaar ontvangt en wordt vaak gebruikt om processen die van invloed zijn op de klantervaring te verbeteren of te begrijpen.

SIPOC-diagrammen zijn niet bedoeld om te veel details te geven, maar geven belanghebbenden een proceskaart op hoog niveau om hen te helpen beslissingen te nemen en te brainstormen over verbeteringsideeën. Op die manier zijn SIPOC-diagrammen slechts één tool voor bedrijfsprocesbeheer (BPM). BPM is een hulpmiddel voor de continue verbetering van bedrijfsprocessen. Het omvat het onderzoeken van processen, het plannen van hoe ze te verbeteren en het implementeren van die verbeteringen met strategische initiatieven.

Wat zijn de elementen van SIPOC?

Het acroniem SIPOC staat voor deze vijf componenten:

• Suppliers: de inputbronnen voor het proces

• Inputs: de middelen die je nodig hebt om het proces te laten functioneren

• Proces: de stappen op hoog niveau van het proces

• Outputs: de resultaten van het proces

• Customers: de mensen die outputs ontvangen of profiteren van het proces

SIPOC-diagram versus workflowdiagram

Workflowdiagrammen bieden een grafische kaart van een bedrijfsproces of project. Een SIPOC-diagram is een soort workflowdiagram dat zich richt op wie materialen of gegevens maakt en ontvangt tijdens een bedrijfsproces. 

Sommige workflowdiagrammen zijn georganiseerd met elke processtap chronologisch in kaart gebracht. Een SIPOC-diagram brengt echter geen afhankelijkheden in kaart (d.w.z. taken die moeten worden voltooid voordat anderen dat doen). In plaats daarvan visualiseert het wie procesmaterialen maakt, hoe die materialen in het proces worden ingevoerd en wie procesoutput ontvangt. 

Waarvoor wordt een SIPOC-diagram gebruikt? 

SIPOC-diagrammen worden vaak gebruikt in lean projectbeheer als onderdeel van de Six Sigma-procesverbeteringsmethodologie. Six Sigma heeft tot doel defecten en inconsistenties in een eindproduct te minimaliseren. Daarom werkt het goed om de productie of elk proces dat verband houdt met de klantervaring te verbeteren. Een kernonderdeel van lean Six Sigma is het DMAIC-proces, dat staat voor definiëren, meten, analyseren, verbeteren en controleren. Een SIPOC-diagram komt in het spel tijdens de 'definiëring'-fase van het DMAIC-proces.

Maar zelfs als je geen Six Sigma-project leidt of lean projectbeheer gebruikt, kan een SIPOC-diagram nog steeds nuttig zijn. Het kan je helpen met het volgende: 

Een bedrijfsproces uitleggen 

Omdat een SIPOC-diagram een overzicht op hoog niveau geeft zonder specifieke details, is het handig voor doelgroepen die niet bekend zijn met het bedrijfsproces. Op die manier is het een geweldige manier om nieuwe werknemers kennis te laten maken met een proces of om te communiceren over die belangrijke procesdetails die een directe impact hebben.

Teamleden op één lijn houden

SIPOC-diagrammen zijn eenvoudig te maken, dus je kunt er een opstellen als uitgangspunt voor je brainstorm over procesverbetering om je probleemoplossende discussie te omkaderen en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit.

Verduidelijk delen van een proces

Wanneer je een SIPOC-diagram maakt met je team, word je gevraagd om belangrijke informatie te identificeren, zoals leverancierscontacten, projectspecificaties en doelklanten. Op die manier helpt het maken van een SIPOC-diagram je om processen te begrijpen en vervolgens te verbeteren. 

Het maken van een SIPOC-diagram met je team kan helpen bij het beantwoorden van de volgende vragen: 

• Hoe kunnen we dit proces makkelijker maken? 

• Leveren we een kwaliteitsproduct aan onze klanten? 

• Kunnen we de manier waarop we onze leveranciers beheren verbeteren? 

• Leveren onze leveranciers wat we nodig hebben? 

• Kennen we de persona's van onze klanten en in welke demografische gegevens vallen ze?

• Zijn er inefficiënties die we kunnen verbeteren bij het maken van ons product?   

Vergeet niet dat een SIPOC-diagram slechts één tool is in je toolbox voor procesbeheer. Terwijl je bedrijfsprocessen onderzoekt en verbetert, moet je een robuuster systeem bouwen om georganiseerd te blijven. Voordat je in procesverbetering duikt, kies je een pojectbeheertool waarmee je duidelijke eigenaren en deadlines kunt toewijzen, afhankelijkheden kunt bekijken en met je team kunt communiceren op één centrale locatie. Met Asana kun je zelfs een SIPOC-diagram bouwen als een Kanbanbord - en vervolgens je diagram in realtime delen en bijwerken. 

Een SIPOC-diagram maken in 7 stappen

Het gebruik van het SIPOC-model is eenvoudig, maar het is eigenlijk de beste praktijk om het acroniem niet in volgorde te volgen. We raden aan om te beginnen met de sectie 'proces', omdat dat vaak de gemakkelijkste plek is om te beginnen, maar je kunt ook achteruit werken van 'klanten' naar 'leveranciers'. Om die reden noemen teams deze tool soms een COPIS-diagram. 

Zo maak je een SIPOC-diagram: 

1. Kies een proces

Selecteer het proces dat je wilt visualiseren met je SIPOC-diagram. Dit kan een nieuw bedrijfsproces zijn dat je wilt implementeren of een bestaand proces dat je wilt optimaliseren. Het maken van een SIPOC-diagram kan je helpen het proces te begrijpen, ideeën voor verbetering te brainstormen en een overzicht op hoog niveau van het proces te bieden om belanghebbenden te helpen beslissingen te nemen. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je de verzending en levering van je product wilt verbeteren. Een SIPOC-diagram kan je helpen inefficiënties te identificeren, ervoor te zorgen dat je leveranciers op de best mogelijke manier beheert en te bepalen of je een kwaliteitsproduct aan klanten levert. 

2. Definieer het proces: P

In plaats van je SIPOC-diagram in volgorde te voltooien, is het vaak het gemakkelijkst om met de 'P'-sectie te beginnen en eerst je proces te definiëren. Verdeel het proces in 4-5 stappen op hoog niveau, elk met zijn eigen actie en onderwerp. Als je wilt, kun je deze stappen organiseren als een flow diagram, waarbij de ene in de andere overgaat. 

Om ons voorbeeld van productverzending voort te zetten, kan het proces worden onderverdeeld in de volgende stappen: 

1. Klant betaalt

2. Factuur verzonden naar magazijn

3. Magazijnteam bereidt verzending voor

4. Distributiebedrijf haalt zending op

5. Distributiebedrijf vervoert zending naar bestemming 

Als je proces lang is en veel verschillende stappen bevat, probeer dan batches van kleinere stappen samen te groeperen. Je kunt bijvoorbeeld de bredere stap 'Factuur verzonden naar magazijn' gebruiken om alle details te vervangen van hoe informatie wordt overgedragen van je e-commerceplatform naar het verzendmagazijn. Onthoud dat het doel van een SIPOC-diagram is om een overzicht op hoog niveau te bieden, geen gedetailleerde weergave. 

3. Maak een lijst van de outputs: O

Identificeer de outputs van het proces. Dit helpt je te begrijpen wat je krijgt van de middelen die je in het proces investeert en wat klanten daadwerkelijk ontvangen. Outputs kunnen dingen zijn zoals materialen, producten, diensten of informatie - in wezen alles wat jij, interne teamleden of klanten uit het proces halen. Idealiter moeten de resultaten overeenkomen met de vereisten van de klant. 

In het bovenstaande voorbeeld van een SIPOC voor productverzending zijn de resultaten: 

• Klanten krijgen het product binnen een bepaald tijdsbestek

• Je bedrijf ontvangt geld voor het product

4. Identificeer de klanten: C

Klanten zijn de mensen die de outputs ontvangen of profiteren van het proces. Houd er rekening mee dat klanten niet extern hoeven te zijn - ze kunnen ook collega's en interne belanghebbenden omvatten. Laten we een ander voorbeeld gebruiken in plaats van het verzendscenario. Stel dat je het jaarlijkse uitje van je bedrijf voorbereidt. In dit scenario zijn je klanten en belanghebbenden de teamleden die het evenement bijwonen. 

Voor het verzendvoorbeeld kun je de volgende klanten vermelden: online shoppers (die het product ontvangen) en je bedrijf (dat geld ontvangt voor het product). 

5. Maak een lijst van de input: I

Inputs zijn de middelen die je nodig hebt om het proces goed te laten functioneren. Net als bij outputs kunnen dit dingen zijn zoals materialen, producten, diensten of informatie. Door de leveranciers van de inputs op te sommen, krijg je inzicht in de vereisten voor het proces en bepaal je of je de materialen die je nodig hebt van je leveranciers krijgt.    

Voor je productverzendproces kan dit verzend- en betalingsinformatie van klanten, online betaaldiensten, verpakkingsdiensten, verpakkingsmaterialen, magazijnruimte en bestelwagens zijn. 

6. Identificeer leveranciers: S

Leveranciers zijn waar je elk van de inputs van het proces krijgt. Deze stap helpt je te begrijpen met hoeveel leveranciers je werkt en of je ze op de meest efficiënte manier beheert. 

In ons voorbeeld van productverzending kan dat het volgende omvatten: 

• Klanten: verstrek verzend- en betalingsgegevens

• Magazijnteamleden: bieden verpakkingsdiensten aan

• Verpakkingsfabrikant: Maakt verpakkingsmaterialen

• Magazijnverhuurbedrijf: magazijnruimte bieden

• Bezorgdiensten: bezorgvrachtwagens leveren

7. Deel je diagram

Een SIPOC-diagram is bedoeld om te worden gedeeld. Het is het meest waardevol als een hulpmiddel om jou, je team en belanghebbenden te helpen begrijpen hoe een bedrijfsproces werkt. Dat betekent dat om het volledige voordeel van je SIPOC-kaart te krijgen, je deze niet alleen moet delen, maar er ook voor moet zorgen dat deze gemakkelijk toegankelijk is. 

Een van de beste manieren om informatie te delen is met een projectbeheertool, omdat je hiermee projectinformatie en taken op één centrale plaats kunt organiseren. Dat betekent dat je, in plaats van een dozijn afzonderlijke e-mails te sturen, één versie van je diagram met elke belanghebbende kunt delen en vervolgens met iedereen in één thread kunt communiceren. 

Bij twijfel, teken het uit

SIPOC-diagrammen zijn een handig sjabloon om in je toolbox voor procesverbetering te bewaren. Ze zijn eenvoudig te maken, gemakkelijk te delen en bieden belangrijke informatie om besluitvormers te helpen bedrijfsprocessen op een hoog niveau te begrijpen. Bovendien kan het maken van een SIPOC-diagram met je team je helpen om duidelijk te maken hoe elk onderdeel van het proces in elkaar past en hoe je dingen kunt stroomlijnen om je bedrijfsprocessen zo goed mogelijk te maken.