Wat is lean projectbeheer? 5 principes uitgelegd

Als je aan het woord 'lean' denkt, denk je misschien aan voedsel. Mager vlees, zoals gevogelte en vis, is gezonder dan rood vlees, zoals biefstuk en varkensvlees, omdat ze minder vet bevatten. Met andere woorden, rood vlees heeft een overschot aan vet in tegenstelling tot mager vlees. Als het om projectbeheer gaat, verschijnt overschot als projectdefecten, wat scope creep kan veroorzaken en de projectwaarde kan verminderen. Net als de verschillen in soorten vlees, resulteert lean projectbeheer in minder overtolligheid, wat je project gezonder kan houden.

Wanneer je de lean-aanpak hanteert, is het je doel om verspilling te verminderen en waarde toe te voegen tijdens elke projectfase. In dit artikel leggen we uit wat lean projectbeheer is en hoe je deze Agile-methodologie kunt gebruiken om je productiviteit te verbeteren. 

Hoe is de lean projectbeheermethodologie ontstaan?

Japanse engineers bij Toyota ontwikkelden tussen 1948 en 1975 het Toyota Production System (TPS), dat diende als inspiratie voor wat we nu kennen als de lean-methodologie. Het TPS werd gebruikt om de productie te verbeteren en de interacties met leveranciers en klanten te verbeteren, en om verspilling te elimineren. 

Dr. Jeffrey K. Liker, auteur van 'The Toyota Way', schetst de principes van lean management in zijn boek en legt uit hoe bedrijven het TPS kunnen toepassen op andere industrieën. Liker legt ook uit hoe TPS - en lean management als geheel - verschillende soorten bedrijfsafval kan elimineren. 

John Krafcik was degene die de lean-aanpak van projectbeheer introduceerde in zijn artikel uit 1988 getiteld 'Triumph of the Lean Production System'. Krafcik schreef dit artikel voor zijn masterscriptie aan de MIT Sloan School of Management, en zijn onderzoek resulteerde in het best verkochte boek,  'The Machine That Changed the World'. Lean projectbeheer heeft een hele subset van methodologieën beïnvloed, waaronder Agile, Kanban en Scrum.

5 principes van lean projectbeheer

De vijf principes van lean projectbeheer dienen als stappen om een optimale klanttevredenheid te bereiken. Gebruik deze stappen als je de beste kans wilt hebben om productverspilling te verminderen, binnen het projectbereik te blijven en aan kritieke succesfactoren te voldoen.

1. Identificeer waarde

Het eerste kernprincipe in het lean projectbeheerproces is het identificeren van je productwaarde. Hiervoor moet je je belanghebbende kennen. Soms maak je projectdeliverables voor interne belanghebbenden, terwijl je andere keren een klant hebt die een externe belanghebbende is.

• Een interne belanghebbende is een aandeelhouder van het project die de ontwikkeling van een product volgt omdat hij belang heeft bij het succes ervan.

• Een externe belanghebbende is een klant die het product of de dienst koopt en wordt beïnvloed door de kwaliteit ervan.

Zodra je weet voor wie je je product bouwt, kun je beter bepalen hoe je het waardevol kunt maken. Productwaarde voor een interne belanghebbende kan bijvoorbeeld betekenen dat er aan een interne operationele behoefte wordt voldaan. Productwaarde voor een klant kan betekenen dat een klantprobleem wordt opgelost of dat het leven van de klant gemakkelijker wordt gemaakt. 

2. Breng de waardestroom in kaart

Waardestroomtoewijzing (VSM) is het volgende principe in lean projectbeheer. VSM is een visuele tool die je huidige workflow en je ideale workflow in kaart brengt, van projectstart tot voltooiing. 

Wanneer je de twee workflows vergelijkt, kun je verspilling in elke projectbeheerfase identificeren om de efficiëntie te maximaliseren. 

Toyota identificeerde soorten verspilling die je kunt vinden via VSM in lean productie, maar tussen haakjes kun je zien hoe deze items zich kunnen vertalen naar andere industrieën:

• Overproductie (onnodige functies): overproductie en onnodige softwarefuncties kunnen leiden tot extra kosten, zoals extra opslag, verspilde materialen en nutteloze inventaris.

• Voorraad (slecht beheerde backlog): voorraadverspilling, verspilling van voltooid werk en slecht beheerde backlogs brengen allemaal onnodige kosten met zich mee voor het opslaan van voorraad, transportkosten en extra kosten om het werk te voltooien.

• Beweging (taken wisselen): bewegingsverspilling zijn de onnodige kosten van interne beweging door mensen of machines. Dit kan in de vorm van overbodige processen of een overvloed aan bedrijfsapps. Het is zelfs zo dat de gemiddelde kenniswerker tot wel 25 keer per dag tussen 10 apps schakelt, maar 27% van de werknemers zegt dat acties en berichten worden gemist wanneer ze tussen apps schakelen.

• Defecten (technische schuld): defecten kunnen leiden tot kostbare reparaties en verlies van materialen. Technische schuld kan leiden tot verlies van kostbare tijd.

• Oververwerking (dure tools): oververwerking kan leiden tot onnodige kosten, zoals het upgraden van een product waar gebruikers niet om hebben gevraagd of dat ze niet nodig hebben. Op dezelfde manier kan geld dat aan dure tools wordt uitgegeven, verspilling zijn als de tools het niet waard zijn.

• Wachten: verspilling door wachten zijn de kosten die voortvloeien uit vertraagde tijdlijnen in de uiteindelijke productdeliverables.

• Transport: transportverspilling is vergelijkbaar met bewegingsverspilling en heeft betrekking op externe beweging, zoals het onnodig verplaatsen van product en materialen. 

• Gefragmenteerde teams: gefragmenteerde teams kunnen leiden tot verspilde kosten als gevolg van miscommunicatie, onnodige vergaderingen en gebrek aan sterke samenwerking.

VSM is de belangrijkste stap in lean projectbeheer. Zonder dat heb je niet de visualisatie die je nodig hebt om gebreken in je projectlevenscyclus op te merken en de productkwaliteit voor klanten te verbeteren. 

3. Creëer flow

In deze stap herwerk je je projectbeheerplan om efficiënter te zijn door de verspilling te verwijderen die je in stap twee hebt geïdentificeerd. Om dit te doen, splits je elke fase van de productontwikkeling op en configureer je de stappen opnieuw indien nodig. Gebruik projectmijlpalen als controlepunten om ervoor te zorgen dat er geen nieuwe verspilling ontstaat naarmate het project vordert. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je in stap twee hebt vastgesteld dat je een slecht beheerde backlog hebt en een vertraagde tijdlijn als gevolg van een knelpunt in de planning van teamleden. Hier bepaal je hoe je die pijnpunten kunt verwijderen en je projectplan weer in elkaar kunt zetten. 

Het opzetten van open communicatie met je teamleden is de beste manier om ervoor te zorgen dat je VSM de inzet waard was. Zodra je de tijd hebt genomen om verspilling te identificeren en te verwijderen, kan je team samenwerken om toekomstige inefficiënties te voorkomen en te voorkomen dat verspilling zich weer opbouwt. 

4. Trekken instellen

Het vaststellen van pull betekent het trekken van werk uit de vorige procesfase wanneer het werk voltooid is. Dit concept is ontstaan in de productie om fabrieken te helpen aan de exacte eisen van hun klanten te voldoen met een 'just-in-time' voorraadsysteem. Een pull-systeem is echter ook nuttig in andere sectoren omdat het je workflow efficiënt laat verlopen. 

Voorbeeld van een pull-systeem in softwareontwikkeling:

1. De tech-ontwerper voltooit zijn taak en markeert het product ter beoordeling.

2. De beoordelingsvlag geeft aan dat de coderingsfase kan beginnen.

3. Je programmeur voltooit zijn taak en markeert het product ter beoordeling.

4. De beoordelingsvlag geeft aan dat de testfase kan beginnen.

5. De producttester voltooit zijn taak en markeert het product klaar voor de laatste beoordeling.

6. Je voert een laatste beoordeling van het product uit.

Het opzetten van pull kan teams in verschillende sectoren helpen omdat het ervoor zorgt dat het werk naadloos door de levenscyclus van het project blijft lopen. Sectoren die klantgerichte producten produceren, zullen baat hebben bij dit systeem als ze pull-signalen gebruiken om achteruit te werken. Op die manier produceert hun team alleen voorraad wanneer klanten het nodig hebben. 

5. Voortdurende verbetering

Lean projectbeheer is niet iets eenmaligs, het is eerder een herhalend proces. Streven naar perfectie is het vijfde principe, waarbij je workflow continu wordt verbeterd. 

Of je klant nu een interne of externe belanghebbende is, hun eisen zullen steeds veranderen. Dit betekent dat je je productwaarde met tussenpozen moet beoordelen en je workflow regelmatig moet analyseren op verspilling.

Tools voor lean projectbeheer

Je kunt de onderstaande tools gebruiken om je workflow voor productontwikkeling te verbeteren. Wanneer je streeft naar continue verbetering, zullen deze tools jou en je team helpen verspilling te verminderen, de productiviteit te verbeteren en de klantwaarde te verhogen. 

Deming-cyclus (PDCA)

Dr. W. Edwards Deming ontwikkelde de Deming-cyclus in de jaren vijftig. Zijn methode, ook bekend als de Plan-Do-Check-Act-cyclus, of PDCA, was een revisie van een eerdere probleemoplossingsmethode in drie stappen die in de jaren twintig door Dr. Walter Shewhart werd gemaakt. 

Er zijn vier stappen in de PDCA-cyclus:

• Plan: onderzoek je workflow en identificeer eventuele problemen die moeten worden opgelost.

• Do: vind oplossingen voor het probleem door gegevens te analyseren of samen te werken met teamleden. 

• Check: controleer of je oplossingen effectief zijn en breng indien nodig verbeteringen aan in je plan.

• Act: Pas herziene oplossingen toe en beoordeel wat je hebt geleerd.

De Deming-cyclus is een eenvoudig proces dat je kunt toepassen op verschillende organisatorische processen. Wanneer dit proces correct wordt geïmplementeerd, kan het een aanzienlijke impact hebben op je productwaarde. 

Lean Six Sigma-projectbeheer (DMEDI)

Lean Six Sigma is een lean managementtool die je kunt gebruiken om problemen in je workflow te identificeren. Deze tool heeft stappen net als de Deming-cyclus, maar het heeft ook analysemethoden die je ernaast kunt gebruiken. De Lean Six Sigma-stappen, ook bekend als DMEDI, zijn als volgt:

• Define: Projectbereik en plandoelen definiëren

• Measure: bepaal hoe je het succes van je project gaat meten

• Explore: ontdek nieuwe manieren om het projectproces te verbeteren

• Develop: ontwikkel een onfeilbaar projectplan

• Implementeren: implementeer het projectplan

De analysemethoden die je kunt gebruiken met Lean Six Sigma zijn:

• Waardestroomtoewijzing: zoals hierboven vermeld, kan VSM je helpen de fasen van je projectbeheerplan te visualiseren en gebieden van verspilling te identificeren.

• Feedbackenquêtes voor klanten: feedback van klanten is een geweldige manier om projectproblemen te beoordelen en de productwaarde te verhogen.

• Gantt-grafieken: Gantt-grafieken zijn als staafdiagrammen die je kunnen helpen bij het visualiseren van projectmijlpalen.

• Root cause analysis (RCA): Gebruik RCA om de hoofdoorzaken van problemen te ontdekken en oplossingen te vinden.

• Kanban: door je taken te visualiseren en het werk in behandeling te beperken, helpen Kanbanborden je te zien hoe je werk stroomt. 

Je kunt beslissen welke lean management-methode je wilt proberen op basis van je branche, je product en je Team. Je kunt ook verschillende lean management-methoden proberen op verschillende projectinitiatieven en zien welke het beste werkt. Ongeacht welke methode je implementeert, zorg ervoor dat je projectbeheersoftware gebruikt om deze analysemethoden eenvoudig te implementeren. 

Waarom lean management belangrijk is

Sectoren zoals IT, bouw en onderwijs hebben de lean-methode overgenomen vanwege de vele voordelen die het biedt. Lean projectbeheer kan de productwaarde verbeteren door processen te stroomlijnen. 

Andere voordelen van lean management zijn:

• Meer innovatie: verbetert het project door creativiteit te stimuleren

• Minder verspilling: vermindert fysieke verspilling en wachttijden tussen productiestappen, terwijl ook overproductie en oververwerking worden geminimaliseerd

• Verbeterde klantenservice: biedt wat de klant nodig heeft - niets meer, niets minder

• Betere doorlooptijden: resulteert in snellere responstijden en minder vertragingen

• Producten van hogere kwaliteit: minimaliseert productdefecten door kwaliteitscontroles toe te voegen

• Verbeterd voorraadbeheer: voorkomt tegenslagen door de voorraad te bewaken

Of je bedrijf nu interne of externe belanghebbenden bedient, overschakelen op lean denken kan je werkprocessen vereenvoudigen en een efficiënter projectteam creëren. 

Verbeter je workflow met lean projectbeheer

Veel bedrijven werken hard om producten van hoge kwaliteit te produceren en hun klanten tevreden te stellen, maar de lean-methodologie maakt het bereiken van deze doelen gemakkelijker door knelpunten te verwijderen en de productie op te ruimen.

Ongeacht welk projectbeheersysteem je gebruikt, projectbeheersoftware kan helpen bij procesverbeteringen. Wanneer je software gebruikt om je processen te stroomlijnen, kun je je projectschema beter visualiseren, communiceren met teamleden en voldoen aan de eisen van de klant.