Bedrijfsprocesanalyse (BPA) uitgelegd

Velen van ons hebben herhaalbare routines in onze werkdagen. In projectbeheer hebben we misschien een reeks stappen voor elke nieuwe projectaanvraag. Of een reeks voor het delegeren en toewijzen van Items. Dit zijn onze processen, groepen taken in specifieke reeksen die terugkerende workflows vormen. Als het goed wordt gedaan, moet je bedrijfsproces fungeren als een gids, die werknemers laat zien hoe ze moeten werken en creëren op een manier die zowel het bedrijf als hun eigen werk ten goede komt.

Maar ze zijn geen tool die je instelt en dan vergeet. Na verloop van tijd kunnen processen uitvallen of verouderd raken. Je moet ze routinematig beoordelen en analyseren om te bepalen of ze nog steeds effectief zijn. Als dat niet zo is, moet je op zoek gaan naar mogelijkheden om ze te verbeteren. Deze beoordelingen, of bedrijfsprocesanalyses, zijn zeer nuttig voor je bedrijf. Succesvolle bedrijfsprocesanalyses kunnen meer inkomsten genereren, groei stimuleren en bedrijfsactiviteiten stroomlijnen. 

Wat is bedrijfsprocesanalyse (BPA)?

Bedrijfsprocesanalyse, of BPA, is een methode die is ontworpen om je te helpen je processen te beoordelen. Processen zijn herhaalbare groepen taken of stappen in een workflow die een bepaald resultaat opleveren. Je kunt bijvoorbeeld een onboardingproces hebben voor nieuwe werknemers of een proces voor het beoordelen van kwartaaldoelen. Er zijn ook bredere bedrijfsprocessen, zoals de besluitvormingsprocessen die worden gebruikt in planningssessies. 

BPA's vallen onder de paraplu van bedrijfsprocesbeheer (BPM), die de analyse van je bedrijfsprocessen, het onderhoud en de verbetering ervan omvat. Bij bedrijfsprocesanalyse evalueert een bedrijfsanalist je bestaande processen en bepaalt of ze nog steeds effectief zijn of dat het misschien tijd is voor een update.

Bedrijfsprocesanalyse versus bedrijfsanalyse

Het belangrijkste onderscheid tussen een BPA en bedrijfsanalyse is dat BPA's uitsluitend gericht zijn op de processen, terwijl een volledige bedrijfsanalyse naar je bedrijf als geheel kijkt. 

Als je bijvoorbeeld het proces voor het bijhouden van financiën wilt bijwerken, heb je een BPA nodig. Je bedrijfsanalist bekijkt de stappen en acties die je team onderneemt om budgetten, inkoop en inkomsten bij te houden. Als je echter meer geïnteresseerd bent in het bepalen van de bedrijfswinstgevendheid, zou je een volledige bedrijfsanalyse gebruiken om je financiën te beoordelen.

Waarom zou je een bedrijfsprocesanalyse uitvoeren?

Bedrijfsprocesanalyses kunnen een enorme impact hebben op je bedrijf. Robuuste analyses gaan verder dan input en output om de kernwaarden van je processen te bepalen en je te laten zien waar er mogelijkheden voor verbetering zijn. 

Een van de vele voordelen is dat bedrijfsprocesanalyses je kunnen helpen:

• Hiaten te identificeren: BPA's tonen je ontbrekende schakels in je belangrijkste activiteiten. Vaak hebben deze een directe invloed op je bedrijfsresultaten, vooral wanneer je kijkt naar processen voor het aannemen, factureren of sluiten van deals.

• Alle beschikbare middelen schetsen: als je niet zeker weet wanneer je nee moet zeggen tegen een nieuw project, kan een BPA helpen. Het schetst alle beschikbare middelen voor elk proces dat je nodig hebt, vergelijkbaar met capaciteitsplanning. Zo ken je je capaciteit en beschikbaarheid voor het extra werk.

• Creëer nieuwe processen die aansluiten bij de huidige cultuur en het klimaat: Soms hebben culturele of ecologische veranderingen een aanzienlijke invloed op je bedrijfsprocessen. Neem de COVID-19-pandemie. Eerst moesten teams bepalen hoe ze een team op afstand moesten beheren en vervolgens hoe ze veilig naar kantoor konden terugkeren, met veel heen en weer tussendoor. BPA's helpen je om een geheel nieuw proces te maken wanneer het huidige klimaat dat vereist.

• Verminder overtolligheden, inefficiënties en knelpunten: volgens ons onderzoek besteedde de gemiddelde kenniswerker in 2021 129 uur aan dubbel werk. Dat is pas verspilling! BPA's helpen je je proces te verbeteren om dubbel werk te verminderen of te elimineren. Door je mogelijkheden te laten zien om herbruikbare sjablonen toe te voegen of te vertrouwen op automatisering, kun je werk over werk verminderen.

• Verbeter de werknemeradoptie: hoe beter je processen zijn, hoe meer mensen ze zullen gebruiken. Door je processen routinematig te analyseren, doe je twee dingen: je laat je werknemers zien dat je geeft om hoe ze werken en je maakt workflows efficiënter.

• Creëer een betere procesflow: uiteindelijk moet je proces blijven veranderen met je werk. BPA's creëren een beter procesmodel voor je processen - wat een ingewikkelde manier is om te zeggen dat ze het gemakkelijker maken om routinematige wijzigingen en updates in realtime te maken.

De 5 stappen van bedrijfsprocesanalyse

Het implementeren van een bedrijfsprocesanalysecyclus in je team zal enige aanpassing vergen. Onthoud dat de meeste BPA's niet rechtstreeks door jou worden beheerd, tenzij je een bedrijfsanalist bent. Dit is iets waarvoor je waarschijnlijk iemand in wil huren of, afhankelijk van je behoeften, een speciale interne rol wilt creëren om toezicht te houden. Ongeacht hoe je BPA's in je bedrijf lanceert, door deze vijf stappen te volgen, kun je een solide basis leggen voor hen om zich te ontwikkelen en te groeien.

1. Bekijk hoe je processen in het grotere geheel passen

Je processen moeten allemaal terugleiden naar grotere initiatieven en bedrijfsdoelen. Processen zijn het 'hoe' van je bedrijf - zo bereiken we onze doelen. Maar ze moeten verbinding maken met je 'waarom'. Als de visieverklaring van je bedrijf bijvoorbeeld is om iedereen in de wereld gemakkelijker toegang te geven tot gezondheidszorg, moet elk proces dat je maakt dit ondersteunen. 

De eerste stap in je BPA is om bestaande processen te beoordelen en te zien hoe ze passen in workflows, afdelingen en uiteindelijk die langetermijndoelen die de missie van je bedrijf ondersteunen.

2. Verzamel informatie over wat er nu gebeurt

Dit is de fase waarin gegevens worden verzameld. Voordat je je processen kunt analyseren, moet je precies weten hoe ze werken. De beste manier om dit te doen is door te praten met de mensen die ze het meest gebruiken. Interview belangrijke belanghebbenden, maak enquêtes en bekijk bijbehorende KPI's en statistieken. Deze stap zal iets meer tijd in beslag nemen dan andere stappen, maar het is de moeite waard om een volledig begrip van het proces te krijgen voordat je wijzigingen aanbrengt. 

Als je bijvoorbeeld analyseert hoe je productteam hun product-backlogs beoordeelt en triageert, wil je de ontwikkelaars die er verantwoordelijk voor zijn interviewen. Huidige KPI's van processen zijn ook belangrijk, zoals hoeveel items er nog in de backlog zitten nadat een Agile-sprint is voltooid. 

3. Analyseer en breng je gegevens in kaart

Nu is het tijd voor de analyse. Hier wil je al je gegevens verzamelen, waaronder:

• Alle processtappen

• Relevante procesdiagrammen

• Bijbehorende teamleden

• Huidige succescijfers en KPI's

Je kunt bedrijfsprocesmapping gebruiken om een visuele indeling van je processen en workflows te maken, zodat het gemakkelijker is om ze te beoordelen. Process mapping helpt je een stroomdiagram of andere visuele kaart van de huidige reeksen en stappen te maken, zodat je processen beter kunt visualiseren. In deze indeling is het gemakkelijker om patronen en hiaten in je procesflow te identificeren. 

4. Identificeer mogelijkheden voor verbetering

Tijdens de analysestap identificeer je redundanties en hiaten. Dit zijn de belangrijkste gebieden voor verbetering. Stel bijvoorbeeld dat je analyse laat zien dat ontwikkelaars 3 dagen besteden aan het plannen van een Sprint-backlog. Op basis van interviews met belanghebbenden en analyse van vergaderschema's realiseer je je dat verschillende tijdzones de vertraging veroorzaken. In dit geval zouden nieuwe technologieopties die asynchrone communicatie bevorderen het voor het team gemakkelijker maken om te communiceren en de hoeveelheid tijd die ze aan communicatie besteden te verminderen.  

5. Wijzigingen aanbrengen

Bedrijfsprocesverbetering (BPI) is waar je actie onderneemt op alles wat je hebt geleerd. Na je BPA gebruik je BPI's om je processen aan te passen en wijzigingen aan te brengen met een focus op het verhogen van de winstgevendheid. Een BPA is je ontdekkingsgids, die je de ins en outs van je bedrijfsprocessen laat zien. De laatste stap is om al deze informatie te gebruiken om wijzigingen door te voeren die deze processen verbeteren of je helpen nieuwe te maken.  

Hoe voer je een bedrijfsprocesanalyse uit?

De bedrijfsanalist die je inhuurt voor je BPA's zal waarschijnlijk zijn eigen methoden en favoriete tools voor bedrijfsprocesanalyse hebben, maar hier zijn enkele veelvoorkomende:

• Analyse van de hoofdoorzaak: gebruik deze analyse om de basis van je processen te identificeren en ervoor te zorgen dat deze terugkoppelt naar de grotere doelen van je bedrijf.

• SWOT-analyse: SWOT is een acroniem dat staat voor Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen). Dit kan een nuttige analyse zijn omdat het je inzichten geeft in hoe je processen slagen en waar ze kunnen verbeteren.

• Gap-analyse: Gap-analyses laten je zien wat er ontbreekt in je processen in vergelijking met je grotere bedrijfsdoelen.

Welke tools moet je gebruiken voor een bedrijfsprocesanalyse?

Om een BPA uit te voeren, heb je een effectieve tool voor bedrijfsprocesanalyse nodig die al je gegevens in één central source of truth kan bewaren. Het werkt het beste in een projectbeheertool, waar je taken kunt automatiseren, rapporten kunt genereren en direct statusupdates kunt verzenden. Dit zorgt ervoor dat alle belanghebbenden de BPA in realtime kunnen zien en dat deze functioneert in overeenstemming met al je bedrijfsprocesautomatiseringen. 

Wanneer moet je bedrijfsprocesanalyse gebruiken?

De meeste bedrijfsprocessen profiteren van voortdurende verbetering, maar er zijn situaties waarin een BPA nuttiger is dan andere. 

Bedrijfsprocesanalyse is het beste:

• Voor oudere, mogelijk verouderde processen.

• Wanneer je een daling van de productiviteit of een hoog verloop op bepaalde gebieden opmerkt.

• Bij het lanceren van een nieuw product of een nieuwe teamstructuur om te bepalen of het op lange termijn levensvatbaar is.

De onbezongen held van je bedrijfsvoering

Bedrijfsprocesanalyses gluren achter de schermen van je bedrijfsvoering. Ze laten je zien hoe jij, je team en je bedrijf werken. Deze informatie is een goudmijn aan mogelijkheden - gebruik de resultaten van je BPA om de productiviteit te verhogen en workflows te verbeteren. Of wie weet, je volgende geweldige groeistrategie ligt misschien gewoon binnen je bestaande processen.