Sjabloon voor bedrijfsprocesbeheer

Bedrijven groeien continu en ontwikkelen zich de hele tijd. Om concurrerend en gezond te blijven, moeten de bedrijfsprocessen zich mee ontwikkelen. Hoewel het tijdrovend kan zijn om een verouderd bedrijfsproces up-to-date te krijgen, is het ook de moeite waard.

Gelukkig kunnen sjablonen voor bedrijfsprocesbeheer je helpen je verbeteringsprocessen te stroomlijnen. Laten we eens kijken hoe je er een kunt gebruiken.

Wat is bedrijfsprocesbeheer?

Bedrijfsprocesbheer (BPM, Business Process Management) is het analyseren en verbeteren van bedrijfsprocessen. Wanneer bedrijven groeien en zich ontwikkelen, raken hun bedrijfsprocessen vaak verouderd of inefficiënt. BPM helpt dit tegen te te gaan en verbetert de organisatorische efficiëntie doordat het ervoor zorgt dat de bedrijfsprocessen up-to-date en effectief zijn.

Je kunt het zien als het renoveren van je keuken. Nadat je je keukenapparaten een jaar of tien hebt gebruikt, zijn ze verouderd geraakt. Zeker, technisch kunnen ze nog wel functioneren, maar ze zijn waarschijnlijk inefficiënt en maken het geven van een etentje tot een lastige opgave. Je gaat dus renoveren en vervangt je oude apparaten door glimmende nieuwe met betere functies. Dat is wat bedrijfsprocesbeheer is voor organisaties - het vervangen van verouderde processen door efficiënte nieuwe. 

Wat is een sjabloon voor bedrijfsprocesbeheer?

Een sjabloon voor bedrijfsprocesbeheer is een gesjabloneerde manier om je bedrijfsprocessen te verbeteren. Dit sjabloon legt de basis voor alle bedrijfsprocesverbeteringen door de vijf fasen van bedrijfsprocesbeheer in kaart te brengen: analyseren, modelleren, implementeren, monitoren en optimaliseren. Het werk dat je normaal gesproken voorafgaande aan het opstellen van je BPM-plan moet doen, valt dus weg.

Het mooiste van dit alles is dat sjablonen voor bedrijfsprocesbeheer herbruikbaar zijn. Ze standaardiseren het BPM-planningsproces voor je team. Welk bedrijfsproces je ook wilt verbeteren - van het updaten van de wervings- en onboardingprocessen tot het integreren van nieuwe tools of het stroomlijnen van een beoordelingsprocedure. Je kunt je procesverbeteringsplan altijd starten met een sjabloon voor bedrijfsprocesbeheer.

Voordelen van een sjabloon voor bedrijfsprocesbeheer

Hoewel het mogelijk is om een op documenten gebaseerd sjabloon voor bedrijfsprocesbeheer te maken, bijvoorbeeld in Excel of Word, kleven er nadelen aan het gebruik van zulke programma's. Ze vereisen namelijk dat je handmatig moet achterhalen wat de voortgang van het project is en kunnen de cross-functional samenwerking bemoeilijken.

Sjablonen voor bedrijfsprocesbeheer die in een projectbeheertool worden gemaakt bieden daarentegen de functionaliteit die je nodig hebt om je BPM-processen voor alle afdelingen te stroomlijnen.

Hier zijn een aantal voordelen van het gebruik van een digitaal sjabloon voor bedrijfsprocesbeheer:

• Standaardiseer stappen voor procesverbetering in je hele team of organisatie

• Begin snel aan het bijwerken van de processen nadat je de bedrijfsprocesanalyse hebt uitgevoerd

• Bekijk aankomende taken en projectfasen in realtime

• Visualiseer de projectvoortgang met dashboards

• Bekijk startdatums, verantwoordelijken en de taakstatus

• Pas het sjabloon moeiteloos aan de behoeften van elk specifiek projectdoel aan.

• Werk samen met cross-functional teamleden

• Voeg aan elke projectfase of taak relevante bestanden en documenten toe

Wat zou je op moeten nemen in je sjabloon voor bedrijfsprocesbeheer?

Omdat je je sjabloon voor bedrijfsprocesbeheer als uitgangspunt voor het verbeteren van een verscheidenheid aan bedrijfsprocessen gaat gebruiken, is het ideaal om het sjabloon generiek te houden (zodat je het kunt dupliceren voor verschillende procesverbeteringen). 

Begin met het sjabloon zo op te bouwen dat het is afgestemd op de vijf BPM-fasen: analyseren, modelleren, implementeren (of uitvoeren), monitoren en optimaliseren. Voeg vervolgens de belangrijkste informatie die je team voor het gebruik van het sjabloon nodig heeft toe, zoals de taakeigenaar, de begin- en einddatum en de status. 

Een sjabloon voor bedrijfsprocesbeheer gebruiken

Zodra je je sjabloon voor bedrijfsprocesbeheer in elkaar hebt gezet, kun je de status van procesbeheerprojecten bijhouden. Zo kun je het sjabloon gebruiken:

1. Stel vaste welk bedrijfsproces je wilt verbeteren door je bedrijfsprocessen te evalueren middels een bedrijfsprocesanalyse. 

2. Dupliceer het sjabloon voor bedrijfsprocesbeheer en werk het bij zodat het is afgestemd op het proces dat je wilt verbeteren (bijvoorbeeld een “Project voor het verbeteren van het onboardingproces”). 

3. Pas het sjabloon aan zodat het is afgestemd op de doelen voor het procesverbeteringsproces. Je kunt taken maken rond de acties die je tijdens elke procesfase moet ondernemen en aan deze taken taakeigenaren, vervaldatums en statussen toewijzen. 

4. Voer je procesverbeteringsplan uit en monitor de resultaten, waarbij je je BPM-project gebruikt om je door het de hele levenscyclus van het project te leiden.

Geïntegreerde functies

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Projectstatusupdates. Neem afscheid van het doorzoeken van verschillende tools om informatie over de projectstatus te vinden, of het bijwonen van weer een vergadering waarvan het onderwerp ook met een e-mail had kunnen worden afgehandeld. Projectstatusupdates in Asana zijn niet alleen gemakkelijker te gebruiken, ze zijn ook direct verbonden met het werk dat je team doet. Zo kunnen teamleden gemakkelijk aanvullende projectinformatie raadplegen, zoals je projectplan, communicatieplan, projectdoelen, mijlpalen, deliverables, en meer. Uiteindelijk verminderen projectstatusrapporten de hoeveelheid handmatig werk dat je moet uitvoeren, centraliseren ze informatie, en houden ze iedereen op de hoogte.

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

Aanbevolen apps

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Koppel je Teams-gesprekken eenvoudig aan uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams-vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. Met de Zoom + Asana-integratie kun je makkelijk vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren waarop actie kan worden ondernomen, en informatie na de vergadering terugvinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

Veelgestelde vragen