4 stappen om een effectief onboardingproces voor werknemers te maken

Je hebt tijd en middelen geïnvesteerd om de beste kandidaat aan te nemen - nu is het tijd om hen te helpen slagen met een gestructureerd onboardingproces voor werknemers. 

Werknemer onboarding is meer dan alleen een trainingsperiode voor een nieuwe baan. Wanneer het goed wordt gedaan, verkort het de opstartperiode en stelt het nieuwe werknemers in staat om te leren en te groeien, zodat ze sneller een impact kunnen maken.

Zo werkt het. 

Wat is een werknemer onboardingproces?

Een onboardingproces voor werknemers is een gestructureerde aanpak om nieuwe werknemers in je team te verwelkomen en ze op de hoogte te brengen. Tijdens de onboarding leren werknemers over je organisatie en de cultuur, leren ze hun teamgenoten kennen, ontmoeten ze cross-functional partners en leren ze de tools en informatie die ze nodig hebben voor hun rol. 

Een gestructureerd onboardingproces beschrijft de stappen die nodig zijn voor elke nieuwe werknemer, zodat je ervoor kunt zorgen dat alle nieuwe werknemers op het juiste moment de juiste informatie krijgen. Het biedt een gestandaardiseerde ervaring voor nieuwe werknemers, een opslagplaats voor informatie voor hun onboarding en een tijdlijn voor introducties en trainingen, zodat nieuwe werknemers weten wat ze kunnen verwachten tijdens hun eerste weken en maanden.

Gratis sjabloon voor onboarding van werknemers

Neem een kijkje achter de schermen en zie hoe we onboarding bij Asana structureren.

Bekijk het sjabloon

Hoe effectieve onboarding je team ten goede kan komen

Een effectief onboardingprogramma helpt nieuwe teamleden zich welkom te voelen en in staat te stellen om te leren. Het verhoogt ook de productiviteit en werktevredenheid, waardoor geweldig talent wordt aangemoedigd om langer bij je bedrijf te blijven. Onderzoek van Brandon Hall Group laat zelfs zien dat werknemer-onboarding het retentiepercentage met 82% kan verhogen. Slechts 12% van de werknemers is het er echter volledig mee eens dat hun organisatie goed werk levert bij het onboarden van nieuwe werknemers. 

Hier lees je hoe het creëren van een effectieve onboardingervaring kan helpen om die kloof te dichten. 

Betrokkenheid en verantwoordelijkheid stimuleren

Om nieuwe werknemers te laten slagen, moeten ze weten wat ze willen bereiken en waarom hun werk belangrijk is. Tijdens onboarding hebben leiders de mogelijkheid om deze dingen te verduidelijken met concrete doelen, mogelijkheden voor feedback en een open communicatielijn. 

Zo kunnen leiders hun nieuwe medewerkers voorbereiden op succes: 

• Gebruik doelen om duidelijke verwachtingen te stellen. Stel doelen om teamleden een duidelijke definitie van succes te geven en statistieken om hun voortgang te meten. Je kunt bijvoorbeeld doelen stellen voor wat de nieuwe werknemer binnen de eerste 30, 60 en 90 dagen moet bereiken. Dit kunnen kleinere kortetermijndoelen zijn om mee te beginnen, zoals trainingen die ze in hun eerste paar weken moeten voltooien. Later kun je met de nieuwe werknemer meetbare langetermijndoelen stellen voor het eerste jaar in de functie. Zorg ervoor dat elke doelstelling die je stelt SMART is: specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden. 

• Bouw vertrouwen op met feedback. Effectieve feedback is essentieel voor communicatie op de werkplaats en betrokkenheid van werknemers, omdat het mensen helpt groeien en verbeteren. Door feedback van nieuwe werknemers te vragen, moedig je hen aan om te vragen wat ze nodig hebben en laat je zien dat je hun inbreng waardeert. Omgekeerd helpt het geven van feedback nieuwe collega's om te leren en zich veilig te voelen in hun rol, omdat ze erop kunnen vertrouwen dat je het hen vertelt als ze iets verkeerd doen.  

• Wijs een mentor of onboarding buddy toe aan je nieuwe werknemer. Een mentor ontmoet regelmatig je nieuwe werknemer en is meestal een collega in hun team. Met andere woorden, een mentor is iemand met wie de nieuwe werknemer kan praten, anders dan hun manager, zodat ze een ruimte hebben om problemen aan te kaarten in een omgeving met weinig druk. Het toewijzen van een mentor tijdens de onboarding kan mensen ook aanmoedigen om langer bij je Team te blijven. Volgens een casestudy bij Randstad hadden werknemers die deelnamen aan mentorprogramma's 49% minder kans om te vertrekken, naast het feit dat het bedrijf $ 3.000 per deelnemer per jaar bespaarde. 

• Wees specifiek over hoe je team communiceert. Dit is vooral belangrijk voor virtuele teams en werknemers op afstand, omdat het voor nieuwe werknemers moeilijker is om vragen te stellen wanneer ze niet fysiek op kantoor zijn. Maak en deel een communicatieplan waarin staat met wie je moet praten over specifieke problemen, welke communicatietools je waarvoor moet gebruiken, hoe vaak teamleden statusupdates en projectdetails moeten communiceren en wat een persoonlijke (of virtuele) vergadering vereist in plaats van asynchrone communicatie. Het is ook handig om verwachtingen te stellen rond instant messaging-apps zoals Slack - je kunt bijvoorbeeld benadrukken dat teamleden niet onmiddellijk op berichten hoeven te reageren. 

Het geeft nieuwe werknemers tijd om te leren

Er is veel om te verwerken wanneer je aan een nieuwe baan begint. Nieuwe werknemers moeten nieuwe vaardigheden leren, bedrijfsprocessen verkennen, hun taken begrijpen en uitzoeken hoe ze kunnen samenwerken met cross-functional partners. Een gestructureerde onboarding-ervaring geeft tijd om al deze nieuwe informatie op te nemen, zodat ze klaar zijn voor succes wanneer het werk toeneemt.

Zo kun je prioriteit geven aan leren tijdens onboarding: 

• Zorg ervoor dat je onboardingproces minstens drie maanden duurt. Wervingsmanagers en HR-professionals spenderen vaak minder dan een maand aan het onboarden van nieuwe werknemers. Maar dat laat weinig tijd over voor nieuwe werknemers om vertrouwd te raken met hun rol. Idealiter zou onboarding drie tot zes maanden moeten duren, zodat nieuwe werknemers geleidelijk aan kunnen opschalen. Uit onderzoek blijkt dat organisaties met sterke onboardingprocessen de productiviteit verhogen met 70% en het behoud van werknemers met 82%. Het is dus een goed idee om na de eerste drie maanden van het dienstverband te blijven zoeken naar leermogelijkheden en deze aan te bieden. Dit zal je nieuwe werknemer helpen om zijn of haar begrip van je bedrijf en team te verdiepen.

• Geef nieuwe werknemers ongestructureerde tijd. In plaats van trainingssessies achter elkaar te plannen, laat je ruimte voor nieuwe teamleden om informatie door te lezen en zelf te verkennen. Dit is vooral belangrijk in de eerste paar weken, wanneer werknemers nog niet bekend zijn met de bedrijfsprocessen. Schat de tijd die je nieuwe werknemer nodig heeft om alle materialen die je hem geeft door te lezen en voeg vervolgens extra buffertijd toe, zodat hij pauzes kan nemen en informatie kan opnemen.

• Maak informatie gemakkelijk toegankelijk. Aangezien nieuwe medewerkers tijdens de onboarding extra tijd hebben om projectmaterialen en documentatie door te lezen, moet informatie voor hen gemakkelijk te vinden zijn. Het is tijdrovend om individuele bestanden te delen die je teamlid moet lezen, en bijna onmogelijk om een uitgebreide lijst met bronnen samen te stellen. Dat is waar een werkbeheerprogramma zoals Asana kan helpen. Wanneer je een project in Asana deelt, kunnen teamleden alle relevante taken, documentatie en bijdragers zien, plus andere gerelateerde projecten verkennen waarin ze mogelijk geïnteresseerd zijn.

Het bouwt een positieve cultuur op

Organisatiecultuur bestaat uit alle normen, beste praktijken, idealen en gedeelde waarden binnen je bedrijf. Investeren in een geweldige cultuur komt iedereen ten goede - het helpt niet alleen teamleden zich gesteund te voelen, maar het moedigt hen ook aan om te groeien en hun beste werk te produceren.

Een goede cultuur begint met een goede eerste indruk. Zo kun je je onboardingplan voor nieuwe werknemers gebruiken om een positieve werkomgeving op te bouwen: 

• Communiceer je kernwaarden. Waarden beschrijven hoe nieuwe leden van het team kunnen verwachten dat ze worden behandeld en bieden richtlijnen voor werknemers om met wederzijds respect samen te werken. Enkele van de waarden van Asana zijn bijvoorbeeld echt zijn, verantwoordelijkheid geven en nemen en mindfulness beoefenen.  

• Stel de standaard voor diversiteit, inclusie en erbij horen.  Elk teamlid moet het gevoel hebben dat het erbij hoort. Je kunt bijvoorbeeld een leersessie over diversiteit, inclusie en erbij horen opnemen in het onboardingproces voor alle nieuwe werknemers om meer te weten te komen over je bedrijfsnormen en werknemershulpgroepen. Laat nieuwe werknemers bovendien weten over speciale evenementen waar teamleden openhartig hun ervaringen met identiteit en uitdagingen op de werkplaats kunnen bespreken.  

4 stappen om een effectief onboardingproces te maken

Het maken van een goed onboardingprogramma lijkt in het begin misschien een hele klus. Gelukkig hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. Of je nu voortbouwt op bestaande bedrijfsprocessen of een onboarding-sjabloon voor werknemers gebruikt om het proces een vliegende start te geven, bekijk deze vier stappen om teamleden effectief te onboarden. Dit is wat je moet doen: 

1. Bepaal wat nieuwe werknemers moeten weten

In de kern gaat onboarding over leren. Dat betekent dat het belangrijk is om te bepalen wat nieuwe werknemers moeten weten voor hun rol, zodat je ervoor kunt zorgen dat ze de informatie en training krijgen die ze nodig hebben. Denk verder dan alleen harde vaardigheden - dit kan ook details omvatten zoals je bedrijfscultuur en -waarden, hoe je team is gestructureerd en hoe werknemers feedback geven en ontvangen. 

Probeer de belangrijkste informatie in twee groepen te verdelen: details die alle nieuwe werknemers moeten weten, en dingen die specifiek zijn voor de rol of functie van een nieuwe werknemer. Alle nieuwe werknemers moeten bijvoorbeeld meer te weten komen over je bedrijfscultuur, maar alleen Engineering hoeft meer te weten te komen over de ontwikkelingsstack van je bedrijf. 

Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Hier zijn een aantal voorbeelden om je te helpen aan de slag te gaan. 

Voor alle nieuwe werknemers

• Bedrijfscultuur en -waarden, zoals hoe nieuwe werknemers kunnen verwachten dat ze worden behandeld en wat je organisatie doet om een goede werknemerservaring te creëren waarin iedereen zich welkom voelt. 

• Bedrijfsbeleid en -processen, zoals hoe jaarlijkse beoordelingscycli worden uitgevoerd en hoe werknemers verlof moeten aanvragen. Als je er een hebt, is een werknemershandboek een geweldige manier om deze informatie te delen.

• Teamprocessen, zoals hoe je team met elkaar communiceert en het doel van verschillende teamvergaderingen. 

• Teamstructuur en verantwoordelijkheden, zodat nieuwe werknemers weten met wie ze contact moeten opnemen voor specifieke problemen of vragen. 

Voor specifieke rollen

• Werkvaardigheden. Een ontwerper moet bijvoorbeeld de look en feel van je bedrijfswebsite begrijpen. 

• Tools. Een accountmanager moet bijvoorbeeld leren hoe hij leads in een CRM-tool beheert. 

• Rol-specifieke processen. Een IT-manager moet bijvoorbeeld leren hoe hij een bestelling voor vervangende computers plaatst.  

• Individuele verantwoordelijkheden en verwachtingen. De verantwoordelijkheden en verwachtingen voor een teamleider verschillen bijvoorbeeld van die van een individuele bijdrager op instapniveau. 

2. Schets de logistieke vereisten

Bepaal vervolgens de logistieke taken die moeten worden uitgevoerd op of vóór de startdatum van je nieuwe medewerker. Dit is meestal een combinatie van taken voor jou, de nieuwe werknemer, personeelszaken en IT. Dit kan bijvoorbeeld het volgende omvatten: 

• Technische installatie. Bijvoorbeeld het aanvragen en instellen van een computer voor de nieuwe werknemer. 

• Kantoortoegang, zoals het maken van een nieuwe toegangspas voor werknemers. 

• Een fysieke werkruimte inrichten. Dit kan betekenen dat je een kantoor, bureauruimte of een voordeel terzijde legt, zodat nieuwe werknemers apparatuur voor een startpagina kunnen kopen. 

• HR-taken, zoals het instellen van secundaire arbeidsvoorwaarden en directe storting. 

• Toegang tot tools. Je moet bijvoorbeeld accounts aanmaken zodat de nieuwe werknemer toegang heeft tot online tools en teamsoftware. 

• Vereiste beveiligings- en privacytrainingen. 

Houd er rekening mee dat je bedrijf mogelijk al processen heeft voor sommige of al deze vereisten. Neem als eerste stap contact op met je IT- en HR-afdelingen om te zien wat er automatisch wordt geregeld voor nieuwe werknemers en wat jij moet doen. 

3. Bepaal wie nieuwe werknemers moeten ontmoeten

Een deel van het onboardingproces voor nieuwe werknemers is het ontmoeten van collega's en cross-functional partners met wie ze regelmatig zullen samenwerken. Als manager kun je je nieuwe medewerker helpen de juiste connecties te leggen tijdens de onboarding, zodat het duidelijk is met wie ze moeten samenwerken aan welke projecten. Maak een lijst van iedereen die je nieuwe medewerker tijdens de eerste weken op het werk moet ontmoeten. Later kun je deze informatie gebruiken om introductievergaderingen in te plannen.

Als je ervoor hebt gekozen om een mentor aan de nieuwe werknemer toe te wijzen, dan is dit het moment om te bepalen wie die persoon zal zijn. De mentor van je nieuwe medewerker moet een van de eerste mensen zijn die ze regelmatig ontmoeten. De mentor kan ook suggesties hebben voor mensen die de nieuwe werknemer tijdens de eerste paar weken zou moeten ontmoeten.

En het belangrijkste: zorg ervoor dat je nieuwe werknemer tijd heeft om zijn of haar teamleden te ontmoeten. Dit kunnen groepsgebeurtenissen zijn, zoals een teamlunch op de eerste dag, plus een 1:1-vergadering met elke nieuwe teamgenoot. 

4. Maak een onboarding-tijdlijn

Nu is het tijd om alles samen te voegen en een onboarding-tijdlijn te maken. Een onboarding-tijdlijn legt vast wanneer elke stap van het onboardingproces van nieuwe werknemers moet plaatsvinden, zodat je nieuwe werknemer vanaf de eerste dag een duidelijke workflow heeft om te volgen. Je tijdlijn moet de volgende vragen beantwoorden: 

• Wanneer begint het onboardingproces? Het is misschien handig om de logistieke aspecten van onboarding al voor de eerste dag van een werknemer te starten, zoals het verkrijgen van zijn of haar directe stortings- en belastinggegevens, het instellen van zijn of haar apparatuur en het sturen van een persoonlijk welkomstbericht van je team. 

• Hoe lang duurt het onboardingproces? Aangezien je al de informatie en vaardigheden hebt uiteengezet die je nieuwe werknemer moet weten, moet je een algemeen idee hebben van hoe lang het zal duren voordat hij of zij op de hoogte is. Vergeet niet om voldoende buffertijd in te bouwen, zodat ze pauzes kunnen nemen en alle nieuwe informatie kunnen verwerken. Het is ook belangrijk om de duur van je onboardingproces aan nieuwe werknemers te communiceren, zodat ze weten hoeveel tijd ze aan elke taak moeten besteden. Houd er rekening mee dat dit niet in steen gebeiteld is. Je kunt het tempo van de onboarding altijd aanpassen, afhankelijk van hoe snel je nieuwe medewerker leert. 

• Wanneer moet je trainingssessies inplannen om belangrijke informatie door te geven? Je kunt bijvoorbeeld in de eerste week een werknemeroriëntatiesessie op hoog niveau inplannen over bedrijfsprocessen en in de tweede en derde week een vaardigheidstraining. 

• Wanneer moet je nieuwe werknemer specifieke vaardigheden leren en gaan gebruiken? Probeer de trainingssessies voor vaardigheden te laten plaatsvinden rond het moment waarop de nieuwe werknemer die vaardigheden daadwerkelijk in de praktijk zal brengen. Op die manier hebben ze de kans om hun begrip te versterken en vragen te stellen die niet tijdens de training aan bod zijn gekomen. 

• Wie moet je nieuwe werknemer ontmoeten en wanneer? Ze kunnen bijvoorbeeld elke dag contact opnemen met hun mentor tijdens hun eerste week en cross-functional belanghebbenden ontmoeten tijdens hun tweede of derde week. 

• Welke doelen moet je nieuwe werknemer bereiken op de eerste dag, week, maand, enzovoort? Dit moeten duidelijke verwachtingen zijn voor wat de nieuwe werknemer moet bereiken en wanneer. Een nieuwe recruiter in je team kan bijvoorbeeld als doel hebben om tijdens de eerste maand een wervingsproces met een van zijn collega's te volgen. Houd er rekening mee dat doelen een startpunt zijn - je kunt nog steeds met je nieuwe werknemer samenwerken om de doelstellingen indien nodig aan te passen. 

• Wanneer ga je met de nieuwe werknemer om de tafel zitten om feedback te geven en te ontvangen? Dit kan bestaan uit informele check-ins om te zien hoe het gaat en wat er verbeterd kan worden, plus meer gestructureerde feedbacksessies aan het einde van de eerste maand of 100 dagen van de nieuwe medewerker. 

Voorbeeld checklist nieuwe werknemer

Een onboarding-checklist is een handig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat je onboardingproces alle stappen bevat die nodig zijn om nieuwe werknemers klaar te stomen voor succes. Dit kan een versie zijn van je onboarding-tijdlijn, met individuele taken gegroepeerd in secties voor de eerste dag, week, maand, enzovoort van je nieuwe werknemer. 

Het gebruik van werkbeheersoftware zoals Asana kan helpen om je onboarding-checklist uitvoerbaar te maken. Je kunt bijvoorbeeld taken maken met links naar relevante informatie en specifieke vervaldatums, en deze vervolgens toewijzen aan jezelf, het IT- en HR-team of je nieuwe werknemer om te voltooien. Je kunt ook automatiseringen gebruiken om je onboardingproces te stroomlijnen door direct de juiste taken toe te wijzen aan belanghebbenden, op het juiste moment. Op die manier is je checklist niet alleen een statisch document - het is een levende bron waar jij en je nieuwe werknemer samen aan kunnen werken en voltooien.  

Laat nieuwe werknemers sneller aan de slag gaan

Met deze stappen kun je met vertrouwen nieuwe teamleden onboarden. De tijd nemen om een succesvol onboardingproces te creëren, helpt werknemers niet alleen om te slagen in hun nieuwe rol, het helpt hen ook om meteen aan de slag te gaan met alle vaardigheden, informatie en connecties die ze nodig hebben om impact te maken. 

Gratis sjabloon voor onboarding van werknemers

Neem een kijkje achter de schermen en zie hoe we onboarding bij Asana structureren.

Bekijk het sjabloon