Postmortemsjabloon

De beste projectmanagers weten dat een project niet af is als het laatste deliverable klaar is. Als het werk gedaan is, kan je team de tijd nemen om na te denken over wat goed ging en wat beter had gekund - met een projectpostmortem.

Dikwijls worden postmortemvergaderingen overgeslagen omdat er geen verplichte deliverables zijn die tijdens een postmortemvergadering gebeuren. Maar als je het postmortemproces met een sjabloon inricht, worden deze vergaderingen moeiteloos en kun je ze na elk afzonderlijk project gemakkelijk uitvoeren.

Wat is een projectpostmortem?

Een projectpostmortem is een soort vergadering die je aan het eind van een project houdt om na te denken over de dingen die goed gingen, en de dingen die verbeterd kunnen worden. Dit is een goede gelegenheid voor je team om belangrijke overwinningen te vieren, na te denken over de workflow van je team, en eventuele procesverbeteringen te bespreken die het volgende project ten goede zouden komen.

Wat is een postmortemsjabloon?

Een postmortemsjabloon is een tool dat je gebruikt om een gestructureerd raamwerk te scheppen voor je postmortemvergaderingen aan het eind van elk project. Teams kunnen een postmortemsjabloon gebruiken om een postmortemvergadering te helpen plannen en ideeën te verzamelen terwijl teamleden nadenken over het voorbije project, en om actiepunten voor het volgende project te organiseren.

Een postmortemsjabloon maken

Een postmortemsjabloon wordt gebruikt voor en tijdens een postmortemvergadering. Het doel van de postmortemvergadering is om met je teamleden drie dingen te bespreken: wat ging er goed tijdens dit project, wat ging er niet goed tijdens dit project, en hoe kan het team zich verbeteren voor de volgende keer.

Dit wetende, moet je postmortemsjabloon het volgende bevatten:

• Dingen die goed gingen

• Dingen die niet goed gingen

• Wat te verbeteren voor de volgende keer

• Actiepunten

• Actiepunten-prioriteit

• De persoon die verantwoordelijk is voor elk actiepunt

Redenen om een postmortemsjabloon te gebruiken

Het gebruik van een postmortemsjabloon kan helpen om in je hele bedrijf consistente processen in te stellen, zodat je een cultuur van reflectie en voortdurende verbetering kunt opbouwen. Postmortemsjablonen komen het beste tot hun recht voor teams die Agile projectbeheer-methoden gebruiken, omdat veel van die methodologieën een vorm van voortdurende verbetering gebruiken. Dit zijn nog een paar andere manieren waarop een postmortemsjabloon je team kan helpen.

• Beste praktijken toepassen: Naarmate je meer postmortemvergaderingen houdt, ontdek je welke strategieën helpen om je postmortemvergadering doeltreffender te laten verlopen. Je kunt je postmortemsjabloon gemakkelijk aanpassen aan de behoeften van je team in realtime, wat betekent dat je beste praktijken klaar zijn voor het volgende project, zodra je het sjabloon bijwerkt.

• Sjablonen zijn aanpasbaar: Veel teams gebruiken templates als uitgangspunt voor verschillende strategieën. Als het postmortemproces nieuw voor je is, kun je een sjabloon gebruiken om je op weg te helpen. Uiteindelijk kunnen bepaalde teams ontdekken dat sommige processen voor hen beter werken. Hoewel je organisatie een standaard postmortemsjabloon kan gebruiken, kunnen verschillende teams het sjabloon aanpassen aan hun behoeften.

• Zorg voor consistentie: Als je na elk project een postmortem- of retrospectieve vergadering houdt, begint je team dat te verwachten. Een postmortemsjabloon kan helpen bij de consistentie van deze vergaderingen, en je team zal het vergaderritme beginnen te volgen. Als dit gebeurt, zal je team aan het eind van elk project anticiperen op de vergadering, en kunnen ze meer specifieke feedback geven om het volgende project te helpen verbeteren.

Wanneer gebruik je een postmortemsjabloon?

Postmortemsjablonen zijn uiterst nuttig in specifieke situaties. Dit zijn de beste momenten waarop je ze kunt gebruiken:

• Voor postmortemvergaderingen: Postmortemsjablonen zijn bedoeld om gekoppeld te worden aan een postmortemvergadering. Gebruik een postmortemsjabloon om alle toekomstige actiepunten, de beslissingen, en deliverables die tijdens die vergadering aan de orde komen, bij te houden.

• Na het reageren op incidenten: Als je team een uitval of groot incident heeft meegemaakt, is het belangrijk om terug te denken aan de situatie, zodat je team de hoofdoorzaak van het probleem kan identificeren. Het gebruik van een postmortemsjabloon kan je team helpen bij het doorlopen van dezelfde stappen, telkens als je moet reageren op een incident.

• Om postmortemworkflows te automatiseren: Met sommige digitale projectbeheersoftware kun je enquêtes en formulieren aan projecten en sjablonen koppelen. Als je team postmortemenquêtes of -vragenlijsten gebruikt vóór een postmortemvergadering, kun je belangrijke gespreksonderwerpen vooraf invullen vóór de vergadering begint. Dit kan je vergadering stroomlijnen en het projectpostmortem vlotter laten verlopen. 

Geïntegreerde functies

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Formulieren. Als iemand een Formulier invult, verschijnt dat als een nieuwe taak binnen een Asana-project. Door informatie via een formulier op te nemen kun je de manier waarop het werk wordt gestart standaardiseren, de informatie verzamelen die je nodig hebt, en ervoor zorgen dat er geen werk tussen wal en schip valt. In plaats van elke aanvraag als een ad hoc-proces te behandelen, maak je een gestandaardiseerd systeem en een reeks vragen die iedereen moet beantwoorden. Je kunt ook vertakkingslogica gebruiken om de vragen aan te passen afhankelijk van het eerdere antwoord van een gebruiker. Uiteindelijk helpen formulieren je om de tijd en moeite die het kost om binnenkomende aanvragen te beheren te verminderen, zodat je team meer tijd kan besteden aan het werk dat er toe doet.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Taken toevoegen aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams moeten effectief over afdelingen heen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzandt het. Asana maakt het gemakkelijk om taken over meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en vergroot de zichtbaarheid over het team heen. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie aan wat werkt, en je team en taken verbonden te houden.

Aanbevolen apps

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

• Zendesk. Met Asana's Zendesk-integratie kunnen gebruikers snel en gemakkelijk Asana-taken aanmaken, rechtstreeks vanuit Zendesk-tickets. Voeg context en bestanden toe, en koppel bestaande taken om het werk bij te houden dat nodig is om het ticket af te sluiten. De integratie biedt ook doorlopend zicht op beide systemen, zodat iedereen op de hoogte blijft, ongeacht welke tool ze gebruiken.

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken.

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

Veelgestelde vragen