Effectieve projectfeedback geven in 7 stappen

Als je nog niet bekend bent met het geven van projectfeedback, kan het een ongelooflijk ontmoedigende taak lijken. Zoals elke vaardigheid kan het geven van effectieve feedback echter in de loop van de tijd worden verbeterd en gepolijst. 

Projectfeedback is een gesprek over de prestaties van een teamlid dat moet resulteren in een duidelijke volgende stap naar verbetering. Dit soort feedback wordt meestal gedeeld door een projectmanager, die al dan niet de directe manager van de teamleden is. Door je te concentreren op specifieke projectdetails - in plaats van op feedback op loopbaanniveau op grote schaal - kun je vertrouwen opbouwen tussen jezelf en je projectteam. Als het goed wordt gedaan, kan projectfeedback een belangrijke rol spelen bij het verbeteren van de resultaten en het versnellen van de professionele groei van je team.  

De zeven stappen hieronder bieden enkele effectieve voorbeelden van projectfeedback om je te helpen het feedbackproces te perfectioneren en je team op succes voor te bereiden. 

1. Kies het juiste moment

Timing is een belangrijke overweging bij het geven van projectfeedback. Om dit goed te doen, vraag je je teamleden wanneer ze het liefst feedback krijgen. Krijgen ze graag meteen feedback? Zouden ze liever laat in de week afspreken om lopende projecten te bespreken? 

Stel je bij het geven van feedback voor dat je een brainstorm leidt. Moedig je team aan om ideeën te delen en hun gedachten te delen tijdens de feedbacksessie. Een goed getimede en geplande projectfeedbacksessie kan nieuwe ideeën opleveren die het project vooruit helpen.  

Streef naar een gezonde balans tussen persoonlijke feedback en asynchrone communicatie, of offline communicatie. Je denkt misschien dat face-to-face feedback altijd beter is, maar sommige teamleden zien liever eerst feedback op papier staan en praten er dan over. Vraag teamleden of ze een voorkeur hebben en hoe je een positieve feedbackervaring voor hen kunt creëren. Dit is vooral relevant in het tijdperk van werken op afstand, waar je teamleden misschien niet elke dag persoonlijk ziet.

2. Gebruik het juiste type feedback

Weten welk type feedback je moet geven, is het halve werk van het feedbackproces. Verschillende scenario's vragen om verschillende soorten feedback, en als teamleider moet je herkennen welk type het meest geschikt is voor de situatie. 

Niet elk type feedback is relevant of zelfs geschikt voor jou om te geven. Als je een projectteam leidt, maar niet echt de mensen beheert met wie je werkt, wil je misschien uit de buurt blijven van zwaardere soorten feedback, zoals prestatie-evaluaties. Aan de andere kant, als je tegelijkertijd de projectleider en de teammanager bent, is het aan jou om te beslissen of je project-, professionele en prestatiefeedback wilt bundelen, of deze wilt scheiden in verschillende feedbacksessies. 

De 6 soorten feedback

• Formele feedback: dit type feedback is geschikt voor geplande vergaderingen die je specifiek aanwijst voor feedback, zoals kwartaalbeoordelingen. Beide partijen moeten de gespreksonderwerpen kennen en voorbereid zijn met gedachten en vragen. 

• Informeel feedback: informeel feedback kan variëren van het geven van een pluim voor goed werk tot het snel bewerken van een project. Dit soort projectfeedback is lastiger omdat het spontaan kan zijn, dus overweeg je omgeving voordat je informele feedback geeft. 

• Positieve feedback: Positieve feedback is net zo belangrijk als constructieve feedback. Je moet ervoor zorgen dat je teamleden prijst voor indrukwekkend werk. Door dit te doen, herinner je je team eraan dat je zowel de positieve als de negatieve punten opmerkt. 

• Aanmoedigingsfeedback: Net als bij positieve feedback kun je aanmoedigingsfeedback gebruiken om je teamlid een oppepper te geven. Hebben ze een moeilijk project doorlopen of lijken ze een beetje opgebrand? Herinner ze aan hun waarde en hoe gewaardeerd ze zijn. Dat zal veel doen. 

• Vooruitstrevende feedback: Vooruitstrevende feedback richt zich op toekomstige oplossingen in plaats van op correcties uit het verleden. Dit soort feedback is meer een proactieve benadering voor verbetering op basis van eerdere observaties. Als een teamlid bijvoorbeeld moeite heeft met tijdbeheer, wil je misschien een Agenda-organisatietool aanbevelen in plaats van stil te staan bij een laat project. 

• Constructieve feedback: Constructieve kritiek is de beste vorm van feedback om teamleden te helpen groeien. Het geven van opbouwende kritiek omvat het analyseren van een project, het identificeren van een mogelijkheid tot verbetering en het geven van een gedetailleerde aanbeveling over hoe te verbeteren.

3. Wees direct

Direct zijn betekent niet hard zijn. Het laat eerder zien dat je geïnvesteerd bent in het helpen van je teamleden om te groeien. 

Probeer de feedbacksandwich te vermijden. Dit is een aanpak waarbij je constructieve kritiek tussen lof 'sandwicht'. Wees in plaats daarvan direct met je feedback. Dit zal helpen om een gezonde samenwerking binnen je team te bevorderen. Direct zijn betekent niet genadeloos eerlijk zijn. Voeg altijd voorbeelden toe en deel je feedback in 'ik'-uitspraken. Dit helpt je om je te concentreren op specifieke details en hoe je ze hebt waargenomen, zodat jij en je teamlid zich kunnen concentreren op het identificeren en implementeren van oplossingen voor de feedback.

4. Geef specifieke aanbevelingen voor verbetering

De beste soort projectfeedback is bruikbaar, wat betekent dat je het teamlid een aanbeveling geeft die van toepassing is op toekomstige projecten. Het geven van aanbevelingen is echt wat de kritiek constructief maakt - in plaats van destructief.

Het 'waarom' in projectfeedback is de sleutel. Stel, je bekijkt een e-mail die een teamlid op het punt staat te verzenden en je raadt aan om de taal te wijzigen. Zorg er in dit geval voor dat je uitlegt waarom je e-mails op een bepaalde manier structureert of waarom je bepaalde woorden vermijdt. 

5. Moedig opwaartse feedback aan

Voor teamleden moet een feedbacksessie eindigen met een grondig begrip van hoe ze kunnen verbeteren. Daarom moet je als projectmanager altijd het woord geven voor vragen na het geven van feedback. 

Je moet ook positieve feedback over de verantwoordelijkheden van de projectmanager meten, zoals tijdigheid en helderheid. Onthoud dat feedback twee kanten op gaat en dat je altijd opwaartse feedback van je team moet aanmoedigen. Wees bij het krijgen van feedback van een projectmanager niet bang om vragen te stellen zoals:

• Was mijn feedback nuttig?

• Is er nog iets dat ik in de toekomst kan geven?

• Is er een specifieke manier waarop je het liefst feedback krijgt?

Neem regelmatig contact op met teamleden om te zien of je de manier waarop je feedback geeft kunt verbeteren.

6. Volg op met een samenvatting

Je moet altijd een samenvatting geven van de belangrijkste punten na formele feedbackvergaderingen en prestatiebeoordelingen.  Een samenvatting helpt zowel jou als het teamlid om informatie beter te verwerken. Een voorbeeld van een follow-up kan er als volgt uitzien: 

“Hallo ____,

Bedankt dat je vandaag de tijd hebt genomen om met me te praten over je prestaties. Om een korte samenvatting te geven van de belangrijkste punten, hebben we het volgende besproken: 

• Punt A

• Punt B

• Punt C

• Punt D

Als iets hiervan onduidelijk is, laat het me dan weten. En zoals altijd, aarzel niet om contact met me op te nemen als je vragen of feedback voor me hebt. 

Bedankt voor al je harde werk. 

Nog een fijne dag!" 

Een e-mail als deze bevestigt dat beide partijen op dezelfde lijn zitten en dat alle feedback is begrepen. 

7. Moedig continue feedback aan

Zodra je de kunst van het geven van effectieve feedback onder de knie hebt, zal het niet meer zozeer als 'feedback' aanvoelen, maar eerder als een voortdurende samenwerking tussen jou en je team. 

Wanneer je met individuele teamleden afspreekt, stel dan vragen over wat er op hun bord ligt of of er projecten zijn die bijzonder uitdagend zijn geweest. Dit soort vragen zal je vertellen of teamleden overladen zijn met werk of baat zouden kunnen hebben bij meer interne training. Door deze eenvoudige vragen te stellen, krijg je enorme inzichten in het geluk en de productiviteit van je team. 

Door deze stappen te volgen, zul je projectfeedback in je dagelijkse proces terugzien.

Effectieve en ineffectieve feedbackstrategieën

Projectmanagers gebruiken een aantal technieken en initiatieven bij het geven van projectfeedback aan hun teams.

Raamwerk Doen, Proberen en Overwegen

Het Do, Try en Consider-raamwerk verdeelt projectfeedback in drie verschillende categorieën, elk bedoeld om verschillende reacties van projectteamleden uit te lokken. 

• 'Do'-feedback: dit soort feedback is verplicht en je gebruikt het voor projecten die grotere implicaties hebben voor de organisatie. Geef daarom spaarzaam 'Do'-feedback, en alleen wanneer de impact van het project verder gaat dan je Team of onomkeerbare effecten heeft. 

• 'Probeer'-feedback: 'Probeer'-feedback suggereert een mogelijke volgende stap voor een project, maar laat de besluitvorming over aan het Team. Voorbeelden zijn het onderzoeken van mogelijke nadelen van een project of dieper ingaan op onderzoek. Gebruik deze strategie wanneer je denkt dat de deliverable goed is, maar sterker of meer gepolijst zou kunnen zijn. 

• 'Overweeg'-feedback: de meest krachtige van de drie, 'overweeg'-feedback vraagt je team gewoon om na te denken over alternatieve manieren van denken. Of je team ervoor kiest om je suggestie ter harte te nemen, is volledig aan hen. 

McKinsey-feedbackmodel

Het managementadviesbureau McKinsey & Company ontwierp dit feedbackmodel om structuur toe te voegen aan projectfeedback, zodat het gemakkelijk zowel opwaarts als neerwaarts kan flowen. Het McKinsey-model stelt dat feedback het volgende moet zijn:

• Specifiek 

• Op feiten gebaseerd

• Minder persoonlijk 

• Onweerlegbaar 

• Uitvoerbaar 

Met behulp van de bovenstaande kenmerken moet je je feedback als volgt structureren: 

“Toen je [X] deed, gaf dat me het gevoel [Y]. In de toekomst zou ik je aanraden om [Z] te doen." 

Door een specifieke actie te combineren met een resulterend gevoel en een voorgestelde reactie, kun je alle bovenstaande elementen opnemen. Hoewel deze taal meestal van toepassing is op conflictoplossing, kun je deze aanpassen aan je specifieke feedbackbehoeften.

SMART-feedback

Je hebt waarschijnlijk al gehoord van SMART-doelen, maar wist je dat je deze principes ook kunt toepassen op projectfeedback? Ter herinnering, het acroniem staat voor: 

• Specific (specifiek)

• Meetbaar 

• Achievable (haalbaar) 

• Realistisch  

• Tijdgebonden

Al deze kenmerken hebben betrekking op constructieve feedback, omdat deze specifiek voor het project, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden moet zijn. 

De volgende keer dat je projectfeedback geeft, loop dan eerst het SMART-acroniem in je hoofd door om er zeker van te zijn dat je alle vakjes aanvinkt. Als er iets niet klopt, moet je misschien je feedbackstrategie aanpassen. 

De COIN-methode

COIN staat voor Context, Observatie, Impact en Volgende stappen. Het model is nuttig bij het structureren van feedbacksessies, zodat ze minder confronterend en constructiever aanvoelen. Het proces bestaat uit 4 stappen: 

1. Context: Met de stap 'context' kun je de toon zetten en uitleggen waarom het gesprek plaatsvindt. Benadruk in deze stap het einddoel van het project, zodat er begrip is voor waarom de feedback belangrijk is. 

2. Observatie: vertel vervolgens je teamlid wat je in zijn of haar werk hebt waargenomen. Dit kan zowel positieve feedback als constructieve kritiek zijn, maar zorg ervoor dat je altijd direct blijft. 

3. Impact: de 'impact'-fase gaat dieper in op de waarde van de feedback. Leg uit hoe je suggesties het project dichter bij het gestelde Doel zullen brengen. 

4. Volgende stappen: Misschien wel de belangrijkste fase, de 'volgende stappen' moeten enkele bruikbare manieren schetsen waarop het teamlid kan verbeteren. Probeer hier zo specifiek mogelijk mee te zijn, zoals het aanmoedigen van samenwerking met een ander team of het aanbevelen van een nieuwe tool om te proberen. 

Voordelen van feedback in projectbeheer

Projectfeedback is belangrijk omdat het processen versnelt, teamleden helpt groeien, leidt tot sterkere resultaten en kan helpen vertrouwen op te bouwen tussen teams. 

Het implementeren van een regelmatige feedbacklus in je dagelijkse activiteiten garandeert een hogere productiviteit en scherpere deliverables. Lees verder om meer te weten te komen over de voordelen van een feedbackcyclus voor je team. 

Bespaart tijd op de lange termijn

Als projectfeedback onderdeel is van je dagelijkse werk, hoef je je geen zorgen te maken dat projecten uit de rails lopen door revisies. Het opnemen van feedback gedurende de hele levenscyclus van het project helpt om vergissingen te beperken en workflows soepel te laten verlopen. Door consequent te controleren op kwaliteit, voorkom je tegenslagen door grote revisies.

Verbetert de teamcultuur

Communicatie en samenwerking vormen de kern van goede projectfeedback. Als je team regelmatig feedback aan elkaar geeft, zul je een hechtere cultuur binnen je team en werkomgeving opmerken. En een extra bonus? Teamleden hebben inzicht in elkaars projecten, waardoor ze nieuwe ideeën kunnen spuien voor hun individuele werk. 

Creëert een beter eindproduct

Als het gaat om het maken van een succesvol product, hoe meer geesten, hoe beter. Projectfeedback zorgt voor meer brainstormen en samenwerking in het aanmaakproces, wat op zijn beurt altijd zal leiden tot een sterk eindresultaat.  

Stimuleert professionele groei

Het geven van goede en constructieve feedback kan wonderen doen voor junior teamleden die hun vaardigheden proberen aan te scherpen en verschillende mijlpalen in hun carrière proberen te bereiken. Wanneer het goed wordt gedaan, moet projectfeedback de ontvanger iets breder leren over hoe succes er in het Team uitziet. Deze kennis is essentieel voor het stimuleren van professionele groei. 

Leidt tot duidelijkere communicatie

Als teamleider geef je het voorbeeld voor communicatie binnen je team. Als je regelmatig duidelijke en eerlijke feedback geeft, zul je merken dat dit doorwerkt in de dagelijkse communicatie op de werkplaats van je team. 

Communicatie is een integraal onderdeel van elke bedrijfscultuur, dus het is absoluut noodzakelijk dat je duidelijke communicatie modelleert via je feedback. 

Versterk de prestaties met projectfeedback

Regelmatige feedback is de sleutel als het gaat om het produceren van sterke resultaten. Feedback zorgt niet alleen voor kwaliteit in deliverables, maar het zorgt ook voor constante samenwerking en gedeelde inzichten. Het implementeren van feedback in de levenscyclus van het project zal wonderen doen in het proces en de professionele groei van je team.

Het is nooit te laat om een feedbacklus in je dagelijkse activiteiten te implementeren. Als het geven van regelmatige projectfeedback een nieuwe stap is voor je team, kan een werkbeheertool zoals Asana je helpen een actieplan te maken en je feedbackstrategie van de grond te krijgen.