Een effectieve Sprint-evaluatievergadering uitvoeren

Volgens Albert Einstein is "krankzinnige iemand die steeds hetzelfde doet en andere resultaten verwacht." En hoewel het wiskundige genie het waarschijnlijk had over kwantummechanica (wat dat ook is), geldt hetzelfde concept in projectbeheer. Als iets niet werkt zoals je wilt, is het gek om gewoon hetzelfde te blijven doen. 

Maar om je aanpak te verbeteren, moet je nadenken over hoe de dingen gaan. Dat is waar een Sprint-evaluatie van pas komt. 

Wat is een Sprint-evaluatie? 

Een Sprint-evaluatie is een soort vergadering binnen het Agile-raamwerk die aan het einde van een sprint plaatsvindt. Tijdens een sprint-evaluatie reflecteren teams op wat er goed ging en wat er beter kan voor hun volgende sprint. 

In Scrum is een sprint meestal een werksessie van twee weken met specifieke deliverables aan het einde. Door het werk op deze manier te organiseren, krijgen teams de focus die ze nodig hebben om snel te werken, plus de mogelijkheid om hun proces tijdens elke volgende sprint te verbeteren en te herhalen. Daarom is een Sprint-evaluatie een essentieel onderdeel van het Scrum-proces - het geeft teams de kans om hun sprintproces te reflecteren en continu te verbeteren.

Sprint-evaluatie vs. Sprint review-vergadering

Een Sprint review-vergadering vindt ook plaats aan het einde van de sprint, maar in plaats van te focussen op het verbeteren van processen, is het een kans voor het Agile- of Scrum-team om het werk dat ze hebben verricht te presenteren. Tijdens een sprint review-vergadering presenteert het team meestal zijn prestaties met behulp van productdemo's, die cross-functional belanghebbenden helpen bij het visualiseren en begrijpen van elke deliverable.

Het doel van de Sprint-evaluatie is om processen te identificeren die tijdens de sprint wel en niet werkten. Deze vergadering is minder gericht op specifieke deliverables en meer gericht op procesverbeteringen om de sprintworkflow van je team te optimaliseren. 

Wie heeft een Sprint-evaluatie nodig? 

Als je team Scrum gebruikt, moet je aan het einde van elke sprint een evaluatie uitvoeren. Scrum is een vorm van Agile-methodologie die het meest wordt gebruikt door product-, engineering- of softwareontwikkelingsteams. Maar elk team dat snel wil bouwen en itereren, kan baat hebben bij het gebruik van Scrum en het uitvoeren van regelmatige Sprint-evaluaties. 

En zelfs als je team niet in sprints werkt, kun je nog steeds retrospectives uitvoeren wanneer je een project afrondt of een doel bereikt. Op die manier kun je leren van je ervaringen en die lessen opnemen in je volgende project. 

Wie woont een Sprint-evaluatie bij? 

Alleen directe teamleden die tijdens de afgelopen sprint aan taken hebben gewerkt, moeten een sprint-evaluatie bijwonen. Dit omvat de Scrummaster (ook bekend als de Scrumteamleider) die de vergadering faciliteert, individuele teamleden en soms de producteigenaar. Doorgaans moet iedereen die de dagelijkse Scrum (ook wel standups genoemd) bijwoont, worden opgenomen in de Sprint-evaluatie. 

Belanghebbenden en managers die niet direct deel uitmaken van het team wonen meestal geen Sprint-evaluatie bij. Dat komt omdat een retrospectief eigenlijk over het productteam gaat - het is een plek voor elk teamlid om feedback te geven en te brainstormen over manieren om hun sprintproces te verbeteren. Het beperken van de aanwezigheid bij Sprint-evaluatievergaderingen helpt het productteam gefocust te blijven en zich op hun gemak te voelen bij het uiten van dingen die fout zijn gegaan. 

Hoewel cross-functional belanghebbenden en managers niet deelnemen aan Sprint-evaluaties, wonen ze wel Sprint review-vergaderingen bij.

Voordelen van een Sprint-evaluatievergadering 

Continue verbetering in de loop van de tijd is een kernprincipe van het Scrum-raamwerk. Daarom is er in elke sprint een retrospectief ingebouwd, zodat het Scrum Team altijd de mogelijkheid heeft om hun leerpunten vast te leggen en op te nemen in de volgende sprintcyclus. Op die manier functioneert elke individuele sprint als een leercyclus voor teams om hun sprintplanningsproces te verfijnen. 

Een Sprint-evaluatie helpt je team het volgende te bereiken:

• Vier (en blijf doen) dingen die goed gaan. Je kunt bijvoorbeeld een sprint-evaluatie gebruiken om de proactieve communicatie van je team te erkennen en te ondersteunen wanneer taken langer duurden dan verwacht. Positieve feedback geeft niet alleen helderheid over wat het team moet blijven doen, het houdt je team ook betrokken, bevordert teamwork en vermindert de negatieve effecten van stress.   

• Bepaal welke gebieden voor verbetering vatbaar zijn. Je team kan bijvoorbeeld voorstellen om de manier te veranderen waarop ze inschatten hoe lang het duurt om elke taak te voltooien. Of misschien wil je je backlog-verfijningsproces verbeteren om ervoor te zorgen dat vergelijkbare taken worden gebundeld. Het is essentieel om manieren te vinden om je sprintproces te optimaliseren, want zonder constructieve feedback kunnen jij en je team niet verbeteren. 

• Maak een plan om verbeteringen aan te brengen in het sprintplanningsproces. Verbeteringen voorstellen is één ding, ze implementeren is iets anders. Tijdens een Sprint-evaluatie kiest je team concrete actiepunten om mee te nemen naar de volgende Sprint. Je kunt bijvoorbeeld besluiten een aanwijssysteem te implementeren om de benodigde tijd voor elke taak in te schatten. Het maken van actiepunten zorgt ervoor dat jij en je team verantwoordelijk zijn voor het implementeren van verbeteringen aan het sprintproces. 

Agenda voor Sprint-evaluatievergadering

Er is niet één manier om een Sprint-evaluatievergadering te houden. Na verloop van tijd leer je wat het beste werkt voor je team en kun je je Sprint-evaluatie-agenda dienovereenkomstig aanpassen en verfijnen. Het maken van een standaard agendasjabloon maakt het gemakkelijk om deze met je team te delen en van tevoren feedback te verzamelen. Zo zorg je ervoor dat je discussie zo goed mogelijk geïnformeerd is. 

Maar zorg er om te beginnen voor dat je agenda deze basisstappen omvat: 

1. Stel het doel van de vergadering vast

Door het doel van je sprint-evaluatie vooraf vast te stellen, kan je team zich concentreren op de taak die voor hen ligt. Wanneer je een doel stelt, zorg je ervoor dat iedereen naar hetzelfde toewerkt. Om dit te doen, besteed je wat tijd aan het brainstormen over wat een Sprint-evaluatie voor je team betekent. Op die manier kun je dat doel gebruiken om elke vergadering in de toekomst te begeleiden. Het doel van je team kan bijvoorbeeld gericht zijn op het geven van openhartige en constructieve feedback om het sprintplanningsproces te verbeteren, in plaats van de schuld te geven aan dingen die fout zijn gegaan. 

2. Verzamel teamfeedback 

Je team is de beste bron van informatie die je hebt om je sprintproces te verbeteren. Zij zijn degenen die het dagelijkse werk doen, dus hun input is essentieel om ervoor te zorgen dat je sprint soepel verloopt. Bovendien helpt het verzamelen van feedback rechtstreeks van je team ervoor te zorgen dat het sprintproces werkt voor ieders individuele werkstijlen en behoeften. 

Stuur elk teamlid deze vragen 1-2 dagen voor je Sprint-evaluatievergadering, zodat ze kunnen brainstormen en feedback kunnen geven voor de vergadering.

• Wat ging er goed tijdens de laatste sprint?

• Wat ging er niet goed? 

• Wat hebben we geleerd? 

• Wat moeten we de volgende keer anders doen?

Om het eenvoudig te maken, deel je deze vragen samen met je vergaderagenda (aangezien je die ook van tevoren verstuurt). En als je ervoor kiest om een pojectbeheertool zoals Asana te gebruiken, kun je dingen nog verder stroomlijnen - je kunt bijvoorbeeld je agenda delen en feedback verzamelen op één plek met een Sprint-evaluatie-sjabloon. 

Sommige Scrum-teams gebruiken een nog eenvoudigere aanpak om feedback te verzamelen, de start-stop-continue-methode. Met deze aanpak identificeert elk teamlid dingen die het team moet beginnen te doen, stoppen met doen en blijven doen. 

3. Inzichten trekken

Nu je asynchroon gegevens van je team hebt verzameld, kun je patronen en gemeenschappelijke draden identificeren tijdens de retrospectieve vergadering zelf. Dit kunnen pijnpunten zijn die meerdere teamleden delen, belangrijke lessen om over te nemen in toekomstige sprints, of praktijken uit de vorige sprint die voor het team werken. Door patronen te identificeren, kun je prioriteiten stellen voor welke actiepunten je team moet instellen voor de volgende sprint. Als bijvoorbeeld meerdere teamleden aangeven dat ze niet genoeg informatie hadden om taken te voltooien, dan is dat iets dat je moet aanpakken met een actiepunt. 

Zoek, indien mogelijk, een manier om je scherm te delen of samen te werken aan een gedeeld document of whiteboard met je hele Team tijdens de retrospectie. Op die manier kunnen mensen zien dat je aantekeningen maakt, actiepunten opschrijft en de feedback van elke persoon serieus overweegt. Betrokkenheid stimuleren en gesprekken omzetten in uitvoerbare stappen is een goede manier, vooral als het de eerste keer is dat je een retrospectieve vergadering leidt. 

Hier is een voorbeeld van hoe je feedback kunt visualiseren en verzamelen tijdens je vergadering. Dit Kanbanbord bevat een vergaderagenda, plus kolommen om vragen en verschillende categorieën feedback te documenteren. 

4. Stel actiepunten vast

Nu is het tijd om actiepunten te maken om veelvoorkomende pijnpunten aan te pakken. Actiepunten zijn concrete vervolgstappen met duidelijke eigenaren en deadlines, zodat jij en je team verantwoordelijk zijn voor het voltooien van de volgende stappen. Het instellen van actiepunten tijdens je Sprint-evaluatie geeft helderheid over wie wat doet en wanneer. Bovendien helpt het je team te begrijpen waarom elk actiepunt belangrijk is voor het succes van de groep. 

Om het bovenstaande voorbeeld voort te zetten, als meerdere teamleden delen dat ze niet genoeg informatie hadden om taken te voltooien, kun je een actiepunt maken om meer context van belanghebbenden te verzamelen tijdens de sprint-backlog verfijning.

5. Sluit de vergadering af

Reserveer een paar minuten aan het einde van je Sprint-evaluatie om je vergadering af te sluiten. Vat tijdens je afsluiting de vergadering kort samen, bedank iedereen voor hun deelname en identificeer hoe je actiepunten met de groep zult delen. Het formeel afsluiten van je retrospectief laat zien dat je de tijd en bijdragen van je team waardeert. Bovendien zorgt het ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit. 

Veelvoorkomende valkuilen van Sprint-evaluaties, plus oplossingen

Sprint-evaluatievergaderingen kunnen moeilijk zijn om te navigeren, vooral als het de eerste keer is dat je er een plant. Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen om op te letten - plus oplossingen om ze te stoppen.

Tijdnood

Er is veel te bespreken tijdens agile-evaluaties, dus het is gebruikelijk dat deze vergaderingen veel langer duren dan de toegewezen tijd. Gelukkig kun je je retrospectief op schema houden met een paar eenvoudige oplossingen: 

• Maak en deel een agenda van tevoren. Het maken van een duidelijke vergaderagenda is een van de beste manieren om een efficiënte vergadering te houden. Je agenda moet een lijst met te bespreken onderwerpen bevatten, plus de toegewezen tijd voor elk onderwerp. Dit helpt je om gefocust te blijven, door te gaan naar het volgende onderwerp wanneer dat nodig is en ervoor te zorgen dat je alles op de agenda behandelt. Het van tevoren delen van je agenda bespaart ook tijd, omdat het teamleden helpt voorbereid en klaar te zijn om bij te dragen.

• Bedenk hoe lang je vergadering moet duren. Zorg ervoor dat je genoeg tijd vrijmaakt om alles op je Sprint-evaluatie agenda te voltooien. De lengte van je vergadering kan variëren afhankelijk van je specifieke omstandigheden, zoals het aantal teamleden dat je hebt, de lengte van je sprint en of er nieuwe teamleden zijn die op de hoogte moeten worden gebracht van het retrospectiefproces. Als algemene regel zou je 45 minuten moeten reserveren voor een sprint van een week, 1,5 uur voor een sprint van twee weken, 2,25 uur voor een sprint van drie weken en drie uur voor een sprint van een maand. Zorg ervoor dat je elke 30 minuten korte pauzes inbouwt voor langere sessies, vooral als je virtueel vergadert. Onderzoek suggereert dat het moeilijk is om je langer dan 30 minuten te concentreren tijdens een videogesprek. 

Gebrek aan betrokkenheid

Het is moeilijk om feedback te geven, vooral als teamleden zich niet op hun gemak voelen bij het delen van pijnpunten of het gevoel hebben dat hun input niet wordt gewaardeerd. Maar om je sprintproces te verbeteren, heb je constructieve feedback van je team nodig. Betrokkenheid stimuleren en ervoor zorgen dat iedereen klaar is om succesvol bij te dragen, kan op verschillende manieren: 

• Deel vragen van tevoren, zodat teamleden voorbereid kunnen komen met hun gedachten. Het kan moeilijk zijn voor mensen om spontaan te denken, vooral als ze het gevoel hebben dat ze in de schijnwerpers staan. In plaats van voor de eerste keer moeilijke vragen te stellen tijdens je retrospectieve vergadering, stuur je minstens een paar dagen van tevoren een lijst met vragen. Deze kunnen vragen bevatten zoals wat er goed ging, wat er niet goed ging en wat het team de volgende keer anders moet doen. 

• Breek het ijs. Begin met een ijsbrekervraag om een leuke en collaboratieve toon te zetten voor je vergadering. Favorieten zijn onder andere: "Is een hotdog een sandwich?", "Als je een aardappel was, hoe zou je dan gekookt willen worden?" en "Als je de CEO nu een emoji zou moeten sturen, welke zou je dan kiezen?" 

• Toon dankbaarheid. Als je wilt dat je team feedback deelt, moet je een veilige ruimte creëren en laten zien dat hun ervaringen en input ertoe doen. Dat betekent dat wanneer teamleden zich uitspreken, je actief moet luisteren en hun input moet opschrijven om te laten zien dat het wordt gewaardeerd. En vergeet niet om je teamleden oprecht te bedanken voor hun bijdragen, vooral als hun feedback constructief is. Het geven van constructieve feedback is moeilijk, maar het is ook een cruciaal onderdeel om je sprintproces te verbeteren. 

Onduidelijke vervolgstappen

Stel je dit voor: je besteedt uren aan het geven en verzamelen van constructieve feedback, sluit je retrospectieve vergadering af en dan... gebeurt er niets. Geen opvolging, geen actiepunten, er verandert niets. Auw. 

Om dat pijnlijke scenario te voorkomen, moet je de inzichten die tijdens je Sprint-evaluatie zijn verzameld, vastleggen en opvolgen. Zo doe je dat: 

• Maak aantekeningen en deel indien mogelijk je scherm. De Scrummaster of productmanager is de vergaderfacilitator en moet aantekeningen maken tijdens een Sprint-evaluatievergadering. Op die manier kunnen teamleden zich concentreren op het geven van feedback. Vergadernotities zijn essentieel om je te helpen belangrijke punten en actiepunten te onthouden om op te volgen. En hoewel de methoden voor het maken van notities variëren, zijn de belangrijkste dingen die moeten worden opgenomen de besproken onderwerpen, belangrijke beslissingen en actiepunten.  

• Volg op met actiepunten. Het instellen van concrete actiepunten is de beste manier om feedback op te volgen en het doel van een sprint-evaluatie te bereiken - om je sprintproces voortdurend te verbeteren. Goede actiepunten hebben een duidelijke eigenaar, een deadline en een beschrijving die begint met een werkwoord, zodat er geen dubbelzinnigheid is over wat er moet gebeuren. Bijvoorbeeld: 'Verzamel taakcontext van belanghebbenden vóór backlogverfijning' is veel duidelijker dan alleen 'Meer taakcontext'. 

• Maak informatie toegankelijk. Notities en actiepunten zijn geweldig, maar ze helpen niet veel als je ze niet gemakkelijk met je team kunt delen. In plaats van documenten en e-mails door te geven die gemakkelijk verloren kunnen gaan, kun je overwegen je Sprint-evaluatie te organiseren met een pojectbeheertool zoals Asana. Zo kun je je vergaderagenda laten circuleren, in realtime notities maken en actiepunten toewijzen, allemaal op dezelfde plaats. En als je Asana ook gebruikt om je sprint te coördineren, hoeft je team niet heen en weer te schakelen tussen verschillende tools om de informatie te krijgen die ze nodig hebben.