9 tips voor het maken van betere vergadernotities

Vergaderingen zijn een belangrijk onderdeel van projecten. Het zijn de plaatsen waar beslissingen worden genomen en waar teamleden met elkaar in contact komen. Vergaderingen zijn weliswaar een belangrijke stap om goede besluiten te nemen, maar waar gaan die ideeën heen? Als het niet duidelijk is wiens verantwoordelijkheid het is om aantekeningen te maken, kunnen ideeën en actiepunten verloren gaan.

De beste manier om ervoor te zorgen dat de cruciale informatie en context gedocumenteerd is, is door middel van vergadernotities en vergadernotulen. Wij bespreken beide soorten documenten in dit artikel.

Wat zijn vergadernotities?

Vergadernotities zijn de belangrijkste punten van informatie die u tijdens een vergadering noteert. Goede vergadernotities helpen u de belangrijke details van een vergadering te onthouden, en eventuele actiepunten die u of andere teamleden vóór de volgende vergadering moeten afwerken.

Vergadernotities hebben geen vaste structuur of opmaak, en de technieken om notities te maken kunnen variëren naargelang de individuele voorkeur. 

Wat zijn vergadernotulen?

Vergadernotulen zijn een formele vorm van notities nemen die als officiële documenten gebruikt kunnen worden door accountants of gerechtelijke procedures. Ze hebben een vaste structuur voor wat er in moet staan. Die eisen zijn onder meer:

• Datum en tijd van de vergadering, plus de tijd waarop de vergadering begon en de tijd waarop de vergadering eindigde.

• Namen van de deelnemers aan de vergadering en personen die waren uitgenodigd maar niet aanwezig konden zijn.

• Onderwerpen besproken tijdens de vergadering.

• Belangrijkste genomen beslissingen, zoals de uitslag van de verkiezingen, en aangenomen of verworpen moties, en de datum en het tijdstip van de volgende vergadering.

• Actiepunten voor de volgende vergadering.

De term vergadernotulen komt van de Latijnse zin minuta scriptura. Dit vertaalt als "kleine aantekeningen". Hoewel het nuttig kan zijn om gedetailleerde informatie in uw vergadernotities te noteren, is het niet de bedoeling om nauwkeurig alles vast te leggen wat er gebeurt.

Wat is beter: vergadernotities of vergadernotulen?

Als u een projectmanager bent, zult u hoogstwaarschijnlijk regelmatig notities van vergaderingen gebruiken. Voor situaties als startvergaderingen, projectplannen of toevallige één-op-één vergaderingen, zijn notities prima.

Wanneer u een meer formele vergadering hebt die moet worden vastgelegd en gedocumenteerd, zoals een openbare hoorzitting of een bedrijfsvergadering, zijn vergadernotulen geschikter.

Waarom vergadernotities gebruiken?

Vergadernotities zijn er in vele vormen, en er zijn verschillende voordelen aan het maken ervan, ongeacht aan welke methode u de voorkeur geeft. Hier zijn een paar redenen waarom vergadernotities uw team meer duidelijkheid kunnen brengen. 

Documenteer besluiten

Terwijl sommige mensen een vlijmscherp geheugen hebben, kunnen anderen snel vergeten welke beslissingen er tijdens een teamvergadering genomen zijn. Door aantekeningen op papier te zetten, kunnen teamleden de beslissingen die op een bepaald moment genomen zijn terugvinden. Vergadernotities helpen ook om verantwoording af te leggen, en kunnen nuttig zijn om later in een project naar te verwijzen. 

Een manier om ervoor te zorgen dat iedereen in het team later notities kan raadplegen, is ze op een bepaalde plaats te bewaren als centrale bron van de waarheid. Door alle notities en agenda's van vergaderingen op dezelfde plaats samen te brengen, kunt u belangrijke context geven aan gesprekken, voor het geval dat iemand een keer afwezig is en wil weten welke vooruitgang het team heeft geboekt.

Bied asynchrone deelname aan

Als sommige teamleden de vergadering niet kunnen bijwonen, kan het delen van voorbije vergadernotities helpen om ze op de hoogte te brengen, terwijl ze toch in hun eigen tijd de beslissingen van de vergadering kunnen verwerken. Sommige teamleden kunnen misschien niet aan de vergadering deelnemen omdat hun agenda dat niet toelaat, maar door de notities te delen krijgen ze de kans om asynchroon aan het besluitvormingsproces deel te nemen.

Verbeter de herinnering

De Duitse psycholoog Hermann Ebbinghaus voerde in 1895 enkele van de eerste experimenten uit op het gebied van geheugen en herinneren. In deze studie ontwikkelde hij de vergeetcurve, die laat zien hoe informatie na verloop van tijd snel verloren gaat als er geen moeite wordt gedaan om de informatie vast te houden. 

Effectief notities maken kan u helpen om informatie sneller te herinneren, omdat dingen in de loop van de tijd worden onthouden. Hoe meer u met uw notities omgaat, zoals een dag later doorlezen van de vergadernotities, hoe groter de kans dat u zich de tijdens die vergadering genomen beslissingen herinnert.

9 tips voor doeltreffende vergadernotities

Door betere vergadernotities te maken, kunt u beter op de hoogte blijven van uitvoerbare taken en belangrijke resultaten. Alle belangrijke besprekingen worden in uw notities genoteerd, zodat u of uw team er later op terug kunnen komen. Hier zijn een paar tips over hoe u ervoor kunt zorgen dat uw manier van notities maken effectief is.

1. Kies een methode voor het maken van aantekeningen die voor u werkt

Er zijn verschillende methoden om aantekeningen te maken, en het is belangrijk dat u de methode vindt die voor u het beste werkt, op grond van uw rol en uw persoonlijke leerstijl. Enkele van de meest gebruikte methoden om aantekeningen te maken zijn:

• Cornell-method: Bij de Cornell-methode hebben uw notities de vorm van twee kolommen: een kleine kolom aan de linkerkant en een grotere kolom aan de rechterkant. In de linkerkolom worden de belangrijkste ideeën van de vergadering belicht, terwijl de rechterkolom dieper ingaat op de details van die ideeën. Het gesprek zal natuurlijk van het ene onderwerp naar het andere overgaan, dus als u de hoofdgedachte aan de linkerkant vastlegt, en de details aan de rechterkant uitdiept, kunt u beter georganiseerd blijven.

• Outline-methode: Meestal deelt uw team de vergaderingsagenda van tevoren. Als ze dat doen, gebruik die dan als een schema voor uw notities . Maak een lijst van de belangrijkste punten op basis van de agenda. Maak dan, naarmate de vergadering vordert, aantekeningen onder elk agendapunt. 

• Quadrant-methode: Verdeel uw notities in vier verschillende kwadranten, en label elke sectie als algemene notities, actiepunten voor uzelf, actiepunten voor andere teamleden, en vragen. In het gedeelte met algemene notities noteert u de hoofdpunten en belangrijke details van de vergadering. De rest van de kwadranten is gereserveerd voor de punten die onder die kopjes vallen.

• Dia-methode: Als uw vergadering een presentatie is, vraag de presentator dan of hij of zij bereid is om de dia's van de presentatie van tevoren met u te delen. U kunt dan eventuele aantekeningen toevoegen aan specifieke dia's terwijl de spreker presenteert.

2. Vergeet de laptop - gebruik in plaats daarvan pen en papier

Uit onderzoek blijkt dat met de hand notities maken beter is om conceptuele informatie op lange termijn te onthouden. Wanneer u notities van een vergadering maakt, zult u zich waarschijnlijk meer op de hoofdpunten van de vergadering concentreren, aangezien het bijna onmogelijk is alles woordelijk op te schrijven. Als u uw laptop niet bij u hebt, voorkomt u ook dat u tijdens de vergadering probeert te multitasken.

3. Schrijf niet alles woordelijk op

Proberen de notities woord voor woord over te schrijven is een verspilling van tijd en energie. Een vergadering bestaat uit een heleboel gesprekken - maar niet elk deel van het gesprek is nodig voor wie later de notities leest. Schrijf de hoofdpunten op die besproken zijn, de uitkomsten van die bespreking, en eventuele volgende stappen, zodat u zich kunt concentreren op het werk dat het belangrijkst is. 

Als u uw notities met de hand schrijft, gebruik dan steno, symbolen, acroniemen of afkortingen om veelvoorkomende zinnen of ideeën snel op papier te krijgen. Zorg er wel voor dat u van tevoren een legenda of een sleutel maakt, zodat u later weet wat uw krabbels betekenen.

4. Gebruik een sjabloon voor het maken van aantekeningen

Of u nu een sjabloon voor notities of een sjabloon voor vergadernotulen gebruikt, het gebruik van een kant-en-klaar sjabloon kan het maken van notities versnellen, zodat u zich niet hoeft voor te bereiden of de tekst hoeft te formatteren terwijl u bezig bent. Ongeacht wie de notities maakt: al uw notities zullen een consistente structuur volgen en iedereen in het team zal weten welke informatie hij of zij kan verwachten.

5. Wijs een specifieke notulist voor de vergadering aan

Als u een vergadering leidt, kan het een uitdaging zijn om tegelijkertijd aantekeningen te maken en het gesprek met andere teamleden te vergemakkelijken. Als u de leiding neemt in een belangrijke vergadering, vraag dan een van uw teamleden om notities voor u te maken. Als u een regelmatig terugkerende vergadering hebt, wissel dan af wie de aangewezen verslaglegger is, zodat iedereen de kans krijgt om aan het gesprek deel te nemen.

6. Transcribeer gesprekken met opnamesoftware 

Nu veel teams op afstand werken, kan het gemakkelijker zijn om een video op te nemen en te delen in plaats van vergadernotities te schrijven. Gebruik integraties zoals de Zoom + Asana-integratie om het gesprek te transcriberen, zodat teamleden het gesprek later kunnen lezen. Door een transcriptie van de vergadering te lezen, kunt u gemakkelijk in één oogopslag het gewone gesprek ontleden uit de hoofdpunten en actiepunten.

Voordat u opneemt, is het belangrijk dat u iedereen die aan het gesprek deelneemt ervan op de hoogte brengt dat ze opgenomen worden, en waarvoor de opname gebruikt zal worden. Zorg ervoor dat u zowel de opname als het transcript op een centrale plaats deelt, zodat iedereen in het team er toegang toe heeft.

7. Markeer belangrijke contactpunten

Als iemand iets vermeldt dat later misschien een follow-up vereist, schrijf dan zeker zijn naam op. Op die manier weet u, als u later vragen hebt, of u met hem moet afstemmen, precies met wie u over dit specifieke onderwerp moet praten.

Deze techniek is ook nuttig als twee belanghebbenden het oneens zijn over een onderwerp. Door de mening van beiden te documenteren, kunt u die argumenten gebruiken als basis voor de beslissing die u uiteindelijk zult nemen. 

8. Deel uw scherm, zodat iedereen uw notities kan zien

Als u in een verspreid team werkt of op afstand werkt, zult u waarschijnlijk veel videovergaderingen bijwonen. Uw scherm delen terwijl u aantekeningen maakt kan nuttig zijn voor uw teamleden. Als u iets mist, kan uw team helpen inspringen en suggesties doen om in real-time iets toe te voegen.

9. Deel uw vergadernotities met alle aanwezigen

Een opvolging na een vergadering is een goede manier om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden duidelijkheid hebben over de genomen beslissingen. Als iemand de vergadering heeft gemist, kan hij dat asynchroon inhalen door uw notities te lezen. En als er punten over het hoofd gezien zijn, kan uw team die toevoegen aan de notities over de opvolging. 

Wanneer u na de vergadering contact opneemt met de belanghebbenden, zorg er dan voor dat het document gemakkelijk te delen en te raadplegen is. Maak samen met uw team een communicatieplan, zodat iedereen precies weet waar deze informatie bewaard wordt en hoe men er later bij kan.

Centraliseer uitvoerbare vergadernotities

De beste manier om uw project- en vergadernotities georganiseerd te houden is met een gecentraliseerde ruimte waar alle vervaldatums en actiepunten leven. Met een werkbeheertoool kunt u uw teamleden georganiseerd houden en ervoor zorgen dat uw vergaderingen productief zijn. Wilt u een tool uitproberen? Breng het werk van uw team samen in één gedeelde ruimte met Asana.