A 6-step guide to requirements gathering for project success

Het verzamelen van vereisten lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het krijgt zelden de volledige aandacht die het verdient. Net als stretchen voor het sporten of je tanden poetsen voor het slapengaan, is het een eenvoudige taak die vaak over het hoofd wordt gezien. 

Maar de gevolgen van het negeren van deze schijnbaar eenvoudige dingen kunnen leiden tot blessures, gaatjes of, in het geval van projectbeheer, projectrisico's. 

In dit artikel beschrijven we het proces van het verzamelen van vereisten en leggen we uit hoe het nemen van de tijd om te focussen op het verzamelen van vereisten kan leiden tot succesvolle projectresultaten.

Wat is vereisten verzamelen in projectbeheer?

Vereisten verzamelen is het proces van het identificeren van de exacte vereisten van je project van begin tot eind. Dit proces vindt plaats tijdens de projectinitiatiefase, maar je blijft je projectvereisten beheren gedurende de hele projecttijdlijn. 

Het verzamelen van vereisten gebeurt meestal tijdens de projectbriefing of de eerste startvergadering.

Enkele vragen zijn:

• Hoe lang zal ons projectschema zijn?

• Wie zijn er betrokken bij het project?

• Welke risico's kunnen we in dit project tegenkomen?

Het verzamelen van vereisten hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het is een belangrijk onderdeel van het projectinitiatieproces.

Het proces voor het verzamelen van vereisten in 6 stappen

Gebruik het volgende proces van 6 stappen om je vereisten te verzamelen. Als je klaar bent, moet je een uitgebreid document met vereisten hebben waarin de middelen worden beschreven die je nodig hebt om verder te gaan door de projectfasen.

Stap 1: Wijs rollen toe

De eerste stap in het verzamelen van vereisten is het toewijzen van rollen in je project. Dit is het moment waarop je de belanghebbenden van je project identificeert.

Een belanghebbende is iedereen die in het project is geïnvesteerd, of het nu interne of externe partners zijn. Een klant is bijvoorbeeld een externe belanghebbende, terwijl een afdelingsmanager of bestuurslid een interne belanghebbende is. Door deze rollen eerst te identificeren, kun je later bepalen wie je projectbereik moet analyseren. 

Andere rollen zijn de projectmanager, projectbeheerder, ontwerpers, producttesters en ontwikkelaars. Deze mensen kunnen je helpen de vereisten en middelen te identificeren die je nodig hebt om je projectdoelen te bereiken. 

Hoewel je misschien in de verleiding komt om meteen in je project te springen en alle dingen op te sommen waarvan je weet dat je ze nodig hebt, kan dit een vergissing zijn. Doe het rustig aan en houd je aan het proces, en je hebt een betere kans om projectrisico's te voorkomen. 

Stap 2: Ontmoet belanghebbenden

Zodra je je projectbelanghebbenden hebt geïdentificeerd, ontmoet je ze om een idee te krijgen van wat ze uit het project hopen te halen. Begrijpen wat belanghebbenden willen is belangrijk, omdat zij uiteindelijk degenen zijn voor wie je je deliverables maakt. 

Enkele vragen die je kunt stellen zijn:

• Wat is je doel voor dit project?

• Wat denk je dat dit project succesvol zou maken?

• Wat is je bezorgdheid over dit project?

• Wat zou je willen dat dit product of deze dienst doet dat het nog niet doet?

• Welke wijzigingen zou je aanbevelen voor dit project?

De belanghebbenden zijn de mensen voor wie je het project uiteindelijk ontwikkelt, dus je moet hen vragen stellen die je kunnen helpen bij het maken van je lijst met vereisten.

Stap 3: Verzamelen en documenteren

Stap drie in het proces vindt gelijktijdig plaats met stap twee. Je verzamelt informatie terwijl je je belanghebbenden vragen stelt. Het doel is om alles wat je kunt te documenteren, zodat je alle antwoorden hebt die je nodig hebt om je project te starten.

Gebruik een projectbeheertool om deze informatie te verzamelen en te documenteren. Op die manier kun je je projectplan, projectvereisten en projectcommunicatie allemaal op één plek bewaren. Een aantal voorbeelden van wat je zou kunnen documenteren zijn:

• Antwoorden van belanghebbenden op interviewvragen

• Vragen van belanghebbenden

• Verzoeken van belanghebbenden

• Reacties van belanghebbenden

• Vragen en reacties die tijdens interviews naar voren komen

Je hoeft niet elk antwoord dat je ontvangt te gebruiken, maar als je alles hebt gedocumenteerd, kun je alle perspectieven van je belanghebbenden zien, wat je zal helpen bij het beheer van de vereisten.

Documentatie is onderdeel van het verzamelen van vereisten. Een technische documentatiesjabloon helpt het team vereisten, definities en materialen op één centrale plaats vast te leggen, zodat iedereen vanuit dezelfde bron werkt.

Stap 4: Maak een lijst van aannames en vereisten

Nu je het intakeproces hebt voltooid, maak je je vereistenbeheerplan op basis van de informatie die je hebt verzameld. 

Denk na over de vragen die je aanvankelijk wilde beantwoorden tijdens het proces van het verzamelen van vereisten. Gebruik ze vervolgens om je vereistendoelen te maken, waaronder: 

• Lengte van het projectschema: je kunt je projecttijdlijn in kaart brengen met behulp van een Gantt-grafiek en deze gebruiken om alle projectvereisten te visualiseren die afhankelijk zijn van projectmijlpalen. Sommige vereisten gelden voor de volledige duur van het project, terwijl andere alleen van toepassing zijn tijdens bepaalde projectfasen. Je hebt bijvoorbeeld een specifiek budget nodig voor de salarissen van teamleden gedurende het hele project, maar je hebt misschien alleen specifiek materiaal nodig tijdens de laatste fase van je projecttijdlijn.  

• Teams die bij het project betrokken zijn: identificeer precies welke teamleden bij je project betrokken zullen zijn, inclusief hoeveel ontwerpers, ontwikkelaars of managers je nodig hebt om elke stap uit te voeren. Teams maken deel uit van je projectvereisten, want als je niet de teamleden hebt die je nodig hebt, kun je het project niet op tijd voltooien. 

• Projectrisico's: het begrijpen van je projectrisico's is een belangrijk onderdeel van het identificeren van projectvereisten. Gebruik een risicoregister om te bepalen welke risico's de hoogste prioriteit hebben, zoals feedback van belanghebbenden, vertragingen in de tijdlijn en gebrek aan budget. Plan vervolgens een brainstormsessie met je team om uit te zoeken hoe je deze risico's kunt voorkomen.

Net als slimme doelen moeten je projectvereisten uitvoerbaar, meetbaar en kwantificeerbaar zijn. Probeer zo gedetailleerd mogelijk te zijn bij het opstellen van je projectbudget, tijdlijn, benodigde middelen en teams. 

Stap 5: Goedkeuringen verkrijgen

Zodra je je projectvereisten hebt geformaliseerd, heb je goedkeuringen van belanghebbenden nodig om ervoor te zorgen dat je aan de behoeften van de gebruiker voldoet. Het aanmoedigen van duidelijke communicatie kan ook scope creep voorkomen door ervoor te zorgen dat je belanghebbenden vanaf het begin op de hoogte zijn van de grenzen van het project. Je kunt dan verder gaan met je implementatieplan, waaronder het verkrijgen van middelen en het samenstellen van een team. 

Stap 6: Monitor de voortgang

Het laatste deel van het proces is het monitoren van de voortgang van je project. Je kunt projectbeheersoftware gebruiken om je projectbudget en andere vereisten bij te houden terwijl je door de projectuitvoering gaat. Het voordeel van projectbeheersoftware is dat je wijzigingen in je projecten in realtime kunt zien en onmiddellijk actie kunt ondernemen wanneer er iets misgaat. 

Technieken voor het verzamelen van vereisten

Hoewel het basisproces van het verzamelen van vereisten inhoudt dat je belanghebbenden om hun input vraagt, weten belanghebbenden soms niet wat het beste is voor een project. In die gevallen ben jij verantwoordelijk voor het verzamelen van de informatie die nodig is om te begrijpen wat je projectvereisten moeten zijn. 

Om ervoor te zorgen dat je volledig voorbereid bent op de levenscycli van het project bent, kun je de volgende onderzoekstechnieken gebruiken.

• Vragenlijsten: vragenlijsten kunnen nuttig zijn als je belanghebbenden over de hele linie dezelfde vraag moet stellen. Deel de vragenlijst van tevoren met belanghebbenden en geef ze de tijd om vragen over projectvereisten te beantwoorden, zodat niemand iets weet te vergeten. Hoewel vragenlijsten waardevolle manieren kunnen zijn om vereisten te verzamelen, zijn ze niet erg effectief voor uitvoerende belanghebbenden, die het misschien te druk hebben om ze in te vullen.

• Use cases: een use case is een schriftelijke beschrijving van hoe je denkt dat je teamleden het project zullen uitvoeren. Deze scenario's kunnen omvatten wie er bij het project betrokken zijn, wat je van hen verwacht en de stappen die ze zullen nemen om je projectdoel te bereiken. Het delen van een use case geeft belanghebbenden een duidelijk beeld van de projectroutekaart en de geplande deliverables. Belanghebbenden hebben dan iets om op te reageren als de use case niet aan hun verwachtingen voldoet.

• Mindmapping: Mindmapping is een visuele vorm van brainstormen die vooral handig is om te bepalen welke projectvereisten je nodig hebt. Plaats in het midden van je mindmap je belangrijkste projectdoelstelling. Vertakking van de hoofddoelstelling, maak een lijst met categorieën van dingen die je nodig hebt. Naarmate de kaart zich verder vertakt, kun je meer gedetailleerde vereisten opnemen totdat je al je projectvereisten hebt vastgelegd. 

• Prototyping: het interviewen van je belanghebbenden is misschien niet succesvol als ze niet precies weten wat ze uit het project willen halen. Probeer in dat geval prototypes te maken om belanghebbenden te laten zien hoe de potentiële deliverable eruit zou kunnen zien. Dit kan je belanghebbenden helpen te definiëren wat ze wel en niet leuk vinden, zodat je de exacte vereisten kunt identificeren die je nodig hebt om het project te lanceren. 

Als geen van deze technieken helemaal goed voelt, bekijk dan andere online tools om je ook te helpen informatie te verzamelen, zoals een ideeënbord, een focusgroep, gebruikersverhalen of een beslissingsmatrixsjabloon.

Waarom is het verzamelen van vereisten belangrijk?

Het verzamelen van vereisten is meer dan nuttig voor je project - het is essentieel. Weet je nog waarom het laatste mislukte project dat je hebt afgehandeld niet goed ging? Was je zonder middelen of overschreed je het budget? Heb je de tijd die je nodig hebt om het project te voltooien onderschat? Dit zijn projectrisico's die je kunt voorkomen wanneer je het proces voor het verzamelen van vereisten volgt.

Er zijn veel voordelen aan het verzamelen van vereisten, waaronder:

• Verbetert de tevredenheid van belanghebbenden: wanneer je een effectief proces voor het verzamelen van vereisten volgt, verbeter je de tevredenheid van belanghebbenden door meer projectdeliverables te leveren die op het doel zijn gericht. Je belanghebbenden zullen blij zijn als ze weten wat ze kunnen verwachten van je projecten.

• Verhoogt het succespercentage van projecten: het verzamelen van vereisten verhoogt ook het succespercentage van je project, want hoe beter je voorbereid bent op je aankomende project, hoe minder kans je hebt om projectrisico's tegen te komen. 

• Verlaagt projectkosten: het tegenkomen van projectrisico's kan leiden tot hogere projectkosten. Door deze risico's te vermijden, kun je kosten besparen en binnen het budget blijven. Je wilt natuurlijk niet meer geld uitgeven aan een project dan nodig is, dus dit is een groot voordeel van het verzamelen van vereisten. 

Vereenvoudig het verzamelen van vereisten met projectbeheersoftware

Het verzamelen van vereisten is een belangrijk onderdeel van projectplanning. Of je nu belanghebbenden interviewt of andere soorten onderzoek uitvoert om je lijst met projectvereisten samen te stellen, het hebben van projectbeheersoftware die al je informatie kan bevatten en naadloos naar de volgende fase kan verplaatsen, zal een groot verschil maken. 

Wanneer je belanghebbenden en je teamleden toegang delen, kun je van begin tot eind van het project communiceren en samenwerken en de kans op te lopen op tegenslagen verkleinen.