Een handleiding in 6 stappen voor het verzamelen van vereisten voor projectsucces

Het verzamelen van vereisten lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het krijgt zelden de volledige aandacht die het verdient. Net als stretchen voor het sporten of je tanden poetsen voor het slapengaan, is het een eenvoudige taak die vaak over het hoofd wordt gezien. 

Maar de gevolgen van het negeren van deze ogenschijnlijk eenvoudige dingen kunnen leiden tot verwondingen, gaatjes of, in het geval van projectbeheer, projectrisico's. 

In dit artikel zetten we het proces van het verzamelen van vereisten uiteen en leggen we uit hoe het nemen van de tijd om je te concentreren op het verzamelen van vereisten kan leiden tot succesvolle projectresultaten.

Wat is het verzamelen van vereisten in projectbeheer?

Het verzamelen van vereisten is het proces van het identificeren van de exacte vereisten van je project van begin tot eind. Dit proces vindt plaats tijdens de projectinitiatiefase, maar je blijft je projectvereisten beheren gedurende de hele projecttijdlijn. 

Het verzamelen van vereisten gebeurt meestal tijdens de projectbriefing of de eerste kick-off-vergadering.

Enkele vragen zijn:

• Hoe lang zal ons projectschema zijn?

• Wie zijn er betrokken bij het project?

• Met welke risico's kunnen we in dit project worden geconfronteerd?

Het verzamelen van vereisten zou niet ingewikkeld moeten zijn, maar het is een belangrijk onderdeel van het projectinitiatieproces.

Het 6-stappenproces voor het verzamelen van vereisten

Gebruik het volgende proces van zes stappen om je vereisten te verzamelen. Als je klaar bent, moet je een uitgebreid vereistendocument hebben waarin de middelen worden beschreven die je nodig hebt om door de projectfasen te gaan.

Stap 1: Rollen toewijzen

De eerste stap in het verzamelen van vereisten is het toewijzen van rollen in je project. Dit is het moment waarop je de belanghebbenden van je project identificeert.

Een belanghebbende is iedereen die in het project investeert, of het nu interne of externe partners zijn. Een klant is bijvoorbeeld een externe belanghebbende, terwijl een afdelingsmanager of bestuurslid een interne belanghebbende is. Door deze rollen eerst te identificeren, kun je bepalen wie je Projectbereik later moet analyseren. 

Andere rollen zijn de projectmanager, projectbeheerder, ontwerpers, producttesters en ontwikkelaars. Deze mensen kunnen je helpen de vereisten en middelen te identificeren die je nodig hebt om je projectdoelen te bereiken. 

Hoewel je misschien in de verleiding komt om je project direct aan te vatten en alle dingen op te sommen waarvan je weet dat je ze nodig hebt, kan dit een vergissing zijn. Doe het rustig aan en houd je aan het proces, dan heb je een betere kans om projectrisico's te voorkomen. 

Stap 2: Ontmoet de belanghebbenden

Zodra je de belanghebbenden van je project hebt geïdentificeerd, moet je met hen afspreken om een idee te krijgen van wat ze hopen uit het project te halen. Het is belangrijk om te begrijpen wat belanghebbenden willen, omdat zij uiteindelijk degenen zijn voor wie je je deliverables maakt. 

Enkele vragen die je kunt stellen zijn:

• Wat is je Doel voor dit project?

• Wat denk je dat dit project succesvol zou maken?

• Wat zijn je zorgen over dit project?

• Wat zou je willen dat dit product of deze dienst doet dat het nog niet doet?

• Welke wijzigingen zou je aanbevelen voor dit project?

De belanghebbenden zijn de mensen voor wie je het project uiteindelijk ontwikkelt, dus je moet hen vragen stellen die je kunnen helpen bij het maken van je lijst met vereisten.

Stap 3: Verzamel en documenteer

Stap drie in het proces vindt tegelijkertijd plaats met stap twee. Je verzamelt informatie terwijl je je belanghebbenden vragen stelt. Het doel is om alles te documenteren wat je kunt, zodat je alle antwoorden hebt die je nodig hebt om je project te starten.

Gebruik een Pojectbeheertool om deze informatie te verzamelen en te documenteren. Op die manier kun je je projectplan, projectvereisten en projectcommunicatie allemaal op één plek bewaren. Een aantal voorbeelden van wat je zou kunnen documenteren zijn:

• Antwoorden van belanghebbenden op interviewvragen

• Vragen van belanghebbenden

• Verzoeken van belanghebbenden

• Opmerkingen van belanghebbenden

• Vragen en opmerkingen die tijdens interviews naar voren komen

Je hoeft niet elk antwoord dat je ontvangt te gebruiken, maar als je alles gedocumenteerd hebt, kun je alle perspectieven van je belanghebbenden zien, wat je zal helpen met het vereistenbeheer.

Documentatie maakt deel uit van het verzamelen van vereisten. Een sjabloon voor technische documentatie helpt het team vereisten, definities en materialen op één gecentraliseerde locatie vast te leggen, zodat iedereen vanuit dezelfde bron werkt.

Stap 4: Maak een lijst van aannames en vereisten

Nu je het intakeproces hebt voltooid, maak je je vereistenbeheerplan op basis van de informatie die je hebt verzameld. 

Denk na over de vragen die je aanvankelijk wilde beantwoorden tijdens het verzamelen van vereisten. Gebruik ze vervolgens om je vereisten-doelen te maken, waaronder: 

• Lengte van het projectschema: je kunt je projecttijdlijn in kaart brengen met een Gantt-grafiek en deze gebruiken om projectvereisten te visualiseren die afhankelijk zijn van projectmijlpalen. Sommige vereisten zijn van toepassing voor de volledige duur van het project, terwijl andere alleen van toepassing kunnen zijn tijdens afzonderlijke projectfasen. Je hebt bijvoorbeeld een specifiek budget nodig voor de salarissen van teamleden gedurende het hele project, maar je hebt mogelijk alleen specifiek materiaal nodig tijdens de laatste fase van je projecttijdlijn.  

• Mensen die bij het project betrokken zijn: identificeer precies welke teamleden bij je project betrokken zullen zijn, inclusief hoeveel ontwerpers, ontwikkelaars of managers je nodig hebt om elke stap uit te voeren. Mensen maken deel uit van je projectvereisten, want als je niet de teamleden hebt die je nodig hebt, kun je het project niet op tijd voltooien. 

• Projectrisico's: het begrijpen van je projectrisico's is een belangrijk onderdeel van het identificeren van projectvereisten. Gebruik een risicoregister om te bepalen welke risico's de hoogste prioriteit hebben, zoals feedback van belanghebbenden, vertragingen in de tijdlijn en gebrek aan budget. Plan vervolgens een brainstormsessie met je Team om uit te zoeken hoe je deze risico's kunt voorkomen.

Net als SMART-doelen moeten je projectvereisten uitvoerbaar, meetbaar en kwantificeerbaar zijn. Probeer zo gedetailleerd mogelijk te zijn bij het opstellen van je projectbudget, tijdlijn, vereiste middelen en team. 

Stap 5: Goedkeuringen krijgen

Zodra je je projectvereisten hebt geformaliseerd, heb je goedkeuringen van belanghebbenden nodig om ervoor te zorgen dat je aan de behoeften van de gebruiker voldoet. Het aanmoedigen van duidelijke communicatie kan ook scope creep voorkomen door ervoor te zorgen dat je belanghebbenden zich vanaf het begin bewust zijn van de grenzen van het project. Je kunt dan doorgaan met je implementatieplan, dat het verkrijgen van middelen en het samenstellen van een team kan omvatten. 

Stap 6: Houd de voortgang bij

Het laatste deel van het proces is het monitoren van de voortgang van je project. Je kunt projectbeheersoftware gebruiken om je projectbudget en andere vereisten bij te houden terwijl je door de projectuitvoering gaat. Het voordeel van projectbeheersoftware is dat je wijzigingen in je project in realtime kunt zien en onmiddellijk actie kunt ondernemen wanneer er iets misgaat. 

Technieken voor het verzamelen van vereisten

Hoewel het basisproces van het verzamelen van vereisten inhoudt dat je belanghebbenden om hun inbreng vraagt, weten belanghebbenden soms niet wat het beste is voor een project. In die gevallen ben je verantwoordelijk voor het verzamelen van de informatie die nodig is om te begrijpen wat je projectvereisten moeten zijn. Wanneer de input onvolledig is, gebruik dan een sjabloon voor bedrijfsvereistendocumenten om te organiseren wat je wel weet en om eventuele resterende hiaten te helpen identificeren.

Probeer deze onderzoekstechnieken om er zeker van te zijn dat je volledig klaar bent voor de levenscyclus van het project.

• Vragenlijsten: vragenlijsten kunnen nuttig zijn als je belanghebbenden over de hele linie dezelfde vraag moet stellen. Deel de vragenlijst vooraf met belanghebbenden en geef ze de tijd om vragen over projectvereisten te beantwoorden, zodat niemand iets weglaat. Hoewel vragenlijsten waardevolle manieren kunnen zijn om vereisten te verzamelen, zijn ze niet erg effectief voor uitvoerende belanghebbenden, die het misschien te druk hebben om ze in te vullen.

• Use-case scenario's: Een use-case scenario is een schriftelijke beschrijving van hoe je denkt dat je teamleden het project zullen uitvoeren. Deze scenario's kunnen omvatten wie er bij het project betrokken is, wat je van hen verwacht en de stappen die ze zullen nemen om je projectdoel te bereiken. Het delen van een use-case scenario geeft belanghebbenden een duidelijk beeld van de projectroutekaart en geplande deliverables. Belanghebbenden hebben dan iets om op te reageren als de use case niet aan hun verwachtingen voldoet.

• Mindmapping: Mindmapping is een visuele vorm van brainstormen die bijzonder nuttig is om te beoordelen welke projectvereisten je nodig hebt. Plaats in het midden van je mindmap je belangrijkste projectdoelstelling. In bubbels die vertakking van het hoofddoel, maak je een lijst van categorieën van dingen die je nodig hebt. Naarmate de kaart zich verder vertakt, kun je meer details toevoegen aan je vereisten totdat je al je projectvereisten hebt vastgelegd. 

• Prototyping: het interviewen van je belanghebbenden is misschien niet succesvol als ze niet precies weten wat ze van het project willen. Probeer in dat geval prototypes te maken om belanghebbenden te laten zien hoe de potentiële deliverable eruit zou kunnen zien. Dit kan je belanghebbenden helpen te definiëren wat ze wel en niet leuk vinden, zodat je de exacte vereisten kunt identificeren die je nodig hebt om het project te lanceren. 

Als geen van deze technieken helemaal goed voelt, bekijk dan andere online tools om je te helpen informatie te verzamelen, zoals een ideeënbord, een focusgroep, gebruikersverhalen of een beslissingsmatrixsjabloon.

Waarom is het verzamelen van vereisten belangrijk?

Het verzamelen van vereisten is meer dan nuttig voor je project - het is essentieel. Weet je nog waarom het laatste mislukte project dat je hebt afgehandeld niet goed ging? Had je geen middelen meer of was je budget overschreden? Heb je de tijd die je nodig hebt om het project te voltooien onderschat? Dit zijn projectrisico's die je kunt voorkomen wanneer je het proces voor het verzamelen van vereisten volgt.

Er zijn veel voordelen van het verzamelen van vereisten, waaronder:

• Verbetert de tevredenheid van belanghebbenden: wanneer je een effectief proces voor het verzamelen van vereisten volgt, verbeter je de tevredenheid van belanghebbenden door meer doelgerichte projectdeliverables te bieden. Je belanghebbenden zullen blij zijn als ze weten wat ze van je project kunnen verwachten.

• Verhoogt het succespercentage van het project: het verzamelen van vereisten verhoogt ook het succespercentage van je project, want hoe beter je voorbereid bent op je aanstaande project, hoe kleiner de kans dat je projectrisico's tegenkomt. 

• Verlaagt projectkosten: het tegenkomen van projectrisico's kan leiden tot hogere projectkosten. Door deze risico's te vermijden, kun je de kosten verlagen en binnen het budget blijven. Je wilt begrijpelijkerwijs niet meer geld aan een project uitgeven dan nodig is, dus dit is een groot voordeel van het verzamelen van vereisten. 

Stroomlijn het verzamelen van vereisten met projectbeheersoftware

Het verzamelen van vereisten is een belangrijk onderdeel van projectplanning. Of je nu belanghebbenden interviewt of andere soorten onderzoek uitvoert om je lijst met projectvereisten samen te stellen, het hebben van projectbeheersoftware die al je informatie kan bevatten en naadloos naar de volgende fase kan verplaatsen, zal een heel eind komen. 

Wanneer je belanghebbenden en je teamleden toegang delen, kun je communiceren en samenwerken van projectstart tot voltooiing en de kans op tegenslagen verkleinen.